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Se
pone en prctica todo lo planificado La primera impresin que tiene los participantes es fundamental Desde que se inicia un evento todos los elementos son importantes y deben ser controlados
Tiene como fin, evitar que se olvide algn detalle en la planificacin, organizacin y realizacin de un evento. Se debe adaptar dependiendo del tipo y magnitud del evento. El tiempo de anticipacin necesario para la organizacin de un evento depender de la magnitud y complejidad que tenga. Es necesario elaborar una matriz en donde se pueda ver la interrelacin de todas las acciones; hay muchas que dependen de la realizacin de otras, algunas son simultneas o estn ligadas en diferentes aspectos
2. Temtica y convocatoria Seleccionar la temtica general del evento Seleccionar la temtica de las mesas de trabajo Elaborar y publicar la convocatoria
4. Definicin de sede
Seleccin de lugares (centros de convenciones, hoteles, etc.) Visitas para inspeccionar las instalaciones. Si es al aire libre, prever la posibilidad de armado de carpas. Verificar el potencial de la sede para dar servicios de calidad a los participantes Definicin de tarifas y descuentos de los arrendamientos, servicios, equipos y productos que se requieren Seleccin de hoteles de apoyo Definicin, confirmacin y contratacin de lugares Entrega de anticipos Obtencin de permisos y licencias
Seleccin de proveedores Seleccin de materiales adecuados Solicitar varias cotizaciones ( lo ms habitual es solicitar 3) Comparar condiciones Definicin de proveedores Elaborar pedidos Programar fecha de entrega
6. Determinar posibles
patrocinadores:
Alimentos Materiales Eventos sociales y culturales Espectculos y animacin Hospedaje y alquiler de salones Instalaciones
Lugares, servicios y materiales Coordinacin general Comercializacin y difusin Operaciones Relaciones pblicas Apoyo tcnico
Determinar nmero aproximado de participantes Determinar los invitados especiales Elaborar el directorio de posibles participantes por persona, empresa o agrupacin
Definir nmero de habitaciones necesarias por hotel Nmero de personas por cuarto Definir lugar y forma de hospedaje del comit organizador Definir lugar y forma de hospedaje de los expositores Coordinar con el personal del hotel para definir la operacin del primer da de registro y asignacin de habitaciones
Rotulacin de sobres para el envo de correspondencia Distribucin de carteles Envo de cartas informativas y publicidad del evento Envo de invitaciones al evento a posibles participantes Entrega de invitaciones a posibles ponentes magistrales Entrega de invitaciones a posibles ponentes de mesa de trabajo
11. Invitacin a los medios de comunicacin: Invitacin a la prensa Organizar ruedas de prensa, antes, durante y despus del evento
Diseo del logotipo, lema Determinar la cantidad y calidad de cada uno de los impresos necesarios Carpetas Carteles Diplomas Folders (maletn),folletos promocionales Gafetes (portadistintivo), Personificadores (triedros) Hojas de registro Hojas membreteadas Invitaciones Papelera en general Recibos Sealizacin Obsequios Reconocimientos en vidrios, piel etc.
Camareros Chferes Fotgrafos Intrpretes Maestros de ceremonias Mensajera Operadores Secretarias Seguridad Servicios mdicos Traductores Otros
Definir medios de reclutamiento Hacer una descripcin de puestos y perfiles Definir criterios para la seleccin del personal Capacitar especficamente sobre el evento
Automviles Cables de extensin y contactos mltiples Cmaras de fotos y videos Computadoras e impresoras Equipos de sonido Equipo de traduccin simultnea Micrfonos Pantallas de acuerdo al tamao requerido Pizarrones informativos Proyector de transparencias Radios de Comunicacin Retroproyector de acetatos Data Show
Mdulos de informacin Mesa de registro Mdulo para ponentes magistrales y de mesa de trabajo Mdulo para invitados especiales Mdulo para informacin sobre eventos sociales, culturales y especiales Mdulo de servicios Definir la ubicacin de los mdulos
Verificar contactos de encendido y apagado de luces Servicios de limpieza Letreros con los temas y nombres de los ponentes Supervisar el tipo de montaje, que haya suficiente ventilacin, luz y ausencia de ruidos en los salones
Pre-evento
Tiene relacin directa con las funciones de previsin, planificacin, programacin, organizacin y coordinacin vistas anteriormente. Se establecen el cronograma de trabajo y el plan de accin.
Evento
Ejecucin del evento planificado Control de los recursos, la supervisin del personal y la direccionalidad de la imagen del evento Su importancia radica en que es el momento de que lo planificado y lo ejecutado coincidan en trminos de las exigencias planteadas por el cliente
Acciones
Supervisin del local, antes y despus del da del evento, para verificar su limpieza y condiciones de uso del equipo y medios a utilizar. Recibimiento de los participantes e invitados especiales Registro de participantes y/o invitados especiales. Revisin del sistema general de informacin Supervisin de los equipos de sonido y medios audiovisuales en operacin. Supervisin del equipo de anfitriones y personal de apoyo Supervisin de los horarios de comidas Supervisin del procedimiento de suministro de informacin personalizada. Dotacin permanente de recursos y suministros varios, de ser requeridos.
Post-evento
Evaluar los resultados del evento Medicin de las variables organizativas, econmicas y financieras del evento as como la imagen y servicios ofrecidos. Permite detectar posibles fallas una vez cotejadas las actividades planificadas con los resultados obtenidos, pudindose hacer los correctivos a que hubiese lugar en eventos futuros.
Acciones
Redactar y enviar las comunicaciones de agradecimientos Reproducir el material que no fue distribuido y hacerlo llegar a los participantes. Evaluar el evento desde todas sus variables. Ensamblar el expediente del evento. Cancelar los compromisos econmicos adquiridos.
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