GESTIÓN DE LAS

COMUNICACIONES DEL
PROYECTO
PMBOK QUINTA EDICIÓN

Expositores:
Jorge ….
Ronald …
 Planificación

Disposición Final Recopilación

Control y Distribución
Monitoreo

Gestión Almacenamiento

Recuperación

La información del proyecto sean comunicados en los momentos oportunos y adecuados

GRUPO DE PROCESOS GRUPO DE PROCESOS GRUPO DE PROCESOS GRUPO DE PROCESOS
DE INICIACIÓN DE PLANIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE SEGUIMIENTO Y
CONTROL
IDENTIFICAR A LOS PLANIFICAR LAS DISTRIBUIR LA INFORMAR EL
INTERESADOS COMUNICACIONES INFORMACIÓN DESEMPEÑO

GESTIONAR LAS
EXPECTATIVAS DE LOS
INTERESADOS

GRUPO DE PROCESOS DE GRUPO DE PROCESOS DE GRUPO DE PROCESOS DE

PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO y CONTROL

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS GESTIONAR LAS CONTROLAR LAS

COMUNICACIONES COMUNICACIONES COMUNICACIONES
 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE GESTIONAR LAS CONTROLAR LAS
LAS COMUNICACIONES COMUNICACIONES COMUNICACIONES
1. ENTRADAS 1. ENTRADAS 1. ENTRADAS
1.1 PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL 1.1 PLAN DE GESTIÓN DE LAS 1.1 PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO COMUNICACIONES PROYECTO
1.2 REGISTRO DE INTERESADOS 1.2 INFORMES DE DESEMPEÑO DEL 1.2 COMUNICACIONES DEL
1.3 FACTORES AMBIENTALES DE LA TRABAJO PROYECTO
EMPRESA 1.3 FACTORES AMBIENTALES DE LA 1.3 REGISTRO DE INCIDENTES
EMPRESA 1.4 DATOS DE DESEMPEÑO DEL
2. HERRAMIENTAS y TÉCNICAS 1.4 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE TRABAJO
2.1 ANÁLISIS DE REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN 1.5 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE
COMUNICACIÓN LA ORGANIZACIÓN
2.2 TECNOLOGÍAS DE LA 2. HERRAMIENTAS y TÉCNICAS
COMUNICACIÓN 2.1 TECNOLOGIA DE LA 2. HERRAMIENTASY TÉCNICAS
2.3 MODELOS DE COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN 2.1 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA
2.4 MÉTODOS DE COMUNICACIÓN 2.2 MODELOS DE COMUNICACIÓN INFORMACIÓN
2.5 REUNIONES 2.3 MÉTODOS DE COMUNICACIÓN 2.2 JUICIO DE EXPERTOS
2.4 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA 2.3 REUNIONES
3. SALIDAS INFORMACIÓN
3.1 PLAN DE GESTIÓN DE LAS 2.5 INFORMES DE DESEMPEÑO 3. SALIDAS
COMUNICACIONES 3.1 INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO
3.2 ACTUALIZACIONES A LOS 3. SALIDAS DEL TRABAJO
DOCUMENTOS DEL PROYECTO 3.1 COMUNICACIONES DEL 3.2 SOLICITUDES DE CAMBIO
PROYECTO 3.3 ACTUALIZACIONES AL PLAN
3.2 ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO
PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO 3.4 ACTUALIZACIONES A LOS
3.3 ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO
DOCUMENTOS DEL PROYECTO 3.5 ACTUALIZACIONES A LOS
3.4 ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN.
ORGANIZACIÓN

DESCRIPCION GENERAL DE LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

LA SIGUIENTE ES UNA LISTA DE LOS ERRORES MÁS COMUNES DENTRO DE
LAS COMUNICACIONES:

 NO PREGUNTAR A LAS PERSONAS QUÉ INFORMACIÓN NECESITAN Y

CUÁNDO.
 NO PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES PARA TODOS LOS INTERESADOS.
 NO PERSONALIZAR LOS ESTÁNDARES DE COMUNICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN A LAS NECESIDADES DEL PROYECTO.
 NO UTILIZAR MÚLTIPLES MÉTODOS DE COMUNICACIÓN.
 NO CONFIRMAR QUE LA COMUNICACIÓN ES REALMENTE RECIBIDA Y
ENTENDIDA.
 NO PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES CON CADA INTERESADO EN BASE A
SUS
 NECESIDADES E INTERESES INDIVIDUALES.
 OLVIDAR INCLUIR PERSONAS TALES COMO LOS JEFES DE LOS MIEMBROS
DEL EQUIPO EN LA LISTA DE INTERESADOS.
ES EL PROCESO QUE IDENTIFICA Y DOCUMENTA EL ENFOQUE A UTILIZAR PARA
COMUNICARSE CON LOS INTERESADOS DE LA MANERA MAS EFICAZ Y
EFICIENTE.

