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Introduction à la
notion de projet

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La sensibilisation à la notion de projet

• Plan
 Quelques questions...
 Le projet C'est quoi la gestion
de projet ?...
 Les acteurs concernés
 Le dossier de pré-étude
 Le management de projet
 communication, planification,
délais, coûts, risques, qualité
 Les outils
 Etude d'opportunité
 Planification, suivi des délais
suivi des coûts
 L'aide d'un logiciel
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Quelques questions...

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Les caractéristiques d'un projet

• La caractéristique d'un projet est d'avoir un début et une fin :


 Vrai ou faux ?...

• Parmi les caractéristiques suivantes, identifier celles qui


s'appliquent au projet :
 Démarche structurée, permanent, répétitif, innovant, transverse,
contraintes de délais, temporaire...

• Parmi les adjectifs suivants, lesquels caractérisent le résultat


d'un projet :
 Immatériel, matériel, unique, mesurable, quantifié, flou, national,
régional...

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Le projet

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Le projet

• Définition
 Un projet est un ensemble de tâches
indissociables permettant de répondre à
un besoin exprimé

 Il comprend également les ressources


nécessaires à sa réalisation

 Il a une durée finie, caractérisée par une


date de début et une date de fin
Projet
 Il peut être multitechnique,
monotechnique, collectif ou individuel

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Le projet : trois principes fondamentaux

• Instauration systématique d'une phase d'exploration en amont


des projets
 Evaluer l'opportunité du projet
 Préciser ses objectifs de coût, de délai et de performance
 Identifier les marges de manoeuvre : coût, délais, volume

• Maîtrise d'oeuvre responsable nommément désignée


 Mobiliser et coordonner l'ensemble des compétences nécessaires

• Maîtrise d'ouvrage forte animée par un pilote


 Fixer des objectifs clairs
 Réorienter si nécessaire

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Le projet : les phases de vie

• La pré-étude
 Elle permet au travers d'une identification première des actions, des
acteurs, des coûts, des charges et des gains de toutes natures, de bâtir un
dossier qui contribue à l'étude d'opportunité et de faisabilité
• L'étude
 Une fois le projet retenu, elle conduit à figer de manière précis les contours
du projet
• La réalisation
 Elle s'accompagne d'un suivi et d'un bilan de réalisation
• L'exploitation
 idem mais avec des rapports d'étape
• Le désinvestissement
 Il peut faire partie de la pré-étude du projet suivant

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Le projet : les phases de vie

• Rapprochement avec les projets informatiques

J0 J1 J2 J3

Murissement temps
Prototypage
Industrialisation
M.P.P.
Généralisation Exploitation
Maintenance

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Pré-étude et statuts d'un projet

• Quelques précisions sur la phase Idée


d'étude
Pré-étude
Rouge
 Rien n'est acquis
Arbitrage ?

 L'arbitrage est permanent Noir


Orange Autorisable
Rejeté
 Il peut s'écouler plusieurs mois
entre l'arbitrage et le début de la
réalisation Lancement ?

Une pré-étude n'est jamais perdue,Autorisé


quelles qu'en soient les suites... Vert
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Les acteurs
concernés

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Les acteurs : le chef de projet

• Un animateur
 Il fédère l'équipe projet
• Un Communicateur
 Il est en mesure à tous les stades
d'informer le comité de pilotage
 Il informe également ses
partenaires
• Un responsable
 Il dispose de moyens et
d'obligations
 Il doit tenir ses objectifs

Il ne porte pas tout sur


ses épaules...
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Les acteurs : le chef de projet

• Les missions du Chef de projet


 Définition du projet

 Planification du projet

 Pilotage du projet

 Négociations internes et externes au projet

 Animation des équipes

 Reporting interne et externe

 Gestion du fond documentaire

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Les qualités d'un chef de projet

• La perle rare

Qualités d'un chef de projet

Comprendre Obtenir l'adhésion Savoir produire Vaincre les obstacles

Imagination Communication Efficacité Confiance


Raisonnement Relationnel Délégation Créativité
Savoir-faire Motivation Direction Méthodologie
Expertise Influence Mobilisation Initiative
Curiosité Solidarité Autonomie Capacité à défendre
Sensibilité Responsabilité une idée

