Bab II

Elemen dan Prosedur SIA

Pertanyaan Dalam Merancang SIA

1. Bagaimana mengorganisasi kegiatan agar

aktivitas bisnis berjalan dengan efektif dan
efisien?
2. Bagaimana mengumpulkan dan memproses
data secara efektif dan efisien?
3. Bagaimana menjamin keandalan informasi?
4. Bagaimana mendorong kepatuhan terhadap
kebijakan dan prosedur yang berlaku?
5. Bagaimana cara untuk menurunkan risiko
bisnis?
Fungsi Utama SIA

1. Menciptakan aktivitas bisnis yang

efektif dan efisien.
2. Mengendalikan aktifitas bisnis secara
efektif dan efisien.
3. Mengumpulkan dan mengolah data
secara efektif dan efisien.
4. Mengamankan data, informasi, dan
aset perusahaan.
5. Menyajikan informasi terpercaya
untuk pengambilan keputusan.
Aktivitas Utama Organisasi

INVESTASI/
MODAL
Investasi

Perolehan
Penjualan
Input

Konversi
Transaksi Dalam Aktivitas Organisasi

Aktivitas Bisnis Transaksi

Investasi/ Perolehan modal, penggunaan
Modal modal, pengembalian modal
Perolehan Input Permintaan input, penerimaan input,
pencatatan utang, pembayaran
utang.
Konversi Penggunaan bahan baku, tenaga
kerja dan biaya overhead.
Penjualan Penerimaan pesanan, pengiriman
barang, permintaan pembayaran, dan
penerimaan pembayaran.
Siklus Transaksi
Transaksi pada aktivitas utama organisasi terjadi
secara berulang dan disebut disebut dengan siklus
transaksi.

Siklus Pendanaan
Pengumpulan dana (kredit/emisi saham),
pembayaran dividen, bunga, dan pengembalian
utang.

Siklus Pengeluaran
Permintaan pembelian, pembelian, penerimaan
persediaan, pengeluaran kas, retur pembelian
dan potongan pembelian.
Siklus Transaksi
Siklus Pendapatan
Order pelanggan, penjualan, pengiriman,
penerimaan kas, potongan penjualan, retur
penjualan dan cadangan retur, kerugian piutang.
Siklus Penggajian/SDM
Rekrutmen, training, promosi, penghentian,
penggajian, dan pajak.
Siklus Investasi
Pembelian aktiva tetap, investasi jangka pendek
dan jangka panjang, penghentian aktiva/
investasi, penerimaan pendapatan investasi.
Contoh-Contoh Kebutuhan Informasi

Aktivitas Keputusan Utama Kebutuhan Informasi

Perolehan Berapa banyak? Proyeksi arus kas, laporan
modal Investasi atau pinjam? keuangan proforma, dst.
Pembelian Ukuran bangunan? Kebutuhan dana, harga,
gedung dan Jumlah perlengkapan? analisis pasar, peraturan
perlengkapan Lokasi? pajak, dst.
Rekrutmen Syarat ketrampilan? Deskripsi tugas, sejarah
dan pelatihan Integritas? Pelatihan pelamar, ketrampilan
SDM yang diperlukan? pelamar.
Pembelian Model? Jumlah? Analisis pasar, status
persediaan Pemasok? Manajemen persediaan, kinerja
persediaan? pemasok, pembayaran.
Prosedur dan Dokumen
Salah satu fungsi SIA adalah mengolah data
secara efektif dan efisien, untuk menjalankan
fungsi ini dibutuhkan prosedur dan dokumen.
Langkah utama dalam pengolahan data
adalah:
1. Merekam data ke dalam dokumen transaksi
2. Mencatat data ke dalam jurnal secara
kronologis.
3. Memposting data pada buku jurnal ke dalam
buku besar dan buku pembantu, untuk
memilah data berdasarkan kelompoknya
atau jenis rekeningnya.
Sistem Manual dan Sistem Berbantuan
Komputer

Pengolahan data bisa dilakukan secara

manual atau berbantuan komputer. Jika
pengolahan data dilakukan secara manual
disebut dengan SISTEM MANUAL, dan jka
pengolahan dengan bantuan komputer,
maka rancangan sistem disebut
BERBANTUAN KOMPUTER (Computer
Based Information Systems).
Peran Akuntan Dalam Perancangan SIA

Peran akuntan dalam SIA adalah sebagai

arsitek SIA atau sebagai perancang
skenario sistem pengolahan dan
pelaporan data.

