Normas e Procedimentos para o gerenciamento de

processos administrativos – baseados na cultura Fiocruz e

nas Portarias nº 05 de 19/12/02 e nº 03 de 16/05/2003,
ambas do Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão/MPOG.
 Classificação de Processos
Processo Judicial
Processo Legislativo

Processo Administrativo
É um documento ou conjunto de documentos que exige(m) um
estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por
despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instrução para
pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e
autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos
 Classificação de Processos

A FIOCRUZ é um dos Órgãos autorizados a

realizarem o procedimento de abertura de
processos, obedecendo a faixa numérica de
codificação de Unidades Protocolizadoras.

Faixa numérica do Ministério

da Saúde
25000 a 27999
Unidades protocolizadoras da Fiocruz
UNIDADE PREFIXO
DIRAD 25380
CPQRR 25381
CPQAM 25382
CPQGM 25383
IFF 25384
INCQS 25385
BIO-MANGUINHOS 25386
FAR-MANGUINHOS 25387
ENSP 25388
DIRAC 25389
CPQLMD 25792
DIREB 25027
 Autuação e/ou formação de
Processo
É o termo que caracteriza
a abertura do processo.
Na formação do
processo, deverão ser observados
os documentos cujo conteúdo
esteja relacionado a ações e
operações contábeis financeiras,
ou requeira análise, informações,
despachos e decisões de diversas
Unidades organizacionais de
uma Instituição;
 Observações sobre a autuação de
Processo
• As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax
não poderão constituir-se em peças de processos, salvo nos casos
de processo de compras, onde a confirmação do fornecedor é
imprescindível, neste caso, sendo a folha do fax fina,
recomendamos a troca do mesmo por cópia em papel A4 ou Oficio,
a fim de resguardar as informações;

• Não serão autuados os documentos que não devam sofrer

tramitação, tais como convites para festividade, comunicação de
posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo,
desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, não
devam constituir processo;
 Observações sobre a autuação de
Processo
• O processo deve ser autuado preferencialmente, por um
documento original, no entanto, pode ser autuado utilizando-se
uma cópia de documento, considerando-se que o servidor tem fé
publica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de
firma.

• Processos de outras Instituições deverão, impreterivelmente, ser

encaminhados à Seção de Protocolo da DIRAD para sofrer
registro, a fim de possibilitar a tramitação do mesmo através do
Sistema de Processos na WEB.
 Constituição do Processo
• O processo será constituído por sua capa, pelos documentos
iniciais, organizados em ordem cronológica e por despachos.

• A capa do processo é desenhada pelo Sistema e se apresenta em

papel Off Set 240g, na cor branca e conterá as seguintes
informações:
• Data de abertura;
• Número de registro do processo no sistema;
• Interessado, se houver;
• Procedência (instituição ou pessoa legitimamente responsável pela
produção do documento);
• Código do Assunto do Processo
• Referencia ao assunto
• Primeiro destino do processo
 Capa do Processo
•Toda vez que exceder os
espaços destinados a
movimentação dos processos ou
se identificar algum tipo de
rasura ou dano na capa, o
usuário deverá se dirigir a Seção
de Protocolo para solicitar a
confecção de uma nova capa.

•Não escreva na capa de

processo, principalmente nas
etiquetas, pois além
comprometer o arquivamento,
descaracteriza a estrutura
original da capa.
 Numeração do Processo
• As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem
rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do
número, apondo no canto superior direito da página.

• A numeração é iniciada nos protocolos descentralizados e

Protocolo da DIRAD, recebendo, a primeira folha, o número “1”,
as peças subseqüentes serão numeradas pelos setores que as
adicionarem.

• Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração,

não sendo admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”.
 Observações sobre a numeração
do Processo
• Quando por falha ou omissão for constatada a necessidade da
correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a
anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as
folhas seguintes sem rasuras, em seguida, o usuário deverá informar
em despacho sobre a ocorrência.
 Observações sobre a numeração
do Processo

Nos casos em que a peça do processo

estiver em tamanho reduzido, será
colada em folha de papel branco,
apondo o carimbo da numeração de
peças de tal forma que o carimbo
atinja seus cantos superiores direito
e esquerdo,
 Tramitação de Processo
Tramitação é a atividade de
circular um processo entre as
Unidades ou entre os Órgãos
externos à Fiocruz, para dar
conhecimento, bem como receber
informes e pareceres para
subsidiarem a tomada de
decisões.

