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AGENDA
Definicin del proyecto Definicin del producto Objetivos del proyecto y Mdulos del Sistema Exclusiones , restricciones y supuestos Principales stakeholders Organigrama del proyecto y Matriz RAM Entregables y criterios de aceptacin Cronograma general Presupuesto Objetivos de calidad y escenarios de pruebas Principales riesgos Plan de capacitacin
El proyecto ser desarrollado desde el 20 de Mayo del 2011 hasta 15 de Octubre del 2011, siendo este el tiempo mximo de entrega de todos los entregables.
2
Tramite del documento en un nivel de registro
3
Tramite de documentos en un nivel unidad
4
Tramite de documentos en un nivel contable sistema de pagos institucional
Consultora ABC plantea una solucin que permite estrechar la relacin entre las unidades involucradas en trmite de documentos de los proveedores con los cambios en los procesos del negocio con la finalidad de ordenarlos, con el objeto de desarrollar un mayor compromiso para el xito de la institucin. La estrategia con la cual se logra lo anterior es creando niveles (unidad de la institucin que debe revisar y aprobar los documentos de pago a proveedores durante su trmite), creando cada uno de ellos usuarios con sus permisos exclusivos.
b)
c)
La solucin verificar si la solicitud es consecuencia de una solicitud realizada mediante alguno de los sistemas de adquisicin de bienes o servicios de la institucin mediante interfaces con otros sistemas. La solucin verificar si el proveedor se encuentra en el listado proporcionado por la institucin de proveedores autorizados. La solucin recibir documentos y generar numero correlativo de recepcin.
b) c)
La solucin generar el nmero de trmite conformado por 2 ltimos caracteres del ao, 2 caracteres del mes, 3 caracteres del cdigo del nivel y los 4 ltimos consecutivos por nivel. La solucin enviar de correo automtico al nivel destino. La solucin determinar el flujo de aprobacin de los documentos slo puede ser cambiado desde el nivel de registro del documento.
2.
Integracin con el Sistema de adquisicin de bienes y servicios a travs de un servicio web. Integracin con el sistema de Pago a Proveedores para el desembolso de dinero.
4.1. EXCLUSIONES
No se contemplar la Instalacin, configuracin y resolucin de problemas de hardware o software de terceros (servidores, bases de datos, antivirus, aplicaciones, etc.) Integracin con cualquier sistema o aplicacin externa fuera del alcance del presente documento. No se entregar las fuentes grficas del sistema. En caso las personas que asistan a la capacitacin no continen en la empresa, el cliente es responsable de capacitar al nuevo personal, o en su defecto se atender la nueva capacitacin con una orden de servicio adicional. Cualquier desarrollo por parte de la Bd de cliente, es responsabilidad de cliente, nosotros somos responsables de dejar la informacin en las interfaces definidas durante el anlisis y diseo del proyecto
4.2 RESTRICCIONES
El presupuesto no podr exceder al 10% del monto aprobado. Cualquier adicional al presupuesto inicial deber ser aprobado por la Gerencia General para lo cual se presentar un documento con el sustento de la ampliacin. Solo se tendrn acceso a los ambientes de pruebas dentro de la PUCP 2 veces por mdulo. La fecha de la puesta en produccin del sistema es el 15 de Octubre de 2011. Se presentar un informe mensual sobre los avances del proyecto al personal de informtica de la PUCP. No se har ninguna inversin en equipos ni infraestructura tecnolgica para el desarrollo del proyecto ni durante la operacin del producto.
4.3 SUPUESTOS
Todos los miembros del equipo de proyecto tienen disponibilidad para cumplir con sus responsabilidades asumidas en el proyecto. El cliente debe participar en la revisin de los entregables segn estos se vayan realizando. Se asume que la institucin cuenta con una base de datos de personal que sea accesible para el desarrollo. La Institucin (PUCP) cuenta con la infraestructura necesaria para las pruebas e implementacin del sistema. Las personas responsables de aprobar los entregables se sujetarn a los plazos establecidos en el Plan del Proyecto. Disponibilidad de usuarios finales para pruebas del sistema. Capacitaciones nicas dentro de los ambientes de la PUCP en fechas sealadas.
5. PRINCIPALES STAKEHOLDERS
IMPACTO SOBRE EL PROYECTO
BAJO
ALTO Gerente General de la PUCP: Jaime Mendoza Galviz Jefe del rea de Trmite Documentario: Jorge Valdivia Jefe de la Direccin de Administracin Jefe de Servicios Econmicos
INFLUENCIA : Involucramiento Activo IMPACTO : Capacidad para efectuar cambios al planeamiento o ejecucin del proyecto.
ALTA
BAJA
Coordinador de Contabilidad: Sergio Manzur Coordinadora de Tesorera: Mara Luisa Hernndez Usuarios registradores de Mesa de Partes Asistente Contable Asistente de Tramite Documentario Proveedores de la PUCP Alumnos de la PUCP
Sponsor, stakeholders, Reunin de coordinacin en Semanal equipo del proyecto instalaciones PUCP Cuando sea Reuniones con el equipo de Equipo del proyecto necesario proyecto Usuarios finales sistema Sponsor, stakeholders Sponsor, stakeholders del Capacitacin de usuarios en Una vez instalaciones PUCP Documento PDF va correo Una vez electrnico Documento impreso Una vez
7.1 ENTREGABLES
Etapa
Iniciacin Planificacin Gestin del Proyecto Construccin Project Charter Plan del Proyecto Enunciado del Alcance Catalogo de Requerimientos Documento de anlisis Documento de diseo Mdulos del Sistema Informes de Prueba Plan de pruebas Listas de verificacin de la calidad Informes de Funcionalidades probadas Acta de conformidad de pruebas
Entregable
Calidad
Monitoreo y Control
Cierre Del Proyecto
Calidad
Los componentes del producto deben cumplir con los estndares de calidad definidos en la empresa y las mtricas definidas para este proyecto.
8. CRONOGRAMA
01 02 03
Meses
04 05 06
7 de Octubre 1er Release del Sistema 14 de Octubre 2do Release del Sistema - Calidad 16 de Octubre Despliegue
2011
9. PRESUPUESTO
$/. 28, 948.30 $/. 2, 894.83 $/. 2, 894.83 $/. 34, 737.96
Mtricas del Producto: Todos los requisitos debern ser implementados al 100% El sistema no deber consumir ms del 50% de los recursos del servidor donde este alojado ya que ah se alojan aplicativos existentes El sistema deber poder instalarse al menos 2 sistemas operativos para asegurar la independencia del sistema operativo
Preguntas?