1.

LA FUNCION DE COMPRAS Y
ABASTECIMIENTOS.

1.1 Introducción a las compras.

La administración de las compras y

abastecimientos trata 3 aspectos
esenciales: generalidades, operación y
proceso para la compra, abastecimiento y
servicio.
 1.2 Concepto de compras.

Comprar es adquirir bienes y / o servicios

para satisfacer las necesidades de una
entidad y después de ello lograr sus
objetivos en forma eficiente.
 1.3 Importancia y Objetivos de las compras.
Objetivos de las compras:
•Reducción de costos y obtención de utilidades:
todos tanto como las entidades y las personas
buscaran reducir costos, pero las entidades
buscaran también las utilidades.
Para cumplir con el logro de las utilidades y servir
en forma efectiva a una organización se debe
emplear la competitividad donde debemos
observar la relación costo – beneficio – utilidad.
En adelante para ser prácticos veremos las
compras desde un punto de vista de un
departamento.
•Servicio: el departamento de compras
debe ser siempre bien capacitado para
servir y apoyar a los demás departamentos.
Las funciones o servicios pueden dividirse
en 3 aspectos:
1. Las que quedan bajo su
responsabilidad: como investigación de
precios elección de proveedores, relaciones
con los mismos, reclutamiento y
capacitación de su personal, emitir órdenes
de compra e inspeccionar y dar
seguimiento a cada pedido (follow-up)
 2. Las que se comparten con otros
departamentos como: tener informes,
contabilización, investigación de mercado,
almacén inventarios y control de estos,
aseguramiento de calidad, agentes
aduanales, departamento legal, seguros y
convenios con compañías de transportes.
3. Las actividades que le interesan
como alojamiento y almacenamiento, y
cubrir sus gastos.
•Control de convenios para obtener
financiamientos.
Estos tienen las siguientes reglas:
- Aceptar solo los compromisos autorizados
por el departamento correspondiente.
- Seguir con un procedimiento estricto con
las órdenes de compra.
- Informar sobre los inventarios para que se
cumplan y se lleven a cabo.
- Tener mecanismos para cuidar que las
compras se efectúen de acuerdo a lo
establecido.
• Control de tratos comerciales con los
proveedores.

Se deben de respetar los acuerdos y

relaciones comerciales con los proveedores
por los siguientes motivos:
- Mantener buenas relaciones.
- Se deben realizar tratos comerciales y
compras inteligentes en cuanto a volumen,
precio, plazo para el pago y descuentos.
- Mantener en confidencia la información
obtenida de los proveedores.
- Solo el departamento de compras debe
encargarse de las compras para así evitar
que otras personas se enteren de
información que solo le interesan al
proveedor y al comprador.
• Obtención de información y
asesoramiento.

El personal de compras debe mantener

informado y asesorado a todo el personal
de la empresa, por lo que debe adiestrar a
su gente para servir de consulta a los
demás departamentos y otras personas que
lo necesiten.
 Importancia de las compras
Es vital para el éxito de las empresas ya
que las utilidades de un negocio o empresa
están determinadas en gran medida por la
efectividad con que se adquirieron los
bienes y servicios.
Por lo anterior el objetivo del
departamento de compras es obtener los
mejores precios y condiciones, calidad,
financiamiento y tiempo de entrega.
 1.4 Concepto de abastecimientos.

Este abarca las funciones de compra,

trafico almacenamiento y recepción de todo
lo que se consume dentro de la compañía.
Hay 2 tipos de abastecimiento de bienes y
servicios.
 1.5 Importancia y Objetivos de los
abastecimientos.
Se puede decir que cada persona que
pertenece a una compañía, reconozca una
necesidad justificada o varias, de
abastecimiento e informe al departamento o al
encargado de compras y lo mas importante es
que no se pueden lograr los objetivos generales
ni particulares de un organismo si no se tienen
los materiales y servicios necesarios.
El fin es satisfacer las necesidades de cada
uno de los departamentos que lo requieran,
eficientemente.
1.6 Diagrama de secuencia o proceso
de las compras y abastecimiento.
 Secuencia o proceso de compras:
• Conocimiento de la necesidad
• Ubicación del lugar donde ellas estén o
aparezca ella.
• Selección del proveedor que mejor
calidad, servició, financiamiento y
condiciones de otorgue.
• Negociación del precio.
• Acuerdo de la compra, hasta la entrega
del producto, por el proveedor.
• Determinar el medio de transportación
conveniente.
Secuencia o proceso de abastecimiento:

• Conocimiento de la necesidad.
• Expedir la requisición.
• Hacer y esperar el pedido.
• Recibir los artículos o servicios.
• Controlar el inventario.
• Rotación de inventarios a los
departamentos .
 1.7 Tipos y clasificación de las
compras y abastecimientos.

Para abastecer a la empresa de

materiales, bienes o servicios, es necesario
realizar las compras que mas convengan,
reconociéndose los siguientes tipos de
ellas:
• Compra de bienes, mercancías y
materiales.

• Compra de servicios.

• Compras anticipadas. Son aquellas que

pueden ser planeadas y llevarse a cabo, de
antemano mediante un programa,
surgiendo de una necesidad normal.
Razones para comprar anticipadamente:
-Adquirir para el inventario o para cubrirlo.
-Tener reservas.
-Cuando se determina que se expandirá la
empresa.
-Llevar a cabo contratos a largo plazo.
-Para evitar compras de emergencia que
generalmente son caras.
-Adquirir inventarios a precios económicos.
-Mantener estables los costos.
-Procurar se eviten existencias de inventarios.
-Especular ante la posibilidad de un alza de
precios.
Riesgos:
-Perdidas por mantener inventarios
obsoletos.
-Perdidas porque el mercado no acepte
el producto.
-Gastos en el cuidado de los inventarios.
-Exceso de inventarios.
-Gastos de mantenimiento y
conservación.
• Compras de emergencia: surgen cuando
el factor tiempo no nos permite hacer la
compra normal. Estas debe tener ciertos
controles:

-Limite de compras urgentes.

-Revisar con calma el pedido.

-Autorización.
• Compra especulativa: esta ocurre cuando
se espera una alza esperada de los
precios, ya sea para mantener el precio
estable de un producto o para obtener una
mayor ganancia.

• Compras reciprocas: son usadas por el

proveedor como una medida de presión
sobre todo cuando hay escasez de lo que
se quiere comprar o en época de crisis.
•Compras personales: se refieren a realizar
compras para la gente de la entidad, por medio
del departamento de compras, para beneficio
de ellas ya que obtienen precios de mayoristas,
descuentos, mejor atención, tiempo de entrega
y forma de pago. Esta tiene ciertos
inconvenientes:
- Es difícil hasta qué grado resulta conveniente.
- Debilita la distribución por parte del proveedor.
- Los proveedores no aceptan tal práctica.
- Se afectan las relaciones con el trabajador al
no concederles estos beneficios.
•Compras de salvamento: sucede cuando
un artículo resulta ser excedente en un
departamento y ante dicha situación se
transfiere a otro departamento lo que evita
compras y excedentes.

•Compras de excedentes: es adquirir

normalmente los materiales, para cubrir
necesidades normales y las futuras de la
empresa. Lo anterior para cubrir casos de
emergencia, prevenir y cubrir aspectos
ocasionales.
•Compras en el mercado abierto: sucede
cuando la solicitud de un material es en
poco volumen, cuando el mercado es
cambiante, a los artículos se pueden
conseguir con facilidad.

•Compras de artículos relacionados: se

realizan en pequeñas porciones de artículos
generalmente para los departamentos de
administración y contabilidad.
•Compras especiales: sucede cuando se
solicitan artículos, bienes o servicios, que
no se ocupan rutinariamente o bien de un
solo producto o servicio.