Akuntan berkolaborasi dengan ahli di

bidang lain, misalnya di bidang teknologi
informasi, untuk mewujudkan skenario SIA
yang telah dirancangnya.
Dokumen Transaksi
• Dokumen transaksi (source documents),
adalah media atau formulir, bisa berbentuk
kertas atau elektronik (computer screens),
berfungsi untuk:
 Merekam data, mendokumentasikan transaksi,
mengotorisasi transaksi, dan memerintahkan
kegiatan.
 Pengendalian transaksi (benomor urut
tercetak)
 Menjamin kelengkapan data, tersedia informasi
tercetak (preprinted standard information)
serta petunjuk pengisian dan distribusi.
Contoh Dokumen Transaksi

Dokumen Transaksi Fungsi

Siklus
Pendapatan
• Order penjualan Mendokumentasikan pesanan
pelanggan.
• Nota pengiriman Mendokumentasikan pengiriman
barang ke pelanggan.
• Memo kredit Mendokumentasikan otorisasi
penyesuaian penjualan.
• Slip setoran Mendokumentasikan setoran
kas ke bank.
Dokumen Transaksi Fungsi
Siklus pengeluaran
• Permintaan pembelian Meminta pembelian barang ke
bagian pembelian
• Pesanan pembelian Memesan pembelian ke pemasok

• Laporan penerimaan Melaporkan penerimaan barang

barang dari pemasok.
Siklus SDM
• Kartu jam kerja Mendokumentasikan jam kerja
Sistem buku besar dan
pelaporan
• Jurnal voucher Mendokumentasikan data
transaksi secara kronologis.
Pedoman Perancangan Dokumen

Pertimbangan Umum
1. Informasi tercetak dibuat selengkap mungkin.
2. Ukuran kertas dirancang dengan tepat.
3. Tulisan menarik dan informatif.
4. Memenuhi berbagai tujuan penggunaan.
5. Petunjuk pengisian cukup jelas.
6. Formulir tindasan berwarna lain.
Bagian atas dokument
1. Nama formulir tertulis dengan jelas.
2. Bernomor urut tercetak (di sudut kanan atas).
3. Jika formulir akan dikirim ke luar perusahaan,
nama dan alamat perusahaan tercetak di dalam
formulir dengan jelas.
Pedoman Perancangan Dokumen

Bagian tengah dokumen

1. Informasi dikelompokkan secara logis.
2. Tersedia cukup ruang untuk mencatat data.
3. Data diurutkan dengan baik.
4. Tersedia penjelasan standar, pengisiannya
cukup dengan memberi tanda tertentu.

Bagian akhir dokumen

1. Tersedia ruang untuk mencatat disposisi.
2. Tersedia ruang tandatangan untuk otorisasi.
3. Tersedia ruang tanggal disposisi/otorisasi.
4. Tersedia ruang untuk penulisan jumlah.
5. Distribusi tindasan dokumen tertera jelas.
Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu

Setiap transaksi dicatat dalam buku jurnal

kemudian diposting ke dalam buku besar dan
buku pembantu.
Jenis Jurnal
1. Jurnal khusus (specialized journals), untuk
membukukan transaksi rutin. Jenis jurnal
khusus:
a. Jurnal pembelian, untuk mencatat
pembelian KREDIT.
b. Jurnal penjualan, untuk mencatat
penjualan KREDIT.
Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu

c. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat

SELURUH TRANSAKSI PENERIMAAN
KAS.
2. Jurnal umum (general journal), untuk
membukukan transaksi tidak rutin/jarang
terjadi, yang tidak bisa di catat dalam jurnal
khusus.
Buku Besar
Buku besar (general ledger) digunakan untuk
meringkas transaksi yang telah dicatat di dalam buku
jurnal, yang mencakup seluruh rekening aktiva, utang,
modal, pendapatan, dan biaya.
Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu

Buku pembantu (subsidiary ledger) digunakan

untuk merinci saldo buku besar yang perlu
dirinci, misalnya Piutang Dagang. Buku besar
yang berhubungan dengan buku pembantu
tertentu disebut rekening kontrol (control
account).

Buku besar digunakan sebagai dasar

penyusunan laporan keuangan, sedangkan buku
pembantu digunakan sebagai dasar penyusunan
laporan manajerial.
Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu
Judul Kegunaan
Jurnal Khusus:
 Jurnal Penjualan Untuk mencatat penjualan kredit
 Jurnal Penerimaan Kas Untuk mencatat transaksi penerimaan kas dari berbagai
transaksi
 Jurnal Pembelian Untuk mencatat pembelian kredit
 Jurnal Pengeluaran Kas Untuk mencatat seluruh pengeluaran kas
Jurnal Umum Untuk mencatat transaksi yang tidak rutin serta untuk
mencatat jurnal penyesuaian dan jurnal penutup
Buku Besar Untuk mengklasifikasi aktiva, utang, modal,
pendapatan, dan biaya secara keseluruhan.
Buku Pembantu:
 Piutang dagang Untuk mencatat detil piutang kepada setiap pelanggan.
 Utang dagang Untuk mencatat detil utang kepada pemasok.
 Persediaan Untuk mencatat detil persediaan.
 Aktiva tetap Untuk mencatat detil aktiva tetap
 Rekening Pendapatan Untuk merinci elemen pendapatan (hasil penjualan)
 Rekening Beban Untuk merinci elemen beban
Elemen Penting Dalam Sistem Pembukuan

