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UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA

ADMINISTRACIN 1

ORGANIZACIN Segunda funcin de la Teora de la Administracin Bsica


Lic. Miguel A. Herrera Murillo

ORGANIZACIN

Consiste en: Identificar las actividades


requeridas, agruparlas en reas y puestos de trabajo, asignaturas y jerarquizar tantos los puestos como las funciones correspondientes.

Su importancia radica: En su papel como promotora de la eficiencia administrativa

ORGANIZACIN
. Estructura intencional formalizada de roles o posiciones. Es en este sentido que definimos organizar como: Identificacin y clasificacin de las actividades requeridas. Agrupamiento de las actividades necesarias para alcanzar objetivos. Asignacin de cada grupo o un gerente con autoridad (delegacin) necesaria para supervisarlo. Disposicin de coordinacin horizontal (o al mismo nivel organizacional, o uno similar) y verticalmente (como entre las oficinas corporativas, divisin y departamento ) en las estructura de la organizacin.

ORGANIZACIN:

Propsito y naturaleza de la organizacin La organizacin define y orienta el trabajo en el interior de la empresa. Su principal objetivo es: ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional.

ORGANIZACIN
El organigrama describe grficamente los puestos en la compaa y cmo estn organizados.
Muestra un retrato de la estructura de mandos y las diversas actividades que realiza cada persona.
Presidente

Los ttulos muestran el trabajo desempeado

Finanzas

Recursos Humanos

Marketing

Produccin

Las lneas representan la relacin superiorsubordinado Los cuadros representan trabajos distintos
Obrero 1

Produccin 1

Produccin 2

Los niveles de administracin estn indicados por el nmero de capas horizontales en la grfica. Todas las personas o unidades que estn en el mismo rango y reportan a la misma persona estn en un nivel.

Obrero 2

ORGANIZACIN

Qu entendemos por una organizacin formal y una organizacin informal?

Organizacin formal. Significa la estructura intencional de roles de una empresa formalmente organizada. Debe ser flexible y tener lugar para el razonamiento, la utilizacin beneficiosa de talentos creativos y el reconocimiento de gustos y capacidades individuales en la ms formal de las organizaciones. Organizacin informal. Es una red de relaciones interpersonales que surgen cuando los individuos se asocian entren s. La organizacin informar no se representa en la estructura formal de la empresa.

ORGANIGRAMA GENERAL
Organizacin Formal

Niveles organizacionales y el mbito de la Administracin


La estructura organizacional vertical es aquella caracterizada por una lnea de mando angosta y muchos niveles jerrquicos. Lo anterior implica que existen muchos niveles entre los administradores de mayor jerarqua y los de ms bajo nivel. La estructura organizacional horizontal es aquella caracterizada por una lnea de mando amplia y de pocos niveles jerrquicos. Lo anterior implica que existen pocos niveles entre los administradores de mayor jerarqua y los de ms bajo nivel.

Tramo de control: es el nmero de colaboradores que reportan directamente a un ejecutivo o supervisor.

Longitud del tramo de control


Un tramo de control - tramo administrativo o tramo de autoridad, est en funcin del nmero de colaboradores que dependen de un gerente. Adems tenemos que considerar para estos efectos: El tamao de la organizacin. La tecnologa. La especializacin. Las actividades empresariales. Las polticas generales.

Organizacin con tramos estrechos

Ventajas: Estrecha supervisin.

Desventajas: Los superiores tienden a involucrase en exceso en el trabajo de los subordinados. Muchos niveles administrativos. Excesiva distancia entre el nivel ms bajo y el ms alto

Control estricto.
Rpida comunicacin entre subordinados y superiores.

Organizacin con tramos amplios

Ventajas: Los superiores se ven obligados a delegar. Se debe claras. establecer polticas

Desventajas: Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de botella en las decisiones. Riesgo de prdida de para el superior. control

Los colaboradores deben ser cuidadosamente seleccionados.

Se requiere de administradores de calidad excepcionales

Divisin organizacional: el departamento

Departamento: rea, divisin o sucursal especfica de una organizacin sobre la que un gerente tiene autoridad para el desempeo de actividades establecidas.

Estructura de la organizacin: departamentalizacin

Departamentalizacin por producto o servicios


Diferenciacin y agrupamiento de actividades, de acuerdo con: diferentes productos, lneas de productos o servicios que ofrece la empresa.
Delegar a su ejecutivo divisional, amplia autoridad para la realizacin de las diversas funciones que se desprenden del proceso aludido a un producto o un servicio. Empresas no industriales se departamentalizan por servicios: Ejemplo hospitales que tienen unidades de ciruga, radiologa, pediatra, entre otras.