•Compras de elementos especiales: sucede

cuando se desea adquirir artículos o
materiales, de costo estable en los cuales
se pueden obtener descuentos por
volumen, escogiendo entre un alto numero
de proveedores.
•Compras de elementos de bajo costo:
cuando se hacen este tipo de compras, los
artículos deben de ser analizados en cuanto
a su monto calidad y necesidad que deben
cubrir, con el fin de saber si son
potencialmente adquiribles.
•Compras corporativas: son la que
desarrollan los grandes grupos o las
corporaciones para sus subsidiarias.
•Compras consolidadas: se efectúan en los
grandes grupos empresariales, para sus
sucursales o filiales.
 1.8 Principios básicos de compras y
abastecimientos.

Las compras deben ser moduladas, por

ciertos fundamentos o reglas. Existen 4
aspectos básicos, correctos y tradicionales
que se consideran en la compra y en los
abastecimientos, los cuales son: calidad,
cantidad, precio, financiamiento y servicio.
• Calidad.

Aquí se deben tomar en cuenta todas las

características existentes en un material,
articulo o servicio, para poder decidir si
cumple con las exigencias que se desean.
Algunas consideraciones de calidad:
- Conveniencia. Determinar cuál es la
calidad adecuada mínima aceptable, por lo
que el departamento de compras tiene la
obligación de obtener y buscar la calidad
necesaria de los artículos.

- Disponibilidad. Significa, además de

conseguir el material, adquirirlos con
facilidad, dentro de un periodo razonable y
viendo diversos proveedores.
•Costo. El departamento de compras o su
encargado, debe ser responsable de
conseguir los precios mínimos, con la
calidad deseada, sin descuidar el servicio.

•Sistematización. Este punto incluye las

condiciones de calidad, las ventajas que
deben proporcionar los proveedores y los
costos más bajos, uniendo estos elementos
para tomar decisiones para una buena
compra.
• Control de calidad. Ser refiere a revisar
que los artículos, los materiales o los
servicios, sean adquiridos de acuerdo a los
requisitos solicitados, especificaciones y
considerar ciertos parámetros
determinados.
• Cantidad.
La cantidad se relaciona con el tiempo en
que deben comprase los materiales, con el
que se deben de buscar, y con el volumen
económicamente justificable, tanto al
comprar como en almacenar. La mejor
manera de comprar la cantidad correcta en
el pedido está regulada por los siguientes
factores a considerar:
• Tipo de artículos.
• Tiempo de entrega.
• Necesidad del pedido.
• Precio unitario del material o servicio.
• Promedio de compras del inventario.
• Emisión de pedidos.
Costo de la transacción.
Periodo de compra.
Mantenimiento del inventario (máximos y
mínimos)
•Tradición comercial. Está relacionada con
la transformación del material, del empaque
y del envió de mercancías, por lo cual la
cantidad varia, de acuerdo con la
clasificación de artículos y las condiciones
que otorguen los proveedores

•Mercado, condiciones y tendencias. Al

tender los precios a la alza, se debe
agrandar el lapso de incremento de las
compras, pero cuando van a la baja se
recomienda disminuir las mismas.
• Precio exacto.
El departamento de compras debe
cooperar para mantener en competencia a
la organización, con otros de su mismo giro,
en lo que se refiere a los costos de
materiales o servicios.
• Proveedor adecuado. Por lo regular el
vendedores quien busca al cliente
potencial, pero también se puede dar el
caso en que el comprador busque a los
vendedores cuando surge una necesidad
de emergencia. Las fases de selección de
fuentes de adquisición son las siguientes:
+ Averiguar todo los futuros y posibles
lugares de suministro.
+ Adquirir información para aprobar a los
posibles proveedores.
+ Tratar y elegir a quien surtirá un pedido.
+ Examinar y tener tratos directos de
comprador con vendedor.
+ Duración del proceso.
+ Tiempo de entrega.
• Financiamiento.
Este es un factor que se debe tener
mucho en cuenta, sobre todo cuando no se
tiene liquidez, o se presupuesta otra
actividad más importante o urgente.
• Servicio.
Un proveedor cumplido, serio, atento,
responsable y sin costo adicional por la
entrega a tiempo y en el domicilio del
comprador, ayuda en la decisión de
compra.
 2. ORGANIZACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

