11 de noviembre 2011 Fundacin Universitaria los Libertadores

GESTION DE CALIDAD INGENIERIA INDUSTRIAL

Para que planear si podemos volar mas alto

Auditorias
Definicin Programacin Planeacin

internas

La serie de las normas internacionales ponen en nfasis la importancia de las auditorias como una herramienta de gestin para el seguimiento y la verificacin de la implementacin eficaz de una poltica de organizacin para cualquier manual o documento estas son parte de una actividad evolutiva de la conformidad, evaluacin, vigilancia. Capitulo 4 describe los principios de la auditoria Capitulo 5 proporciona orientacin sobre la gestin de los programas de auditora, y trata aspectos tales como la asignacin de responsabilidades para la gestin de los programas de auditora. Capitulo 6, proporciona orientacin sobre la realizacin de las auditorias. Capitulo 7, proporciona sobre la competencia del auditor Cuando ambos sistemas, de gestin de calidad y ambiental, estn implementados queda a criterio del usuario de esta norma realizar las auditorias del SGC y SGA de forma separada o conjunta. Los auditores pueden tomar esta herramienta para aplicarla para el desarrollo de sus propios requisitos de auditora.

Objetivos

Examinar: cumplimiento, conformidad, desempeo Identificar: problemas, riesgos, oportunidades de mejora

Tipos de auditorias
En primera parte interna Segunda parte clientes Tercera parte certificador.

Quienes intervienen en una auditoria Cliente Auditor Auditado

AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD (8.2.2)

Para qu? La organizacin debe llevar a cabo a intervalos planificados auditoras internas para determinar si el sistema de calidad: - Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma ISO 9001 y con los requisitos del sistema de Calidad establecidos. - Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz Se debe: - Planificar un programa de auditora - Definir los criterios, alcance, frecuencia y metodologa de auditora - Garantizar la imparcialidad y objetividad del proceso de auditora - Los auditores no deben auditar su propio trabajo - Definir un procedimiento documentado -La Direccin responsable del rea auditada debe asegurarse de que se toman las acciones -Las actividades de seguimiento deben incluir la verificacin de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacin.

AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD CONCEPTOS (ISO 9000, ISO 19011)

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora Evidencia de la auditora: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. Hallazgos de la auditora: resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.

 Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora. Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, con el apoyo si es necesario de expertos tcnicos. Experto Tcnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor

 Programa de Auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Plan de Auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora. Alcance de la Auditora: Extensin y lmites de una auditora. Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Conclusiones de la auditora: Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. Cliente de la auditora: Organizacin o persona que solicita una auditora. Auditado: Organizacin que es auditada

PRINCIPIOS DE AUDITORA
Auditores: -Conducta tica: confianza, integridad, confidencialidad y discrecin - Presentacin ecunime: informar con veracidad y exactitud -Debido cuidado profesional: La aplicacin de diligencia y juicio al auditar. - Independencia Enfoque basado en la evidencia COMPETENCIA DEL AUDITOR Fiabilidad y confianza del proceso de Auditora Demostracin de: Cualidades o atributos personales Conocimientos y habilidades

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

Un programa de auditora puede incluir una o ms auditoras, dependiendo del tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin que va a ser auditada. Estas auditoras pueden tener diversos objetivos. Un programa de auditora tambin incluye todas las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y nmero de auditoras, y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de manera eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos.

PROGRAMA DE AUDITORAS Responsabilidad Representante de la Direccin Designado Equipo de Auditores de la Empresa Con base en: - Informes de auditoras internas y externas - Reclamos de los clientes - Reprocesos y sobrecostos - Objetivos de calidad - Acciones correctivas y preventivas - Mejoramiento continuo - Solicitud o exigencia del cliente Objetivos del programa de auditoria Planear el tipo y nmero de auditoras e identificar y suministrar los recursos para realizarlas con el fin de: Cumplir requisitos para certificacin Asegurar conformidad con requisitos contratados Mantener confianza con la capacidad del proveedor Recursos a tener en cuenta Financieros Tcnicas de auditoria Disponer de auditores competentes

Tiempo

Desarrollo de la auditoria

Seguimiento y revisin del programa de auditoria Capacidad de los equipos auditores para implementar el plan Conformidades con programas y cronogramas Retroalimentaciones de auditores y auditados Tiempo para cerrar las no conformidades

Revisin: resultados de los seguimientos Conformidades con procedimientos Registros de auditoria Coherencia de los equipos de auditorias

PREPARACIN DE LA AUDITORA - Revisin de la documentacin - Plan de auditora - Lista de chequeo

plan de auditoria

elavorado por: objetivo alcance criterios N actividad proceso auditor auditado fecha y hora lugar observaciones

