PREPARACIN DE ESTADOS CONTABLES

LAS CUENTAS CONTABLES Y CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE

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1. Las cuentas contables y Contabilidad por Partida Doble Dijimos que el balance es una fotografa en un momento determinado de la empresa, que nos muestra los recursos que posee la empresa (activos) y los derechos de terceros sobre estos recursos (pasivo y patrimonio). As podramos usar la siguiente ecuacin para reflejar un balance. Activo = Pasivo + Patrimonio

Entenderemos por patrimonio los recursos que los dueos han aportado, es decir el capital de la empresa ms las utilidades retenidas que tiene la empresa. Estas utilidades retenidas, son utilidades que han sido generadas por la empresa, que por lo tanto pertenecen a los dueos pero que aun no le han sido repartidas

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1. Las cuentas contables y Contabilidad por Partida Doble As tendremos: Recursos = (Totales)
recursos econmicos que tienen la habilidad de proveer servicios o beneficios futuros a la empresa y que de ahora en adelante los llamaremos

Fuentes de Financiamiento de los Recursos (Totales) obligaciones con personas naturales o jurdicas que reclaman derechos sobre recursos que han entregado a dicha empresa y que por el momento se les adeudan, es decir se les debe algo.
los Acreedores o terceras personas distintas de los dueos; las obligaciones para con los dueos de la empresa,

Activos

Pasivos.

Patrimonio.

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1. Las cuentas contables y Contabilidad por Partida Doble

Ahora bien, los estados financieros son para entregarnos informacin financiera acerca de una empresa u organizacin en general. La mayor dificultad para identificar una entidad de negocio radica en que la entidad comercial usada para contabilidad, o Entidad Contable, no siempre coincide con lo que podra ser la Entidad Legal.

EJEMPLOS

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1.1. Reconocimiento de un Activo Activo: Qu es un activo?
Desde una perspectiva muy amplia: Activos son recursos o derechos que tienen la potencialidad de generar un beneficio futuro a quien lo posee. Desde un punto de vista contable: Activos son recursos o derechos propiedad de la empresa, obtenidos por una transaccin pasada, que tienen la potencialidad de generarle beneficios econmicos en el futuro, beneficios cuyo valor puede ser medido o cuantificado

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1.1. Reconocimiento de un Activo
Hay dos caractersticas fundamentales que definen un activo contable: Se trata de recursos o derechos que son propiedad de la empresa y que se espera le generen un beneficio futuro. EI valor de dicho beneficio debe poder ser cuantificable (expresado en $) con razonable grado de precisin.

EJEMPLO

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1.2. Mtodo de Valorizacin de Activos

Costo Histrico o Costo de Adquisicin: Es el equivalente en dinero del pago (o compromiso de pago) que se hace (o que se contrae) en el momento de adquirir el activo. Este valor es generalmente determinable en base al contrato, la factura emitida, o el egreso ocurrido en la empresa.

Costo de Reposicin: Es el costo actual de reemplazar el activo pertinente. Es un "valor de entrada", pues corresponde al valor (costo) de adquirir en un momento los derechos a recibir los futuros beneficios de un activo.

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1.2. Mtodo de Valorizacin de Activos

Valor Realizable Neto: Esto se puede definir como el monto neto en caja que la empresa puede obtener al vender su activo (precio de venta menos gastos de venta). Se le llama tambin "costo de realizacin" y refleja el monto a obtener por la firma al deshacerse de un activo. Valor Presente del Flujo Futuro de Ingresos de Caja del Activo: Como los activos son capaces de generar ingresos futuros, se supone que estos ingresos generaran entradas netas en caja (efectivo) que reflejan el valor real que representa el activo para la empresa.

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1.2. Mtodo de Valorizacin de Activos
Ejemplo: Una cuenta por cobrar de $1.000 que vence en un ao ms si la tasa de inters anual es un 10%, el monto actual es de $909 aproximadamente. Vale decir, es lo mismo tener $909 hoy que $1.000 en un ao ms. EI valor presente de la suma de todos los flujos de beneficios futuros que se espera que genere un activo, corresponder al "valor" de dicho activo.

EI mayor problema con este mtodo se presenta con la dificultad de medir tanto los flujos futuros como la tasa de descuento relevante.

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1.2. Mtodo de Valorizacin de Activos El costo histrico tiene ms ventajas que al compararlas con sus desventajas Primero, se supone que la empresa "contina operando", esto significa que continuar sus operaciones por un largo periodo. De esta forma no hay motivos para reflejar sus activos, especialmente activos fijos, al valor de la venta (reposicin y/o realizacin). Segundo, se sabe que el costo de adquisicin es ms "objetivo" en trminos que refleja el valor que cost adquirir el activo, mientras que cualquier otro mtodo es una estimacin subjetiva. Tercero, es una valoracin ms "conservadora", es decir asigna el menor valor a los activos y no reconoce ganancias derivadas de tenerlos, si estos no se liquidan.