1.Concepto de organización.
• Conceptualización del departamento de
compras y abastecimientos.
Es un equipo de la gerencia de la
compañía que tiene la responsabilidad de
obtener materiales, abastecimientos,
productos y servicios que necesitan los
demás departamentos de la empresa para
realizar sus actividades, es decir es un
mediador.
• Organización.
El departamento de compras está obligado a
organizarse, para conocer los planes y
procedimientos, no solo de su función, sino de
todas las de la institución en el presente periodo
y los posteriores.
Para que las actividades de compras se
realicen de la mejor manera posible, es necesario
tener un área especial para organizarlas, se
puede afirmar que la organización del
departamento de compras depende del tamaño,
el giro, la importancia y las necesidades de cada
empresa.
 La actuación del departamento de
compras se puede evaluar pero se deben
tomar en cuenta los siguientes elementos:
• Cantidad de compras.
• Tipos de artículos.
• Limitación de proveedores.
• Cantidad de personal y jerarquía que
ocupe.
• Calidad y capacidad del encargado de
departamento.
 Para ayudar en su eficiencia, es
necesario que el departamento de compras
tenga una categoría de buen nivel,
responsabilidad y cooperación del personal
de los demás departamentos, considerando
las líneas de autoridad y el flujo de
información.
 1.2 Estructura Organizacional del
departamento de compras.
Los diversos rangos en el departamento de
compras son:
• Encargado principal, denominado
comúnmente jefe o subjefe o subgerente de
compras.
• Dentro del departamento, como segundo
nivel, se pueden encontrar a los
compradores, los cuales se encargan de
forma directa de todos los asuntos
relacionados con las compras.
• En el tercer grado se pueden encontrar a
los ayudantes de los compradores,
conocidos como cotizadores.