Departamentalizacin por producto o servicios


Ttulo del diagrama

PRESIDENTE

MERCADEO

PERSONAL

COMPRAS

FINANZAS

DIVISION DE LUCES INDICAD.

DIVISION DE INSTRUMENTOS

DIVISION DE HERRAM INDUS.

DEVISION DE MEDIDORES

INGENIERIA
PRODUCCION

INGENIERIA
PRODUCCION

CONTABILIDAD VENTAS

CONTABILIDAD VENTAS

Ventajas y desventajas de la departamentalizacin por productos o servicios


Ventajas
Coloca atencin y esfuerzo en la lnea de productos. Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados. Permite el crecimiento y diversidad de productos y servicios. Mejora la coordinacin de actividades funcionales. Coloca la responsabilidad de las utilidades al nivel divisional. Aporta terreno de capacitacin conmensurable para gerentes generales.

Desventajas
Requiere ms personas con habilidades de gerente general. Tienen a hacer difcil el mantenimiento econmico de servicios centrales Presenta el creciente problema de control de la alta gerencia.

Departamentalizacin por funcin de la empresa: Implica la agrupacin de unidades organizacionales, basada en la especificacin de las actividades acordes a funciones administrativas; por ejemplo: Departamentos de Produccin, mercadotecnia y ventas, Recursos Humanos y Finanzas.

Estructura funcional
PRESIDENTE ASISTENTE DEL PRESIDENTE COMERCIALIZACIN INGENIERIA PERSONAL

PRODUCCION

FINANZAS

INVESTIGACION DE MERCADOS PLANEACION DE MERCADEO PUBLICIDAD Y PROMOCION ADMINISTRACION DE VENTAS VENTAS

ADMINISTRACION DE INGENIERIA DISEO PRELIMINAR INGENIERIA ELECTRICA INGENIERIA MECANICA INGENIERIA HIDRAULICA EMPAQUE CONTROL DE CALIDAD

PLANEACION DE LA PRODUCCION INGENIERIA INDUSTRIAL INGENIERIA DE PRODUCCION COMPRAS MONTAJE PRODUCCION GENERAL

PLANEACION FINANCIERA PRESUPUESTO CONTABILIDAD GENERAL CONTABILIDAD DE COSTOS ESTADISTICA Y PROC. DATOS

Ventajas y desventajas de la estructura funcional


Ventajas
Es el reflejo lgico de las funciones. Se mantiene el poder y prestigio de las funciones principales. Se sigue el principio de las especializacin ocupacional. Se simplifica la capacitacin. Se cuenta con medios para un rigoroso control desde la cima. Genera lneas de comunicacin simple y claras Simplifica la toma de decisiones

Desventajas
Se resta importancia a los objetivos generales de la empresa. El punto de vista del personal clave se sobre especializa y estrecha. Se reduce la coordinacin entre funciones. El personal tiende a identificarse ms con su departamento que con la empresa. Lenta adaptacin a nuevas condiciones. Se limita el desarrollo de gerentes generales.

Departamentalizacin por territorio o geografa


Se refiere a la diferenciaciacin y agrupamiento de las actividades, por rea o territorio, en relacin con la localizacin en la que el trabajo ser desempeado o el rea de mercado, a ser servida por la empresa. Es comn en empresas que operan en reas geogrficas amplias.
Ttulo del diagrama DIRECCIN

GERENCIA NORTE

GERENCIA SUR

GERENCIA CENTRO

GERENCIA OESTE

Ventajas y desventajas de la departamentalizacin por territorio o geografa


Ventajas
Coloca la responsabilidad a un nivel ms bajo. Da importancia al mercados y problemas locales. Mejora la coordinacin en una regin. Aprovecha las economas de las operaciones locales. Mejor comunicacin frente con los intereses locales. Aporta bases de capacitacin conmensurables para los gerentes generales.

