PROGRAMA

5S
Por: Alex Somoano.

El termino 5S se deriva de la primera letra de las 5 palabras japonesas que se usaron para describir el programa:

1- Seiri: Despejar. 2- Seiton: Organizar. 3- Seiso: Limpiar. 4- Seiketsu: Estandarizar. 5- Shitsuke: Disciplina.

La idea bsica es sencilla y bsica: Conservar las reas de trabajo limpias y en orden y esto a su vez aumentara la eficiencia as como la moral del empleado. Los detalles del programa son obvios una vez que se sealan, por que todos ellos son mucho a una cuestin de sentido comn.

Los principios bsicos generales se aplican a todas las actividades manufactureras, y con algunas modificaciones depende de cada empresa y el producto que se maneje.

Es imposible llevar a cabo el programa 5S sin el apoyo entusiasta de todos los trabajadores. La motivacin no puede surgir solo del deseo de la administracin de tener trabajadores mas eficientes sino del deseo de los trabajadores de tener un ambiente de trabajo mas agradable.

Dado que el programa 5S cubre un campo inmenso seria imposible dominarlo o llevarlo a la practica solo despus de unas cuantas sesiones. El 1er punto del programa es conseguir que la gente piense en los problemas que pueden resolverse con las 5S

Una vez que se haya hecho esto usted podr intentar llevar acabo la practica de mejoras limitadas a problemas especficos o mejoras relacionadas con la organizacin del rea de trabajo. Antes de darse cuenta todo el programa estar en su lugar y usted se sorprender al ver como pudo arreglrselas sin el programa.

Los elementos de este inapreciable programa de organizacin y administracin son muy sencillos y evidentes por si mismos. Pero su aplicacin regular y sistemtica puede mejorar mucho el ambiente de su entorno de trabajo y garantizar constantemente productos de Calidad.

Puntos que ayudan las 5S: Tienden a ocurrir menos accidentes (tanto al trabajador como al producto) cuando el lugar de trabajo esta bien organizado. Cuanto mas confortable y atenta e interesada esta la gente en su trabajo tanto mas eficientemente rendir.

4 puntos importantes a tener presentes acerca de las actividades 5S: 1: Fijar las normas o reglas y apegarse a ellas: Decidir por ejemplo que actividades de limpieza son necesarias, cuando deben de hacerse y por quien y cumplir con el programa.

2: Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio: Esto incluye sitios especiales de almacenamiento para las herramientas, contenedores etc., y el empleo de seales adecuadas.
3: Si no se hace nada, nada mejorara: Esto es poner una atencin constante al rea de trabajo e intentar encontrar

la forma de mejorar el problema aunque sea poco. 4: Si no puede hacerlo usted mismo, pida ayuda: Una vez encontrado un problema es bueno solucionarlo inmediatamente, pero no pierda el tiempo si no tiene la solucin, pregunte y platquelo.

De nuevo lo repetimos, estas normas parecen completamente de sentido comn, y ciertamente lo son. Precisamente esa es la razn por la cual son efectivas cuando se aplican constantemente y con rigurosidad en las actividades diarias.

Paso 1 Seiri: Despejar

El 1er paso y quizs el mas importante de las 5S es despejar. Esto fundamentalmente significa dividir lo que realmente es necesario de lo que NO lo es. Toda clase de cosas, desde herramientas, aparatos o cajas rotas o intiles hasta valiosos pero que se usan rara vez puede contribuir al desorden

Lo 1ro es decidir que ara usted con las cosas innecesarias. Probablemente usted querr hacer 1ro una limpieza general de modo que pueda decidir mas fcilmente la seleccin y querr tener un plan sobre que hacer por ejemplo con las cosas rotas (arreglarlas o cambiarlas), luego puede continuar eliminando lo que NO se ocupa.

Eliminacin de lo Innecesario 1: Esto simplemente significa dividir las herramientas, stock etc., segn la frecuencia con que se usan. Decida precisamente cuales de estos usa constantemente y cuales apenas necesita y luego bsqueles sitios apropiados de almacenamiento

EJEMPLO DE GRAFICO DE COSAS QUE SE USAN

Prioridad de Uso Frecuencia de Uso Menos de 2 veces al ao. Quizs una vez al ao. Promedio Regular Donde Colocarlas Tirarlas. Colocarlas en un lugar retirado. Colocarlas o guardarlas juntas en algn lugar retirado.

Baja

Una vez a la semana.

Una vez al mes.

Alto

Una vez cada hora. Una vez por turno.

Acomodarlas en un lugar concreto de trabajo

Los sitios donde tienden a acumularse cosas intiles o rotas y donde las herramientas, jigs, cajas etc., pueden extraviarse o simplemente no estar organizadas, pueden ser por ejemplo: Estantes, cajas, lackers, rincones, almacenes.

Eliminacin de lo innecesario 2: Cosas innecesarias no solo hacen menos agradable el ambiente de trabajo sino que tambin aumentan los gatos innecesarios. a) Identificar los sitios peores. Quizs se requiera hacer una simple lista de las razones.

b) Pensar un plan de accin de ser necesario segn de que problema se trate: c) Raz o causa: Donde sea posible tratar de llegar a la raz del problema y eliminarlo o por lo menos reducir al mximo sus efectos. Es decir los sitios donde es difcil limpiar.

