Propuesta Ciberntica Modelo de Sistema Viable Grupo No Asistido Jaime Tirado C.I 9.871.477 Jos Salas C.I 8.199.

351 Eladia Prez C.I 8.191.433 Rita Rodrguez C.I 8.168.689

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Biruaca, Julio 2008

ndice
Introduccin Marco Terico Desarrollo Conclusiones y Recomendaciones Bibliografa 3 4 15 29

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El Ncleo Apure de la Universidad "Simn Rodrguez esta constituido por cuatro (4) subsecretarias, a saber: Acadmica, Secretara, Postgrado y Extensin; estrechamente relacionadas entre s, en busca de alcanzar la mxima operatividad del mismo. Es importante resaltar las funciones de la subdireccin de secretara, la cual ordena la informacin que demandan las mximas autoridades del Ncleo, en lo que a registros acadmicos se refiere , estadsticas, memoriales y rganos oficiales . En atencin a que esta subdireccin tiene relevante valor en el desarrollo de las actividades del Ncleo, consideramos aplicar el Modelo de Sistema Viable a fin de adaptarla a la propuesta de Refundacin de la UNESR.

 Teora

Ciberntica

Elementos

Conceptuales y Leyes Fundamentales de la Ciberntica Modelo de Sistema Viable

El

Teora

Ciberntica

Qu es la Ciberntica? La ciencia de la organizacin eficaz . Stafford Beer La ciencia del control y la comunicacin en el animal y en la mquina. Norbert Wiener La ciencia que analiza, bajo un aspecto funcional, los procesos de direccin y optimizacin de los sistemas dinmicos complejos, en los cuales la informacin desempea un papel esencial. I.B. Novik Pudiramos decir; la ciberntica es la ciencia de la proyeccin del hombre. Este modelo no es otra cosa que una emulacin del funcionamiento del sistema nervioso central del cuerpo humano propuesto como un modelo de regulacin para el comportamiento organizacional.
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Stafford Beer utiliz los conceptos de ciberntica para construir el modelo denominado sistema viable a travs del cual se enfoca en las organizaciones su estructura, actividades e interrelaciones. Este sistema permite a las organizaciones obtener la flexibilidad que necesita para sobrevivir. El estudio de la ciberntica se divide en dos campos: Ciberntica aplicada: Ingeniera ciberntica Matemtica ciberntica Programacin Heurstica Simulacin Teora del Autmata Biociberntica Inteligencia Artificial Teora de expertos
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Robtica Economa Ciberntica Administracin Ciberntica Ciberntica Pura: Retroalimentacin Teora general de los sistemas Entropa, Homestasis, Equilibrio Ley del requisito de variedad Teora de las comunicaciones

Elementos conceptuales y leyes fundamentales de La Ciberntica:

El MSV propuesto por Beer obliga a hacer uso debido de los elementos conceptuales y leyes fundamentales de la ciberntica, entendida como la ciencia de la organizacin eficaz que enfoca en las organizaciones su estructura, 7 actividades e interrelaciones.

La homestasis: Es la tendencia de los elementos que interactan en un sistema a orientarse hacia un estado de equilibrio (Webster s Dictionary). La organizacin puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presentan dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que haya cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que est dentro de los lmites definidos como tolerables. La Entropa: Es una medida del desorden, o de liberacin de energa que, dentro de un sistema cerrado, se incrementa constantemente hasta un mximo en el cual, el proceso se suspende al alcanzar el sistema su estado de equilibrio. Si aumenta la informacin disminuye la entropa, pues la
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La Equifinalidad: Es cuando un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones inciales. Lmite Fisiolgico: Es la capacidad de un sistema para mantener en movimiento su punto de estabilidad, dentro de la tolerancia fijada por su propia fisiologa. La Retroalimentacin: Constituye el proceso de retorno al punto de entrada de un sistema, de una parte de su salida. Informacin en ciberntica:
9 Informacin es lo que hace que un sistema cambie

Teora de la Recursividad: Finalmente, tal vez el aporte mas importante de la teora general de los sistemas a la ciberntica, lo constituye la llamada teora del orden jerrquico y que en la ciberntica la identificamos como la Teora de la Recursividad todo sistema contiene y est contenido en otro sistema. Ley de Requisito de Variedad: Esta ley establece que solo la variedad puede absorber la variedad. La variedad entonces, de acuerdo a Ashby, la podemos definir como el numero posible de estados que puede asumir un sistema cuya complejidad nos interesa medir. Toda fuerza absorbe la misma variedad que es capaz de desplegar.

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Ley de Capacidad de Canal

Cada uno de los cuatro canales direccionales por donde circula la informacin entre las actividades directivas, operacionales y ambientales, deber poseer una capacidad mayor para responder un volumen dado de demandas referente a la variedad seleccionada en un determinado momento, que la variedad que origina el sistema en el mismo momento. Ley de Transduccin Cuando la variedad transmitida por los canales del ncleo hacia su entorno, requiere de transduccin, la variedad del transductor deber ser, al menos, equivalente a la variedad del canal.