Ecoute Synthèse Capacité d'interpellation

Ouverture d'esprit

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Les acteurs : la structure de pilotage

• Un élément indispensable au
déroulement du processus
 Prises de décisions
 Arbitrage
• Un élément indispensable à la
pérennisation de la démarche
 Sollicitation de la Direction
 Facilitation auprès des autres
services (transversalités)
 Soutien au chef de projet
• Un garant
 De la cohérence du projet avec la
stratégie et les objectifs de l'entité

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Les acteurs : l'équipe projet

• La créativité permanente
 L'innovation et l'optimisation
doivent rester un souci permanent

• Des partenaires
 En considérant le projet dans sa
globalité et non exclusivement au
niveau de la tâche

• La transparence
 Par la communication
 Plus tôt une dérive est connue,
mieux elle se gère

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Le management d'un projet

• Concrétisons...

Directeur Maire
Comité de Projets Conseil municipal

Comité de pilotage Section urbanisme


Pilote Conducteur des TVX

Chef de projet Architecte

Equipe projet Artisans

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Ce qui rassemble les acteurs

Maîtrise des risques Visibilité


Dossier projet
Délais Tableau de bord...

Risques
Le projet
Qualité Coûts

Communication Les règles du jeu


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Le dossier
de pré-étude

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Le dossier de pré-étude en phase exploratoire

• Un instrument de réflexion et de communication


 Décloisonner, se poser les bonnes questions

• Permettant de définir le contenu du projet


 Les actions, mais aussi les partenaires ou contributeurs
 Les marges de manoeuvre pendant qu'elles donnent encore un degré de
latitude. Il s'agira plus tard de gérer des contraintes...

• Facilitant la validation de ce contenu


 Arbitrage, évaluation à partir de l'urgence, du retour financier et du retour
opérationnel, eclairage sur les risques
 Lettre de mission ... etc

• Préparant la mise en place et la structuration du projet


 Optimisation avant mise en oeuvre
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Le management
de projet

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Quand faut-il travailler par projet


Caractéristiques de l'opération Oui En partie Non
L'opération à mener est technique et humainement
4 2 0
complexe
Elle fait intervenir des personnes travaillant dans des
6 4 0
secteurs différents
Elle doit doit être conduite par une ou plusieurs
4 2 0
personnes possédant des compétences multiples
L'ampleur de cette opération est telle qu'il faudra mettre
6 4 0
en place un pilotage et des ressources propres
On veut s'assurer tout particulièrement des résultats
4 2 0
obtenus et contrôler au fur et à mesure l'avancement
Un hiérarchique ou plusieurs souhaite(nt) un
6 4 0
interloculteur unique sur cette opération
Il y a beaucoup de sous-traitants ou d'intervenants à
4 4 0
prévoir
Cette opération comporte beaucoup de facteurs de
6 2 0
risques et d'incertitudes
Cette opération rentre dans le cadre d'un projet plus
4 2 0
vaste
L'opération s'étend au moins sur plusieurs mois 4 2 0
Votre total

Entre 0 et 16 : Inutile de travailler en structure de projet

Entre 16 et 32 : Vous pouvez ou non travailler par projet

Au delà de 32 : Aucun doute, il faut travailler par projet

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Pourquoi une gestion de projet ?...

• L'inadéquation de l'environnement et de l'organisation


 Des structures organisationnelles stables
 Des produits de plus en plus fluides
• Garantir l'atteinte d'un objectif en réalisant le meilleur
compromis par la bonne gestion des contraintes :
 Qualité technique
 Délais
 Coûts
• Favoriser l'atteinte des résultats
attendus
 Par l'optimisation de la planification
et des moyens
 Par l'optimisation de
l'organisation

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Les avantages d'un fonctionnement par projet


• Opération extraordinaire
Mobilisation • Action à risques
• Objectifs ambitieux

 Exigence de délais
Rapidité
 Situation temporaire

 Management d'une équipe pluridisciplinaire


 Autorité reconnue
 Commanditaire : maître d'ouvrage
 Responsable : maître d'oeuvre
Coordination
 Objectifs partagés
 Lettre de mission
 Transversalité maîtrisée
 Equipe et contributions négociées et officialisées