• Por último está el personal que ayuda en

las labores de oficina, como pueden ser:
secretarias, archivistas y recepcionistas
.
 1.3 Función del departamento de
compras.
El encargado del departamento de compras
tiene, las siguientes responsabilidades o
funciones:
•Elegir, tratar, platicar y negociar con los
proveedores
•Investigar cotizaciones de precios, también
realizar un análisis y verificación.
•En su caso, solicitar permisos
gubernamentales de importación,
procurando conseguir beneficios fiscales.
• Poner en circulación las órdenes de
compra y su seguimiento.
• Recibir y revisar los artículos o servicios.
• Buscar la forma de transportar los
artículos.
• Salvaguardar los productos adquiridos.
• Investigación de nuevos mercados.
• Otras dependiendo de la empresa y su
tamaño.
 1.4 Objetivo del departamento de compras
y abastecimientos.
• Terminar con las desviaciones de
materiales además de invertir el mínimo en
su compra.
• Que los artículos tengan la calidad que
requiere.
• Evaluación de los servicios que otorguen
los proveedores.
• Evitar los riesgos al realizar un mal pedido.
• Lograr que la compañía tenga prestigio en
cuanto a seriedad y cumplimiento.
• Mantener ante los proveedores, prestigió y
buenas relaciones para minimizar los costos y
aumentar la calidad de sus acciones, así como
de obtener créditos cuando sea necesario.
• Lograr coordinar las relaciones de compras con
otros departamentos.
• Implantar procesos, controles y políticas de
compras.
• Evaluar el análisis de calidad, costo y valores.
• Seleccionar personal de calidad.
• Economizar las actividades en el departamento.
• Comunicar a los niveles jerárquicos superiores,
de la rotación de inventarios.
 1.5 Relaciones del departamento de
compras, internas y externas.
El departamento de compras debe
mantener buen contacto con los demás
departamentos, entre los que están
producción, ingeniería o mantenimiento,
finanzas, contabilidad y ventas para lograr
en su conjunto el objetivo u objetivos
esenciales de la entidad.
 1.6 Centralización y descentralización del
departamento de compras y
abastecimientos.
Hay compañías en las cuales, existe el
departamento de compras para abastecer
de insumos a todos los departamentos, en
cambio en otras, cada uno de los
departamentos se encarga de adquirir los
recursos que necesita.
• Ventajas de la centralización.
• Rendimiento del dinero destinado a las
adquisiciones.
• Al estar toda la información centrada en
un solo departamento, esta se controla y
supervisa más fácilmente.
• Obtener el mayor provecho de los
subordinados, al haber eficiencia, economía
y especialización en un departamento para
realizar todas las compras.
• Mantener buenas relaciones con los
proveedores.
• Unificación de las adquisiciones y de las
funciones referentes a las mismas.
• Cuidado de inventarios en forma eficiente.
• Mayor control de calidad de los productos.
• Economía en el pago de fletes y al
trasladar la mercancía.
• Descentralización.
Son pocas las compañías, en las que cada
departamento se encarga de sus propias
compras, pero en la mayoría de los casos,
un departamento por separado hace dicha
función.
Existe un tipo especial de
descentralización, cuyas características son
las siguientes:
• Manual de procedimientos.
• Inspección adecuada de las operaciones
que se efectúen en cada planta.
• Fijar cierto límite de compras para cada
departamento.
• Asignar a un departamento centralizado
las compras que se efectúen
continuamente.
• Reunir en periodos determinados a los
responsables de compras para motivar,
unificar y conjuntar opiniones.
 Además existe otro tipo de autoridad central en
organización centralizada, en la cual, la autoridad tiene
las siguientes características:
• Grado de centralización y descentralización según las
políticas.
• Delimitación de la responsabilidad del departamento
central de compras y los departamentos.
• Informar al departamento principal sobre las
actividades realizadas.
• Entrar en completa comunicación entre los
departamentos de compras.
• El encargado de dirigir, coordinar actividades debe
vigilar se cumplan con 2 requisitos: responsabilidad al
realizar las actividades correspondientes a cada gerente
de planta y efectuando sus actividades eficientemente y
con calidad.
 Las excepciones de la centralización que
no benefician son las siguientes:
• En las grandes empresas que necesitan
muchos tipos de productos.
• En las entidades que tienen sucursales.
• Cuando los tipos de artículos que se
requieran en los departamentos son muy
diferentes.
 Como punto final se puede decir que
descentralizar significa repartir
responsabilidades, dejando campos de acción a
los departamentos que requieran realizar las
actividades de compras y así reconocer la
capacidad de cada departamento.
Por lo tanto se puede afirmar que implantar
una organización centralizada o
descentralizada, o bien alguna de sus
combinaciones, depende de las necesidades de
cada una de las empresas, de acuerdo al
tamaño, volumen de actividades, giro y tipo de
producto.
 1.7 Políticas
Se puede decir que políticas para
compras, es el conjunto de lineamientos
preestablecidos por la administración de la
compañía, en forma general, que tratan
acerca de la conducta o los enfoques que
deben considerarse, al adquirir materiales,
artículos o servicios, que es conveniente
realizarlas en forma escrita, explicadas
correctamente, para que sean llevadas a
cabo de manera congruente y efectiva.
• Ventajas de la determinación y
conocimiento de las políticas.
• Se evita tomar decisiones particulares o
diferentes.
• Al tener las políticas en un manual, se
asegura que se tomen acciones y
decisiones de acuerdo a un solo criterio.
• Si se aprueba una política, se delega
autoridad durante la realización de una
actividad señalada.
• Ejemplos de políticas:
Políticas de relaciones internas:
• Autorización de los máximos y mínimos
que de cada material se deben de comprar.
• Establecer relaciones con los
proveedores.
• Procedimientos para hacer las compras.
• Técnicas para estudiar las cotizaciones.
• Métodos para efectuar una requisición o
un pedido.
Políticas de relaciones con los proveedores:

• El departamento de compras debe de

elegir a los proveedores.
• Entrevistas con los proveedores.
• Confidencia de los informes que tengan
cotizaciones.
• Hacer participes a futuros proveedores de
sus cotizaciones, y elegir cuál es la más
competitiva para beneficio de la empresa.
Otras políticas:
•Las requisiciones deben ser formuladas
por el departamento de compras.
•Economizar en las adquisiciones.
•Establecer procedimientos y actividades.
•Evitar compras injustificadas.
•Conseguir crédito con los proveedores y
tener convenios por escrito.
•Estudio y evaluación de las cotizaciones.
•Establecer un límite mínimo de
proveedores.
 1.8 Seguimiento de las órdenes de las
órdenes de compra.
La labor del departamento de compras no
termina con la expedición de la orden de
compra, sino que debe de seguir la misma para
verificar con el proveedor que ha recibido el
pedido al precio, tiempo y calidad pactados.
La razón por la cual, el departamento de
compras es quien debe hacer el seguimiento de
la compra, es porque tiene la responsabilidad
de satisfacer la necesidad de bienes y servicios
que requiera la compañía.
Pasos para el seguimiento de la orden de
compra:

• Implantar un control de las órdenes, que

aun no han sido surtidas por parte de los
proveedores.
• Si la fecha de cumplimiento llegara
próximamente, se debe confirmar con el
proveedor para ver si la mercancía ya ha
sido enviada o el servicio se prestara.
• En caso de que se presente el problema de
que el proveedor no pueda enviar la mercancía
o prestar el servicio, el departamento de
compras debe tomar la decisión de esperar o
elegir a otro proveedor.
• El encargado de almacén comunicara al
departamento de compras, que el pedido se ha
recibido.
• La sección de compras pedirá la colaboración
de los demás departamentos cuando sea
necesario, como es el caso de que surja algún
problema sobre mayor precio, cantidad o
calidad de la mercancía o servicio.
 1.9 Terminación de la compra.
Sucede cuando:
• Se han recibido efectivamente los bienes
y/o los servicios y se ha satisfecho la
necesidad de abastecimiento.
• Los bienes ya han entrado de
conformidad, y quizá sean utilizados, o bien
que el servicio se está prestando, por parte
de los proveedores.
• Se cumplieron las obligaciones contraídas
en el convenio pactado entre el comprador
y el vendedor.
 3. SISTEMAS DE INFORMACION
PARA COMPRAS Y
ABASTECIMIENTOS.
1.Planeación y programación de las
compras.
La planeación de las compras, constituye
un problema complicado, cuando los
tiempos de espera son prolongados,
especialmente cuando los proveedores
señalan fecha de entrega de los materiales,
posteriores a la fecha en que se pensaba
concluir con los productos terminados.
 El funcionario de compras, deberá
mantenerse enterado de los acontecimientos,
ya que su trabajo es adquirir los materiales y si
no se comunica con sus colegas, difícilmente
conocerán sus problemas, por lo que los
materiales considerados como difíciles tendrán
que requerirse con anticipación, si es posible
antes de que se visualice su necesidad.

El comprador según la situación del mercado,

aplicará sus tácticas para adaptar a la realidad
las fechas de entrega de materiales, que los
contratistas hayan de surtir.
 Se considera una ventaja competitiva, el
hecho de conocer los posibles retrasos
pueden surgir en las fechas de entrega de
las órdenes, por eso se muestra un gran
interés en que las empresas instalen un
conveniente sistema de planeación y
control de la producción.
 1.2 El proceso electrónico de datos en la
planeación de compras, programación y
control de consumos.

Introducción.

El proceso electrónico de datos consiste

en adaptar computadoras electrónicas de
elevada actividad en el registro, el trámite, y
la impresión de información estadística.
 Este proporcione información oportuna,
para la toma la decisión, además persigue
reducir costos, este sistema crea
información dirigida a las necesidades de
una empresa.