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Ley de Continuidad Dado que el flujo de la educacin es continua, las tres leyes sealadas, debern evaluarse continuamente. El sistema debe ser diseado a fin de que pueda detectar por anticipado la violacin de cualquiera de las leyes enunciadas. Los conceptos y leyes de la teora ciberntica, estn estrechamente relacionados a la sobrevivencia de una organizacin, pues no es posible lograr homestasis (regulacin) sin retroalimentacin, ni estabilidad (equilibrio) sin la alerta a tiempo (informacin) del incremento del desorden (entropa), por encima del cual, el sistema se colapsa (limite fisiolgico) todo esto conduce a la adaptacin y ella es la clave de la viabilidad(sobrevivencia) de cualquier organizacin. 12

El Modelo de Sistema Viable

El Modelo de Sistema Viable esta compuesto por cinco sistema

Sistema Uno: Es la funcin operativa. Las actividades operacionales constituyen, en s mismas, lo que define los propsitos del sistema y es, precisamente, por sta circunstancia, que el criterio de libertad y autonoma, debe ser especialmente observado a este nivel. Sistema Dos: Funcin de Apoyo, Servicio y Coordinacin. Acta como un dispositivo antioscilatorio con respecto a las interacciones verticales de los sistemas uno.

Sistema Tres: Funcin de la direccin del da a da. Es responsable del " ahora de lo" interno en el presente y de la sinergia operativa.
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Sistema Cuatro: Funcin del desarrollo. Es tambin responsable de la invencin del futuro de la institucin por lo cual, sealamos que su funcin es encargarse de lo externo en el entonces Sistema Cinco: Funcin de cohesin del todo.

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Unidad Organizacional Objetivo Anlisis de las funciones actuales vista desde la perspectiva del MSV Propuesta de MSV
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Unidad organizacional
Subdireccin de Secretara Ncleo Apure
Misin: Consolidar y ordenar la informacin que demandan las mximas autoridades del Ncleo, en lo que se refiere a registros acadmicos, actos del consejo, estadsticas, memorias y rganos oficiales, as como la expedicin de certificados de notas provisorias y otros de carcter oficial. Visin: Instaurar un sistema de informacin actualizado y tecnologizado atendiente a las demandas de las estructuras organizativas del Ncleo en lo concerniente a tramites administrativos oficiales y provisionales de registros acadmicos, estadsticas, actos del consejo directivo entre otros, con el propsito de satisfacer oportuna y eficientemente las exigencias permanente de los usuarios.
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Organigrama Actual:
Direccin Subdireccin De Secretara

Tramitacin y Documentacin

Control De Estudio

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Departamentos: Tramitacin y Documentacin Funciones: Recopilar, analizar y procesar informacin proveniente de diversas instancias del Ncleo, con el fin de elaborar publicaciones oficiales, la memoria y cuenta anual y cualquier otra de inters para la comunidad universitaria. Analizar y evaluar resoluciones, acuerdos y disposiciones emitidas por el consejo del Ncleo, para proceder a su publicacin. Coordinar la recepcin, clasificacin y archivado de la documentacin que ingresa a la unidad. Control de Estudios: Funciones: Coordinar la aplicacin de metodologas, normas y procedimientos para la ejecucin de los procesos de admisin de aspirantes a ingresar en el Ncleo.
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Ejecutar los procesos de inscripcin y seguimiento de los registros acadmicos de los estudiantes. Procesar solicitudes de revlidas, traslados e informes de acreditacin, con el fin de remitirlos a la comisin de equivalencias. Certificar constancias provisorias de notas, certificados de estudios y otros. Consolidar informacin con respecto a: inscritos, participantes, activos, inactivos, en proceso de graduacin, egresados y cualquier otra informacin.

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Objetivo
Aplicar el Modelo de Sistema Viable (MSV) a la unidad organizativa subdireccin de secretara del Ncleo Apure, en el mbito de la ciberntica , con el fin de adaptarla a la propuesta de Refundacin de la Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez.

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Anlisis de las funciones actuales vista desde la perspectiva del MSV

Descripcin de las unidades operacionales o sistemas uno Control de Estudio
DNA
Leyenda: DNA: Direccin Ncleo Apure

SS MA MA CE

SS: Subdireccin de Secretara CE: Control de Estudio MA: Medio Ambiente OP: Operaciones

OP

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Descripcin de las unidades operacionales o sistemas uno Tramitacin y Documentacin

DNA

SS

Leyenda: DNA: Direccin Ncleo Apure

MA MA

SS: Subdireccin de Secretara

MA

OP

TyD

Ty D: Tramitacin y Documentacin MA: Medio Ambiente OP: Operaciones

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Evaluacin en la aplicacin Sistema Uno

