LA ORGANIZACIÓN

ING. LORENA REYES TOMALÁ. Msc.

 OBJETIVO DE LA CLASE
Identificar las etapas del proceso administrativo tomando en cuenta el marco
teórico y su aplicación en las empresas.
 PROCESO ADMINISTRATIVO
Fines, objetivos,
estrategias, políticas,
Planificación
procedimientos,
reglas, presupuesto
Fase Mecánica División de trabajo,
jerarquización,
Organización departamentalizació
n, descripción de
PROCESO funciones
ADMINISTRATIVO
Toma de decisiones,
comunicación,
Dirección liderazgo, facilitación
del trabajo,
Fase Dinámica supervisión
Establecimiento de
Control estándares, medición
y corrección.
 ETIMOLÓGICA

La palabra organización tiene tres acepciones una

etimológica que proviene del griego organón que
significa Instrumento otra que se refiere a la
organización como una entidad o grupo social; y otra
más que se refiere a la organización como un proceso.

Si se analizan estos significados se puede concluir que,

en esencia, las tres involucran la idea de una
estructura aunque con diferentes implicaciones; en
esta unidad se estudiará a la organización como un
proceso o etapa de la administración
DEFINICIONES DE VARIOS AUTORES
Fayol organizar es: Constituir el doble organismo material y social
de la empresa.

Agustín Reyes Ponce. Organización es la estructura de las relaciones

que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, con el
"fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados.

Eugenio Sisto Velasco. Organizar es agrupar y ordenar las

actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando
unidades administrativas, asignando en su caso funciones,
autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las
relaciones que entre dichas entidades debe existir.

Roben Beckles, Róñala Carmichael y Bernard Sarchet, Estructura de

relaciones entre personas, trabajo y recursos.
 ELEMENTOS DE LOS CONCEPTOS

1. Estructura. La
organización implica 5. Simplificación de
3. Agrupación y
el establecimiento del funciones. Uno de los
2. Sistematización. asignación de 4. Jerarquía. La
marco fundamental objetivos básicos de la
Todas las actividades y Actividades y organización, como
en el que habrá de organización es
recursos de la responsabilidades. estructura, origina la
operar el grupo social, establecer los
empresa, deben de Organizar, implica la necesidad de
ya que establece la métodos más
coordinarse necesidad de agrupar, establecer niveles de
disposición y la sencillos para realizar
racionalmente a fin de dividir y asignar autoridad y
correlación de las el trabajo de la mejor
facilitar el trabajo y la funciones a fin de responsabilidad
funciones, jerarquías manera
eficiencia. promover la dentro de la empresa.
y actividades posible.Primera
especialización.
necesarias para lograr viñeta
los objetivos.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
1. Es de carácter
continuo; jamás se puede
decir que ha terminado,
dado que la empresa y
sus recursos están
sujetos a cambios
constantes expansión,
contracción, nuevos
productos, etc.), lo que
obviamente redunda en
la necesidad de efectuar
cambios en la
organización.

2. Es un medio a través
5. Reduce o elimina la
del cual se establece la
duplicidad de esfuerzos,
mejor manera de lograr
al delimitar funciones y
los objetivos del grupo
responsabilidades.
social.

4. Evita la lentitud e 3. Suministra los

ineficiencia en las métodos para que se
actividades, reduciendo puedan desempeñar las
los costos e actividades
incrementando la eficientemente, con un
productividad. mínimo de esfuerzos.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
 DIVISIÓN DE TRABAJO

Describir los procesos es el primer paso para

llevar a cabo la organización; es la descripción de
los procesos básicos, macroprocesos, o funciones
principales que se desempeñan en la organización.
Como ya se mencionó, un proceso es la secuencia
de etapas para realizar una actividad.

Definir las funciones más importantes.

La división del trabajo consiste en

la delimitación de las funciones con
Clasificar y agrupar funciones de acuerdo con
los macroprocesos. el fin de realizar las actividades con
mayor precisión, eficiencia y
especialización para simplificar los
procesos y el trabajo.
Establecer líneas de comunicación e
interrelación.

Definir los microprocesos; una vez que se han

definido los macroprocesos se procede a
organizar los procesos de los departamentos o
áreas de la empresa.
E
T JERARQUIZACIÓN
A
P Los niveles jerárquicos establecidos
Se debe definir claramente el tipo de
A Reglas.
dentro de cualquier grupo social
deben ser los mínimos e
autoridad (lineal, funcional y/o staff)
S indispensables.
de cada nivel.

D
E

L
A
Jerarquización
O es la disposición
R de las funciones
G
A de una
N organización
I por grado de
Z
A importancia y
C mando
I
Ó
N
E
T SECUENCIA DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN
A
P
A
S 1. Listar todas las funciones de
la empresa.

D 7. El tamaño, la existencia y el
E tipo de organización de un
departamento deberán
relacionarse con el tamaño y 2. Clasificarlas.
L las necesidades específicas de
la empresa, y de las funciones
A involucradas.

O
R 6. Establecer líneas de
3. Agruparlas según un orden
G comunicación e interrelación,
entre los departamentos.
jerárquico.
A
N
I
Z
A 5. Especificar las relaciones de
4. Asignar actividades a cada
C autoridad, responsabilidad y
obligación, entre las funciones y
una de las áreas agrupadas o
departamentos.
I los puestos.