1. Audit trail atau jejak pembukuan

adalah referensi posting (posting
reference), untuk memberi identifikasi
asal data dan tujuan data, untuk
memudahkan pengujian ketepatan
pembukuan.
2. Chart of accounts adalah daftar
seluruh rekening buku besar dan buku
pembantu untuk kepentingan
klasifikasi data.
Elemen Penting Dalam Sistem Pembukuan

3. Chart of accounts merupakan

sumber data utama dalam proses
penyusunan laporan laporan
keuangan dan laporan manajerial.
Untuk menjamin dapat dipenuhinya
berbagai kebutuhan informasi
akuntansi, chart of accounts harus
dibuat.
Elemen Penting Dalam Sistem Pembukuan

4. Kode dokumen dan kode rekening. Setiap

dokumen akuntansi harus diberi kode
untuk memudahkan pengarsipan,
pengolahan data, serta pengendalian.

Prinsip dasar perancangan kode:

• Logis serta mudah diingat
• Sesuai dengan karakteristik objek
yang diberi kode, misalnya kode urut
untuk dokumen yang penggunaannya
harus urut nomor.
Jenis Kode
1. Sequential code (kode urut), yaitu
kode yang dibuat urut karena
dokumen atau objek yang diberi kode
akan dikontrol dan diawasi
berdasarkan urutannya, contoh: kode
untuk cek.
2. Block codes (kode blok), disebut kode
blok karena kode diklasifikasi ke
dalam beberapa blok, dan setiap blok
digunakan untuk memberi kode
sekelompok objek tertentu.
Jenis Kode
Contoh kode blok:
Setiap kelompok rekening diberi jatah satu
blok kode, misalnya sebagai berikut:
Aktiva lancar 100 – 199
Aktiva tetap 200 – 299
Utang lancar 300 – 399
Utang jangka panjang 400 – 499
Modal saham 500 – 599
Pendapatan 600 – 699
Biaya 700 – 999
Jenis Kode
3. Kode grup (group codes). Dalam kode
grup setiap angka merepresentasikan objek
tertentu.
Contoh: 1 = Aktiva, 11 = Aktiva lancar,
111 = Kas, 112 = Piutang Dagang dst., atau
sebagai berikut XXXX-X-XXX, dengan
maksud empat angka pertama adalah kode
pusat pertanggungjawaban, satu angka di
tengah kode anggaran/realisasi, dan tiga
angka terakhir untuk buku besar.
Jenis Kode
4. Kode kombinasi (mnemonic codes),
adalah kode yang dibuat dengan
mengkombinasikan huruf dan angka,
dengan tujuan untuk memudahkan
pemahaman makna kode. Contoh: AL-
1 = Aktiva Lancar, Kas dst.
Laporan Manajerial dan Laporan Keuangan

1. Laporan manajerial, adalah laporan yang

ditujukan untuk memenuhi kepentingan
manajemen.

2. Laporan keuangan, adalah laporan yang

terdiri dari laporan rugi-laba, laporan
modal, neraca, laporan arus kas, serta
pengungkapan laporan keuangan. Laporan
keuangan bersifat umum dan terutama
ditujukan untuk pemakai eksternal.
 Contoh Laporan Manajerial

• Anggaran (budgets)
Anggaran adalah perencanaan yang
dinyakatan dalam satuan uang, misalnya:
anggaran kas, anggaran biaya tenaga kerja
dst.
• Laporan kinerja (performance reports)
Laporan kinerja adalah laporan tentang
pencapaian prestasi, berupa perbandingan
antara realisasi dengan anggaran atau dengan
angka pembanding yang lain.
• Laporan penjualan per jenis produk, per
divisi, per area penjualan dst.
Pengaruh Laporan Terhadap Prilaku
• Management by exception adalah
prinsip untuk memaklumi
penyimpangan dari anggaran yang
bersifat tidak material, dan tidak
memerlukan menginvestigasi.
• Laporan manajerial berpengaruh
besar terhadap prilaku, karena
manajemen dan staff akan cenderung
bekerja secara lebih profesional jika
prestasinya akan diukur dan
dievaluasi.
Pengendalian Interen

• Salah satu fungsi SIA adalah untuk menciptakan

pengendalian interen yang efektif. Pengendalian
interen adalah sistem yang dirancang untuk
memastikan beberapa hal sebagai berikut:
– Keandalan laporan: laporan manajerial dan
laporan keuangan.
– Keamanan aset dan laporan.
– Efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi.
– Kepatuhan terhadap kebijakan manajemen
dan segala peraturan serta hukum yang
berlaku.
Elemen-elemen Pokok Pengendalian Interen

• Kelengkapan dokumentasi
• Pemisahan fungsi, mencakup:
– Fungsi otorisasi
– Fungsi pencatatan
– Fungsi penyimpanan
• Keandalan laporan, mencakup:
– Laporan manajerial
– Laporan keuangan
 Bab II
Elemen dan Prosedur SIA