Taller de Ingeniera de Informacin

Unidad II

Cuadro de Mando Integral

Semana 8 Tema Anlisis y seleccin de indicadores para el Cuadro de Mando Integral

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Objetivos Generales
Comprender

la importancia del planeamiento en el desarrollo de sistemas de informacin, como una herramienta de gestin clave para el apoyo a la toma de decisiones.

Conocer

y comprender un sistema de medicin que permita canalizar las energas, habilidades y conocimientos especficos de todos los colaboradores de la organizacin, hacia la consecucin de objetivos estratgicos a largo plazo.
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Objetivos Especficos

Elaborar un Cuadro de Mando Integral.

Objetivos Instruccionales Realizar una seleccin adecuada de indicadores asociados al cuadro de mando integral.

Indicadores de Gestin
La medicin es requisito de la gestin

1. Lo que no se mide no se puede gestionar y, por lo tanto, no se puede mejorar.

2. Es aplicable a cualquier organizacin: Instituciones pblicas, Organismos privados, y Administraciones en general.

Indicadores de Gestin
Un indicador es una magnitud asociada a una caracterstica (del resultado, del proceso, de la estructura, etc.) que permite a travs de su medicin en periodos sucesivos y por comparacin con el estndar establecido: Acciones:
Evaluar peridicamente dicha caracterstica, y Verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos (estndares).

Tipos de indicadores
Se pueden distinguir los siguientes tipos de indicadores: 1. Segn la naturaleza del objeto a medir Indicadores de resultados Indicadores de proceso Indicadores de estructura 2. Segn el mecanismo de control para el cual se obtiene informacin Indicadores de eficacia Indicadores de eficiencia

Segn naturaleza del objeto a medir

Indicadores de Resultados
Miden directamente el grado de eficacia o el impacto sobre la poblacin
Relacionados con las finalidades y las misiones de las polticas pblicas. Otros nombres con que se conocen los indicadores de resultados son: Indicadores de Objetivos. Indicadores de Impacto. Indicadores de Efectividad. Indicadores de Satisfaccin. Ejemplos de indicadores de resultados son: Nmero de asistentes a exposiciones en funcin del nmero de habitantes. Porcentaje de casos resueltos al mes. Grado de cobertura vacunal de los escolares. Grado de satisfaccin de los resultados de los ciudadanos con un servicio determinado.

Segn naturaleza del objeto a medir

Indicadores de Procesos
Valoran aspectos relacionados con las actividades
Estn directamente relacionados: Con el enfoque denominado Gestin por Procesos. Con referencia a mediciones sobre la eficacia del proceso. Con medidas sobre tiempos de ciclo, porcentaje de errores o ndice de colas. Ejemplos de indicadores de resultados son: Tiempo de resolucin de expediente. Tiempo de espera en cola. Porcentaje de solicitudes de licencias de apertura sujetas a calificacin ambiental. Lista de espera en das. Indicador de colas de expedientes.

Segn naturaleza del objeto a medir

Indicadores de Estructura
Miden aspectos relacionados con el coste y la utilizacin de recursos
En general miden la disponibilidad o consumo de recursos. . Ejemplos de indicadores de resultados son: Nmero de empleados. Nmero de empleados por habitante. Horas de atencin semanales. Gasto mensual. Coste de material fungible anual. Gasto de inversiones anual. Coste medio por empleado.

Segn mecanismo de control para el cual se obtiene informacin

Indicadores de Eficiencia
Se enfocan en el control de los recursos o las entradas del sistema
Son aquellos que evalan la relacin entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades del sistema. Ejemplos de indicadores de eficiencia son: cumplimiento de la programacin establecida Nivel de desperdicio, etc.

Segn mecanismo de control para el cual se obtiene informacin

Indicadores de Eficacia
Se enfocan en el control de los resultados del sistema
Son aquellos que evalan la relacin entre la salida del sistema y el valor esperado del sistema (meta). Ejemplos de indicadores de eficacia son: Calidad Satisfaccin, etc.

Resumen de tipos de indicadores Se pueden distinguir los siguientes tipos de indicadores:

1. Segn la naturaleza del objeto a medir Indicadores de resultados (Miden directamente el grado de eficacia o el
impacto sobre la poblacin)

Indicadores de proceso (Valoran aspectos relacionados con las actividades) Indicadores de estructura (Miden aspectos relacionados con el coste y la
utilizacin de recursos)

2. Segn el mecanismo de control para el cual se obtiene informacin Indicadores de eficacia (Se enfocan en el control de los resultados del sistema) Indicadores de eficiencia (Se enfocan en el control de los recursos o las
entradas del sistema)

Construccin de indicadores de gestin

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestin

1. Contar con objetivos y estrategias.
2. Identificar factores crticos de xito 3. Establecer indicadores para cada factor critico de xito 4. Determinar para cada indicador el estado, el umbral y el rango de gestin 5. Disear la medicin

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestin 1. Contar con objetivos y estrategias.