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1.3. Clasificacin de Activos: Para presentar los activos en el balance, ellos se ordenan de acuerdo al momento en que se espera recibir sus beneficios y de acuerdo con las siguientes categoras: Activos circulantes: Corresponden a los activos de corto plazo y en general a todos aquellos cuyos beneficios se espera recibir dentro de un ao, contado desde la fecha a que se refiere el balance; se incluyen en estos activos: caja, saldos en cuentas corrientes bancarias, valores mobiliarios de corto plazo (acciones y bonos), cuentas por cobrar, mercaderas, tanto en bienes terminados como materias primas y productos en proceso, pagos hechos por anticipado.

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1.3. Clasificacin de Activos Activos fijos: Son aquellos activos cuyo beneficio se espera recibir en periodo superiores a un ao, en general se clasifican en esta categora los Activos Fsicos con beneficios de largo plazo de la empresa. Corresponden a edificios, maquinarias, terrenos, vehculos, etc. necesarios para la produccin o para el desarrollo o giro del negocio. stos se presentan en el balance a su costo histrico, vale decir costo de adquisicin menos la depreciacin (reconocimiento del menor valor a travs del tiempo por desgaste, uso u obsolescencia) acumulada hasta ese momento.

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1.3. Clasificacin de Activos
Otros activos: Se incluyen aquellos activos y recursos intangibles o financieros (no fsicos) de la empresa, cuyos beneficios se esperan recibir en periodos superiores a un ao, contado desde la fecha del balance. Ejemplos: Activos intangibles adquiridos por la empresa, tales como marcas, patentes, etc. Activos intangibles sujetos a disminucin de valor en periodos superiores a un ao, tales como gastos de organizacin y puesta en marcha, etc.

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1.3. Clasificacin de Activos

Gastos pagados por anticipado por parte de la empresa y cuyos servicios sern recibidos a ms de un ao plazo.
Cuentas por cobrar a ms de un ao plazo a contar de la fecha del balance, debiendo presentarse separadas aquellas cuentas adeudadas por compaas afiliadas o cuya propiedad esta relacionada con la empresa. Inversiones en compaas afiliadas y otras adquiridas con la intencin de mantenerlas como inversiones de largo plazo y tambin aquellas que no cuentan con cotizacin burstil entre las cuales, desde luego, se incluyen los derechos en sociedades de personas.

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1.4. Reconocimiento de Pasivos
Pasivo: Qu es un pasivo?
Una obligacion de la empresa hacia terceras personas (no dueos) de pagos en efectivo, en bienes o servicios por un monto posible de cuantificar con razonable grado de precision, con vencimiento en un momento futuro razonablemente definido, por beneficios o servicios recibidos (recientemente o en el pasado). Alternativamente podemos definir Pasivos como: Derechos de terceras personas sobre los recursos de la empresa; es decir derechos sobre los Activos de la empresa.

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1.4. Reconocimiento de Pasivos
Las caractersticas que lo definen son: Obligacin por un monto determinado previamente. Plazo de vencimiento de dicho pago en un instante futuro razonablemente definido.

EJEMPLO

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1.5 Valoracin de Pasivos
La mayora de los pasivos son de naturaleza monetaria. Los que vencen en corto plazo (s decir dentro dl periodo de un ao), se valoran al monto a ser pagado al vencimiento de la obligacin. Sin embargo, si el plazo se extiende a ms de un ao (como los bonos por pagar en general) su valor se establece en el valor presente dl flujo futuro de pagos.

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1.5 Valoracin de Pasivos
Hay otro tipo de pasivos que se pagan por medio de la prestacin de un servicio a terceras personas, en vez de constituir una obligacin de pago de dinero (tpicamente pagos anticipados efectuados por terceros a la empresa con el fin de obtener de ella bienes o servicios). stos pasivos se valoran en el monto efectivo de dinero recibido por la empresa, independiente dl costo esperado que dichos servicios puedan significar en el momento de entregarlo (Ejemplos. suscripciones de revistas, arriendos recibidos por anticipado, etc.).

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1.6 Clasificacin de Pasivos: En el balance, los pasivos se clasifican en funcin dl momento en el tiempo en que vence la obligacin, corto o largo plazo: Pasivo circulante: Incluye las obligaciones cuyo vencimiento s en el corto plazo (menos de un ao).
Ejemplos: remuneraciones por pagar, acreedores por mercaderas, impuestos por pagar, etc... Pasivos de largo plazo: son obligaciones con vencimiento normales a un plazo mayor que el de la operacin normal de la empresa (ms de un ao). Entre estos los ms tpicos son bonos por pagar, deudas de largo plazo con bancos, contratos de largo plazo, etc...