Paso 2 Seiton: Organizar Lo importante de la organizacin del rea de trabajo es fijar la disposicin de las herramientas, cajas, materiales etc. de modo que todo este fcilmente disponible cuando se necesite.

Demasiado tiempo se pierde en la mayora de los lugares de trabajo buscando algo que se necesita en reas o cajas etc., mal organizados. Por lo tanto he aqu algunos pasos prcticos ha seguir:

a) Organizar el lugar de trabajo (Analizar la situacin actual): Tener que producir muchos productos de diferentes tamaos y parecidos puede crear tremendos problemas si su lugar de trabajo no esta bien organizado.

Haciendo un grafico para enumerar con detalle las actividades implicadas y los problemas que se han encontrado se puede llegar incluso a una gran mejora en la eficiencia y a una disminucin en la frustracin y perdida de tiempos, ejemplo del grafico:

Actividades
1- Asegurarse del nombre y evitar confusiones por mala comunicacin solo por el nombre

Problemas:
1- No esta claro el lugar o no esta identificado donde se coloco

2- Ir a buscarlo
3- Buscarlo 4-Traerlo 5- Devolverlo

2- Mucha distancia
3- Ir de un sitio a otro

4 y 5- Repeticin de trayectos innecesarios

A este problema no se ocupa un ingeniero para resolverlo. Con apuntar con cuidado lo que cada persona tiene que hacer para cumplir su responsabilidad, dndose el tiempo anotando los problemas y representndolos en el grafico el problema y su solucin se vern con toda claridad para poder atacarlos.

b) Organizar donde colocar las cosas (decidir):

Esto es decidir los sitios de almacenamiento mas eficaz para las cosas. Hay algunos puntos que deben tenerse presentes cuando se piensa en encontrar en lugar de almacenamiento, aqu estos 3 reglas para el espacio de almacenamiento:

1- Deshacerse de las cosas innecesarias.

2- Decidir el plan de colocacin adecuada/clasificacin.

3- Nombres uniformes/ estandarizados.

La idea es mantener las existencias en el menor numero posible sin causar paros ni demoras (tiempos perdidos). Si las cosas estn colocadas y clasificadas de forma que todos lo comprendan nadie perder el tiempo buscando una cosa. El nombre es mucho mas importante de lo que uno puede pensar si no esta estandarizado.

c) Organizar como colocar las cosas (decidir): Una vez que usted haya decidido donde colocarlas cosas tiene que fijar un plan de como se colocaran y se clasificarn/identificaran.

Aqu algunos puntos fundamentales que se deben tener presentes cuando se decide como colocar las cosas:

1- Eligir un mtodo apropiado de almacenamiento. 2- Indicar claramente los nombres de las cosas/lugares de colocacin. 3- Hacer mas fcil llevrselo/colocarlo.

El mtodo mas adecuado es el que reduce al mnimo la perdida de tiempo y esfuerzo, al mismo tiempo acrecienta al mximo la eficiencia, la Calidad y la seguridad. Cualquier mtodo que elija (segn la funcin o el uso de las cosas) necesita ser muy claro con respecto a los nombres y sitios de forma que todos sepan que hay en cada sitio.

d) Organizar atenindose a las normas y reglas: Los diferentes mtodos sencillos que hemos visto hasta este punto (puede a ver mas complicados) sern intiles si todos NO cumplen con las normas/reglas de almacenamiento que se han establecido

As pues se tiene que pensar en algn sistema de monitoreo de los mtodos de almacenamiento, clasificacin/identificacin etc y mejorarlos poco a poco mientras se implementan y se van viendo mejoras para aplicarlas. NOTA: Calidad puede agregar a sus actividades el monitorear estos puntos.

He aqu algunos de los puntos principales que se deben tener presentes para el sistema o monitoreo de inspeccin del almacenamiento clasificacin e identificacin:

1- Control diario de existencias/prevenir la falta de stock. 2- Constante mejoras de los mtodos de control. 3- Explicarle a todo el personal involucrado e involucrarlos.

Para evitar la faltas o excesos de stock lo mejor es decidir los niveles mnimos de stock y as a a su vez se cuida mas el material que teniendo en exceso acomunado. Si una cosa se esta usando debe haber una indicacin que se esta usando o simplemente tener el stock solo de lo que esta en uso.

Ejemplo si las cosas se colocan por la forma, por ejemplo: puede haber una identificacin, etiqueta etc que indique el numero que debe haber como mximo y mnimo, y as de un vistazo se vera claramente cuando se ha perdido una cosa o cuando ya se requiera pedir mas y evitar cortos.

Es importante entrenar al personal de modo que conozcan los controles y las reglas y que sean motivados a cumplirlas y a participar. Discuta con la gente y pdales ideas y sugerencias de como su sitio de trabajo puede estar mejor ordenado con la aplicacin de los principios mencionados.

