Descripcin Archivstica

PROCESOS ARCHIVSTICOS
IDENTIFICACIN: Consiste en indagar y reconocer la procedencia de los documentos VALORACIN: Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo CLASIFICACIN: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series de un grupo documental

 ORDENACIN: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado FOLIAR: Accin de numerar hojas.

Definicin
DESCRIPCIN: Proceso de anlisis de los Documentos de archivo, para facilitar su localizacin y consulta

 Descripcin documental: Fase del proceso de organizacin documental que consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripcin y de consulta. (ACUERDO No. 027-2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 )

Descripcin archivstica. Representacin precisa de una unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la recopilacin, cotejo, anlisis y organizacin de toda aquella informacin que sirva para identificar, gestionar y localizar la documentacin y explicar su contenido y el contexto de su produccin. Este trmino tambin designa el resultado del proceso (Archival description). (ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias) Descriptor: Trmino normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la bsqueda sistemtica de informacin.

 Inventario documental: Instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Gua: Instrumento de consulta que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus caractersticas fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentacin.

Catlogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales. ndice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabtica o numricamente, trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y temticos, acompaados de referencias para su localizacin. Metadatos Tesauros

 Recuperacin de documentos: Accin y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

 Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.

Formato nico de Inventario Documental

Tablas de Retencin Documental

Software de Correspondencia

Winisis

Bsqueda en Winisis

Ingreso de datos (metadatos)

Archivos

Organizacin de los archivos

Para la Administracin: Gestin y Control Para los ciudadanos Para la ciencia, la investigacin y la cultura

SERVICIOS DE ARCHIVO

ARCHIVOS EN LNEA ARCHIVOS EN RED

Software de Gestin Documental Aplicacin Normas ISAD G e ISAAR

La norma ISAAR (CPF) 2 ed.

Las normas internacionales

1992 INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. Declaracin de principios relativos a la descripcin de archivos 1. ver. rev. Ottawa: The Secretariat of the ICA Comission on Descriptive Standards. 12 p. 1994 INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica Ottawa: Secretariat of the ICA Ad Hoc Comission on Descriptive Standards. 1996 INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAAR (CPF): Norma internacional de registro de autoridad de archivos para las personas jurdicas, las personas y las familias, propuesto por la Comisin ad hoc sobre normas de descripcin, Paris, France, 15-20 November 1995. Final ICA approved version. Ottawa, 1996. 2000 - ISAD 2 ed.; 2004 ISAAR 2 ed.

Norma Internacional de Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias

 1 ed. elaborada de 1993 a 1995, publicada en 1996  2 ed. elaborada de 2000 a 2003, publicada en 2004

Objetivos  Produccin de registros de autoridad de archivos que puedan garantizar puntos de acceso consistentes  Crea la posibilidad de intercambiar y compartir registros de inters de ms de una institucin

Que es una autoridad?

 concepto originario de la rea de bibliotecas  definicin: trmino normalizado que permite acceder de una forma nica a los registros bibliogrficos que lo contienen  exige otros conceptos: control de autoridades uso consistente de una nica forma de nombre, asunto o serie como encabezamiento en un catlogo registro de autoridad registro de la forma de encabezamiento establecida y informacin relativa a ella

Registros de autoridad de archivos

 forma normalizada del nombre, combinada con otros elementos informativos que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden tambin remitir a otros registros de autoridad relacionados

Por qu registros de autoridad de archivos?

 Mejorar las condiciones de pesquisa y acceso a las informaciones deseadas, evitando homnimos y buscas por varias posibilidades de nombres de una institucin, persona familia (acrnimos, pseudnimos, ttulos etc.) Aprovechar las amplias pesquisas establecidas en archivos para establecimiento del nombre, histrico y funciones/actividades de los productores de archivos

Ventajas del uso de registros de autoridad de archivos

 descripcin de instituciones, personas y familias como unidades dentro de un sistema de descripcin archivstico p aproximacin de trabajo comn con los profesionales de la rea de bibliotecas y museos pelaboracin de un nuevo tipo de recurso para la pesquisa en archivos  control de la creacin y uso de los puntos de acceso en las descripciones archivsticas pentradas normalizadas de nombres, haciendo distincin entre homnimos, usando referencias cruzadas para acrnimos, siglas, pseudnimos, ttulos etc.