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1.7 Valoracin y Presentacin dl Patrimonio Patrimonio Contable: Derechos de los dueos (u obligaciones de la empresa para con ellos) sobre el residuo de activos no requerido para el cumplimiento de las obligaciones para con los acreedores de la empresa (dueos dl pasivo). EI Patrimonio de una empresa corresponde al residuo de activos luego de "considerar" los pasivos.
En una empresa en marcha "considerar" significa "restar" los pasivos. En la liquidacin de una empresa "considerar" significara "pagar" los pasivos. De esta definicin debe quedar claro que el pago de las obligaciones para con terceras personas (Pasivos) tienen prioridad sobre el pago de las obligaciones para con los dueos (Patrimonio).

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1.7 Valoracin y Presentacin dl Patrimonio EI Patrimonio, para efectos de una mejor informacin, se divide bsicamente en dos categoras o cuentas principales.
Capital Pagado: Contribucin directa de los socios para tener el derecho a administrar la empresa y el derecho al resultado de su gestin.

Utilidades retenidas: Diferencia entre la suma de los resultados que ha obtenido la empresa por su gestin desde su creacin y los repartos de utilidades (dividendos o retiros), que los dueos hayan decidido (esto supone que no ha habido capitalizaciones de utilidades retenidas, s decir traspasos de utilidades retenidas a capital). Esta diferencia ha sido el monto de activos o recursos que los dueos han "ganado" producto de la gestin de la empresa, pero que ellos han decidido dejar o reinvertir en la empresa.

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1.7 Valoracin y Presentacin dl Patrimonio
Definamos los conceptos de Resultados del Ejercicio y Dividendos que se han usado en la definicin de las Utilidades Retenidas. Resultado dl Ejercicio: En terminos generales el resultado del ejercicio de una empresa corresponde a la diferencia entre los ingresos contables generados por la empresa en un periodo y los gastos contables incurridos por la empresa en el mismo periodo. Este Resultado dl Ejercicio puede ser una Utilidad dl Ejercicio (ingresos mayor que gastos dl periodo) o una Prdida dl Ejercicio (ingresos menor que gastos dl periodo)

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1.7 Valoracin y Presentacin dl Patrimonio Dividendos en Efectivo: Corresponde a la distribucin de activos generados por la gestin de la empresa y que pertenecen a sus dueos; son por lo tanto activos que tiene la empresa producto de sus utilidades y que los dueos deciden retirar de la empresa en la forma de dinero en efectivo. Corresponden a un reparto de activos que pertenece a los dueos, no a recursos usados por la empresa en el proceso de generacin de ingresos de un periodo y por lo tanto no son un gasto (esto recurdelo siempre), sino directamente una disminucin de activo y dl patrimonio de la empresa.

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1.7 Valoracin y Presentacin dl Patrimonio La presentacin dl Patrimonio en el Balance puede tener variaciones de forma entre empresas. En particular, s posible encontrar diferencias en la presentacin de las utilidades retenidas, las que en general se ajustan a una de las dos formas que se presentan a continuacin:
PATRIMONIO

Forma A - CAPITAL PAGADO - UTILJDAD RETENIDAS * * * Utilidades Acumuladas Reservas Varias Resultado dl Ejercicio -

Forma B - CAPITAL PAGADO - UTILIDADES RETENIDAS * * Utilidades Acumuladas Reservas Varias

RESULTADO DEL EJERCICIO

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1.7 Valoracin y Presentacin dl Patrimonio Podemos decir que el patrimonio cambia tanto por cambios en los activos aportados por los dueos (aportes o retiros), como por cambios que se generan como resultado de la gestin de la empresa (utilidad o prdida). Para una sociedad annima el "capital contribuido" est representado por acciones, las que pueden ser comunes o preferentes. Cuando la empresa reparte utilidades lo llamaremos dividendo y la parte que no se reparte ya sea por disposicin legal o por decisin de los propios accionistas se llamara utilidades retenidas.

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1.7 Valoracin y Presentacin dl Patrimonio Cuando la empresa s de personas, el capital se presenta como una cuenta aparte (generalmente separada para cada socio, si son ms de uno) y cuando se reparte utilidad ella se llama retiro en vez de dividendo. Si la empresa s de un solo dueo, la cuenta capital incluye todos los trminos que se presentan en una sociedad annima (aportado + retenido).