Ressources  Adaptation des ressources aux objectifs


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Attention à la planification du projet

• La planification d'un projet doit être distinguée de celle des


activités menées à l'intérieur d'un service

Direction 1 Direction 2 Direction n

Chef de
projet

Planification de projet

Planification des charges


et des ressources de la direction 2
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Les caractéristiques de la gestion de projet

• Tournée vers l'atteinte d'un objectif clair et quantifié


 Essentiellement prévisionnel
 Transversal par rapport aux techniques
• Non répétitive
 Mise en place d'une structure temporaire
• Réactive
 Aléas de la réalisation, réarbitrages...
 Modification du cahier des charges, évolution de l'environnement...
• Personnalisée si possible par un chef de projet ayant une
obligation de résultat
• Soumise à des contraintes
 Contraintes de délais, de ressources

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Le management d'un projet

• Les dix commandements du fonctionnement en projet


 1 Le maître d'ouvrage fixe les orientations générales du projet et avalise
toute modification de ses objectifs

 2 Le maître d'ouvrage est garant de la conformité du projet aux objectifs


stratégiques et de sa rentabilité

 3 La maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'oeuvre doivent être séparées

 4 Le maître d'oeuvre est garant de la tenue des objectifs du projet (délais,


coûts, qualité)

 5 Le maître d'oeuvre détermine le découpage de son projet en sous-projets


avec des résultats intermédiaires et des dates-clés

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Le management d'un projet

• Les dix commandements (suite...)


 6 Le maître d'oeuvre fait résoudre les problèmes à tous les niveaux

 7 Chaque service contributeur est responsable vis-à-vis du maître d'oeuvre


des objectifs de coûts, délais, performance

 8 Chaque contributeur informe systématiquement le maître d'oeuvre

 9 Chaque contributeur communique sans contrainte avec les autres


contributeurs du projet

 10 Chaque responsable de centre de compétences garantit l'efficacité des


moyens qu'il engage sur les projets

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Le principe de la gestion d'un projet

• Se fixer un référentiel
 Technique
 Financier

• Comparer périodiquement la réalisation et le référentiel


 Evaluer périodiquement la réalisation
 Comparer réalisation et référentiel
 Déclencher des actions correctives
 Se fixer un nouveau référentiel

• Effectuer des bilans


 Bilan de réalisation
 Bilan d'exploitation

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Le principe : Se fixer un référentiel

• Identifier les contraintes (délais, coûts...)


• Elaborer les spécifications du projet
• Préparer le plan de développement
 Décomposer le projet en tâches élémentaires
 Identifier tous les contributeurs
 Définir le séquencement des tâches
• Effectuer des prévisions
 Durée
 Coût
• Optimiser la référence
 Identifier les tâches déterminantes
 Veiller à ce qu'elles présentent le moins de risque de dérapage

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Le principe : évaluer périodiquement la réalisation

• Remontée des informations sur :


 Ce qui est fait
 Qualité de ce qui est réalisé
 Coûts liquidés
 Temps passé

 Ce qui reste à faire


 Modification du cahier des charges
 Coûts prévisionnels
 Temps restant à allouer

• Consolidation au niveau du projet

Communiquer...
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Le principe : comparer réalisation et référentiel

• Mise en évidence des écarts constatés


 Qualité technique
 Délais
 Coûts

• Analyse de la cause de ces écarts


 Dérive constatée
 Dérive prévisionnelle en fin de projet

• Proposition d'actions correctives

Informer le comité de pilotage...


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La communication est essentielle

• Application de la règle des 5 W


 Communiquer vers qui ?
 Utilisateurs finaux, équipe projet, Direction du projet
 Communiquer pourquoi ?
 Fédérer, mobiliser l'équipe projet
 Associer les utilisateurs finaux

 Communiquer quoi ?
 Les objectifs, les enjeux, les risques, les résultats intermédiaires, l'organisation,
le planning, l'avancement...
 Communiquer quand ?
 Au lancement, aux échéances annoncées, lors de tout évènement
 Communiquer comment ?
 Tous les moyens sont bons, mais l'implication du chef de projet et de l'équipe
est primordiale...

