Nombre del

Proyecto
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MEJORAS A LOS PROCESOS
DEL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
METODOLOGÍA DESARROLLO DE PROYECTO

INVERSIONES LA PAZ
Versión 2016.0.0.4
 METODOLOGÍA DE TRABAJO
• Participación en las soluciones.
• Involucramiento en el proyecto.
• Entrenamientos.
• Seguimientos y retroalimentación.

• Realizar y documentar mejoras.

PERSONAS • Implementar indicadores.
• Empoderar al líder del proceso.
• Definir acuerdos de servicio.
PROCESOS
MEJORA • Automatización del trabajo
manual.
CONTINUA • Modificaciones a software
PLATAFORMA actual.

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 MEJORA
CONTÍNUA
DOCUMENTACIÓN
METODOLOGÍA DE

- ESTANDARIZACIÓN -

¿QUIÉN?

SEGUIMIENTO ACTUALIZACIÓN
ROLES Y
RESPONSABILIDADES

¿CÓMO?

PERSONAL ENTRENADO

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y ACTUALIZADOS

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 CONTEXTO

PREGUNTAS ALCANCE

CONTENIDO
SUPUESTOS OBJETIVOS

ROLES Y
RESPONSABILIDADES METODOLOGÍA
 Definición del campo donde vamos a

CONTEXTO
trabajar:
“COMPRENDER LA SITUACIÓN Y
TRABAJO DEL PROYECTO”

Estabilizar y mejorar el Documentar los procesos

proceso de “Ingresos del departamento de
Diarios de Caja”. Contabilidad.
CREACIÓN Y
PRIORIZACIÓN
DEL PORTAFOLIO
DE PROYECTOS

INICIATIVA 1 INICIATIVA 2

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 ALCANCE DEL PROYECTO Especificación de entregables:
1. “Que aplica”
2. “Que no aplica”
- Este proyecto contempla las siguientes iniciativas: 3. “Al final que se entregara”

Estabilizar el proceso de “Ingresos Diarios de Caja”, buscando realizar el

1
diagnóstico de la situación actual, documentación e implementación de
las mejoras, la definición de los indicadores y el establecimiento de los
INICIATIVA mecanismos de sostenibilidad del proceso.

Esta primera fase incluye el proceso para Jetstereo, Ultramotor,

Motomundo, Multicréditos y CosmoModa Honduras.

Elaborar un mapa de todos los procesos realizados en Contabilidad,

2
buscando obtener un panorama completo de la operación con el fin
de que este trabajo permita la priorización de los siguientes proyectos
a implementar en el departamento.
INICIATIVA
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 OBJETIVOS DEL PROYECTO 1. “REALISTAS”
2. “MEDIBLES”

- Lograr un cumplimiento del 100% de los aspectos a continuación descritos:

1. Mejorar y estandarizar el proceso de “Ingresos Diarios de

Caja” en las empresas del grupo.
INICIATIVA 1 2. Establecer un sistema de indicadores de medición y
seguimiento a los procesos mejorados.

1. Elaborar un mapeo de todos los procesos generados

por el departamento de Contabilidad del grupo. INICIATIVA 2
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 Lanzamiento del proyecto
1
Diagnóstico de situación actual
2
Definición y creación de las propuestas de mejoras
3
4
METODOLOGÍA

Revisión y ajuste a las propuestas de mejoras

INICIATIVA 1

Aprobación
5
Implementación
6
Seguimiento y Control
7
“EL COMO” Presentación de Resultados
8
Entrega y cierre de proyecto
9
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS | INVERSIONES LA PAZ 8
METODOLOGÍA INICIATIVA 2

Lanzamiento del proyecto

1
Diagnóstico de situación actual
2
Presentación de Resultados
3
Entrega y cierre de proyecto
4
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LANZAMIENTO DEL PROYECTO
Objetivo de fase: Definir los aspectos generales del proyecto y formalizarlos entre los interesados.
Entregables: Alcance del proyecto, Roles y Responsabilidades del equipo de proyecto.

RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Nombrar y formalizar el equipo de trabajo.

1. Documentar y aclarar el
alcance del proyecto.
2. Definir el equipo de trabajo
que apoyará el proyecto.
2. Establecer la prioridad del proyecto y el porcentaje de
tiempo a dedicar por parte del equipo de trabajo.
3. Definir y llegar a un acuerdo sobre el alcance del proyecto.
4. Definir el plan de comunicación a los interesados del
proyecto.
5. Dar un nombre al proyecto.

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DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN ACTUAL
Objetivo de fase: Comprender el funcionamiento de los procesos, indicadores actuales y realizar el
plan de trabajo detallado.
Entregables: Presentación de resumen de los datos obtenidos, Plan de trabajo

RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Standing in the circle. 1. Transferir conocimientos del proceso a OyM.

