Formatos y Polticas de Reembolso de Gastos Personal Operativo

POLITICAS GENERALES ADMINISTRATIVAS

FONDO DE ASEGURAMIENTO DE LA CONFEDERACION NACIONAL DE ORGANIZACIONES GANADERAS

Julio 2010

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POLITICAS GENERALES ADMINISTRATIVAS

I. Fondo Revolvente
* Al Gerente y Personal dedicado a la Operacin de Campo se les proporcionar un fondo Revolvente de acuerdo a las necesidades de la Regin a cubrir. * El uso del fondo Revolvente es exclusivamente para uso en asuntos de la Empresa, NO para uso personal. * Cualquier anomala en el manejo de esta herramienta de trabajo, ser evaluada por la Gerencia y podr ser considerada como causal de rescisin de contrato, (elemento de prdida de confianza). * Es responsabilidad del personal: * Solicitar el reembolso de efectivo necesario * Cumplir con los formatos requeridos para su autorizacin.

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II. Transportacin
* Todos los viajes en avin siempre debern efectuarse en clase turista por la lnea area de mayor conveniencia, o por otra aerolnea si no existiera itinerario al destino que se est solicitando. * Los boletos de avin debern tramitarse con el departamento de Administracin. * Para la solicitud de boletos va terrestre o va area: * Se realizar formato de Solicitud de Viaje. * Deber ser autorizado por su Coordinador y/o Gerente. * Una vez autorizada deber ser enviada a la Administracin. * Las porciones de boletos de avin no utilizadas deben entregarse directamente al departamento de Administracin. * Para la solicitud de reembolso de la lnea area respectiva, el cual debe anexarse al informe de gastos. * En caso de cargos por servicio, cambio y cancelacin de boletos, etc., : * El costo adicional debe manifestarse, haciendo el cargo correspondiente en el reporte de gastos. NOTA: La transportacin entre la casa del empleado y el aeropuerto y viceversa tambin ser reembolsada siempre y cuando se use taxi de sitio o base previamente contratado, recibiendo comprobante por la prestacin recibida.
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III. Hospedaje
* El importe mximo autorizado para Hospedaje ser de $750.00 pesos diarios incluidos los impuestos. * los gastos personales como renta de pelculas, servibar , llamadas personales excedentes, etc., * NO deben incluirse en la cuenta del hotel y NO sern reembolsables por la empresa. * Deben efectuarse las cancelaciones de las reservaciones garantizadas, ya que de no hacerlo, el importe por este concepto se cargar al empleado; adems, se deber notificar a la Administracin de dichas cancelaciones.

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IV. Viticos
* La Empresa slo aceptar de su personal, en el consumo de alimentos y propinas, el gasto diario por un mximo de $250.00 pesos diarios incluidos los impuestos. * Debern solicitar el comprobante que contenga todos los requisitos fiscales. * En el reverso de los comprobantes de consumo de alimentos debern anotar en forma de lista: * Los nombres de las personas que participen en cada comida.

* nicamente se autorizarn las propinas hasta por un mximo del 10% del valor del consumo de alimentos.

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V. Fines de semana
Cuando la duracin de una asignacin sea prolongada: * Se harn los arreglos necesarios para permitir que el personal pueda regresar a su casa los fines de semana. Esto aplica Cuando: * Cuando el costo del viaje sea equivalente al que se erogara si el personal permaneciera en el lugar al que fue asignado. (comparando el costo de la transportacin, el del hotel y viticos) * Cuando en opinin del Gerente, esto sea adecuado.

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VI.

Informe de gastos de viaje * Es responsabilidad de todos los miembros cuidar: * Que los gastos en que incurran sean los estrictamente indispensables

* Sean razonables para el desarrollo de sus actividades.

* Las comprobaciones de los gastos: * Debern estar debidamente amparadas con los documentos que renan todos los requisitos fiscales, * Anexo el Boucher del pago cuando aplique. * Presentar un informe de gastos por cada viaje que realice y/o de manera semanal. * NO sern reembolsables los gastos que no se hayan comprobado en el mes correspondiente.