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La gestion des risques

• La finalité de tous les outils et méthodes liés au management de


projet, c'est la maîtrise des risques

• Le chef de projet n'est donc pas nommé pour "faire un


planning", mais pour prendre des mesures préventives

• Il faut donc :
 Développer la capacité d'analyse
au préalable

 Identifier et mettre en place


les mesures préventives

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La typologie des risques

• Risques organisationnels
 Clarté des objectifs, cahier des charges...
• Risques de type humain
 Disponibilité des ressources, compétences, formation, motivation...
• Risques commerciaux et marketing
 Offres de la concurrence, clients...
• Risques techniques
 Normalisation, cohérence des spécifications, documentation...
• Risques liés à la maîtrise de la sous-traitance
• Risques juridiques
• Risques liés à la sécurité
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Le principe : déclencher des actions correctives

• Nature
 Réaffectation de moyens
 Affectation de nouvelles ressources
 Modification de la cible technique
 Nouveau découpage des tâches
 Arrêt du projet

• Validation suivant l'importance de


ces actions
 Par le chef de projet
 Par la maîtrise d'ouvrage

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Le principe : faire des bilans

• Des bilans intermédiaires et de fin de réalisation


 Mesurer les écarts par rapport aux prévisions initiales
 Analyser ces écarts
 Capitaliser pour les futures réalisations

• Des bilans d'exploitation


 Mesurer les retours opérationnels et financiers obtenus
 Comparer à l'étude de justification
 Capitaliser pour les futures
réalisations

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La finalité des bilans

• Les bilans intermédiaires


 Vérifier que les jalons sont respectés
 Analyser les causes de dérapage
 Aider à la prise de décision
• Le bilan de fin de réalisation
 Tirer les enseignements du projet
 Faciliter la capitalisation pour des expériences futures
 Préparer les modalités de transfert à la maitrise d'ouvrage
• Le ou les bilans d'exploitation
 Vérifier que le projet rapporte bien ce pour quoi il a été lancé (notion de
retour sur investissement)
 Il peut s'agir d'analyse de produits, de réduction de coûts ou de charges,
d'amélioration du climat social, des conditions de travail...

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Quand faire un bilan, pour qui, par qui ?...

• A chaque jalon d'étape


 Par le maître d'oeuvre pour le maître d'ouvrage

• A chaque livrable
 Par le contributeur responsable pour le chef de projet

• A la fin de réalisation
 Par le maître d'oeuvre et l'équipe projet pour la maîtrise d'ouvrage et la
structure de pilotage

• Après une première étape d'exploitation


 Par le contrôleur de gestion pour la structure de pilotage de l'entité

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La particularité du suivi des coûts

• Les principes précédents s'appliquent au suivi des coûts,


cependant...
 Il faut prendre également en compte de nouveaux paramètres

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La particularité du suivi des coûts

• Il est nécessaire de faire un suivi


des coûts à avancement donné
 Nécessaire à la reprogram-mation
éventuelle du projet
 Nécessaire à la connaissance du
coût final prévisionnel

• Il est également nécessaire de faire


un suivi des coûts à échéance
donnée
 Nécessaire aux financiers

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La gestion des coûts

• La courbe en "S"prévisionnelle
Coût

Coût final prévu

Coût prévu à date "t"

Coût réalisé à date "t"

Temps
Fin
date "t" Fin prévisionnelle
Initiale

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La gestion des coûts

• La courbe en "S" à la date "t"


 Estimer le reste à faire en fonction du pourçentage d'avancement
 Calculer le coût final prévisionnel, donc l'écart final prévisionnel
Coût

Coût à date d'achèvement


Ecart final
prévisionnel
Coût prévu à date "t"

Coût réalisé à date "t"

Evaluation du "Reste à faire"

Temps
Fin
date "t" Fin prévisionnelle
Initiale

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Les outils

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Les outils de pilotage

• Des logiciels certes ...

• Mais aussi...
 Des règles de management

 Des réunions préparées

 Un fond documentaire solide

 Un tableau de bord

 Un dossier projet

 Une communication adaptée

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Le tableau de bord

• Synthétique
 Des données chiffrées
 Des commentaires
• Informatique
• Aidant à la prise de décision
• Disponible à chaque revue du projet

Il doit privilégier les représentations graphiques


ainisi que le qualitatif...

