La organizacin como proceso Administrativo

Proceso de la administracin encargado de crear la estructura orgnica, establecer los niveles de autoridad y responsabilidad y la forma como se realizan las funciones administrativas, sus actividades, deberes, y atribuciones en correspondencia con los fines trazados

Caractersticas de la organizacin como sistema

Cadena de mando

Personas que realizan tareas distintas aunque relacionadas

Se logra mediante polticas y normas

Un propsito Colectivo

Manifestaciones de una organizacin formal deficiente

Funciones mal distribuidas Objetivos sin lograr Aumento de conflictos Ineficiencia Subutilizacin de recursos

Aumento de costos
Baja produccin social

La organizacin como funcin administrativa

La organizacin es la segunda fase del proceso administrativo. A travs de ella el sistema establece la divisin del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Define la distribucin de funciones y actividades inherentes al plan. Articula los recursos y designa responsabilidades a los miembros del sistema.

Un lugar para cada cosa Cada cosa en su lugar

Cmo se logra crear la Estructura de una organizacin?

Principios generales

1. Santibez (1998), define los principios como

declaraciones, enunciados o preceptos que guan al dirigente. 2. Se han reconocido principios que deben

observarse

al

organizar

una

empresa

institucin o en toda organizacin.

Qu no debo olvidar Cuando organizo una Institucin

1. Principio del Objetivo: De acuerdo con este principio, la organizacin debe establecer los fines permanentes haca los cuales se encamina la organizacin. 2. Principio de los canales de supervisin bien definida: Segn este principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisin que deben estar conectados por canales de comunicacin. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarqua mayor.

Qu no debo olvidar Cuando organizo una Institucin

3. Principio del espacio de control: De acuerdo con este principio, se debe establecer el nmero de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el nmero de personas est entre 7 y 8, tomando en cuenta: a) la naturaleza del trabajo. b) la capacidad del jefe. c) la preparacin de los subordinados. d) el medio ambiente fsico.

Qu no debo olvidar Cuando organizo una Institucin

4. Principio de equilibrio autoridad responsabilidad: De acuerdo con este principio, la delegacin de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe mximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada. 5. Principio de fijacin de responsabilidades: Este principio establece que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor de la que implica la autoridad delegada, ni debera ser menor.

Qu no debo olvidar Cuando organizo una Institucin

6. Principio de la seleccin y adiestramiento del personal: Se enuncia diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.
7. Principio de especializacin: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. para que trabajen en una sola especialidad o rea de actividades.

Qu no debo olvidar Cuando organizo una Institucin

8. Principio de jerarqua o de escala jerrquica: establece que debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta el ltimo subordinado y que esta debe funcionar claramente a travs de toda la organizacin.

Qu no debo olvidar Cuando organizo una Institucin

9. Principio de la unidad de mando: Afirma que el subordinado no debe recibir rdenes de ms de un jefe sobre la misma materia.

1. Principio del Objetivo 2. Principio de los canales de supervisin 3. Principio del espacio de control: 4. Principio de equilibrio autoridad responsabilidad: 5. Principio de fijacin de responsabilidades 6. Principio de la seleccin y adiestramiento del personal:

7. Principio de especializacin: 8. Principio de jerarqua o de escala jerrquica:

9. Principio de la unidad de mando

2. Sistemas de organizacin La organizacin, como funcin administrativa, define la distribucin de funciones y actividades inherentes al plan.

Las funciones se definen como el conjunto de actividades afines, dirigidas a proporcionar a las unidades de una organizacin los recursos y servicios necesarios para hacer factible la operacin institucional.

Para que se puedan cumplir todas estas funciones y obtener buenos resultados en la gestin, la organizacin debe encontrar sus propias condiciones, que le permitan construir una estructura organizativa que facilite la fluidez en el trabajo y una participacin eficaz.

Se pueden establecer de acuerdo a las necesidades, posibilidades de obtencin de recursos tanto humano como financiero, objetivos y metas primordiales a solucionar, Analizando los puntos de vistas dbiles y fuertes de la organizacin.

Los principales sistemas de informacin son:

1.
2. 3. 4.

Sistema funcional (horizontal)

Sistema lineal (vertical)

Sistema circular
Sistema matricial.

1.

SISTEMA FUNCIONAL (HORIZONTAL)

2.

SISTEMA LINEAL (VERTICAL)

Se disea en forma piramidal de izquierda a derecha o viceversa, para dividir el trabajo y establecer especializacin, desde el gerente hasta el obrero, para que cada hombre ejecute el menor de funciones posibles.

Fluye de arriba hacia abajo en forma piramidal. Es el diseo que ms se utiliza para representar la estructura formal burocrtica o tradicional. Tambin es conocido como organigrama militar por ser el usado por tal rgano.

3. Sistema circular

4. Sistema matricial

Se presenta la estructura organizacional en forma circular.

Est basado en los principios de divisin de trabajo y las rdenes se pueden emanar de diferentes niveles de la organizacin.

Es aquel donde en la organizacin existen simultneamente dos tipos de diseo.

En este tipo de organizaciones se pueden formar equipos de trabajo por determinados proyectos

3. Instrumentos Metodolgicos Permiten establecer de manera formal (escrita ) la estructura y funciones de la organizacin. Organigramas

Manuales.

Ventajas de los organigramas

Muestran la posicin de cada departamento en la estructura

interna de una organizacin.

Sealan la interrelacin o enlace que debe existir entre cada departamento, seccin, etc., de la organizacin.

Facilitan los procedimientos con que trabaja la direccin, la

organizacin y el control. Dejan claramente definidas las lneas de mando y de

responsabilidad dentro de la organizacin.

Muestran los organismos asesores y aquellos otros con los que se establecen las coordinaciones dentro de la organizacin

Manuales
Es un documento que contiene o incluye de forma sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organizacin y las formas en que las mismas debern ser realizadas.

Suministra informacin para la accin.

Sirve de gua para la ejecucin del trabajo.

Instruye sobre los objetivos, polticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos, etc., de la institucin.

El manual de organizacin: es un instrumento que contiene detalles sobre la empresa o institucin, tales como: 1. Los objetivos de la empresa. 2. Las diferencias entre las lneas de organizacin y las de la comunidad. 3. La estructura de la organizacin y la base sobre la cual se dise dicha estructura. 4. La relacin entre la funcin de lnea y la de asesora. Los deberes y responsabilidades especficas del nivel operativo.

El manual de poltica: incluye en forma escrita las polticas de la empresa, que son la gua bsica para la accin; as mismo, prescriben los lmites generales dentro de los cuales deben realizarse las actividades. Una correcta formulacin de las polticas, en un manual, permitir: 1. Agilizar el proceso decisorio. 2. Establecer lneas o guas al personal directivo para que pueda obrar y adecuar las actividades a los objetivos de la institucin. 3. Facilitar la descentralizacin. Servir de base para una constante y efectiva revisin.

Pasos esenciales en el proceso de organizar

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Plantearse el objetivo, objetivos, misin y visin de la organizacin. Identificar las funciones, actividades, y tareas para alcanzar los objetivos de la organizacin. Descripcin de tareas y procedimientos en diferentes cargos. Preparar el organigrama que mejor se exprese los aspectos antes mencionados. Preparar el manual de cargos y procedimientos. Seleccionar el personal idneo para los cargos Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecucin de las tareas. Conseguir y acondicionar el rea fsica para el funcionamientos de la organizacin.