LISTA DE CHEQUEO Gua para determinar si las actividades ejecutadas corresponden a las disposiciones establecidas

Instrumento para reportar resultados y obtener conclusiones _ Items a verificar _ Documentos a revisar _ Cargo a entrevistar _ Hallazgo o resultado

Reunin de apertura
presentacin de los participantes, incluyendo una descripcin general de sus funciones; confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora; confirmacin del horario de la auditora y otras disposiciones pertinentes con el auditado, como la fecha y la hora de la reunin de cierre, cualquier reunin intermedia entre el equipo auditor y la direccin del auditado, y cualquier cambio de ltima hora; confirmacin de los asuntos relacionados con la confidencialidad; mtodos y procedimientos que se utilizarn para realizar la auditora, confirmacin de los canales de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado; confirmacin del idioma que se va utilizar durante la auditora; confirmacin de que, durante la auditora, el auditado ser informado del progreso de la misma; mtodo de presentacin de la informacin, incluyendo la clasificacin de las no conformidades; informacin acerca de las condiciones bajo las cuales la auditora puede darse por terminada; y informacin acerca de cualquier sistema de apelacin sobre la realizacin o las conclusiones de la auditora. Ayuda prctica NTC ISO 19011 (6.5.1)

CONDUCCIN REAL DE LA AUDITORA RECOPILACIN Y VERIFICACIN DE LA INFORMACIN (NTC ISO 19011, 6.5.4) Entrevistas Observacin de actividades Revisin de documentos TCNICAS PARA HACER PREGUNTAS Se debe hacer preguntas abiertas y eficaces. Aquellas que invitan a un SI o NO cierran la conversacin. - COMO - POR QU - DONDE - QUIEN - CUANDO - QU

TCNICAS PARA HACER PREGUNTAS P Cmo planifica? - Describa el proceso... - Cmo ha establecido los controles para.. - Cmo ha establecido los requisitos para.. H Cmo implementa? - Qu actividades? - Cmo realiza la verificacin..? V Cmo mide? - Permtame el resultado - Cuales son los indicadores... - Cmo realiza el seguimiento? A Qu acciones? - Qu acciones correctivas, preventivas... - Cmo retroalimenta? Observaciones de los hechos Donde ocurre Cuando ocurre Cuantas veces ocurre Quienes estn involucrados Como ocurre

Revisin de los registros Que sean legibles inidentificables y rastreables Identificacin de archivos, acceso, clasificacin, ndice, preservacin, retencin, disposicin. En las muestras, selecciona al azar del archivo donde se guardan recomendable revisar de tres a siete, que cubra ciertas probabilidades de desviaciones, REVISIN DE LA AUDITORA (ISO 19011, 6.5.5, 6.5.6) Revisin y conclusin de las listas de chequeo. Estudio de las notas y/o comparacin de las mismas con los miembros del equipo Listado de no cumplimientos/ Redaccin de no conformidades REUNIN DE CIERRE (ISO 19011, 6.5.7) Proceso constructivo dirigido al mejoramiento del sistema. Se presentan las observaciones, hallazgos y conclusiones a la Direccin del auditado. INFORME DE AUDITORA (ISO 19011, 6.6) Despus de la auditora y de la reunin de cierre, se debe elaborar un informe escrito. Debe ser un registro completo, preciso, conciso y claro.

INFORME DE AUDITORA (ISO 19011, 6.6) _ Fecha de la auditora _ Objetivo y alcance de la auditora _ Auditados y entrevistados _ Equipo Auditor _ Documentos de referencia y criterios de la auditora _ Resumen de los principales puntos (aspectos relevantes, aspectos por mejorar) _ Hallazgos de la auditora (No conformidades y observaciones emitidas) _ Conclusiones de la auditora _ Firma del auditor _ Firma del auditado y de la Direccin del rea auditada.

NO CONFORMIDADES No conformidad: Incumplimiento de un requisito (NTC ISO 9000) CLASIFICACIN: Mayores: - Hay algn rompimiento total de algn requisito o instruccin de trabajo crtico para la calidad del producto o el funcionamiento del sistema de calidad - Hay ausencia total de algn procedimiento exigido por la norma - Hay varias faltas menores relativas a un procedimiento o requisito, que al sumarlas sugieren un rompimiento total o importante Menores: Incumplimiento en un procedimiento o instruccin o deficiencia en el funcionamiento del sistema que no lo afecta de manera importante Observacin: Recomendaciones sobre buenas prcticas o sugerencias para la mejora

NO CONFORMIDADES Redaccin: _ Descripcin de la no conformidad _ Documentos y su revisin aplicable _ Parmetro del incumplimiento _ rea, procedimiento, proceso

Eficacia de la accin correctiva Documentacin Adecuacin reas fsicas Formacin personal