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3 Cerrar el proyecto
Qu es administrar un proyecto?
Es el proceso de planear, organizar, administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con limitaciones de tiempo, recursos o costo.
PROYECTO
Cerrar el proyecto
Cuanto ms satisfactorias sean estas fases, mayor ser la posibilidad de xito del proyecto.
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Tringulo de un proyecto
Se puede prever el futuro del proyecto, si se comprende los tres factores que conforman cada proyecto:
Tiempo:
el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacin del mismo.
mbito:
los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos.
Dinero:
el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
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Definir el proyecto
Iniciar el archivo de proyecto, introducir los datos preliminares del mismo y adjuntar los documentos de planes al archivo.
Durante la fase de planeacin de proyectos que duran un perodo de tiempo significativo o requieren los servicios de muchas personas, es importante definir los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto. Definir los objetivos del proyecto Definir las suposiciones del proyecto Definir las delimitaciones del proyecto Preparar un plan de administracin de mbitos
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Los objetivos de proyecto deben ser claros Son cruciales pues el xito del proyecto vendr determinado por el grado de cumplimiento de los mismos. Deben ser especficos y mensurables. Deben evitarse objetivos imprecisos. Todos los participantes del proyecto deben estar oficialmente de acuerdo con los objetivos.
A menudo, el administrador del proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente del proyecto. Tras crear un documento de objetivos, puede adjuntarlo al archivo de proyecto para tener acceso a l de forma sencilla.
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Una lista de resultados del proyecto. Fechas de cumplimiento especficas, tanto para la finalizacin del proyecto como para los fases intermedias. Criterios de calidad especficos que deben cumplir los resultados. Lmites de costo que no debe sobrepasar el proyecto.
cundo estarn disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo? cunto tiempo llevar un nuevo proceso? Se deben realizar conjeturas hipotticas para que con esas estimaciones se realice la programacin.
Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que: Los participantes del proyecto puedan criticarlas y, despus, apoyar formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto. Puedan actualizar la programacin cuando disponga de informacin adicional sobre esos factores.
Entregas de otros proyectos: Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas. son conscientes dichas personas de esta dependencia y estn de acuerdo con las fechas de entrega establecidas? Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento). Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto no estn bajo su cargo. a cargo de quin estn? ha aprobado esa persona la utilizacin de estos recursos? Duraciones de las tareas: Estn fundamentadas las estimaciones de tareas en una informacin slida o en conjeturas?
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El plan de administracin del mbito establece un procedimiento para el tratamiento de los cambios que se efecten en el proyecto. Puede contener : Una evaluacin de la probabilidad de que haya que cambiar el mbito, con qu frecuencia y en qu medida. Una descripcin de cmo se identificarn y clasificarn los cambios del mbito. Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifique un cambio del mbito.
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Programa de tareas
Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cmo se relacionan las tareas entre s y con fechas concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas, por ejemplo, vnculos que muestran el inicio de una tarea al finalizar otra. Estos vnculos se denominan dependencias entre tareas. Determine las fechas de comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas. La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman automticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposicin o retraso de tareas y divisin de tareas, cuando se interrumpe temporalmente el trabajo.
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Asignar recursos
Debe asignar recursos a las tareas cuando desee: Llevar a cabo un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado y equipamiento asignados a tareas, o controlar los materiales utilizados. Disponer de ms flexibilidad en la programacin de tareas. Controlar los recursos con sobre-asignacin o infra-asignacin de trabajo. Llevar un control de los costos de los recursos.
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Introducir costos
Especificar y contabilizar los gastos de cada tarea o los costos totales del proyecto. La especificacin de tasas para el trabajo de un recurso en una tarea o para los costos de tarea fijos. Con ello se podr ver si se ajusta al presupuesto. Elegir cundo desea acumular costos. Especificar tasas por uso y de horas extra para los recursos Planear subidas salariales, especificando informacin de costos para recursos y tareas.
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Guardar plan
Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede conservar un plan provisional y comparar los cambios realizados en el plan previsto. Una vez que el proyecto est en marcha, puede escribir informacin real y compararla con el plan base, como referencia futura.
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Planear teniendo en cuenta la calidad y prever riesgos Planear teniendo en cuenta la calidad
Identificar los estndares de calidad que tendr que adoptar para satisfacer todos los requisitos del proyecto. Una vez que identifica las necesidades en materia de calidad, puede ajustar el mbito, los recursos y la programacin segn sea necesario para lograr la calidad deseada.
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Cuando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del tringulo del proyecto: tiempo, dinero y mbito. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Eventos como retrasos inesperados, desfases de costos y cambios en los recursos pueden provocar problemas en la programacin. Si mantiene actualizada la informacin del proyecto, podr ver siempre el estado ms reciente del proyecto. De esta manera, puede identificar con anticipacin problemas que pueden afectar al xito del proyecto y poder encontrar soluciones.
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Comunicar
Para administrar un proyecto de manera eficaz, debe comunicar y distribuir la informacin del proyecto. Puede preparar informes o presentaciones, publicar informacin en un sitio Web para comunicarse con los miembros del grupo de trabajo o realizar blogs (comunicar y distribuir resultados en el proyecto) Publique y aplique formato a vistas, as como imprimir informes segn las necesidades de una persona o de un grupo en particular. Puede publicar la informacin en formato Web (HTML) o incluirla en una presentacin
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Distribuir informacin sobre el proyecto en formato impreso. Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede que desee distribuir la informacin de proyecto ms actual a los dems, ya sean participantes o integrantes del equipo. Distribuir informacin sobre el proyecto en lnea.
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Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede que desee distribuir la informacin de proyecto ms actual a los dems, ya sean participantes o integrantes del equipo.
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Realizar un informe del estado del proyecto Realizar un informe del estado del proyecto en formato impreso
Segn progresa el proyecto, puede que desee realizar un informe del estado actual para los dems, ya sean participantes o integrantes del equipo.
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Cerrar un proyecto
Revisar la informacin final del proyecto
El final del proyecto es una oportunidad para recopilar y registrar la informacin del proyecto y compartirla con los participantes.
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Bibliografa
CAMPERO, J. M., ALARCON, L. F. Administracin de Proyectos. Ediciones Universidad Catlica, 1999. KOONTZ, H. y WEIHRICH, H. Administracin. 9. ed. Mxico, McGraw Hill,1990. ALBALA, A. Direccin de proyectos: teora y prctica. Santiago, Chile, Eds. Del Colegio de Ingenieros, 1986. ASIMOV, MORRIS. Introduccin al Proyecto. Mxico: Ed. Herrero Hnos. 1968. BACA URBINA, G. Evaluacin de Proyectos. Mxico: Edit. Mc. Graw Hill, 2a. Ed.1993. Corzo, Miguel A. Introduccin a la Ingeniera de Proyectos. Mxico: Edt. Limusa. 1977.
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Para contactarme: COMUNICACIN: TECNOLOGA E INVESTIGACIN, S.C. Lic. Oscar Morales Huerta Tel. y fax: (0155)5516-9807, 52779709 Cel: 044 55 5405-3831 Pgina: www.ctiso.com.mx Correo-e.: oscarm@ctiso.com.mx
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