LOS RESULTADOS DEL PROCESO PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS

COMUNICACIONES DEBEN REVISARSE CON REGULARIDAD A LO LARGO DEL
PROYECTO Y MODIFICARSE DE SER NECESARIO PARA ASEGURAR UNA
CORRECTA APLICABILIDAD.
 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL
PROYECTO
ACTIVOS DE LOS
PROCESOS DE LA
ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN FACTORES
AMBIENTALES DE ACTUALIZACIÓN DOCUMENTOS DEL
LA EMPRESA DE LOS PROYECTO
DOCUMENTOS
DEL PROYECTO
10.1 PLANIFICAR LA
GESTIÓN DE LAS
4.2 DESARROLLAR COMUNICACIONES
EL PLAN PARA LA
DIRECCIÓN DEL PLAN PARA LA PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES
PROYECTO DIRECCIÓN DEL
PROYECTO

13.3 GESTIONAR LA
13.1 IDENTIFICAR A 10.2 GESTIONAR PARTICIPACIÓN DE
LOS INTERESADOS LAS LOS INTERESADOS
(REGISTRO) COMUNICACIONES
REGISTRO DE
INTERESADOS
1. ANALISIS DE REQUISITOS DE COMUNICACIÓN
Determina las necesidades de información de los interesados del proyecto. Los recursos
del proyecto deben usarse únicamente para comunicar información que contribuya al
éxito de proyecto.

Cantidad de Canales = n (n-1) /2 Ejem: 10 (10-1)/2= 45 canales potenciales

“Por lo tanto es clave para las comunicaciones determinar y delimitar quien se

comunicará con quién y de quién se recibirá que información”.

2. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
Los métodos para transferir información entre los interesados del proyecto pueden variar
considerablemente, desde conversaciones breves, simple o complejas reuniones hasta
materiales extensos que se puedan acceder en línea (sitios web). Entre los factores que
influyen para la selección podemos mencionar:
 La urgencia de la necesidad de la información
 La disponibilidad de la tecnología
 Facilidad de uso
 Entorno del proyecto
 Sensibilidad y confidencialidad de la información
3. MODELOS DE COMUNICACIÓN

La secuencia básica de pasos de un modelo básico de comunicación es la

siguiente:
4. METODOS DE COMUNICACIÓN

 Comunicación interactiva: dos o mas partes realizan intercambio de

información de tipo multidireccional (reuniones, llamadas telefónicas,
videoconferencias, etc.)
 Comunicación de tipo push (empujar): Este método implica un flujo de
información unilateral. El emisor proporciona la información a las personas
que la necesitan pero no espera retroalimentación a cambio. (actualizaciones
enviadas por email, memorandos, correos de voz, etc.)
 Comunicación de tipo pull (tirar): En este método, se ubica la información en
un lugar central. Los receptores son luego responsables de recuperar, o
“pulling”, la información de ese lugar. Este método es utilizado para
distribuir grandes documentos o enviar información a muchas personas.

5. REUNIONES

La necesidad de debates y dialogo entre los miembros del equipo del proyecto es
importante a fin de determinar la manera mas adecuada de actualizar y comunicar la
información del proyecto.
 Información Almacenamiento
Generar

Recopilar Recuperar

Distribuir Disposición

El beneficio principal de este proceso, es permitir un flujo de

comunicación eficaz y eficiente a los interesados del proyecto
1. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Describe la forma en que se planificarán ,estructuraran ,monitorearan y
controlaran las comunicaciones del proyecto.

2. INFORMES DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

Son una recopilación de información sobre el desempeño y el estado del
proyecto que puede utilizarse para facilitar la discusión y crear
comunicaciones

3. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

 La cultura y la estructura de la Organización
 Los estándares y las normativas gubernamentales
 El sistema de información para la dirección de proyectos.

4. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

 Las políticas ,procedimientos ,procesos y guías relativos a la gestión de
las comunicaciones.
 Las plantillas
 Información histórica y lecciones aprendidas.
1. TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN

La selección de la tecnología de la comunicación es una consideración importante

del proceso Gestionar las Comunicaciones, el fin principal es asegurar que la
elección sea adecuada para la información que esta siendo comunicada

Transferir
información
2. MODELOS DE COMUNICACIÓN

La elección de los modelos de comunicación es una consideración importante de

este proceso, el fin principal es asegurar que el modelo de comunicación elegido
sea el adecuado para el proyecto que se esta ejecutando y que se identifiquen y
gestionen todas las barreras(ruido).
3. MÉTODOS DE COMUNICACIÓN
La elección de los métodos de comunicación es una consideración importante de este
proceso, el fin principal es asegurar que la información que ha sido generada y
distribuida haya sido recibida y comprendida para permitir la respuesta y la
retroalimentación.