Normalmente estos sistemas son caros,

por cual motivó deben analizarse las
funciones que puedan incluirse en el
sistema.
 Un sistema de proceso electrónico de datos
para ser completo, deberá incluir las siguientes
funciones: proceso de ventas, de producción y
de compras.
Para adquirir un sistema estos se deben
tener conocimiento de sus alcances y
limitaciones. Para que funcione acertadamente
un programa de este tipo, es necesario que
exista una buena comunicación y la atención a
opiniones e ideas, para lograrlo es conveniente
efectuar reuniones de preferencia en grupo
reducidos y que el orden de los asuntos se ha
controlado por una autoridad.
 Los pasos fundamentales para un
programa de planeación y control que
lleven a disfrutar de un sistema de este tipo
son:

• Identificar objetivos clave.

Saber aplicar el sistema en donde sea

fructífero y basarse en los aspectos
fundamentales como los procesos de
ventas, de producción y de compras.
• Enumerar detalles para aplicaciones
potenciales, a largo y corto plazos.
Después de convenio los objetivos clave, el
sistema deberá referir las principales áreas de
aplicación, el objetivo, el tipo de función,
exigencias tanto de horas hombre como de la
máquina y ahorros monetarios en un año.
• Analizar el potencial de beneficios y utilidades.
La dirección debe tomar una decisión
referente a permitir que prosiga las
aplicaciones, con el objeto de elegir entre la
realizables, o sea las que originan una mayor
utilidad.
• Considerar la instalación y el proyecto.
Antes de la instalación final habrá que
completar planes y trabajo preliminar del
proyecto de sistemas, debiendo realizarse un
calendario que señale el tiempo requerido para
capacitar al personal, para efectuar el pedido
del equipo y para hacer las adaptaciones al
lugar que ocupaba.
• Establecer flexibilidad en el pensamiento y en
el proyecto.
Es importante que durante el proyecto e
instalación del sistema haya flexibilidad con el
objeto de adelantarse a posibles avances
tecnológicos.
• Reconocer inflexibilidad es.
Aunque la flexibilidad debe prevalecer
existen ciertos elementos persistentes en el
sistema, debido a ello la planeación de un
trabajo rutinario necesitará de un análisis
por lo que modificar el programa requerirá
tiempo y dinero.
• Selección de personal
El personal asignado a la labor de
proyectar un sistema debe ser capaz,
conocer la empresa y tener ciertos
conocimientos técnicos.
• Categorías de automatización en compras

El proceso electrónico de datos

obviamente incluye equipo para proceso de
datos, del cual éstos se guardan en forma
magnética o electrónica.

El proceso integrado de datos comprende

sistemas automáticos en los cuales se
guardan mecánicamente en tarjetas
perforadas y cintas.
 1.3 RELACION DE LA FUNCION DE
COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS CON
LA ORGANIZACIÓN.

Consideración original de la compra

Antes de adquirir cualquier articulo , se
debe decidir si debe o no comprarse, a que
precio, de que calidad, y en que momento.
1.4 REQUISICION DE COMPRAS
Cuando se decide comprar algo, esta decisión
es transmitida por medio de una requisición
previamente autorizada , ,misma que puede
tomar la forma de una tarjeta de reorden , un
memorando o una forma de requisición de
rutina.
1.5 PROGRAMACION DE COMPRAS
La requisición da origen a una compra por la
cual se hará un compromiso, se determinara
la calidad, cantidad y una fecha de entrega.
1.6 INVESTIGACION DE POSIBLES
FUENTES DE ABASTECIMIENTO

• Fuentes de información (impresa):

- Directorios telefónicos o clasificados

- Guías de compradores
- Registros
- Proyección de datos filmados
- Catálogos y literatura de publicidad
• Fuentes de contactos personales y la
experiencia