EJEMPLOS

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1.7 Valoracin y Presentacin dl Patrimonio
EJEMPLO 1:
PATRIMONIO CAPITAL PAGADO (200.000 acciones autorizadas de valor nominal $50, suscritas y pagadas) SOBRE PRECIO EN VENTA DE ACCIONES PROPIAS UTILIDADES RETENIDAS Utilidades acumuladas de ejercicios anteriores Utilidad dl ejerc
i c i o

10.000.000

2.000.000

200.000 1.000.000 13.200.000

Total Patrimonio

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1.7 Valoracin y Presentacin dl Patrimonio
EJEMPLO 2: Aporte Sr. Lacustre Aporte Sr. Alegria Total Patrimonio 52.000 (a) 55.000 (b) 107.000

a) b)

50.000 + (0.5 x 20.000) - 8.000 = 50.000 + (0.5 x 20.000) - 5.000 =

52.000 55.000 107.000

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1.8. Procedimientos Contables para la Preparacin de un Balance.

Ahora que hemos recorrido los conceptos y convenciones usados en los estados financieros, analizaremos la forma en que stos son aplicados para preparar el balance. EI objetivo es desarrollar la comprensin suficiente de stos procedimientos que permita analizar e interpretar los estados financieros.

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1.8.1 Efecto dual de las transacciones en la ecuacin del balance (partida doble).

Para analizar esta situacin, veremos el siguiente ejemplo: de la

pgina 86: CONE S. A. comienza sus operaciones el

1 de enero de 1990 Todas estas transacciones han implicado movimientos que se han reflejado en la ecuacin patrimonial manteniendo la igualdad: Activo = Pasivo + Patrimonio. Se debe tener presente que todo los recursos de la empresa (activos) los debe a "alguien" (pasivo o patrimonio), siendo ella un mero intermediario entre los factores de produccin y los beneficios obtenidos.

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1.8.1 Efecto dual de las transacciones en la ecuacin del balance (partida doble). EI concepto mas importante para poder comenzar a preparar un balance es el sentido dual de las transacciones o lo que se llama partida doble. Activo = Pasivo + Patrimonio Para toda transaccin tendremos bsicamente los siguientes efectos: Incremento simultaneo de un activo y un pasivo (y/o patrimonio). Disminucin simultanea de un activo y un pasivo (y/o patrimonio). Aumento de un activo y disminucin de otro activo. Incremento de un pasivo y/o patrimonio y disminucin de otro pasivo y/o patrimonio.

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1.8.2 Uso de Cuentas
llamaremos "cuenta" al registro en que se acumularan todos los movimientos referidos a un mismo tem financiero de la empresa. Habr tantas "cuentas" contables como tems tengamos en la contabilidad de nuestra empresa. Estas cuentas se registraran en un libro independiente llamado "Libro Mayor". Cada cuenta tendr aumentos y disminuciones. As, la mejor forma de representar una cuenta es una T, en la cual se registraran los movimientos a cada lado, dependiendo de el tipo de cuenta que se trate (activo, pasivo o patrimonio) y si se trata de aumentos o disminuciones.

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1.8.2 Uso de Cuentas
En trminos generales una cuenta T se puede representar dl siguiente modo
TITULO DE LA CUENTA DEBE Si es Activo Si es pasivo Aumentos Disminuciones HABER Disminuciones Aumentos

Se ha identificado con la palabra Debe al lado izquierdo de la cuenta T y Haber a su lado derecho. La accin de registrar un cargo o debito en una cuenta T se conoce como "Cargar" o "Debitar" la cuenta. A la accin de registrar un abono o crdito se le conoce como "Abonar" o "Acreditar" la cuenta.

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1.8.2 Uso de Cuentas un cargo o debito puede representar

un aumento de un activo o una disminucin de un pasivo o una disminucin de algn tem o cuenta de patrimonio.
Un abono o crdito representa: una disminucin de un activo o un aumento de un pasivo o un aumento de algn tem o cuenta de patrimonio.,

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1.8.2 Uso de Cuentas EI Saldo de una cuenta en un momento dl tiempo, ser la diferencia entre la suma de todos los cargos y todos los abonos registrados en la cuenta en un periodo de tiempo. Saldo Deudor: Una cuenta tendr Saldo deudor, cuando la suma de sus cargos (dbitos) en un periodo, sea mayor que la suma de sus abonos (crditos) en el mismo periodo (incluido su saldo inicial).

Saldo acreedor: Una cuenta tendr Saldo acreedor, cuando la suma de sus cargos (dbitos) en un periodo, sea menor que la suma de sus abonos (crditos) en el mismo periodo (incluido su saldo inicial).
EI Saldo Final de una cuenta del Balance (Activo, Pasivo o Patrimonio) al trmino de un periodo, constituye lo que debe registrarse como su Saldo Inicial para el periodo siguiente

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1.8.2 Uso de Cuentas Representar la ecuacin patrimonial de la siguiente forma, para mantener la ecuacin patrimonial inalterada:
Cuentas de Activo Saldo Inic. Cargos Abonos Cargos = Cuentas de Pasivo Saldo Inic. Abonos Cargos + Cuentas de Patrimonio Saldo Inic. Abonos

(Aumentos) (Disminucin) + Cargos Saldo Deudor + Abonos

(Disminuye) (Aumentos) + cargos + abonos Saldo acreedor

(Disminuye) (Aumentos) + cargos + abonos Saldo acreedor

Por la forma de registro empleada, una cuenta de Activos debe tener Saldo Final Deudor (o saldo cero). Las cuentas de Pasivos y Patrimonio deben tener Saldo Final Acreedor (o saldo cero).

