SISTEMAS Y METODOS DE COMPRA

Introducción

 El sistema de compras, es, un subsistema del sistema de administración del

abastecimiento y está relacionado con las diferentes funciones de la empresa.

 Pero las compras tienen además procedimientos´, métodos y normas técnicas para
realizarlas.
 Objetivos:
 A. Señalar las relaciones de la función de compras con otras funciones de la empresa.
 B. Indicar las consecuencias de un sistema de información en la función de compras
 C. Describir el procedimiento de compras
 D. Explicar los métodos de compra
 E. Describir las normas para la realización de compras.
Contenido del tema

 Consideraciones en la gestión de compras

 Las compras como un sistema
 Procedimientos de compras
 Métodos para comprar
 Normas técnicas para realizar las compras.
Consideraciones en la gestión de compras

 Compras es una función básica que desarrolla toda empresa. Esta función, a
su vez, se relaciona directamente con otras funciones que cumple la empresa.
 Veamos estas relaciones:
 A. Con la función de producción: Tanto una empresa industrial como
comercial necesita de una serie de elementos materiales para su normal
desenvolvimiento. Por ello, cuando se formulan los programas de compras
debe haber coherencia entre las cantidades, calidad y tiempo de entrega y los
requerimientos de producción. LAS EMPRESAS ESTAN LIGADAS A LOS
REQUERIMIENTOS DE LA LINEA DE PRODUCCION.
Consideraciones en la gestión de
compras
 Con la función financiera: a previsión de un programa de compras,
compromete en gran medida la disponibilidad económica de la empresa. La
función financiera determina si se cuenta o no con los recursos necesarios
para hacer frente a los compromisos que se adquieren por compras.LA
FUNCION FINANCIERA CONDICIONA UN PROGRAMA DE COMPRAS.
 Con la función almacén: Sucede comúnmente que en las empresas
industriales las compras se generan en el almacén. Esto, como consecuencia
de los controles internos de stocks-puntos de reposición, stocks máximos,
stocks mínimos. LOS CONTROLES INTERNOS DE STOCKS SUMINISTRAN LA
INFORMACION PARA COMPRAR.
Consideraciones en la gestión de
compras
 Con la función de comercialización: Compras abastece de los materiales
necesarios para la producción y en función de la comercialización irá
renovando los stocks de materias primas que garantizan que los artículos
tengan las características y especificaciones que exige el diseño de un
producto y/o servicio determinado. E FLUJO DE COMERCIALIZACION
CONDICONA LAS COMPRAS DE INSUMOS.
LAS COMPRAS COMO UN SISTEMA
 Considerando que el proceso de compras está comprendido dentro de la administración del
abastecimiento y que la función del abastecimiento es “un conjunto de procesos de
naturaleza técnico administrativa encargada de hacer llegar hasta los usuarios las
necesidades de bienes y servicios en orden de previsiones de cantidad, calidad, tiempo y
disponibilidad económica” donde se han previsto y desarrollado procesos técnicos para su
ejecución, convierte al Abastecimiento en un sistema.
 El proceso de compras dentro de un sistema de abastecimiento tiene la responsabilidad de :
 A. Diseñar un buen flujo de información que por su importancia dentro del abastecimiento
de una empresa se puede tornar en si mismo e un sistema de información.
 SE DEFINE SISTEMA DE INFORMACION –del proceso, de compras en el sistema de
abastecimiento- al conjunto interrelacionado de hechos tendientes a las recopilaciones,
clasificación, procesamientos, análisis e interpretación de datos que sirven de instrumento
básico para la provisión o suministro de recursos materiales y/o servicios no personales en
condiciones de oportunidad, calidad, precio y cantidad más razonable de tal manera que
satisfaga las necesidades del usuario.
Las compras como un sistema
 Las compras requieren un buen sistema de información para:
 1. Seleccionar y localizar las mejores fuentes de suministro.
 2. Conocer la oferta, demanda y precio de los viene y/o servicios necesarios
 3. Conocer las necesidades de la empresa.