DNA: Garantiza la efectiva y optima aplicacin de programas de Pre y Postgrado, Extensin, Investigacin, Control de Estudio, Servicios Estudiantiles y Adm. de Recursos para el Aprendizaje, humanos y financieros. SS: Ordena la informacin que demandan las mximas autoridades del Ncleo, en lo que se refiere a registro acadmico, actas de concejo, estadsticas , memorias y rganos oficiales. CE: Consolidar y mantener informacin actualizada de los registros acadmicos de los participantes en los diferentes niveles y modalidades que ofrece el Ncleo, con el fin de emitir certificaciones, constancias y otros de carcter oficial provisorio. T y D: Recopilar, analizar y procesar informacin proveniente de las diferentes unidades e instancias del Ncleo, as como preservar y mantener el archivo generalMA: Cada una de las unidades operativas se caracteriza por factores propias de la comunidad ueserristas y en la prctica se integran como un todo, para dar respuesta a los procesos acadmicos administrativos de los usuarios. Siendo las limitaciones de orden comunicacional y financiero. 23

DNA DNA SS

MA

OP OP

CE TyD

Evaluacin en la aplicacin del Sistema Dos

Las operaciones realizadas en Control de Estudio y Tramitacin y Documentacin requieren de recursos para su normal funcionamiento, sin embargo stos por lo general son muy reducidos o inexistentes en algunos casos, puesto que dependen de otro sistema (Dpto. Administracin). La carencia de recursos materiales y financieros produce ineficiencia en el desarrollo de las operaciones. Descripcin del sistema dos El Dpto. de Administracin del Ncleo se encarga de cubrir las necesidades de recursos materiales que requieren las unidades operativas (CE y DyT) , sin embargo las funciones de este Dpto. se ven limitadas tanto por el Consejo de Ncleo y el Consejo Directivo, los cuales son los encargados de aprobar los presupuestos a los Ncleos.

DNA MA SS CE TyD

Usuarios

OP OP

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Evaluacin en la aplicacin del Sistema Tres

DNA
El sistema tres est representado por la Direccin del Ncleo Apure, l cual le corresponde hacer cumplir las funciones de docencia, investigacin y extensin.

MA SS CE TyD

Usuarios

OP OP

En sta unidad organizacional seleccionada, solo se cumplen los sistemas del uno al tres.

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Propuesta de MSV
Sistema Uno: La autonoma de las unidades operativas El Modelo de Sistema Viable, en las unidades control de estudios y tramitacin y documentacin, debe existir una comunicacin sin interferencias, fluida en cada una de las operaciones realizadas; lo que va a permitir la sintegralidad en todo el sistema, hasta alcanzar una completa DNA DNA SS

MA MA

OP OP

CE TyD

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Sistema Dos: Las Limitaciones de la Organizacin Debe existir una oportuna y equilibrada dotacin de recursos econmicos y materiales en cada una de las unidades operativas, para alcanzar la eficiencia en la organizacin. El Dpto. de Administracin debe garantizar el suministro de presupuesto y la entrega oportuna de los recursos materiales que permitan el cumplimiento de las funciones de cada DNA DNA SS

MA MA

OP OP

CE TyD

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Sistema Tres: El grupo corporativo de operaciones La Direccin del Ncleo apa y estimula a la Subdireccin de Secretara y/o unidades operativas, de mantener la cohesin de los mismos, destacando sus potencialidades y debilidades con el fin de lograr la sintegracin entre las partes y de la misma manera las metas de la institucin.

DNA DNA SS

MA MA

OP OP

CE TyD

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Conclusiones y Recomendaciones
La comprensin del funcionamiento de una unidad organizativa, desde una perspectiva ciberntica, es una actividad significativa y reconfortante que irrumpe determinantemente en los cambios de las concepciones paradigmticas en el campo organizacional. Provee de una gran cantidad de herramientas conceptuales y procedimentales que facilitan el debido aprovechamiento de los recursos humanos y materiales existentes que muchas veces por error gerencial no son debidamente aprovechados y su potencial se diluye en una imperante desidia organizacional que los conduce al automatismo laboral sin satisfaccin creciente para emprender con entusiasmo cada funcin del da a da institucional. Entre los aspectos mas relevantes se hall el cmo se relacionan las partes con el todo y viceversa; es decir los 29

Seleccionada y se genero una visin distinta de cmo ha de funcionar la misma para el logro de los objetivos meso y macro de la institucin en la cual es un subsistema. Se recomienda que cada departamento (control de estudio y tramitacin y documentacin) , tenga un coordinador o responsable para reducir y atenuar la variedad producto de las interacciones operativas. As mismo aumentara el requisito de variedad en la unidad organizativa y se cumpla la transduccin, es decir estos responsables pueden ser transductores de excelencia.

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Bibliografa

Gutirrez Prez, ngel y Jorge. Aplicacin del modelo de sistema viable como directriz metodolgica de un enfoque de diseo apropiado a las necesidades del rea administrativa de la universidad de la Gran Colombia. Septiembre 2006 Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez. Refundacin UNESR. 14-12-2007 Manuel Maria Mler. Conversatorio. Refundacin Universitaria

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