Una condicin fundamental para el proceso de formulacin y construccin de mecanismos de control en un sistema, es poder contar tanto con objetivos claros, precisos, cuantificados, como con el conjunto de las actividades claves que se emplearn para lograr los objetivos propuestos.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestin 2. Identificar factores crticos de xito

Descomponer el sistema en el conjunto de las actividades primarias que lo conforman. Durante este proceso de descomposicin del sistema en sus procesos primarios, debemos asegurar que cada uno de los procesos identificados cumple con todas las caractersticas de un proceso primario, para poder catalogarlo como tal. Caractersticas:
Cuentan con una especificacin precisa de la salida esperada (en trminos de cantidad, calidad, o marco de tiempo). Poseen algo que les es propio y los diferencia de los dems.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestin 3. Establecer indicadores para cada factor critico de xito
Una vez identificados los FCE, se deben establecer para cada uno de ellos los indicadores que servirn como mecanismo de monitoreo y control. Para realizar la definicin de cada indicador debemos partir de la identificacin del tipo de control que se desea realizar sobre el FCE. Definida la naturaleza del indicador, se procede a identificar las variables del sistema que sern evaluadas peridicamente para calcular el indicador. Es decir determinar cuando el FCE se refiere a:
Una condicin de entrada, las variables estarn determinadas por los atributos de los elementos de entrada que son necesarios controlar en forma eficiente.

Un proceso primario y la naturaleza del control ms apropiado es de eficacia, las variables estarn relacionadas con el cumplimiento de los resultados esperados por parte de dicho proceso.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestin 4. Determinar para cada indicador el estado, el umbral y el rango de gestin
Los indicadores sern mecanismos tiles de control si pueden ser comparados con valores de referencia establecidos previamente. Estos valores de referencia se definen a partir de los objetivos y las condiciones del sistema que se desea monitorear y controlar. Los valores tpicos de referencia son: Estado: Umbral: Valor inicial o actual de un indicador. Es el valor del indicador que se quiere lograr o mantener. Rango de gestin: Es el espacio comprendido entre los valores mnimo y mximo aceptables, que el indicador puede tomar.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestin 5. Disear la medicin

Finalmente, para el clculo de cada indicador es necesario determinar: Las fuentes de informacin, La frecuencia de la medicin de las distintas variables, La forma de tabulacin, El anlisis y la presentacin de la informacin.

Ejemplo Contratacin de personal en una organizacin.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestin 1. Contar con objetivos y estrategias.

Asumimos la siguiente definicin de propsito y objetivo para el sistema de contratacin de personal.
Propsito: Lograr una contratacin efectiva del personal requerido por la organizacin para cubrir sus vacantes. Objetivo: Garantizar que la totalidad de las contrataciones del personal requerido por la organizacin cumple con los perfiles establecidos para los cargos solicitados, y que el 90% de dichos procesos se realizarn dentro del tiempo establecido..

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestin 2. Identificar factores crticos de xito

Condiciones: Solicitudes de contratacin de personal nuevo, con especificaciones completas y libres de ambigedad. Hojas de vida completas y con el perfil de los aspirantes completamente detallado. Actividades primarias: Razn de necesidad y control de costo y tiempo, entregando slo candidatos que cumplen el perfil a la siguiente actividad. Garantizar el cumplimiento del perfil solicitado. Actividad I. Bsqueda y preseleccin de hojas de vida. Actividad II. Evaluacin y aseguramiento en el cumplimiento de las especificaciones, mediante pruebas y entrevistas. Actividad III. Vinculacin efectiva de la persona seleccionada. Control de costo y tiempo en el proceso final de contratacin.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestin 2. Identificar factores crticos de xito

En suma, los FCE para el sistema propuesto son: a. Control en el cumplimiento de especificaciones completas para cada solicitud recibida. Control en la especificacin completa y detallada del perfil en las hojas de vida recibidas. Preseleccin eficiente de hojas de vida. Evaluacin y aseguramiento en el cumplimiento de los perfiles solicitados por parte de los candidatos seleccionados. Vinculacin efectiva.

b.

c. d.

e.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestin 3. Establecer indicadores para cada factor critico de xito
F.C.E a.: Corresponde a una condicin de entrada, por lo tanto, el indicador se construye a partir de los atributos que controla: 1. Numero de solicitudes aceptadas, completas y libres de ambigedad. F.C.E b.: Corresponde a una condicin de entrada, por lo tanto, el indicador se construye a partir de los atributos que controla:

1. Total de solicitudes aceptadas.

F.C.E c.: Para este proceso primario es conveniente evaluar la eficiencia del proceso, por lo tanto el indicador propuesto es:

1. Hojas de vidas seleccionadas que cumplen el perfil, y en el tiempo estndar del proceso. 2. Total de hojas de vida seleccionadas.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestin 3. Establecer indicadores para cada factor critico de xito
F.C.E d: Para este proceso primario es conveniente evaluar la eficacia y la eficiencia del proceso, por lo tanto los indicadores propuestos son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Numero de hojas de vida seleccionadas que cumplen todos los requisitos. Numero de hojas de vida seleccionadas finalmente. Numero de procesos de evaluacin y entrevistas realizados en el tiempo establecido. Numero de procesos de evaluacin y entrevista realizados. Costo real del proceso. Costo presupuestado.

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestin 4. Determinar para cada indicador el estado, el umbral y el rango de gestin
Para los indicadores propuestos en el paso anterior, y tomando como referencia el objetivo propuesto, se establecen los siguientes valores de umbral y rango: Estado Ind. a Ind. b Ind. c1 Ind. d1 Ind. d2 Ind. d3 Indicador actual 95% 95% 95% 95% 85% 85% Mnimo Satisfactorio 100% 100% 100% 100% 90% 90% Mximo 100% 100% 100% 100% 95% 95%

Pasos para el establecimiento de Indicadores de Gestin 5. Disear la medicin

F.C.E a.: 1. Numero de solicitudes aceptadas, completas y libres de ambigedad.

Fuente de informacin: Direccin de Personal Frecuencia de la medicin: Semestral Forma de tabulacin: Cuadro Mensual Porcentual El anlisis y la presentacin de la informacin: Graficas y Diagramas de frecuencia.

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