ADMINISTRE SEU TEMPO

IAIN MAITLAND Escritor, conferencista e especialista em gerenciamento Voc S. A. Editora NOBEL, 2008

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1. Administrao do tempo; 2. Como analisar sua carga de trabalho; 3. Como tornar-se organizado; 4. Como delegar com sucesso; 5. Como lidar com os impressos; 6. Como conduzir reunies; 7. Como controlar atividades que

geram

desperdcio de tempo; 8. Como aproveitar ao mximo o tempo livre;

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1. ADMINISTRAO DO TEMPO

um plano, flexvel, solto e capaz de ajustarse a situaes em constante mudana, de utilizao e controle do tempo. O sucesso na AT identificar as atividades que geram desperdcio de tempo. De forma ideal, a administrao do tempo deve ser uma abordagem harmoniosa, abrangente e no uma mescla de idias estanques, tticas e truques. Jamais espere atingir a perfeio apesar de ser possvel alcanar qualidade superior ou, no mnimo, certas melhorias relevantes.

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2. COMO ANALISAR SUA CARGA DE TRABALHO

Conhea seus objetivos. Especficos, realistas, realizveis dentro de determinado tempo e mensurveis. Organizar um registro dirio. Estimar a durao do tempo de trabalho. Dividir o tempo. Registrar as atividades. Estimando o seu tempo. Durao do tempo de trabalho. Identificando tarefas de acordo com o tempo. Avaliando as atividades que desperdiam o tempo.

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3. COMO TORNAR-SE ORGANIZADO

Priorize as tarefas. Atividades urgentes. Atividades importantes. O equilbrio entre urgncia e importncia. Utilize um Plano Dirio.Cartazes na parede. Agendas. Etiquetas adesivas. Como elaborar listas. Na noite anterior. No prprio dia. Na manh seguinte.

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4. COMO DELEGAR COM SUCESSO

Entenda o que delegao. o processo de transmitir certas tarefas e obrigaes de uma pessoa para outra; em geral, de um superior a um subordinado. Aquele que recebe o poder delegado tem autoridade suficiente para concluir o trabalho de modo satisfatrio, mas aquele que delega fica com a total responsabilidade pelo seu xito e fracasso. Vantagens: aquele que delegou ficar com tempo livre para resoluo de outras atividades mais importantes

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4. COMO DELEGAR COM SUCESSO

Vantagens: aquele que delegou ficar com tempo livre para resoluo de outras atividades mais importantes e /ou urgentes; Faz tambm que seus subordinados desenvolvam suas capacidades, considerando-os dignos de confiana e profissionalmente maduros, criando tambm maior satisfao no trabalho; Devem ser encontradas novas idias. Isso aumenta o estmulo e traz motivao a equipe;

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4. COMO DELEGAR COM SUCESSO Desvantagens: Inconvenientes acontecem pelo simples fato das tarefas delegas NO serem desempenhadas com a suficiente dedicao e seriedade; O que se nota que quem delega transmite a tarefa mais no a autoridade, pois est com medo de confiar a tarefa a outro, pois tem medo de ser no mais necessrio, caso a outra pessoa faa melhor e mais rpido; Com freqncia so transmitidas as tarefas mais maantes; As vezes, aquele que transmite as tarefas escolhe os funcionrios errados para executar determinadas atividades entrega o trabalho a quem estiver disponvel, sem se preocupar com o fato de a pessoa estar apta ou no a fazer essas atividades.

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4. COMO DELEGAR COM SUCESSO

As atividades delegadas: Evite transferir novas tarefas em circunstncia de implementao de novos trabalhos; No delegue atividades pertencentes ao cerne de seu trabalho, como aquelas que envolvam o planejamento ou o desenvolvimento de idias confidenciais. Os assuntos delicados e /ou litigiosos devem ficar com voc. Jamais transferir TODAS as tarefas enfadonhas e banais que voc abomina de verdade quele subordinado que as detesta da mesma forma, e que ir detestar igualmente aquele que as passou para ele.

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4. COMO DELEGAR COM SUCESSO

O funcionrio que as assumiu:

Voc tem que estar absolutamente certo de que a pessoa qual as atividades foram transmitidas est preparada para a tarefa. Tal pessoa precisa apresentar diversos atributos e uma compreenso dos objetivos do departamento e da empresa. Deve demonstrar tambm habilidades e experincia para realizar o trabalho, bem como autoconfiana e o desejo de faz-lo. Com respeito a administrao do tempo certifique-se de que o funcionrio tem o tempo disponvel. Lembre-se: seu plano no pode funcionar sozinho. No se deve simplesmente descarregar o trabalho em cima de outros que estejam igualmente atarefados.

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4. COMO DELEGAR COM SUCESSO
Como superar problemas: Transmitir as instrues de modo claro. A pessoa est apta para realizao da tarefa. Diga exatamente que precisa ser feito. Pea que ele verbalize sua compreenso. Certifique-se de que os colegas desse funcionrio tambm saibam o que est ocorrendo, e que concordem com isso; Manter o controle. Delegar tarefas no apenas transmiti-las e esquec-las. Afinal voc ainda tem a responsabilidade geral. Evite essas atitudes: depois a gente v isso, no faa nada sem me consultar. Mas, algo como: mantenha me informado de tempos em tempos, para que eu saiba se preciso ou posso ajud-lo. Manter-se em contato. Apresente a equipe as recomendaes e acordo desde o incio. Recomendaes passadas para o funcionrio sem nenhum acordo anterior, causaro um clima de ressentimento e hostilidade, refletindo-se no trabalho, o qual no ser concludo de maneira satisfatria e muito menos dentro do prazo. Avaliar os resultados. indispensvel que voc e o funcionrio a quem foi transferida a tarefa revejam todo o processo em etapas definidas e por inteiro.

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5. Como lidar com impressos
O material impresso , hoje em dia, uma parte importante em muitos servios, e caso no seja controlada de maneira cuidadosa pode causar inegveis efeitos negativos na administrao do tempo. Para seu controle, voc deve organizar adequadamente sua rea de trabalho e saber como redigir e ler de modo eficiente. As vezes, at mais sensato utilizar o telefone em vez de escrever. Como organizar seu ambiente de trabalho. Layout. Ambiente de trabalho planejado. (Tcnicos e Engenheiros apliquem o 5 s no local de trabalho!) Organizao. Voc deve empenhar-se em manter sua mesa sempre limpa e arrumada, mantendo a seu lado somente aqueles papis relacionados s tarefas mais importantes. O restante deve ser posicionado em arquivos, lembretes de mesa, etc. Isso possibilita a concentrao exclusiva sobre o trabalho a ser executado. Uma mesa confusa e desorganizada torna mais difcil localizar itens que precisem ser encontrados rapidamente, podendo lev-lo a sentir-se em constante tenso e desgaste, como se estivesse perdendo o controle. Sade e segurana. Seu ambiente de trabalho deve ser seguro e higinico.

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5. Como lidar com impressos

Como ler de forma eficaz. importante que voc consiga lidar de forma eficiente com os inmeros memorandos, relatrios, carta e outros documentos que vm at sua mesa todos os dias. Sugere-se a seguinte classificao: ao, informaes e disposio. Como redigir com eficincia. Conhea suas metas. Demonstre fatos.Analise o destinatrio. Faa uma seleo. Complete o documento. Como utilizar o telefone. Agrupar as chamadas fazendo-as na mesma oportunidade. Ser rpido. Controle os tempos de espera.