2. Realizar entrevistas.
3. Tomar tiempos.
4. Documentar procesos actuales.
5. Levantar estadísticas para medir
mejora después de los cambios.
6. Elaborar el plan de trabajo.
2. Apoyar con la documentación de estadísticas y facilitar los datos.
3. Documentar todos los puntos que requieren aclaración o
documentación.
4. Participar activamente en todo el proceso.
5. Ceder tiempo para:
a) Levantamientos c) Reuniones de trabajo
b) Entrevistas d) Resolver dudas

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DEFINICIÓN Y CREACIÓN DE LAS PROPUESTAS DE MEJORAS
Objetivo de fase: Investigar, evaluar y proponer una serie de mejoras que permitan alcanzar los
objetivos del proyecto.
Entregables: Documentos formales con las propuestas de mejora.

RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Investigar sobre mejores prácticas. 1. Participar en talleres de calidad para proponer mejoras.
2. Proponer cambios y mejoras. 2. Validar que la documentación cumpla con los lineamientos
requeridos.
3. Evaluar viabilidad de propuestas.
3. Identificar/definir/proponer oportunidades de mejora a los
4. Presentar avances a los procesos.
interesados.
4. Validar que se esté cumpliendo con el alcance esperado.
5. Presentar documentación que 5. Retroalimentar a OyM acerca de los documentos y/o
aplique a Auditoría. información presentada.

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REVISIÓN Y AJUSTE A LAS PROPUESTAS DE MEJORAS
Objetivo de fase: Corroborar la calidad y conformidad de cada uno de los productos esperados.
Entregables: Visto bueno por parte de la Gerencia que especifica la conformidad de cada producto
entregado.
RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Presentar los resultados. 1. Entender los resultados obtenidos.

2. Llegar a acuerdos sobre el impacto final esperado.
2. Aclarar dudas previo a 3. Aclarar a OyM cualquier aspecto que no se muestre claro según
la implementación. los datos presentados.
3. Realizar ajustes a las 4. Proponer mejoras/ ajustes a la documentación/ metodología de
propuestas según entrenamientos/ fechas.
retroalimentación del 5. Comunicar a los interesados del proyecto los avances y hallazgos.
área de negocios. 6. Definir el calendario detallado de entrenamientos y prioridades.

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 APROBACIÓN
Objetivo de fase: Formalizar la aceptación de cada uno de los productos recibidos.

Entregables: Documentos del nuevo proceso firmados por la Gerencia.

RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Firmar en señal de aprobación cada uno de los

1. Presentar los documentos documentos recibidos.
requeridos. 2. Obtener visto bueno por parte de Auditoría.
3. Visto bueno para la implementación.

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 IMPLEMENTACIÓN
Objetivo de fase: Realizar mejoras, entrenar al personal correspondiente y socializar con cada una de
las áreas que se verán directamente relacionadas con los cambios aprobados.
Entregables: Mejoras implementadas, documentos de entrenamiento, personal entrenado y evaluado.

RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Preparar entrenamientos y a 1. Participar en todo el proceso de entrenamientos.

entrenadores.
2. Identificar puntos que requieren
ajustes en el entrenamiento.
3. Tomar tiempos.
4. Obtener estadísticas de la nueva
implementación.
5. Apoyar al área de negocios en la
evaluación.
2. Dedicar el tiempo justo para ser entrenados en el proceso y
en cómo entrenar (en el caso de los encargados de
entrenamientos).
3. Retroalimentar a OyM sobre la metodología definida para
entrenar.
4. Identificar puntos que requieren ajustes y comunicar a OyM.
5. Apoyar con documentación de las estadísticas del proceso.

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SEGUIMIENTO Y CONTROL
Objetivo de fase: Definir la metodología de auditorías y seguimiento que soporte y sostenga el
cumplimiento y actualización del proceso.
Entregables: Documentación formal de la metodología definida para seguimiento y auditoría del proceso.

RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Proponer al área de negocios 1. Revisar y analizar la metodología propuesta por OyM.

la metodología adecuada
según sus necesidades. 2. Sugerir cualquier cambio o modificación a la metodología
2. Entrenar al personal en la propuesta.
metodología de seguimiento.
3. Confirmar la aceptación y aprobación de la metodología
3. Aclarar dudas.
propuesta.

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PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
Objetivo de fase: Comunicar los resultados obtenidos una vez se haya realizado la implementación.
Entregables: Presentación con resumen comparativo de los datos del antes y el después de la
implementación.

RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Entender los resultados obtenidos.

1. Consolidar toda la información
requerida y elaborar presentación.
2. Presentar los resultados.
3. Aclarar dudas.
2. Aclarar a OyM cualquier aspecto que no se muestre claro
según los datos presentados.
3. Ajustar alcance del proyecto debido a cualquier hallazgo
o estadística que amerita una prioridad.
4. Comunicar a los interesados del proyecto los resultados
obtenidos.