Desventajas
La coordinacin se vuelve ms difcil Se limita el desarrollo gerencial y su visin global de la empresa El personal tiende a identificarse ms con su departamento que con la empresa

Departamentalizacin por grupos de clientes


Agrupar actividades que reflejen un inters principal en los clientes, es comn en una variedad de empresas. Los clientes son la clave para la forma de agrupar las actividades cuando cada grupo de clietes es administrado por un jefe de departamento. Ejemplo: i) las tiendas de ropas suelen establecer departamentos para damas, caballeros o nios. ii) empresas de tipo bancario o de seguros.
Ttulo del diagrama PRESIDENTE

BANCA DE LA COMUNIDAD

BIENES RAICES Y PREST, HIPOTECARIOS

BANCA AGRARIA

BANCA INSTITUCIONAL

Ventajas y desventajas de la departamentalizacin por grupo de clientes


Ventajas
Alienta el enfoque en las necesidades de los clientes. Da a los clientes la sensacin de que tienen un proveedor compresivo. Desarrolla experiencia en reas de clientes.

Desventajas
Puede ser difcil coordinar operaciones entre demandas en competencia de los clientes. Requiere gerentes y personal experto en los problemas de los clientes. Los grupos de clientes pueden no siempre esta bien definidos

Delegacin de autoridad
La jerarqua divide a la organizacin en niveles de autoridad, asignando a los jefes o superiores una autoridad especfica sobre los niveles inferiores, y en donde se establece el tipo de autoridad de stos. Es el proceso, por el cual, los Gerentes distribuyen la autoridad a sus colaboradores y se asignan responsabilidades nuevas o adicionales; se da por cuatro aspectos: A. El que delega asigna objetivos a ellos. B. El que delega concede autoridad. C. La aceptacin es una responsabilidad. D. El que delega hace que el otro sea responsable de los resultados.

Proceso de Delegar
Diferencia de autoridad versus poder El Poder es la habilidad para influir en las personas, grupos, esencial para el logro y realizacin de los objetivos individuales, organizacionales y sociales. La autoridad es el derecho conferido por el puesto para dar rdenes.

Pirmide jerrquica y toma de decisiones.


Descentralizacin Centralizacin
Nivel estratgico

Nivel tctico

Nivel operativo

Caractersticas de la CENTRALIZACIN
Menos informes/ pocos niveles jerrquicos

Descentralizacin
La autoridad se delega de los niveles superiores a los niveles inferiores
La descentralizacin ayuda en: 1. directivos pueden dedicar su tiempo a promover la expansin de la empresa ( planeacin estratgica). 2.Todos los administradores (de cualquier nivel) toman decisiones. 3. El nivel motivacin de los empleados de niveles inferiores es mayor, al permitirles tomar decisiones.

Autoridad: Lnea y staff


DE LNEA: muestra la relacin existente entre un jefe y un colaborador (relacin autoridad y subordinacin con la responsabilidad inherente). STAFF: unidades que dan a la organizacin algn tipo de informacin especializada o asistencia tcnica, que normalmente, toma la forma de recomendaciones, consejos o sugerencias. Se representan con trazos discontinuos a diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal.

Organizacin Matricial
Agrupa a las personas simultneamente por funciones y divisiones; es decir, combina las estructuras funcional y divisional mencionadas. No es aplicable en cualquier tipo de empresa. Pensada para aquellas que trabajan en proyectos. Conjunto de actividades nicas, particulares y especficas, que tiene un lapso determinado para realizarse y al que se le asignan recursos para conseguirlo. Una empresa utiliza esta estructura cuando: En esta estructura organizacional cada empleado reporta tanto a un administrador funcional o de divisin, como a uno de proyecto o de grupo

Organizacin Matricial
Ventajas
Debido a que cada proyecto se renen especialistas de las diferentes reas funcionales, stos se sensibilizan respecto a la importancia del trabajo que realizan las reas que no son de sus especialidad *Ahorra costo por la flexibilidad en la utilizacin del personal La empresa tiene una orientacin hacia los resultados, enfocando la generacin de utilidades de los proyectos

Desventajas
*Es muy fcil que se puedan suscitar conflictos de autoridad *Puede crearse un vaco de autoridad con los empleados participantes en los proyectos *La competencia entre proyectos puede llevar al desequilibrio en el apoyo a los mismo *Se requieren muchas reuniones de trabajo prolongadas.

Unidades Estratgicas de Negocios UEN y la Organizacin Virtual


Son pequeas empresas establecidas en s mismas como unidades de una gran compaa, para la promocin y manejo de cierto producto, o lneas de productos, como si se tratar de una actividad empresarial independiente Una organizacin virtual es un concepto ms bien amplio referente a un grupo de empresas o individuos independientes, enlazados entre s por medio de la tecnologa de la informacin.

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