No se sienta frustrado por la negatividad de algunas personas al cambio, al igual que si alguien presenta sugerencias tontas por que otros pueden sugerir alguna modificacin a esa idea tonta y se puede convertir en una idea buena donde una persona la origino y otra participo en mejorarla.

Paso 3 Seiso: Limpiar

Crear un lugar de trabajo limpio, este paso puede sonar bastante sencillo pero realmente supone un montn de actividades. Con la palabra limpiar queremos decir quitar del lugar de trabajo todo lo que no debe de estar all y conservar todo en la mejor condicin posible con un constante control y cuidado

Cualquier desperdicio, basura cosa no necesaria puede ser origen de ineficiencia, productos defectuosos y de mala calidad e incluso de accidentes. Una atencin cuidadosa, una limpieza regular y medidas preventivas bien pensadas y organizadas mantendrn limpia el rea en general.

NOTA IMPORTANTE: Al hacer una limpieza general se puede tomar datos para despus hacer un plan donde aplique eliminar el origen, en casos al momento de la limpieza se puede eliminar el problema por que surge la raz o causa del mismo. Puntos a considerar:

a) Limpiar el lugar de trabajo y las maquinas. b) Decidir quien va limpiar que y cuando. c) La limpieza cuidadosa y sistematiza de zonas concretas y maquinas puede ayudar a descubrir problemas. (potenciales) antes de que sean serios.

d) Aplicar mejoras a la limpieza para ser eficientes por ejemplo: Pensar en maneras de acelerar el proceso de la limpieza y de llegar a lugares o maquinas difciles de limpiar. e) Si se hace de una manera regular (preferentemente diario) a parte de la limpieza real que se consigue hacer a la gente poco a poco las hace pensar mas en mantener la limpieza y a su vez en la Calidad del producto.

Es bueno llevar una bitcora/grafico donde se indique punto de limpieza y posible problema as como accin a tomar (incluyendo fecha, rea, maquina etc). Tenga en cuenta que no solo se trata de limpiar el polvo, ya que volver acumularse, el punto consiste en eliminar o disminuir el acumulamiento del polvo.

Paso 4 Seiketsu: Estandarizar Conserva un ambiente estandarizado es decir: en todas las maquinas, en todas las reas, en todos los turnos etc., (NO debe de ser diferente por tratarse de otro turno por ejemplo). Esto bsicamente se logra cuando ya se tiene aplicado las 3 primeras S (paso 1 al 3).

La idea es que es importante que cualquiera en el rea (NO solo la trabajadora de su maquina) sea capaz de determinar cuando una maquina o rea esta sucia, no identificada o puede ocasionar un problema de Calidad, NO puede esperar a que cada persona que esta en su maquina sea la nica de detectar este punto, pero puede proporcionar:

a) Letreros. b) Etiquetas de identificacin. c) Recipientes (de preferencia NO cajas) por que se daan rpido, se tiende a identificarlas rayndolas con plumn y todo esto tiende a que se vea una mala imagen. Con estos puntos alguien que no es experto en la maquina puede ver la situacin de la misma.

Tenga en cuenta que muchas ideas no necesitan muchos cambios ni preparativos muy elaborados. Un poco de disponibilidad de tiempo, de reflexin y la colaboracin de todos los afectados directos puede hacer la diferencia, en ocasiones las mejoras solo se ven hasta que se aplican varias ideas que varios aportaron.

Paso 5 Shitsuke: Disciplina (seguir las reglas y normas establecidas)

Prcticamente se refiere a crear la costumbre en la gente en cuanto a la eficiencia de mantener la Limpieza. Usted puede pensar en todas las formas de proporcionar recordatorios visuales de las responsabilidades de Limpieza para poco a poco generar la costumbre en la gente.

Disciplina y algunos puntos de control para su lugar de trabajo.

a) Tiene usted la costumbre de monitoreo diario de la Limpieza ? b) Lleva record de ese monitoreo o control y toma acciones cuando se requiere ?. NOTA: Aqu se pueden documentar como acciones preventivas para nuestro sistema de ISO. c) Juntas son requeridas para platicar los avances y resultados.

Esta instruccin es solo una gua, segn las necesidades de su empresa el tiempo, dedicacin y seguimiento que le de ser el resultado que obtendr. Tiene que tener en cuenta que sino se programa dentro de sus actividades y nunca tiene el tiempo para las 5S no tendr resultados (no solo en este sistema sino en cualquier otro).

Tiene que considerar que se le va pedir a la gente que vea su lugar de trabajo de una manera diferente y nueva por lo tanto debe de ser paciente para ver los resultados y siempre ser positivo y creer en el proyecto. Igualmente como ya dijimos programarse para las actividades relacionadas con las 5S.

Si se aplica este sistema de control de Limpieza y se le da el debido tiempo, dedicacin y seguimiento no solo se disminuir la frustracin del trabajador o la Lder, sino que tambin es seguro que aumentara la eficiencia, productividad y la Calidad.

El xito de los resultados y de lo que te propongas en la vida, as como tus sueos y metas personales siempre dependern de ti que se logren.

FIN