-Entrevistas con los vendedores y los

representantes de los fabricantes.
- Fuentes internas de especialistas.
- Índices del archivo de proveedores.
- Organización de compras.
- Muestras y exhibiciones comerciales.
• También hay que tomar en cuenta:
-Localización geográfica de la fuente.
-Fuentes de abastecimiento en el extranjero.
-Compras de importación.
-Muestrarios.
-Visitas a las plantas de los proveedores.
-Tipos de cambio y fluctuaciones.
-Seguros contra riesgo.
-Conocimiento del embarque.
-Reglamentación gubernamental.
-Documentación y pagos.
-Certificado de origen, inspección y de peso.
-Póliza de seguro.
1.7 Selección de proveedores.
La decisión de negociar un volumen dado de
operaciones, con un determinado proveedor,
siempre deberá estar debidamente respaldada, la
selección de un proveedor se vera influida por un
proveedor que sea adecuado y realice lo
siguiente para sus clientes: venda productos de
calidad y haga entrega de ellas en las fechas
establecidas, a un precio aceptable, sea capaz
de reaccionar a necesidades imprevistas, como
podrán ser los incrementos o las disminuciones
de volumen de negocios.
1.8 Numero de ofertas deseado

Aquí debemos tomar en cuenta:

Competencia de precios
Competencia tecnológica
Competencia de servicios
Localización geografía
Representación de ventas
Condiciones de reciprocidad
1.9 Solicitud o invitación a cotizar

Esta debe contener:

Cantidad requerida
Descripción de las especificaciones de las
muestras de los artículos que se desean comprar
Punto requerido de entrega
Tiempo o tiempos acordados de recepción
Método de transporte
Fecha para la cual deberán recibirse las
cotizaciones
1.10 Evaluación de las cotizaciones
Se evalúa:
Precio
Costo de trasporte
Costo de instalación
Herramentaje y otros costos de preparación
Impuestos sobre ventas o comerciales
Términos de pago
Base del precio
Precio sujeto a aceptación
Protección de precio
Entrega
Diseño o especificación
Cumplimiento
Desviación de la especificación
Ventajas de la especificación
Dimensiones importantes
Pesos
Factores legales
Garantías
Provisiones de cancelación
Protección de patentes
Protección de responsabilidad civil
Cumplimiento con las leyes
1.11 Evaluación de proveedor

La evaluación y clasificación de
proveedores debe cubrir con los siguientes
puntos:

Cumple con las fechas de entrega

Acepta fechas de entrega propuestas

Los embarques llega a tiempo

1.12 Evaluación de fuentes potenciales

Los seis factores que se consideran son:

Lo que se desea adquirir

La capacidad técnica e ingeniería
La capacidad productiva
La situación financiera
La capacidad gerencial
Servicio
1.13 Vigilancia de la estabilidad del proveedor

Consideraciones financieras:

Precio
Costo de transporte
Costo de instalación
Costo de preparación
Impuestos sobre ventas
Términos de pago
Protección de precios
Calidad del producto

Especificaciones y diseño

Reputación
Capacidad de abastecer volúmenes
anticipados
Compromisos con otros
• Relaciones de trabajo
La relación que existe entre la administración y
los trabajadores en la planta de un proveedor, es
de gran interés para un comprador que confía en
esa planta para un abastecimiento consistente y
regular de un producto.
• Responsabilidad financiera
La situación financiera de un proveedor actual es
un factor que requiere profunda consideración,
por parte del comprador es la llave para la
evaluación de:
- Habilidad para proteger un producto en caso de
falla
- Confiabilidad del abastecimiento
 4. SELECCIÓN Y CONTROL DE PROVEEDORES

1. Retroalimentación empresa proveedor.

1.1 Necesidad de que se tenga lealtad hacia un

proveedor.

Esta se logra mediante el empleo de marcas y nombres

comerciales, atravez de campañas muy amplias,
propaganda, visitas regulares por parte del personal de
ventas, así como por medio que los gerentes de
mercadotecnia han ideado.
1.2 Cualidades de un buen proveedor

Un proveedor aceptables es el que vende

productos de la calidad especificada, hace entrega
de ellos en las fechas establecidas, ofrece sus
productos a un precio de mercado, cuando mucho o
menor, con la calidad de la competencia, sugiere
modos adecuados de servir a la clientela, e intenta
descubrir nuevas formas de desarrollar productos y
servicios, que permitan a los clientes llevar a cabo
sus operaciones de la manera mas económica, así
como tratar de mantenerse competitivo sobre una
base continua.