LOS ARCHIVOS , LA GESTION DOCUMENTAL Y SU IMPLEMENTACIN

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GENERALIDADES
La archivstica La Archivstica o Gestin Archivstica se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son importantes para la Administracin y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

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FUNCIONES DEL ARCHIVO

Organizar y poner en servicio la documentacin administrativa durante el periodo de mxima utilidad para la gestin en las oficinas y para la toma de decisiones. la transferencia peridica al archivo de los documentos. una clasificacin de los fondos y mantener ordenada la documentacin, respetando el Principio de Procedencia en sus dos grados. la documentacin. los plazos de vigencia y periodos 4/22/12

Asegurar

Establecer

Describir

Determinar

QU ES ARCHIVAR?
Es el procedimiento de clasificar, organizar y guardar los registros de una empresa en forma sistemtica para que pueden ser ubicados fcilmente.

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ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
Es el proceso tcnico archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales.

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Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgnica y/o las funciones institucionales. Ordenar documentos: Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo mediante el sistema ms conveniente: ordenamiento alfabtico, numrico, alfanumrico, cronolgico, etc. Signar documentos: Es asignarles smbolos de codificacin para su rpida identificacin (por unidades orgnicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o nmeros o la combinacin de ambos.
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DESCRIPCIN DOCUMENTAL
Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guas, inventarios, catlogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitir brindar adems un eficiente y eficaz servicio de informacin.
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SELECCIN DOCUMENTAL
Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institucin. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cules otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, adems de la eliminacin peridica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:
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Transferencia de documentos: A travs de este proceso archivstico evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite adems disponer de un mayor espacio fsico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservacin del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados. Eliminacin de documentos: Este proceso archivstico consiste en la destruccin de los 4/22/12 documentos considerados innecesarios, previa

CONSERVACION DE DOCUMENTOS
La

conservacin de documentos es un proceso archivstico que consiste en mantener la integridad fsica del soporte y de la informacin contenida en los documentos, a travs de la implementacin de medidas de preservacin y restauracin. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axioma que dice: siempre ser mejor preservar que restaurar. un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad fsica de nuestros documentos. Estos son: el factor climatolgico, contaminacin ambiental, contaminacin 4/22/12 biolgica,

Existe

a) El local de archivos El local deber estar ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro y tambin lugares excesivamente hmedos. Preferentemente se debe decidir por locales construidos con material noble, evitndose el revestimiento de muros y paredes con materiales inflamables (tapizones, alfombras, etc.) El local de archivo debe tener bsicamente tres ambientes: rea de trabajo tcnico y administrativo, depsitos y rea de atencin al usuario (oficina). 4/22/12

b) El control de los Factores Externos

Se

debe tener especial cuidado en limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentacin, as como ventilar por medios naturales o mecnicos, sobre la base de la utilizacin racional de puertas y ventanas, con el empleo de mquinas (ventiladores, aire acondicionado, extractores de aire, etc.) debemos preocupar por prevenir la incidencia de la contaminacin ambiental. En este caso, se recomienda fumigar el local slo en casos de extrema infestacin biolgica. Asimismo, se debe evitar la incidencia directa 4/22/12

Nos

 c) Se

El manejo de los documentos

recomienda encarecidamente NO USAR cintas adhesivasy evitar el uso excesivo de elementos metlicos (grapas, clips, etc.). Los documentos deben ser protegidos en unidades de instalacin(cajas, folders o cualquier otro elemento similar). En cuanto sea posible, se debe evitar el empleo y uso y de productos qumicos (insecticidas, bactericidas, fungicidas, etc.) y menos rociar directamente sobre los documentos. documentos deteriorados por agentes 4/22/12

Los

 d) *

Medidas de Seguridad

Restringir el ingreso a los depsitos a personas no autorizadas. Se debern adoptar las medidas convenientes para evitar la sustraccin de documentos. No fumar, comer o beber en los depsitos, reas de trabajo o en cualquier otro lugar donde existan documentos. Desconectar los servicios elctricos y cerrar la llave general del agua al trmino de de la jornada laboral y revisarlos peridicamente. No mantener en el Archivo 4/22/12 materiales

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LA GESTION DOCUMENTAL
La adecuada Gestin Documental de una Empresa, es determinante para la conservacin de su memoria institucional; mxime cuando se trata de una Entidad del sector Pblico, ya que existe un marco jurdico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivstica desde la produccin del documento hasta su destinacin final.

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GESTION DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

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Es de advertir, que la carencia de una poltica archivstica en las entidades durante mucho tiempo, incidi en que los documentos producidos por las instituciones no tuvieran tratamiento archivstico alguno y por lo tanto, hoy se encuentran en la mayora de las entidades, fondos acumulados, que no se pueden desconocer por ser una realidad que se afronta en los archivos de las entidades del pas.

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PRODUCCIN DOCUMENTAL
La institucin debe normalizar la estructura o formato de los documentos de produccin ms frecuente como: memorando, nota interna, circulares, fax, actas, cartas; lo mismo que el procedimiento para el envo y recibo de documentaciones a travs de la oficina de correspondencia.