 Ello permitirá:
 A. Procesar las solicitudes de compra o requisiciones por un lado, y por otro las cotizaciones,
presupuestos para comparar precios y conseguir el mejor en condiciones de entrega y pago.
 B. Determinar y /o otorgar la buena pro, emitiendo, la orden de compra a los proveedores
favorecidos de acuerdo a las solicitudes de cotización o licitación más conveniente.
 C. Mantener un registro de órdenes de compra emitidas y un archivo o registro de documentos de
internamiento en almacén.
 D. Confeccionar cualquier tipo de informe que permita visualizar la organización y
administración del departamento de compras.
Procedimientos de compras
 La manera de ejecutar una función, incluso la secuencia de fases y métodos de operación se conoce
como PROCEDIMIENTO.
 El PROCEDIMIENTO DE COMPRA deberá indicar qué funciones deben ejecutarse cuándo y quienes son los
responsables de ello.

 La cabeza de un sistema de compras es el Departamento de Compras que viabiliza el procedimiento

operativo. Otras áreas del sistema son los departamentos usuarios, almacenes, tráfico, finanzas y
contabilidad.
 En los Departamento Usuarios es que se dá el origen de la compra ante una necesidad prevista o
imprevista. Se hace el pedido o requisición especificando: código descripción de la mercadería,
cantidad, oportunidad y lugar de entrega.
 El Departamento de Compras recepciona el pedido y confronta la solicitud con el presupuesto y
program de compras. Esto para constatar si se encuentra dentro de la asignación total presupuestaria
del período corriente para el departamento que hace la solicitud……………………….
Procedimientos de compras
 ……. Se procede luego a la revisión de las especificaciones técnicas y principales características de la
mercancía.
 En almacén se verifican los saldos de existencias y si no hubiere solicitan cotizaciones a diferentes
proveedores.
 Al pedir las cotizaciones de precios se deben tomar en cuenta : la calidad del producto, y el tiempo de
entrega.
 Partiendo de los datos reunidos y analizados, el comprador elige al proveedor y procede a emitir la
Orden de Compra.
 La Orden de Compra se entregará al proveedor con copias al Departamento que originó el pedido a
almacén y a Contabilidad para preveer el pago.
 Recepción registrará el ingreso de los materiales solicitados y notificará a Almacenes su recepción y
estado. Asimismo, entregará el material en el punto adecuado de la fábrica o lugar indicado para su
almacenamiento o empleo.
 Complementan estos puntos el envio de la factura a Contabilidad, se coteja con el pedido de compras y
el informe de recepción y aceptación de mercancías.
LA INFORMACION PERMITE:

 1. Procesar y comparar precios

 2. Determinar la buena pro.
 3. Registrar ordenes de compra y archivar documentos de
internamiento
 4. Preparar cualquier tipo de informe relacionado a compras.
 5. El pago al proveedor, de acuerdo a las condiciones
previamente establecidas, puede hacerlo el propio
departamento de compras o contabilidad previo envio de la
documentación necesaria.
METODOS PARA COMPRAR

 Las compras pueden clasificarse según sus cantidades:

 A. En grandes cantidades para especulación o reserva..
 B. En cantidades estrechamente proporcionadas a los planes de producción
 C. En pequeñas cantidades para consumo.
 D. De suministro contínuo.
COMPRAS EN GRANDES CANTIDADES PARA
ESPECULACIÓN O RESERVA
Estas compras no tienen nada que ver con el proceso industrial llevada a
cabo por la empresa.
 Se compra en grandes cantidades cuando los precios son bajos
para revender a mayor precio o mantener un buen stock.
 CARACTERÍSTICAS
 Requiere desembolsos apreciables de capital que pueden quedar inmovilizados por un
tiempo.
 No está basada en el proceso industrial llevado a cabo por la empresa.
 Requiere mayores espacios en almacén, quizas en algunos casos alquilando locales
ajenos.
 Implicar un riesgo mayor que el normal al basarse en la tendencia del precio en el
mercado
 COMPRAS EN CANTIDADES ESTRECHAMENTE
PROPORCIONADAS A LOS PLANES DE PRODUCCIÓN
 Se hacen de acuerdo al desarrollo de los planes de producción.
 CARACTERÍSTICAS
 Se utilizan para artículos de consumo regular.
 Basado para comprar en el control de existencias de almacén o en
experiencias del pasado y no en una planificación precisa y exacta.
COMPRAS DE PEQUEÑAS CANTIDADES
PARA CONSUMO INMEDIATO
 Se efectúan cuando el producto es necesario. A veces
estás compras dependen del hecho, de que la empresa
produce según pedidos o en lotes de importancia limitada.


 OFRECEN COMO VENTAJAS:

 Permitir mayor espacio para almacenaje de otros productos.
 Menor eventualidad de pérdidas y mermas.
COMPRAS CON CARÁCTER DE SUMINISTRO CONTINUO

 Son compras que pueden preverse haciendo un pequeño análisis de las

estadísticas de los consumos donde se observa la frecuencia del uso
de algunos productos.
 CARACTERÍSTICAS:
 Deben ser disciplinadas siguiendo los
procedimientos previstos.
 Su finalidad es contar con el artículo en el momento
preciso.
 Debe tener en cuenta el programa de
producción.
NORMAS TÉCNICAS PARA REALIZAR LAS
COMPRAS
 Antes de exponer el tema a tratar sería conveniente mencionar la importancia de
organizar las compras teniendo en cuenta las siguientes razones:
 1. No es posible hacer ventas apropiadas o cometititvas si los materiales
adquiridos para la fabricación o la reventa tienen costos desproporcionados.
 2. La explotación apropiada de una empresa depende de la renovación organizada
de su inversión.
 3. La ejecución misma de la función compras permite a una empresa ser
aconsejada en relación con:
 A. Nuevos materiales que sustituyen con ventaja a los empleados.
 B. Nuevos productos a fabricar o vender
 C. Variaciones en tendencias que afectan a las ventas.
 D. Planeamiento de la producción y fijación de las normas o políticas a seguir.
NORMAS PARA REALIZAR LAS COMPRAS

Al analizar la finalidad que tienen Compras dentro de una entidad se

puede establecer que existen cuatro aspectos básicos que rigen las
adquisiciones y son:
 Calidad
 Cantidad
 Momento en que hay que comprar
 Precio más conveniente

Por lo tanto, las normas y principios que sobre compras se pueden determinar,
tendrán que versar sobre estos cuatro aspectos:
NORMAS PARA REALIAR LAS COMPRAS
 CALIDAD. Está definida por la utilización que se va ha dar al artículo que se
adquiere por lo tanto las normas que fijemos deben estar de acuerdo con el fin o
uso que se dará al material que se adquiera. Estas normas serán:
 1. La calidad deberá definirse.
 2. La calidad no se mide por el precio
 3. La calidad debe ser la conveniente.
 4. La calidad debe estar siempre disponible
 NORMAS PARA REALIAR LAS COMPRAS
 1. LA CALIDAD DEBERA DEFINIRSE. Esto significa que el comprador debe establecer las propiedades y
especificaciones que tendrán los materiales por medio de sus propiedades físicas o químicas.
 2. LA CALIDAD NO SE MIDE POR EL PRECIO. Es muy común pensar que a mejor precio se obtiene mejor
calidad. En compras debe tenerse presente que los precios varían de una fuente de adquisición a otra, en
artículos idénticos y aún de inferior calidad.
 3. LA CALIDAD DEBE SER LA CONVENIENTE. Hay que tener presente que no siempre las adquisiciones se
rigen por la mejor calidad o en otras palabras que la calidad conveniente no será siempre la mejor. Por
ello, debe indicarse en las especificaciones al solicitar un material la calidad mínima que puede aceptarse
ya que debemos relacionar este aspecto con el precio de costo y con el costo de venta.
 4. LA CALIDAD DEBE ESTAR SIEMPRE DISPONIBLE. De nada valdrá que obtengamos un artículo de gran
calidad, si cuando la volvamos a necesitar no está disponible, o sea que no lo encontramos en el mercado.
Este concepto de disponibilidad se refiere a que el material puede ser adquirido con facilidad a un precio
económico dentro de un plazo razonable y en varias fuentes de suministro.
NORMAS PARA REALIZAR COMPRAS

