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MICROFORMAS:
LINEAMIENTOS NORMATIVOS Y TÉCNICOS
1
Archivística
2
Documentos
1. La declaración de parte;
2. La declaración de testigos;
3. Los documentos;
4. La pericia; y
5. La inspección judicial.
3
Archivo
4
Principios generales de la función archivística
FINALIDAD
RESPONSABILIDAD
6
Principios generales de la función archivística
ADMINISTRACIÓN Y ACCESO
7
Principios generales de la función archivística
MODERNIZACIÓN
8
Principios generales de la función archivística
9
Principios generales de la función archivística
10
Ciclo de vida del documento de archivo
11
11
Ciclo vital del documento
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO
Documentación Documentación Documentación
Activa Semi-activa Inactiva
Valores Valores
Primarios secundarios
Administrativo Histórico
Legal Cultural
Fiscal Investigación
Contable Científico
Técnico
12
Aspectos o Facetas del Valor Primario
13
Documento
14
Documento Electrónico
15
Documento Electrónico
16
Decreto Legislativo 681
18
Decreto Legislativo 681
19
¡Cuidado!
21
…Haciéndolo desde diversas fuentes
Faxes
MFs
Directorio
de Red
PROCESO
Email CAPTURAR CLASIFICAR EXTRAER VALIDAR ENTREGAR
eForms
Flujo Estándar – Línea de Digitalización
INICIO
Recepción de Preparación de
Lotes Documentos
Apertura y Clasificación Digitalización
Conversión
Fotografía y Indexación
Video a Digital QA Imágenes
Empaquetado y
Gestión Devolución
Documental
Si es con
Fedateo Valor Legal
Bóveda Certificada
Si es con
Valor Legal FIN
Grabación y
Almacenamiento
Preparación de Output DVD
y Almacenamiento
Digitalización
Beneficios
Podemos…
• Finanzas
– Reducir costos directos (papel, fotocopias, toner)
– Costos Indirectos (Courier, servicio técnico)
Áreas de oportunidad
Es una solución para:
Recursos Humanos:
– Medir indicadores de productividad y
rendimiento
– Garantizar que los procesos estén
alineados y no se queden sin atender
– Reducción de horas extra
• Empleados
– Encontrar rápida y fácilmente
documentos
– Manejarlos solo con el mouse,
transferirlos con un botón
¿Por qué conviene digitalizar?
Reduce Costos de Mantenimiento,
Aumenta la Rentabilidad
Se siguen los
lineamientos normativos
Auditoría y Seguridad
en la Integridad (No
alteraciones)
Disponible, Distribuida,
Correcta, Integrada
¿Por qué buscar una solución?
Retorno de Inversión
Obtener el mayor valor de su contenido creándolo una sola vez y compartiéndolo a través de la
Organización a través de múltiples canales, interna y externamente
Eficiencia
Disminuir los costos e incrementar la eficiencia operativa al automatizar procesos de negocio y
Asegurar la distribución de contenido a usuarios correctos en el tiempo correcto.
Cumplimiento y Control
Asegurar el cumplimiento de leyes, regulaciones y estándares impuestos por políticas y procesos
Internos o externos
Colaboración
Mejorar la eficiencia y la toma de decisiones permitiendo a los equipos de trabajo compartir
Ideas e información a través de la organización
G. Patricia Gamio Franco
MBA – Abogada
Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática
Presidencia del Consejo de Ministros
Centic 2009 30