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Le tableau de bord, un exemple

• Des indicateurs, un peu


 Indicateurs de délais
 Indicateurs de coûts
 Indicateurs de performance
• Des éléments de planning ... pas seulement
• Mais aussi des commentaires
 Problèmes rencontrés
 Impact des problèmes sur le projet (analyse des risques en cas de
dérapage, de non respect d'un jalon...)
 Solutions envisagées
 Avantages/Inconvénients...

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Phase de pré-étude : "Ardoise"

• Aide à la Réalisation de Dossiers d'Investissements sous Excel

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Phase de mise en oeuvre : les logiciels courants

• Quelques conseils ou remarques


 Intégrer dès l'origine la fonction gestion de projet
 Gérer un coût en une seul devise, mais aussi en "Hommes*jours"
 L'acquisition de compétence sur l'outil nécessite du temps
 L'outil ne restitue que ce qu'on lui fournit
 Même avec un outil, il est délicat de gérer un grand nombre de tâches
 La fréquence de suivi est liée à la durée des tâches
 Il n'y a pas d'outil efficace sans méthode
 Il n'y a pas de méthode opérationnelle sans outil

Ces logiciels traitent de la planification et du suivi,


mais pas de l'étude d'opportunité
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Les gestionnaires de projet : quelques définitions

• La liste de préséance
 Un tableau sur lequel, pour chaque tâche, sont portés, la durée,
l'enchaînement logique, d'éventuelles contraintes

N° Nom Tâche prévue Durée Début prévu Fin prévue Liaison OI code 01Q Responsable
prévue
1 CONSTRUCTION AGENCE
2 Recherche terrain 12s
3 Pré-étude 1s 2
4 Achat sous conditions 10s 3
5 Conception 16s 4DD+1s
6 Demande permis de construire 20s 5
7 Achat 1s 6
8 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA 20s 7
9 Finition extérieure 16s 8
10 Finition intérieure 20s 8
11 Réception 0s 9;10

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Les gestionnaires de projet : définitions

• Le diagramme de Gantt
 Certains logiciels ne font pas figurer directement les liaisons
 Il offre une présentation très visuelle de l'étalement des tâches

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Les gestionnaires de projet : définitions

• Le réseau PERT : Program Evaluation Review Technique


 La durée et l'importance des tâches n'apparaît pas de façon visuelle
 L'ordonnancement du projet est clairement représenté

2 3 4 5 6 7 8 10 11

CONSTRUCTION
AGENCE

1 455j
4 Jan 14 Oct

Recherche terrain Pré-étude Achat sous Conception


conditions

2 12s 3 1s 4 10s 5 16s

4 Jan 26 Mar 29 Mar 2 Avr 5 Avr 16 Jui 13 Avr 5 Aoû

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Les gestionnaires de projet : définitions

• Tâche critique
 Toute tâche qui en dérapant, fait déraper le projet dans sa globalité

• Chemin critique
 Enchaînement de toutes les tâches critiques

• Marge
 La marge est l'intervalle de temps sur lequel peut glisser une tâche non
critique sans affecter le reste du projet au-delà de cette marge, la tâche
devient critique

Le chemin critique est à surveiller étroitement


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La méthode de travail
à l`aide d`un logiciel

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La méthode : phase de préparation

1 2 3 4

• 1 : Etablissement de la liste de préséance par chaque contributeur


• 2 : Saisie de toutes les contributions du projet par le chef de projet
• 3 : Optimisation et validation de la structure initiale du projet par l'équipe
projet (processus itératif)
• 4 : Saisie de la structure initiale par le chef de projet

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La méthode : phase de mise en oeuvre