B. CANTIDAD.
Es deber del comprador, el estar seguro de que la cantidad que adquiere es la correcta. Para ello debe
estar capacitado para determinar si la cantidad que le solicitan responde al consumo y al mismo tiempo
poder establecer la cantidad económica.
Para comprar es una responsabilidad constante el poner a disposición de los usuarios las cantidades que
satisfagan sus necesidades y para ello debe equilibrar tres aspectos importantes al hacer una
adquisición:
1. Las necesidades de consumo
2. Las ventajas económicas
3. La seguridad de su almacenamiento.
 NORMAS PARA REALIZAR COMPRAS
Para ello las normas que sobre cantidad se establezcan, deben considerar estos tres puntos. Dichas normas
pueden ser las siguientes:
a. LA CANTIDAD DEBE BASARSE EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS. Para los artículos de consumo constante que
se mantienen en el almacén las cantidades a pedir, deben estar basadas en el consumo que de ellos se
haga. Por consiguiente, en la entidad debe establecerse un control de existencias que facilite la obtención
de datos necesarios para la determinación de la cantidad a pedir y que evite los caprichos o preferencias
de los usuarios. Sólo así logrará Compras, adquirir cantidades correctas y económicas.
b. LA CANTIDAD DEE ESTAR RESPALDADA. Toda requisición que reciba Compras por determinadas cantidades
a adquirir, debe tener un respaldo en cuanto se refiere a su determinación. En el caso de artículos de
stock, ya hemos manifestado que dicho respaldo será el control por primera vez o de adquisición
esporádica. Este respaldo consiste en la indicación concreta del uso que se le va a dar o del programa a
ejecutar de manera que pueda determinarse si es o no correcta la cantidad.
c. LA CANTIDAD NO DEBE SER INFLUENCIADA POR EL PRECIO. Se conoce que a mayor cantidad en la
adquisición será menor el precio unitario de compra. Sin embargo, no por ello se comprarán grandes
cantidades. <La obtención de un buen precio obliga a analizar la cantidad que facilite ese precio y
establecer si el consumo permite adquirirlo. En caso contrario, el comprador no debe influenciarse por el
bajo precio unitario, sino que adquirirá la cantidad prevista.
 NORMAS PARA REALIZAR COMPRAS
 Las fluctuaciones de los precios en el mercado debe ser tenido en cuenta por el comprador para establecer
su política de compras. Esta podría consistir en:
 A. Para artículos cuyo precio varían un poco, comprar de acuerdo a las necesidades.
 B. Para artículos de mucha variación en el precio, comprar cuando baja, teniendo en cuenta las
necesidades de los períodos en que sube.
 C. LA CANTIDAD QUE SE DETERMINE DEBE TENER EN CUENTA EL TIEMPO DE DEMORA. El tiempo que se
demorará en contar con el material desde sus trámites iniciales hasta su disponibilidad en el almacén o
producción, es un factor que hay que tener siempre en cuenta, si se quiere mantener la continuidad del
servicio a los usuarios. Por ello esto debe ser evaluado al establecer la cantidad por adquirir.
 D. EL TRANSPORTE A ELEGIR EN FUNCION DE LA CANTIDAD QUE SE ADQUIERA. Si tenemos en cuenta que
los medios de transportes establecen cantidades y volúmenes mínimos al fijar sus precios, es lógico que