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VII. Informe de gastos en el lugar de residencia

* Los gastos que se efecten en su lugar de residencia y otros relacionados por asuntos de la Empresa, dentro de una franja de 50 kilmetros que circunde a cada oficina: * Debern ser autorizados previamente por su Coordinador y/o Gerente del Fondo. * Los comprobantes fiscales y los bouchers del pago debern incluirse en el Informe de gastos, indicando claramente el motivo del mismo. * En el caso de comidas con el equipo de trabajo: * La cuenta deber ser cubierta por el personal de mayor jerarqua. * Slo podr ser aprobada por el Gerente correspondiente.

VIII. Aprobacin de gastos

* Es responsabilidad de quien autoriza un informe de gastos: * Asegurarse de la razonabilidad de los mismos y de su adecuada comprobacin.
* Coordinador a cargo del trabajo deber aprobar los informes de gastos de su personal.
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IX. Requisitos fiscales de los comprobantes

El nombre impreso, denominacin o razn social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida. S se tiene ms de un local o establecimiento, se debe sealar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes. Nmero de folio (vigente) Lugar y fecha de expedicin Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida. Cantidad y tipo de bienes o descripcin del servicio que amparen

Valor unitario consignado en nmero e importe total sealado en nmero o en letra, as como el monto de los impuestos que en los trminos de las disposiciones fiscales deban trasladarse desglosado por tasa de impuesto, en su caso.
Impuesto al Valor Agregado (IVA) por separado Importe total con nmero y letra Impresin de la cdula del RFC

Fecha de impresin y datos de identificacin del impresor autorizado.

Sealar en forma expresa si el pago se hace en una exhibicin.

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X. Fechas de comprobacin de gastos

* Es responsabilidad de todos y del personal en general: * Presentar sus comprobaciones de gastos al trmino de cada viaje. * En los casos en donde los viajes de trabajo se prolonguen: * El personal deber enviar por lo menos cada semana un informe por los gastos erogados en ese perodo para que sea revisado, autorizado y entregado al departamento de Contabilidad para su reembolso. * Los Informes de gastos locales debern prepararse inmediatamente despus de realizar el gasto. * Despus de cierre de mes se contara con 5 das naturales para enviar sus comprobantes a las oficinas del Fondo, de no cumplir con este periodo dichos gastos no sern reembolsados. * No se emitirn cheques en reposicin de los descuentos realizados en nmina, por comprobar a destiempo o por cargos improcedentes no reportados a su coordinador y/o Gerente. * El reembolso se efectuar, si procede, hasta la siguiente nmina

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XI.

Seguro de vida

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* El Fondo de Aseguramiento de la Confederacin Nacional de Organizaciones Ganaderas cuenta con un seguro de vida para todos sus empleados. * Para trminos y condiciones favor de referirse a la pliza vigente. * Todos los empleados tendrn una cobertura de seguro de vida bsico desde el primer da de otorgada la planta.

XII.

Mantenimiento y Cuidados
* El mantenimiento eficiente de los edificios y propiedades de la Empresa es una parte importante de la operacin. * El rea Administrativa de la Compaa es responsable del mantenimiento y limpieza de la instalacin en conjunto con cada una de las reas. * Cada gerente debe mantener una apariencia ordenada, limpia y sana en su rea de responsabilidad.

XIII.

Seguridad
* La seguridad es esencial para la salvaguarda del personal de la Empresa. * La Administracin impondr procedimientos de seguridad para todas las ubicaciones bajo su supervisin.

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XIV

Llaves
* Solamente a las personas autorizadas por escrito por el Gerente se le entregarn llaves de las instalaciones de la Empresa. * Las llaves son distribuidas sobre la base de la necesidad del empleado para su acceso a ciertas reas. * El encargado de las llaves recibir una lista de las personas autorizadas para hacer los cambios de llaves. * La administracin asegurar que los gerentes en cada ubicacin reajuste peridicamente las cerraduras para reforzar la seguridad de las llaves. * No proporcionarn llaves sin la aprobacin requerida por escrito.

XV

Llamadas Personales
* Los empleados son responsables de manera individual de los cargos incurridos en llamadas de larga distancia personales.

XVI

Equipo Telefnico
* Todos los asuntos relacionados con el servicio del equipo telefnico, funcionamiento defectuoso o servicio adicional sern encaminados a la Administracin. * Ninguna adicin de equipo ni trabajo de servicio de cualquier tipo ser llevado a cabo sin la aprobacin previa de la Administracin.

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XVII.