Ó
N
E
T TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
A
P
A FUNCIONAL
S

D
E

L Es común en las empresas

A industriales; consiste en
agrupar las actividades
análogas según su función
O primordial para lograr la
R especialización y, con ello,
G una mayor eficiencia del
A personal.
N
I
Z
A
C
I
Ó
N
E
T TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
A
P
A
S POR PRODUCTOS

D
E
Es característica de las
L empresas que se dedican
A a la fabricación de
diversas líneas de
O productos. La
R departamentalización se
hace con base en un
G producto o grupo de
A productos relacionados
N entre sí.
I
Z
A
C
I
Ó
N
E
T TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
A
P
A
S GEOGRÁFICA O POR
TERRITORIOS
D
E Este tipo de
departamentalización
L proporciona un instrumento
A lógico y eficiente cuando las
unidades de la empresa realizan
O actividades en sectores alejados
R físicamente, y/o cuando el
G tramo de operaciones y de
A personal supervisado es muy
N extenso y está disperso en áreas
I muy grandes. Se utiliza
principalmente en el área de
Z ventas, ejemplo: dividir a una
A empresa en zonas regionales
C
I
Ó
N
E
T TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
A
P
A
S CLIENTES

D
E

L Consiste en crear unidades

A cuyo interés primordial es
servir a los distintos
O compradores o clientes.
R Por lo general se aplica en
G empresas comerciales,
principalmente en los
A almacenes.
N
I
Z
A
C
I
Ó
N
E
T TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
A
P PROCESOS O EQUIPOS
A
S

D
E

L
A
Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya
O empleado puede servir de base para crear unidades
departamentales, sobre todo si reporta ventajas, económicas, de
R eficiencia, ahorro de tiempo, etc ya sea por la capacidad del equipo,
manejo especial del mismo o porque el
G proceso lo requiera.
A
N
I
Z
A
C
I
Ó
N
E
T TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
A
P SECUENCIA
A
S

D
E

L
A
Este tipo de departamentalización se utiliza por lo general en niveles
intermedios o inferiores. En muchas empresas, por razones técnicas o
O económicas, es necesario departamentalizar por secuencias
alfabéticas, numéricas o de tiempo; así, una empresa productiva que
R trabaja por turnos sin interrupción, puede establecer secciones que
controlen cada uno de los turnos; o, cuando se trata de labores que
G manejan una gran cantidad de números y/o letras, por ejemplo un
A departamento de cobranzas que maneja infinidad de tarjetas de
crédito, establece diversas secciones de acuerdo con la numeración
N de las tarjetas, o bien, con los apellidos de los cuentahabientes.

I
Z
A
C
I
Ó
N
D
E
FUNCIONES, ACTIVIDADES, OBLIGACIONES
S
C
R
I Después de haber establecido los niveles jerárquicos
P
C y departamentos de la empresa, es necesario definir
I con toda claridad las labores y actividades que
Ó habrán de desarrollarse en cada una de las unidades
N concretas de trabajo o puestos de los distintos
departamentos de la organización.
D
E ANÁLISIS DE PUESTO
F Y
U DISTRIBUCIÓN DE ACTIVIDADES
N
C
I
O
N
E
S
COORDINACIÓN

La eficacia de cualquier sistema organizacional

estará en relación directa con la coordinación,
misma que se obtiene a través del establecimiento
de líneas de comunicación y autoridad fluidas.
La coordinación nace de
la necesidad de La función básica de la coordinación es lograr la
sincronizar y armonizar combinación y la unidad de esfuerzos, bien
los esfuerzos para integrados y balanceados en el grupo social.
realizar eficientemente
una tarea. La coordinación es la sincronización de los recursos
y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de
lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el
desarrollo y la consecución de los objetivos.
 Comunicación vertical
La comunicación vertical ocurre siguiendo los varios niveles jerárquicos de la empresa. Tenemos, por
ejemplo, un gestor y sus líderes. La comunicación entre ellos es vertical, pues diferentes niveles se están
comunicando. Una vez que la comunicación vertical se refiere a niveles diferentes, hay dos flujos dentro
de esa comunicación:

Vertical Descendente:

La comunicación parte de los niveles

superiores a los inferiores, y puede
darse a través de instrucciones, reglas
de la empresa, comunicados, entre
En algunas otros.
empresas, este flujo
puede tener menos
En este tipo de apertura por no dar
voz a los
flujo, los colaboradores de
colaboradores niveles jerárquicos
Sucede de abajo hacia también pueden
inferiores,
arriba, cuando un ofrecer dificultando la
participación de
colaborador se feedbacks a sus todos en parte de
comunica con su
gestor / líder. Se gestores, los procesos de la
adjuntan aquí además de empresa.
sugerencias de contar con la
liderados, opiniones,
quejas, envío / participación de
presentación de todos en el día a
informes, entre otros. día de la
En ese flujo, los colaboradores reciben
empresa. mayor orientación en relación a sus
atribuciones de cargo, directrices y
objetivos de la empresa. Aquí los líderes y
gestores pueden alinear a cada equipo
Vertical Ascendente: con la cultura y las estrategias de la
empresa.
Comunicación Horizontal

La comunicación horizontal
ocurre entre colaboradores
de un mismo nivel
jerárquico, sean ellos del Genera mayor
mismo departamento o no. comunicación e integración,
También puede ser llamada posibilita la participación
de comunicación lateral, lo entre los departamentos
que nos remite a un
escenario de colaboradores
lado a lado, al mismo nivel.

Este tipo de comunicación

permite una coordinación
de tareas más fácil,
permitiendo la integración Mejora el ambiente
y el intercambio de organizacional
información importante
entre los miembros del
mismo nivel.