ETAPAS DE LA PREPARACIN DEL PRESUPUESTO.

2.

1. Preiniciacin Elaboracin del presupuesto 3. Ejecucin 4. Control 5. Evaluacin

PRIMERA ETAPA. PREINICIACIN

Se evalan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestin gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, mrgenes de utilidad, rentabilidad, participacin en el mercado, etc.) se efecta la evaluacin de los factores ambientales no controlados por la direccin y se estudia el comportamiento de la empresa. Este diagnostico contribuir a sentar los fundamentos del planeamiento, estratgico y tctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en los campos siguientes: Seleccin de las estrategias competitivas. Seleccin de las opciones de crecimiento. La escogencia de las estrategias competitivas o de las opciones de crecimiento interpreta la naturaleza de los objetivos generales y especficos determinados por la direccin, entre los cuales estn los ejemplos siguientes:

Objetivo general: Colocar productos en los canales de comercializacin previstos que posean calidades competitivas y precios apropiados para el consumidor y tengan mrgenes de utilidad atractivos. Objetivo especifico: Alcanzar un crecimiento del X% en el volumen anual de ventas, expresado en un Y% por variacin de precios y en un Z% por captacin de mercados. Definidos los objetivos especficos, se asignan los recursos, especialmente cuando surja la necesidad de emprender proyectos de inversin, y se establecen las estrategias y polticas que coadyuvarn al logro de los objetivos propuestos. Los objetivos, las estrategias y las polticas propuestas por la gerencia y su comit asesor deben ponerse en conocimiento del personal administrativo y operativo. Las jefaturas, una vez enteradas, elaboran sus propios planes.

SEGUNDA ETAPA. ELABORACIN DEL PRESUPUESTO

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensin monetaria en trminos presupuestales; se procede segn las pautas siguientes: En el campo de las ventas, su valor depender de las perspectivas de los volmenes a comercializar previstos y de los precios. En el frente productivo se programarn las cantidades a fabricar o ensamblar, segn los estimativos de ventas y las polticas sobre inventarios. Con base en los programas de produccin y en las polticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en trminos cuantitativos y monetarios. Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, la jefatura de recursos humanos debe preparar el presupuesto de la nomina en todos los rdenes administrativos y operativos. Es competencia de los encargados de la funcin presupuestal recopilar la informacin de la operacin normal y los programas que ameriten inversiones adicionales. El presupuesto consolidado se remitir a la gerencia o presidencia con los comentarios y recomendaciones pertinentes. Analizado el presupuesto y discutidas sus conveniencias financieras, se procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo.

TERCERA ETAPA. EJECUCIN.

En el proceso administrativo la ejecucin se relaciona con la puesta en marcha de los planes y con el consecuente inters de alcanzar los objetivos trazados, con el comit de presupuestos como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos fsicos, financieros y humanos colocados a su disposicin, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas. En esta etapa el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar colaboracin a las jefaturas con el fin de asegurar el logro de los objetivos consagrados al planear. Igualmente, presentar informes de ejecucin peridicos, de acuerdo con las necesidades de cada rea y con sus metas propuestas.

CUARTA ETAPA. CONTROL: MONITOREO, SEGUIMIENTO Y ACOMPAAMIENTO EN TIEMPO REAL.

Mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentan los pronsticos con la realidad. Las actividades ms importantes por realizar en esta etapa son: 1. 2. 3. Preparar informes de ejecucin parcial y acumulativa que incorporen comparaciones numricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado. Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas. Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como ocurre, por ejemplo, al presentarse cambios intempestivos de las tasa de inters o de los coeficientes de devaluacin que afectan las proyecciones de compaas que realizan negocios internacionales. Todo lo anterior se realiza en tiempo real.

QUINTA ETAPA. EVALUACIN.

Al culminar el periodo para el cual se elabor el presupuesto, se prepara un informe crtico de los resultados obtenidos que contendr no slo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Ser necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los xitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento materializado en presupuestos.