Nº Tâche / Table de suivi Durée Début prévu Fin prévue Début réel Fin réelle % achevé Nouv. durée Nouv. début Nouv.fin Nouv.%ach
1 CONSTRUCTION AGENCE 446j 4/1/93 3/10/94 4/1/93 NC 27%
2 Recherche terrain 12s 4/1/93 26/3/93 4/1/93 26/3/93 100%
3 Pré-étude 1s 29/3/93 2/4/93 29/3/93 2/4/93 100%
4 Achat sous conditions 11s 5/4/93 23/6/93 5/4/93 23/6/93 100%
5 Conception gros oeuvre 9s 20/4/93 23/6/93 20/4/93 23/6/93 100% 10s 26/3/93
6 Conception finitions 8s 24/6/93 19/8/93 NC NC 0% 50%
7 Demande permis de construire 20s 24/6/93 15/11/93 NC NC 0%
8 Achat 1s 16/11/93 22/11/93 NC NC 0%
9 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA 25s 17/11/93 11/5/94 NC NC 0% 15/5/94
10 Finition extérieure 16s 12/5/94 5/9/94 NC NC 0%
11 Finition intérieure 20s 12/5/94 3/10/94 NC NC 0%
12 Réception 0s 3/10/94 3/10/94 NC NC 0%

Diffusion de l'information Remontée de


l'information
• Les supports de communication
 La fiche navette
 Le Gantt
 Le PERT
• Faire preuve de la plus grande transparence
 Plus tôt le retard est communiqué, mieux il se gère
 Le dérapage des uns peut avoir une incidence sur les autres

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La méthode : phase de mise en oeuvre

1 2 3

• 1 : Communication remontante des évènements nouveaux par les


contributeurs et réunion pour prise de décision si nécessaire
• 2 : Mise à jour de la base projet et des nouveaux plannings
• 3 : Communication descendante par le chef de projet à partir des trois
supports de base
 Tableau des tâches
 Gantt
 PERT

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La méthode : phase de mise en oeuvre

• Un exemple de communication : le Gantt de suivi

page 58
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La méthode : phase de bilan

• 1 : Saisie et édition des états de bilan


• 2 : Analyse des écarts
 Origine des causes
 Reproductibilité des phénomènes
 Estimation des tâches
 Coordination.....

1 2

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La méthode : phase bilan

• Exemple d'édition de bilan


 Durée planifiée, prévue, réalisée
 Début planifié, prévu, réalisé
 Fin planifiée, prévue, réalisée

Nº Tâche / Table de bilan Durée planifiéeDurée prévue Durée réaliséeDébut planifié Début prévu Début réel Fin planifiée Fin prévue Fin réelle
1 CONSTRUCTION AGENCE 82s 89,2s 89,2s 4/1/93 4/1/93 4/1/93 12/8/94 3/10/94 3/10/94
2 Recherche terrain 12s 12s 12s 4/1/93 4/1/93 4/1/93 26/3/93 26/3/93 26/3/93
3 Pré-étude 1s 1s 1s 29/3/93 29/3/93 29/3/93 2/4/93 2/4/93 2/4/93
4 Achat sous conditions 10s 11s 11s 5/4/93 5/4/93 5/4/93 16/6/93 23/6/93 23/6/93
5 Conception gros oeuvre 8s 9s 9s 13/4/93 20/4/93 20/4/93 9/6/93 23/6/93 23/6/93
6 Conception finitions 8s 8s 8s 10/6/93 24/6/93 24/6/93 5/8/93 19/8/93 19/8/93
7 Demande permis de construire 20s 20s 20s 10/6/93 24/6/93 24/6/93 28/10/93 15/11/93 15/11/93
8 Achat 1s 1s 1s 29/10/93 16/11/93 16/11/93 5/11/93 22/11/93 22/11/93
9 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA 20s 25s 25s 29/10/93 17/11/93 17/11/93 21/3/94 11/5/94 11/5/94
10 Finition extérieure 16s 16s 16s 22/3/94 12/5/94 12/5/94 15/7/94 5/9/94 5/9/94
11 Finition intérieure 20s 20s 20s 22/3/94 12/5/94 12/5/94 12/8/94 3/10/94 3/10/94
12 Réception 0s 0s 0s 12/8/94 3/10/94 3/10/94 12/8/94 3/10/94 3/10/94

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Plan de développement d'un projet

Promotion
Euphorie de ceux
qui n'ont
Inquiétude Punition pas
des trempé
Recherche innocents dans
Panique
des l'affaire
coupables

Essais
2 3 4 5
1 Etudes Développement Production Mise en 6
Schéma Oeuvre Maintenabilité
Directeur
page 61

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