Ventajas del uso de registros de autoridad de archivos (cont.)

 documentacin de las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernen pposibilidades de identificacin de parcelas dispersas de un fondo pposibilidades de establecer relaciones entre diferentes entidades pposibilidades de establecer relaciones entre las entidades y materiales relacionados a ellas por produccin, propiedad asunto, por ejemplo, materiales bibliogrficos, museolgicos o sitios en la web.

Caractersticas generales
1- rea de identificacin identifica la entidad descrita y establece su(s) forma(s) normalizada(s) de nombre 2- rea de descripcin informa acerca de la historia, actividades y contexto de la entidad 3- rea de relaciones registra y describe relaciones entre la entidad y otras entidades 4- rea de control identifica y informa acerca de la produccin del registro de autoridad de archivos 5- Relacin de instituciones, personas y familias con documentos de archivo y otros recursos orienta sobre vnculos entre registros de autoridad de archivos y otros recursos informativos

Caractersticas generales (cont.)

 27 elementos  4 elementos esenciales: p Tipo de entidad p Forma(s) autorizada(s) del nombre pFechas de existencia pIdentificador del registro de autoridad  Exige normas nacionales  Exige un formato de intercambio Encoded Archival Context (EAC)

1 - rea de identificacin
1.1 Tipo de entidad 1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre 1.3 Formas paralelas del nombre 1.4 Formas normalizadas del nombre segn otras reglas 1.5 Otras formas del nombre 1.6 Identificadores para instituciones

2 - rea de descripcin
        2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 Fechas de existencia Historia Lugar(es) Estatuto jurdico Funciones, ocupaciones y actividades Atribucin(es)/Fuente(s) legal(es) Estructura(s) interna(s)/Genealoga Contexto general

Posibilidades
 informacin estructurada en varios elementos o  fechas de existencia y texto libre

3 - rea de relaciones
 3.1 - Nombre(s)/Identificadores de instituciones, personas o familias relacionadas  3.2 Naturaleza de la relacin  3.3 Descripcin de la relacin  3.4 Fechas de la relacin

4 - rea de control
         4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 Identificador del registro de autoridad Identificador(es) de la institucin Reglas y/o convenciones Estado de elaboracin Nivel de detalle Fechas de creacin, revisin o eliminacin Lengua(s) y escritura(s) Fuentes Notas de mantenimiento

Relacin de instituciones, personas y familias con documentos de archivo y otros recursos

 1 - Identificadores y ttulos de los recursos relacionados  2 - Tipos de recursos relacionados  3 - Naturaleza das relaciones  4 Fechas de los recursos relacionados y/o de las relaciones

Observaciones
 no integra el registro de autoridad archivstica  carcter pedaggico propuesta de como hacer ralaciones

Ejemplos
http://www.archiviodistato.firenze.it/siasfi/ http://aer.mcu.es/sgae/index_censo_guia.jsp o http://aer.mcu.es/sgae/servletAerCga_ServletManagerCGA?p antalla=0&pantallaCuerpo=6 http://www.osa.ceu.hu/guide/fonds/isaar.shtml http://chan.archivesnationales.culture.gouv.fr/sdx/etanot/ver tb. Alliance Israelite Universelle em http://www.aiu.org/biblio/Archives/recherche.html Projeto LEAF - http://iiss033.joanneum.at:8100/Leaf2/ Projeto GASHE http://www.gashe.ac.uk/heicolls/personal.html

Encoded Archival Context (EAC)

- ver en http://www.library.yale.edu/eac/ y en
http://jefferson.village.virginia.edu/eac/

 Presentacin elaborada por: Sergio Andrs Utrera Santander Historiador UIS