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ENTREGA Y CIERRE DE PROYECTO
Objetivo de fase: Realizar formal entrega de la documentación esperada y determinar pasos futuros
para la mejora continua del proceso. ¡Celebrar!
Entregables: - Mapa de Procesos Global Contabilidad
- Proceso mejorado de “Ingresos Diarios de Caja”
- Metodología de seguimiento y control de mejoras

RESPONSABILIDADES

OyM ÁREA DE NEGOCIOS

1. Entregar última versión de los documentos en 1. Llenar y firmar hoja cierre de proyecto
formato PDF y una versión impresa, como especificando aceptación y la revisión de
formalidad. cumplimiento del alcance y objetivos
2. Realizar recomendaciones sobre los planificados.
siguientes pasos para la mejora continua del
2. Definir y llevar a cabo la celebración.
proceso.

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ROLES Y RESPONSABILIDADES POR ÁREA
1. Generar visualización del estado del proyecto completo a los
interesados.
2. Comunicar el proyecto a sus asociados además de cuáles son los
CONTABILIDAD
objetivos y aclarar el papel de OyM durante el proceso.
3. Evaluar la calidad de los productos a recibir.
4. Revisar documentación necesaria con el departamento de Auditoría.
5. Definir los recursos que apoyarán en el desarrollo del proyecto.
6. Apoyar a OyM en los casos que se requiera ejercer autoridad sobre
algún aspecto que esté afectando el correcto desarrollo del plan.

1. Generar la visualización del estado del proyecto completo al cliente y/o patrocinador.

OyM 2. Ser facilitador durante todo el proceso de ejecución del proyecto.

3. Cumplir y velar por el adecuado desarrollo de cada una de las fechas y compromisos
acordados con el objetivo de no retrasar las fechas de entrega del proyecto.

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 ROLES Y RESPONSABILIDADES POR CARGO
1. Planificación e integración de todos los recursos requeridos para la ejecución total del proyecto.
LÍDER DEL
PROYECTO 2. Coordinar con todos los líderes de los subproyectos sobre la ejecución de las actividades.
3. Elaborar reportes semanales de los avances del proyecto al cliente.
4. Convocar reuniones con cliente, patrocinador del proyecto y/o cualquier otro miembro del equipo.
5. Validar la ejecución de las implementaciones en cada fase del proyecto.
6. Dirigir y coordinar a todos los miembros participantes en la ejecución de las actividades.
7. Convocar a reuniones para seguimiento u otros aspectos relevantes del proyecto.
8. Comunicar sobre asuntos relevantes y/o cruciales del proyecto al cliente.
9. Velar por el cumplimiento de las actividades.
10. Validar que todas las áreas involucradas en el proyecto estén informadas del desarrollo de las
actividades.
11. Proponer nuevos cambios o estrategias para la buena ejecución del proyecto.
12. Nombrar a un segundo para seguimientos del proyecto por incapacidades o situaciones de fuerza
mayor.
13. Ejecutar el cierre del proyecto (cuadro de lecciones aprendidas, validaciones y criterios de
aceptación).

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ROLES Y RESPONSABILIDADES POR CARGO

1. Proveer todos los recursos y apoyo al proyecto.

2. Informar ante los directivos el desarrollo del proyecto.
PATROCINADOR 3. Toma de decisiones relevantes sobre el proyecto.
4. Autorización de cambios del proyecto.
5. Validar el producto final.

1. Revisión final de cada entregable del proyecto.

2. Toma de decisiones relevantes al proyecto.

CLIENTE 3. Proveer los recursos de apoyo para la ejecución de actividades.

4. Realiza observaciones inherentes al desarrollo del producto esperado.
5. Informar al patrocinador sobre avances del proyecto.
6. Apoyar en ciertas actividades asignadas.

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ROLES Y RESPONSABILIDADES POR CARGO

1. Recibir instrucciones del líder del proyecto.

Responsable 2. Ejecutar de manera eficiente el cronograma y las actividades.

DE ACTIVIDADES 3. Comunicar a tiempo al líder del proyecto cualquier dificultad en el

desarrollo de las actividades.

1. Elaborar calendarios de entrenamientos.

ENCARGADO DE 2. Elaborar exámenes y presentación para entrenamientos.
IMPLEMENTACIÓN 3. Realizar los entrenamientos asignados y dar el seguimiento debido.

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 Aspectos que damos por Hecho y

Supuestos
que son necesarios para cumplir en
tiempo y alcance
“DEBE SER CIERTO”

El personal involucrado por parte de CONTABILIDAD tiene la disponibilidad

total para las actividades asignadas en el proyecto.

El personal involucrado sabe y conoce los procesos desarrollados en el

departamento de CONTABILIDAD.

Brindarán el tiempo necesario y las actividades asignadas serán entregadas en las fechas
previstas según el plan de acción.

La Gerencia brindará apoyo a OyM para facilitar el cumplimiento del proyecto.

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PREGUNTAS

¿Parte del alcance sería documentar y estandarizar el proceso en Caja en

1 tienda?

2 ¿Priorización de iniciativas?

3 ¿Qué recursos estarán involucrados en el proyecto?

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