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1.8.2 Uso de Cuentas
CONE S.A. Balance al 31/01/xx Activos Caja 440.000 Pasivos y Patrimonio Cuentas por Pagar (Proveedores) Banco Depsito a plazo Existencias Maquinaria Terreno 10.000 500.000 20.000 50.000 1.490.000 Capital 1.000.000 Deudas Con Bancos 1.500.000 10.000

Total

$2.510.000

$2.510.000

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1.8.3 Proceso Contable: Un sistema contable tiene un marco general de operacin que se puede reflejar en el siguiente esquema
T R A N S A C C I O N E S

Diario 1 2

Mayor 3

Balance Saldos sin ajuste 4

Ajuste 5 Balance General 7

Balance Saldos Ajustado s

Cierre 6

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1.8.3 Proceso Contable A continuacin, se presentar, la forma general de lo que hemos comenzado a llamar "asiento contable"
---Fecha de la Transaccin--Nombre de la (s) cuenta (s) que se cargan Monto ($) XXXXXXX Monto ($)

Nombre de la (S) cuentas (S) que se abona (n) GLOSSA: Breve explicacin e identificacin de la transaccin

XXXXXXX

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1.8.4 Presentacin del Balance La siguiente s una lista extrada de la circular SVS, con los ttulos que incluye un balance. Activos Activos Circulantes Disponible Depsitos a Plazo Valores Negociables Deudores por Ventas (Cuentas por Cobrar) Deudores Varios Impuestos por Recuperar (Crdito Fiscal) Existencias Gastos Pagados por Anticipado (Gastos Diferidos) Otros Activos Circulantes

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1.8.4 Presentacin del Balance Activos Fijos Ejemplos: Terrenos Edificios y construcciones Maquinarias y euipos Muebles y tiles Vehculos Obras Agrcolas y Plantaciones, etc. EI monto de las depreciaciones acumuladas de stos bienes debe presentarse deducido dl monto total dl activo fijo.

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1.8.4 Presentacin del Balance Pasivos Pasivos Circulantes Bancos Acreedores Obligaciones con el Pblico Porcin de Corto Plazo de Obligaciones a Largo Plazo Dividendos por Pagar Cuentas por Pagar Acreedores Varios Provisiones y Retenciones Impuesto a la Renta IVA por Pagar (Debito Fiscal Ingresos Percibidos por Adelantado (Ingresos Diferidos) Otros Pasivos Circulantes

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1.8.4 Presentacin del Balance Pasivos a Largo Plazo Incluyen obligaciones cuyo vencimiento es a ms de una ao a partir de la fecha a que se refiere el balance. Los ejemplos son muy similares a los de pasivos circulantes, pero con vencimiento a ms de un ao. Bancos Acreedores Obligaciones con el Pblico Documentos por Pagar Acreedores Varios Provisiones Ingresos Recibidos por Adelantado

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1.8.4 Presentacin del Balance

Patrimonio (Capital y Utilidades Retenidas): Capital: Capital Pagado: est constituido por los recursos efectivamente aportados y/o acciones emitidas y pagadas por los dueos de la empresa. Sin perjuicio de lo anterior, las sociedades annimas pueden presentar, en forma complementaria, separadamente el capital autorizado y el capital pagado por sus dueos (efectivamente aportado).
Reservas de Revaporizacin de Capital Propio: Corresponde al ajuste por inflacin dl Capital Pagado. Esta reserva se deriva dl ajuste por correccin monetaria dl Capital Pagado de la empresa. Sobre (Bajo) Precio en Venta de Acciones Propias: Es el mayor (menor) valor obtenido en la colocacin de las acciones de la propia empresa, por sobre (bajo) su valor nominal.

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1.8.4 Presentacin del Balance Utilidades Retenidas: Utilidades Acumuladas (de Periodos Anteriores): Incluye todas las utilidades que se ha decidido retener en la empresa, excluido el resultado dl ltimo ejercicio. Estas retenciones de utilidades pueden haber tornado la forma de distintas Reservas. Resultado dl Ejercicio (resultado dl ltimo ejercicio): Si la empresa opta por presentar el "Resultado dl Ejercicio" (ltimo ejercicio), como un tem separado de Utilidades Retenidas, entonces lo nico que ocurrir, ser que la separacin dl Patrimonio tomara la forma siguiente: a) Capital Pagado. b) Utilidades Retenidas o Acumuladas. c) Resultado dl Ejercicio.