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Se define en tres etapas que a su vez han permitido diferenciar tres tipos de archivos segn la etapa donde se encuentren los archivos

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ARCHIVO DE GESTIN
Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el curso de alguna gestin y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que gener la documentacin. Su lugar de resguardo se encuentra en la propia rea generadora que es el archivo de trmite. Cuando cumple el tiempo de permanencia es trasladado al archivo central en donde su consulta es eventual o espordica.
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ARCHIVO CENTRAL
El periodo de conservacin en este archivo es denominado precaucional; el tiempo que permanecer resguardado depender de los valores primarios de los documentos que son: administrativo, legal y fiscal y del tiempo establecido en las Tablas de Retencin Documental, con forme a los requerimientos institucionales de la misma. En esta fase se realiza una valoracin secundaria para determinar su guarda permanente en el archivo histrico o su 4/22/12

ARCHIVO HISTRICO
Corresponde a la tercera etapa dentro del ciclo vital del documento, el Archivo Histrico recibe las transferencias del Archivo Central, cuando sus vigencias fueron cumplidas. Esta documentacin se conservar y preservar permanente si al menos tiene un valor secundario (evidencial, testimonial o informativo).

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FINALIDAD
Disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin y en el servicio al ciudadano y como fuente de historia.

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Para que el Programa de Gestin Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nacin as como las dems normas aplicables a la entidad.

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Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Norma ISO 15489-1: Gestin de Archivos

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=114

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcateg

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La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regul en su Ttulo V: Gestin de documentos; la obligacin que tienen las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, en elaborar programas de gestin de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la informacin para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

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En su regulacin la Ley 594 previ que el desarrollo tecnolgico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivsticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnologa y el soporte en que se produce la informacin. Con este instrumento el Archivo General de la Nacin pretende entonces orientar a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, para facilitarles la adopcin y adaptacin del programa. 4/22/12

En dicha norma, la gestin de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la produccin, recepcin, distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligacin de la elaboracin y adopcin de las Tablas de Retencin Documental, instrumento archivstico que identifica para cada entidad. 4/22/12

La Ley General de Archivos en el ttulo V, Gestin de Documentos, Artculo 21. Programas de Gestin Documental, establece que: Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos y en el Artculo 19 las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y 4/22/12

Empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a)Organizacin archivstica de los documentos. b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes 4/22/12

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retencin Documental (T.R.D) son un listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Los perodos de retencin y disposicin final de la documentacin son fijados en la Tabla de Retencin. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la 4/22/12

SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos emanados de un mismo rgano o sujeto productor como resultado del ejercicio de sus funciones y los soportes de informacin especficos, permanece en el tiempo y puede cambiar o perder su valor durante su ciclo vital. Puede estar constituida por el conjunto de documentos de una misma tipologa o varias.

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OBJETIVOS Y FINES DE LAS SERIES

Agrupar los documentos de una misma competencia y de las funciones reglamentarias. Permitir la investigacin y la consulta de una manera efectiva, eficiente y eficaz. Permitir la creacin de expedientes fsicos y expedientes virtuales perfectamente homologados a travs de la identificacin y 4/22/12 la codificacin.

CARACTERSTICAS DE LAS SERIES

Las series oficinas.

nacen

en

las

Se ordenan siguiendo trmite administrativo.

el

Las integran un solo tipo o varios tipos de documentos. 4/22/12

Pueden ser pequeas o de gran volumen de documentos. Representan continuidad en el tiempo. Son testimonio de la existencia y gestin de la institucin Puede dividirse en subseries.
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SUBSERIE documental
Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto.

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TRANSFERENCIAS
Remisin

de los documentos del archivo de gestin al central y de este al archivo histrico de conformidad con las Tablas de Retencin Documental (TRD) aprobadas. Archivo General de la Nacin en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las polticas de recuperacin, custodia, conservacin y difusin del patrimonio documental de la Nacin, lidera el Programa de Transferencias Documentales de los archivos pertenecientes a entidades pblicas del nivel central del orden nacional.
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El

 Las

transferencias documentales permiten:

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin. Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentacin. Solucionar, a nivel fsico y funcional, el problema de la acumulacin de dependencias
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documentos en las instituciones productoras.

PROCESOS TECNOLGICOS PARA CONSERVAR EL DOCUMENTO

Digitalizacin:
La

necesidad de procesar, almacenar, distribuir y consultar los documentos de una manera rpida y confiable con el fin de garantizar la calidad de los procesos dentro de las organizaciones, hace que la digitalizacin se vuelva cada vez ms importante. Algunos de los aspectos ms relevantes en cuanto a la digitalizacin lo constituyen el ahorro generado en: de Almacenaje.
4/22/12 copias y mltiples archivos.

Gastos

Mltiples

 La

bsqueda de documentos fsicos. en firmas y autorizaciones. de documentos. duplicados. polvo, degradacin, mal manejo. y prdida de documentos.
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Retraso Extravo Exceso

de fotocopias.

Archivos Falta

de seguridad y confiabilidad.

Humedad, Confusin

DESVENTAJAS DE LA DIGITALIZCIN
Aspectos tcnicos:
Conservacin:

los medios de almacenamiento digitales no han sido diseados con miras a una larga permanencia. personal altamente calificados para adelantar procesos de digitalizacin exitosos. obsolescencia tecnolgica. tecnolgica: los diseadores de programas no dan la posibilidad de cambiar elementos para mejorar el rendimiento.
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Requieren

Vertiginoso

Dependencia

GRACIAS
MARA CLEMENCIA RIVERA CRZ.

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