Vehculos de la Empresa

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Propsito de los Vehculos de la Empresa. * El propsito del Fondo de Aseguramiento al proporcionar Vehculos a los Mdicos Regionales y Supervisores de Campo es para dar cumplimiento al levantamiento de siniestros y dems actividades relacionadas con el desempeo de su trabajo de forma oportuna. * Estos automviles NO pueden ser usados para viajes personales, y ningn miembro de su familia o amigo pueden ser permitidos a conducir un vehculo de la Empresa, salvo previa notificacin. * Los vehculos pool de la Empresa usados en las operaciones de rutina no pueden ser usados para asuntos personales sin la aprobacin previa del Gerente.

Mantenimiento de los Vehculos de la Compaa

*Para asegurar el transporte y proporcionar una imagen favorable de la Empresa, es importante que los vehculos sean conservados en buen estado y apropiadamente. * La persona responsable de un automvil, camioneta o camin debe asegurarse de que el vehculo sea conservado en buen estado mecnico de conformidad con los programas de mantenimiento del fabricante junto con el rea de administracin.
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POLITICAS GENERALES ADMINISTRATIVAS XVII. Vehculos de la Empresa

Costos de Operacin * La Empresa cubrir todos los costos vinculados con el uso de vehculos de la Empresa para propsitos de negocios, incluyendo la responsabilidad que incurra en caso de siniestro, seguro de cobertura amplia, as como costos de operacin normales. * Una persona que opera un vehculo asignado de la Empresa debe obtener facturas de gasolina, aceite, servicio menor y mantenimiento, y lavado del automvil con la finalidad de ser reembolsado por la Empresa, en cada caso se deber anotar el kilometraje que el vehculo tenga en ese momento. * Las reparaciones mayores o sustitucin de componentes de la unidad debern ser reportadas a su Coordinador y/o Gerente. Uso por Terceros de Vehculos de la Empresa * El uso por personas aparte de aquellos autorizados por la Empresa est estrictamente prohibido. * Los automviles, camioneta o camin de la Empresa no pueden ser prestados, incluso a cnyuges ni clientes. *Los camiones de la Empresa no pueden ser usados para otro tipo de actividades que no sea propio de la Empresa.
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POLITICAS GENERALES ADMINISTRATIVAS XVII. Vehculos de la Empresa

Accidentes con Vehculos de la Empresa * Es poltica de la Empresa impulsar la conduccin segura y libre de accidentes. Cuando un accidente ocurra es importante seguir las instrucciones dadas en la pliza de seguro guardada en el vehculo. En un mnimo, lo siguiente debe hacerse en caso de un accidente: * Si alguien est lastimado, vea que se obtenga la atencin mdica. * En caso de cualquier accidente automovilstico, el Gerente y/o Coordinador deben ser notificados inmediatamente. * No admita la responsabilidad del accidente. Hable del accidente solamente con la Compaa y sus representantes del seguro. * Obtenga los nombres y direcciones de todos los testigos. * Es su responsabilidad el proteger el vehculo de la Empresa de daos adicionales. * Si se requiere un informe policial del accidente, la Empresa debe ser notificada antes de presentarlo.

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XVIII.

Reportes de Robo o Daos

* En todos los acontecimientos de robo o daos en propiedad (incluyendo accidentes automovilsticos). * El Gerente debe ser notificado inmediatamente.

XIX.

Vehculos Personales Usados para los Negocios de la Empresa

Poltica general * La Empresa reembolsar a empleados por el kilometraje manejado con sus vehculos personales cuando sean usados para negocios autorizados de la Empresa. * La autorizacin previa para tal uso debe ser obtenida por el Gerente. * Excepciones a esta regla aplicarn a personas designadas que regularmente deben usar sus propios vehculos para negocios de la Empresa. Poltica de Reembolso * Como con otros gastos, el kilometraje debe ser enviado en el reporte Bitcora de Kilometraje de la Empresa dentro de tres das hbiles de la fecha en que el gasto es incurrido. * De acuerdo con las pautas de la ley del Impuesto Sobre la Renta, el kilometraje deber ser ms de 50 kilmetros para que este sea reembolsable como gastos de viaje.
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XX

Suscripciones, Membresas y Contribuciones

Suscripciones * Los gastos de la Empresa para las suscripciones a publicaciones profesionales y de negocios requieren la aprobacin del Gerente. Membresas y contribuciones * stos requieren la aprobacin del Gerente.

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