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1.8.4 Presentacin del Balance En resumen El balance est compuesto de tres temas principales: Activos, Pasivos y Patrimonio.

Los recursos se reconocen como activos cuando hay derechos de uso futuro sobre ellos y cuando el valor de stos futuros beneficios puede ser estimado con un grado razonable de precisin. Los activos pueden ser monetarios en cuyo caso en la contabilidad financiera se valoran a su valor equivalente monetario. A los activos no monetarios se les debe asignar un valor contable para efectos contables. Si bien existen varias alternativas o criterios para asignar valor a este conjunto de activos en muchos de los casos el criterio utilizado s el costo histrico o de adquisicin.

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1.8.4 Presentacin del Balance En resumen Los Pasivos representan obligaciones de la firma con terceras personas de pagos en efectivo, en bienes o en servicios, por montos razonablemente precisos y en un plazo claramente especificado. Estas obligaciones son el resultado de bienes o servicios recibidos por la empresa. EI Patrimonio s la diferencia entre activos y pasivos y est representado por el capital y las utilidades retenidas de la empresa.

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1.8.4 Presentacin del Balance En resumen La igualdad Activos = Pasivos + Patrimonio, se asegura con la contabilidad por partida doble.

EI procedimiento considera el registro cronolgico de asientos contables, cuya informacin luego se traspasa a los mayores generales (cuentas T). Con esta informacin se prepara un balance de saldos que, luego de clasificados, darn origen al balance. Cualquier ajuste o correccin posterior al balance de saldos, debe ser registrada a travs de un asiento contable, registrada en el libro diario y en el libro mayor de la empresa. Despus se obtiene un balance de saldos ajustado que nos permite hacer el estado financiero final.

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2. SISTEMAS CONTABLES DOCUMENTACIN

2.1. Sistema Bsico

- Facturas, comprobantes de depsitos, nminas, etc.

DIARIO

- Cargos y abonos a las cuentas. Registros (asientos). en orden cronolgico

MAYOR

- Compilaciones de los cargos y abonos de cada cuenta

BALANCE DE COMPROBACIN Y SALDOS

- Listado de todas las cuentas, con sus dbito, crditos y saldos.

BALANCE GENERAL Y ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS

- Saldo de las cuentas, debidamente clasificadas. Balance General: cuentas de activos y pasivos. Estado de prdidas y ganancias: cuentas de gastos e ingresos.

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2. SISTEMAS CONTABLES

2.2 Sistema Centralizado

En el sistema centralizador existen diarios especializados y un diario general. Puede llevarse un diario especial para todas las ventas al crdito, otro para todas las operaciones que impliquen entradas y salidas de dinero, etc. Los diarios especiales se centralizan o registran peridicamente en el diario general por las cifras totales que arrojan. En el diario general se registran tambin aquella documentacin para la cual no existan diarios especiales. En lo dems es similar al sistema bsico.

2.

SISTEMAS CONTABLES - 2.3 Sistema computacional

DOCUMENTACIN - Facturas, comprobantes de depsitos, nminas, etc.

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IMPUTACIN CONTABLE

- Cdigo o nmero que identifica a cada cuenta. Adems un nmero o letra que seala el cargo o el abono.

MAYOR

ENTRADA PROCESAMIENTO COMPUTACIONAL SALIDA - Diario, Mayor, Estados de cuentas Individuales, Balance de Comprobacin y Saldos, Balance General, Estado de Prdidas y Ganancias.

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2. SISTEMAS CONTABLES

2.4. Plan de Cuentas: el procesamiento contable consiste, fundamentalmente en clasificar en diferentes conceptos los valores que se refieren a las distintas operaciones que realiza la empresa, y acumular aquellos que sean de una misma naturaleza. Esto se logra mediante el uso de un determinado nmero de "cuentas". Ahora bien, el nmero de cuentas a utilizarse y su denominacin conforman el "plan de cuentas" de la empresa, que s uno de los elementos dl sistema de contabilidad adoptadas.

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2. SISTEMAS CONTABLES 2.4. Plan de Cuentas: Ejemplo: La codificacin mas usual es la numrica, la cual puede consistir en asignar arbitrariamente una serie de nmeros a cada grupo de cuentas (sistema de numeracin universal): Cuentas de activo Cuentas de pasivo Cuentas de patrimonio Cuentas de prdidas Cuentas de ganancias : Desde 100 hasta 199 : Desde 200 hasta 299 : Desde 300 hasta 399 : Desde 400 hasta 499 : Desde 500 hasta 599

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2. SISTEMAS CONTABLES 2.4. Plan de Cuentas: Ejemplo: adoptar un digito para cada grupo general, un digito para cada subgrupo y dos dgitos para cada cuenta especifica, tal modalidad puede ilustrarse por modio del siguiente ejemplo parcial: 1 Activo 11 Circulante 1101 Caja 1102 Caja Chica 1105 Banco dl Estado 1106 Banco Continental 1110 Chase Manhattan Bank N.A.