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

La información del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilización de
diferentes herramientas:
 Gestión de documentos impresos: cartas, memorandos.
 Gestión de comunicaciones electrónicas: correo electrónico ,fax ,correo de voz
teléfono ,videoconferencias
 Herramientas electrónicas para dirección de proyectos :software de soporte para
reuniones y oficinas virtuales, portales .

5. INFORMES DE DESEMPEÑO
Informar el desempeño es el acto de recopilar y distribuir información de desempeño
incluidos informes de estado, mediciones del avance y pronósticos. Pueden incluir:
 El análisis del desempeño pasado
 El análisis de proyecciones del proyecto (tiempos y costos)
 El estado actual de los riesgos e incidentes
 El trabajo completado durante el periodo
 El trabajo a completar en el siguiente periodo
.
1. COMUNICACIONES DEL PROYECTO
El proceso Gestionar las comunicaciones incluye las actividades requeridas para
crear , distribuir ,recibir ,confirmar y comprender la información.
 Informes de desempeño, estado de los entregables ,el avance del cronograma
y los costos incurridos.
 Influenciadas por factores como la urgencia y el impacto del mensaje

2. ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTO

El plan para la dirección del proyecto proporciona información sobre las líneas base
del proyecto, la gestión de las comunicaciones y la gestión de los interesados.

3. ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

 Registro de incidentes
 Cronograma del proyecto
 Requisitos de financiamiento del proyecto
4. ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

 Notificaciones a los interesados

Información que puede suministrarse a los interesados sobre incidentes
resueltos
estado general del proyecto.
 Informes del proyecto
Formales e informales describen el estado del proyecto incluyen lecciones
aprendidas ,los registros de incidentes.
 Presentaciones del proyecto
La información y el método de presentación deben ser relevantes
respecto a las necesidades de la audiencia.
 Retroalimentación de los interesados
La información relativa a las operaciones del proyecto que se recibe de los
interesados se distribuye y utiliza para modificar el desempeño futuro del
proyecto.
 Documentación de lecciones aprendidas
Esta documentación incluye las causas de los incidentes ,y otros tipos de
lecciones aprendidas sobre gestión de las comunicaciones.
EL PROCESO DE MONITOREAR Y CONTROLAR LAS COMUNICACIONES A LO
LARGO DE TODO EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO PARA ASEGURAR QUE SE
SATISFAGAN LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN DE LOS INTERESADOS
DEL PROYECTO

EL BENEFICIO PRINCIPAL DE ESTE PROCESO ES DE ASEGURAR UN FLUJO

ÓPTIMO DE INFORMACIÓN ENTRE TODOS LOS PARTICIPANTES DE LA
COMUNICACIÓN
1. SISTEMAS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Proporciona un conjunto de herramientas estándar para que el director del proyecto
capture ,almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos,
al avance del cronograma y al desempeño del proyecto. Las herramienta gráficas se
pueden utilizar para crear representaciones visuales de la información sobre el
desempeño del proyecto.

2. JUICIOS DE EXPERTOS
El equipo del proyecto recurre al juicio de expertos para evaluar el impacto de las
comunicaciones del proyecto. Es necesario con relación a detalles técnicos y de
gestión, como por ejemplo:
 Otras unidades dentro de la organización
 Consultores
 Interesados ,incluidos clientes y patrocinadores
 Asociaciones profesionales y técnicas
 Grupos industriales
3. REUNIONES

Proporciona un conjunto de herramientas estándar para que el director del

proyecto capture ,almacene y distribuya a los interesados la información relativa
a los costos, al avance del cronograma y al desempeño del proyecto. Las
herramienta graficas se pueden utilizar para crear representaciones visuales de la
información sobre el desempeño del proyecto.
1. INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

La información de desempeño del trabajo organiza y resume

los datos de desempeños recopilados. Esta información se comunica a los
interesados adecuados.
2. SOLICITUDES DE CAMBIO

El proceso controlar las comunicaciones a menudo conduce a la necesidad de ajuste ,

de acción y de intervención como resultado se generaran solicitudes de cambio como
salidas y pueden dar lugar a:
 Estimaciones de costos nuevas o revisadas ,secuencia de actividades , fechas
programadas ,necesidades de recursos.
 Ajustes al plan para la dirección del proyecto.
 Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el desempeño futuro
del proyecto.
 Recomendaciones de acciones preventivas que reducen la probabilidad de incurrir
en un desempeño negativo.

Necesidad de
ajustes
SOLICITUD
DE CAMBIO

Las acciones
,intervenciones
3. ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Se puede realizar actualizaciones al plan de gestión de las comunicaciones y a

otros componentes del plan para la dirección del proyecto (planes de
administración de los interesados)

4. ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

 Pronósticos
 Informes de desempeño y registro de incidentes.

5. ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA

ORGANIZACIÓN

Se incluyen los formatos de informe y la documentación de lecciones aprendidas.

Base de datos histórica incluyen causas de los incidentes ,razones de la selección
de las medidas correctivas y otros tipos de lecciones .
MUCHAS GRACIAS !!!!