para determinar e medio y la vía a utilizar se tenga en cuenta la cantidad del artículo que está solicitando.
 E. LA CANTIDAD DEBE TENER EN CENTA EL ESPACIO DISPONIBLE. El espacio que se dispone en el almacén y
el costo de dicho espacio influyen sobre la cantidad a pedir y sobre el método a adoptar en la adquisición.
El comprador deberá tener esto presente para no abarrotar los almacenes y tendrá que estudiar la solución
adecuada antes de cursar un pedido.
MOMENTOS EN QUE HAY QUE COMPRAR
 LA OPORTUNIDAD DE LA COMPRA DEPENDE DE UN BUEN CONTROL DE
EXISTENCIAS.
 La determinación del momento en que hay que comprar el material evita
gastos inútiles y compras de último minutos. Para ello hay que tener en
cuenta el consumo, el tiempo de demora, la via a utilizar, la cantidad por
adquirir y la distancia del proveedor.
 Podemos decir a este respecto que la norma a tener presente es:
 EL MOMENTO EN QUE HAY QUE COMPRAR DEPENDEN DE UN BUEN SISTEMA DE
CONTROL DE EXISTENCIAS, ya que ésta es la única manera de poderse dar
cuenta del movimiento de nuestro stock y nos ayudará a establecer el punto
de pedido indispensable que nos alerte para solicitar el material.
 PRECIO MAS CONVENIENTE
 Este factor llama generalmente la atención de los directores porque trata de desembolsar
dinero, y por ello debe recordarse lo siguiente:
 A. EL PRECIO DE ADQUISICION ES UN ELEMENTO DE VENTA. Es un elemento del precio de
venta. Gran parte del precio de venta de un artículo está formado por el de compra, por lo
tanto, para lograr vender a precios de competencia en el mercado hay que adquirir un
precio que le permita a la compañía competir cuando exponga su producto a los
consumidores.
 B. EL PRECIO DEBE BUSCARSE EN RAZON DE LA CALIDAD Y LA CANTIDAD. Sabemos la
influencia que sobre el precio tienen la calidad y la continuidad. Por lo tanto, hay que tener
en cuenta que no se trata de buscar lo más barato, sino el mas bajo precio que se pueda
pagar por un artículo que tenga la calidad mínima requerida y en la cantidad necesaria.
Para ello, los compradores deben explorar y analizar el mercado hasta obtener dicho precio
PRECIO MAS CONVENIENTE

EL PRECIO NO SOLAMENTE ES EL VALOR DE COMPRA. El valor de compra o

cantidad que se paga por un artículo es solamente uno de los factores que
forman el costo de compra Hay que tener presente el transporte, embalaje,
recepción almacenamiento, etc, y recordar que todo ello cuesta dinero y que
inciden sobre los artículos que se adquieren. Hay que analizar estos aspectos
para establecer el precio más bajo
NORMAS TECNICAS PARA COMPRAR

 LOS FACTORES DENTRO DE LAS NORMAS TECNICAS PARA REALIZAR COMPRA SE

DEBE TENER PRESENTE .

 A. CALIDAD
 B. CANTIDAD
 C. OPORTUNIDAD
 D. PRECIO MAS CONVENIENTE.

Prueba de autoevaluación
1. Cuál es la relación de la función de compras con las funciones de:
 A. Producción
 B. Financiera
 C. Almacén
 D. Comercialización.
 2. Qué permite a la función de compra un buen sistema de información?
 3. Describa el procedimiento para la realización de las compras.
 4. Explique brevemente cada uno de los métodos de compra
 5. Describa las normas para la realización de compras, con relación a:
 A. Calidad
 B. Cantidad
 C. Momento de adquisición
 D. Precio.