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2. SISTEMAS CONTABLES 2.5 Diario: La funcin de este registro es la de hacer una relacin cronolgica de todas las operacin realizadas por una entidad. As, por ejemplo, si la operacin realizada corresponde a una compra de mercaderas al crdito, ella se expresa en el Diario en la siguiente forma:
___________________________5_____________________________ Mercaderas Proveedores
Compra a Don Alvaro Hnos, a 60 das, segn factura N85624

800.000 800.000

A continuacin contabilizaremos en el Diario las mismas operaciones que se presentar en el apartado 1.8, de la Empresa CONE S.A.

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2. SISTEMAS CONTABLES 2.6 Mayor: La funcin de este registro es la de clasificar y agrupar las operaciones realizadas mediante el uso de las cuentas. En cuanto a los traspasos dl Diario al Mayor, debe seguirse el siguiente procedimiento: a) Si en un asiento una cuenta s deudora, su traspaso al Mayor deber registrarse en el debe dl folio destinado a ella.

b) En el caso de una cuenta acreedora, el traspaso al Mayor deber anotarse en el haber dl folio respectivo.
En el ejemplo siguiente se traspasaran al mayor las operaciones contabilizadas en el Diario del punto anterior solamente las operaciones registrada de la cuenta Caja.

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2. SISTEMAS CONTABLES 2.6 Mayor
Debe 1990 Enero 1
Fecha

Haber 1990 Capital

Contracuenta

1
Folio del Diario

1.000.000
Monto

Enero Enero Enero

1 1 1

Maquinaria Cuentas por pagar Depsito a Plazo

1 1 1

50.000 10.000 500.000

Qu observamos?

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2. SISTEMAS CONTABLES

2.7 Diario Mayor En atencin a la caracterstica comn que poseen el Diario y el Mayor, cual es la de registrar las mismas operaciones, en algunos casos se adopta un solo registro, destinado a cumplir con las funciones de ambos. En tal caso, el diseo de este registro nico y la contabilizacin de las operaciones pueden ser los que se indican a continuacin:

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2. SISTEMAS CONTABLES Diario Mayor, Enero de 200X
Caja Detalle ________1________ Caja Patrimonio Emisin y venta de acciones _______1_________ Maquinarias Caja Compra de Maq. al contado _______1________ Existencias Caja Compra Existencia Contado Sumas - Al folio Siguiente 1.07000 1.070.000 1.000.000 70.000 0 1.000.000 20.000 50.000 0 de al 20.000 20.000 20.000 20.000 50.000 50.000 50.000 50.000 Debe 1.000.000 1.000.000 1.000.000 Haber Debe Haber Capital Debe Haber 1.000.000 Existencias Debe Haber Maquinarias Haber Debe

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3. REGISTROS Y CONFECCIN DEL BALANCE GENERAL. EI paso siguiente es el de preparar el balance de comprobacin y de saldos, cuya formulacin se puede hacer peridicamente a lo largo dl ejercicio Llegado el momento dl cierre dl ejercicio, situacin que se presenta a lo menos una vez al ao, la preparacin dl balance de comprobacin y de saldos s el punto de partida para el siguiente trabajo contable: a) preparacin de la "hoja de trabajo". b) Obtencin del balance general. c) Obtencin del estado de resultados. d) formulacin de los asientos de cierre. e) Cierre de las cuentas dl Mayor.

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3. REGISTROS Y CONFECCIN DEL BALANCE GENERAL. 3.1 Balance de Comprobacin y Saldo Con el objeto de comprobar si el movimiento registrado en las diferentes cuentas cumple con el principio de la partida doble, es decir, establecer si el total cargado durante el periodo a que se refieren las operaciones es igual al total abonado durante el mismo periodo, se puede preparar un estado que contenga el dbito y crdito de cada una de las cuentas. Adicionalmente, se acostumbra incluir tambin en el mismo estado, los saldos de las distintas cuentas, separndolos en saldos deudores y saldos acreedores. El estado en referencia se conoce con el nombre de "balance de comprobacin y de saldos.

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3. REGISTROS Y CONFECCIN DEL BALANCE GENERAL. 3.1 Balance de Comprobacin y Saldo
Cuenta Caja Banco Depsito a Plazo Existencias Maquinarias Terrenos Cuentas por pagar Deudas con Banco Capital $4.570.000 Dbitos 1.000.000 1.500.000 500.000 20.000 50.000 1.490.000 10.000 20.000 1.500.000 1.000.000 $4.570.000 $2.510.000 Crditos 560.000 1.490.000 Saldos Deudores 440.000 10.000 500.000 20.000 50.000 1.490.000 10.000 1.500.000 1.000.000 $2.510.000 Acreedores

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3. REGISTROS Y CONFECCIN DEL BALANCE GENERAL. 3.2 Hoja de Trabajo: consta de un estado de ocho columnas, de las cuales se destinan las cuatro primeras al balance de comprobacin y de saldos, habilitndose a continuacin dos columnas tanto para las cuentas que integran el balance como para las que forman parte del estado de prdidas y ganancias.
Cuenta Dbitos Crditos Saldos Deudores Deudores Balances Debe Haber Cuentas de Orden Debe Haber Estado de Resultado Debe Haber

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3. REGISTROS Y CONFECCIN DEL BALANCE GENERAL. 3.2.1 Hoja de trabajo con columnas para ajustes: En la prctica, se acostumbra a hacer un balance de comprobacin y de saldos antes de proceder a las regularizaciones mencionadas. Lgicamente, despus de contabilizar esos ajustes, ser necesario practicar un nuevo balance de comprobacin y de saldos que mostrar los valores definitivos de las cuentas.

Cuenta

Dbitos

Crditos

Saldos Deudores Deudores

Ajustes Debe Haber

Saldos Ajustados Debe Haber

Balance Debe Haber

Estado de Resultado Debe Haber

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3. REGISTROS Y CONFECCIN DEL BALANCE GENERAL. 3.3 Cierre de las Operaciones del Ejercicio: En este punto nos limitaremos a presentar la formulacin de los asientos de cierre, los cuales deben tomarse como base, a su vez, para el cierre de las cuentas dl Mayor. Es tradicional en la prctica contable la formulacin de los siguientes asientos de cierre: a) Un asiento para cerrar las cuentas de resultado con saldo deudor. b) Un asiento para cerrar las cuentas de resultado con saldo acreedor. c) Un asiento para cerrar las cuentas de balance (activo, pasivo y patrimonio).

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3. REGISTROS Y CONFECCIN DEL BALANCE GENERAL. 3.3 Cierre de las Operaciones del Ejercicio: Un ejemplo, de este tipo de asientos de cierre, es el siguiente:
________________31_____________________ Prdidas y Ganan
A r r i e n d o s P c i a s X X X X X

Para cerrar las cuentas de resultado con saldo deudor.

________________31_____________________ Utilidad en Ventas Dividendos Percibidos XXXXX XXXXX XXXXX

Prdida y Ganancias

Para cerrar las cuentas de resultado con saldo acreedor.

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3. REGISTROS Y CONFECCIN DEL BALANCE GENERAL. 3.3 Cierre de las Operaciones del Ejercicio: En cuanto a las cuentas de balance, su cierre consiste en hacer un asiento en el cual se carguen las cuentas con saldo acreedor y se abonen las cuentas con sardo deudor. Un tipo de asiento sera el siguiente.
Proveedores XXXXX Letras por Pagar Capital Prdidas y Ganancias Caja Banco Muebles Mercaderas XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX

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3. REGISTROS Y CONFECCIN DEL BALANCE GENERAL. 3.3 Cierre de las Operaciones del Ejercicio: debe tenerse presente que slo constituye un aspecto formal de la prctica contable. Tanto es as que dicho cierre puede hacerse tambin adoptando otras modalidades tales como las siguientes: a) Proceder a cerrar las cuentas del Mayor omitiendo los asientos de cierre, en cuyo caso la informacin se obtiene directamente de los estados financieros. b) Formular asientos de cierre slo por las cuentas de resultado, sin perjuicio de cerrar tambin las cuentas de balance del Mayor, a base de la informacin obtenida del balance general.

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3. REGISTROS Y CONFECCIN DEL BALANCE GENERAL.
3.4 Balance General: Este estado tiene por objeto demostrar la situacin de la empresa en una fecha determinada; por lo tanto, no refleja el movimiento del ejercicio, sino la estructura financiera al trmino del mismo. De ah que se diga que el balance general tiene un carcter esttico, porque nos permite captar la situacin de una empresa en un instante dado, tal como si se hubieran detenido las operaciones con dicho objeto.
Como se estudio anteriormente, existe la conveniencia de agrupar las cuentas afines del balance bajo determinados rubros, a fin de facilitar su lectura e interpretacin Si adoptramos la clasificacin de los balances de las sociedades annimas un ejemplo quedara como se indica en la figura A.

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3. REGISTROS Y CONFECCIN DEL BALANCE GENERAL.