Sempre que utilizada, a Guia

Oficial de Movimentação deverá
ser emitida em 3 vias: a primeira:
Emitente, a segunda: Destinatário
e a terceira: Seção de Protocolo

Guia oficial de Movimentação de Processos

 Observações sobre a tramitação
de Processo
• Tramitação interna (entre as Unidades Fiocruz) – utilizar o Sistema
de Processos da WEB, e, caso haja necessidade, emitir recibo de
entrega de processo, extraído do próprio Sistema. Em caso extremo
de impossibilidade de uso do Sistema, ou ainda falta de energia, a
movimentação deverá ser apontada através da Guia Oficial de
Movimentação.
• Tramitação externa (entre outros Órgãos Públicos) – proceder o
envio através da Seção de Expedição da DIRAD, utilizando
envelope devidamente identificado com o(s) número(s) do(s)
processo(s), acompanhado da Guia Oficial de Movimentação,
identificando no campo pertinente da Guia, a descrição do Órgão
destinatário.
 Folha de Despacho

• Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita

por intermédio de despacho no próprio documento ou, na folha de
despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando tantas
folhas quanto necessário. Utilizar somente a frente da folha de
despacho, não permitindo a inclusão de novas folhas até o seu total
aproveitamento. No caso de inserção de novos documentos no
processo, inutilizar o espaço em branco da última folha de
despacho, apondo um traço diagonal ou um carimbo “EM
BRANCO”.
 Retirada de Folha de Processo

• O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração

original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de
folha(s) correspondente(s) a retirada

• O responsável pela retirada, deverá informar na folha de despacho,

o(s) número(s) da(s) folha(s) retirada(s) e ainda, o motivo pelo qual
foi feita a retirada, datando e assinado sob carimbo

• É vedada a retirada da folha inicial do processo.

 Desmembramento de Folha de
Processo

• É a separação de parte da documentação de um processo, para

formar outro, ocorrerá mediante despacho da autoridade
competente

• O processo que tiver peças desmembradas conservará a

numeração original de suas folhas, e no local de onde se retirou o
documento original deverá ser colocado as cópias do documento,
devidamente autenticadas.
 Reconstituição de Processo
Quando constatado o extravio ou destruição acidental de um processo
original, no âmbito da Unidade, é necessário:

• Dar ciência à chefia imediata;

• Apurar imediatamente do fato, podendo, inclusive, instaurar sindicância
ou processo administrativo disciplinar;
• Divulgar no âmbito da Unidade ou Lista L Fiocruz o ocorrido, para que
todos se empenhem na busca. Caso não haja sucesso, a Reconstituição de
Processo ocorrerá da seguinte forma:
• A Unidade providenciará cópias de documentos de que dispuser e
também informará através de despacho o motivo pelo qual o processo esta
sendo reconstituído e o número do processo extraviado;
• A Seção de Protocolo atribuirá uma nova numeração ao processo
reconstituído e registrará no Sistema a ocorrência, fazendo um Apenso ao
número do processo extraviado;

Após a reconstituição, caso o processo original seja localizado, este

deverá ser anexado ao processo reconstituído.
 Juntada de Processos

A juntada de processos poderá ser feita no âmbito de qualquer Unidade

Fiocruz, desde que sigam fielmente as instruções necessárias.

A juntada ocorrerá somente quando houver dependência entre os

processos a serem anexados. A dependência será caracterizada quando
for possível definir um processo como principal e um ou mais como
acessórios (secundários).

Processo principal é aquele que contém o assunto de maior interesse ou

predominância, independentemente da sua data de abertura;

O processo principal fica à frente e o acessório é anexado a ele.

 Observações sobre a Juntada de
Processos
Exemplos que caracterizam os processos principais e
acessórios:
Processo Principal Processo Secundário
Inquérito Administrativo Recurso contra decisão de Inquérito e etc
Aquisição de Material Prestação de Contas
Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença
 Observações sobre a Juntada de
Processos
•Por Anexação •Por Apensação
Caráter definitivo; Caráter provisório;
Constitui peça única; Mantém a identidade de
cada processo;
Renumeração das Mantém a numeração de
folhas do processo; cada processo;
Movimentação única Mantém a movimentação
de cada processo
Observações sobre a Juntada de
Processos
É imprescindível, após a juntada física de processos,
tanto por anexação, quanto por apensação, o envio do
formulário Juntada de Processos, disponível na
intranet da DIRAD/Serviço de
Informação/Formulários/Manuais
 Juntada ou Anexação de
Documentos
É o ato de anexar fisicamente num determinado
processo, documentos relevantes. É imprescindível,
após anexação física do documento ao processo, o
registro no Sistema de Processos.
 Processos com Letras e Volumes:

•Letras •Volumes
Caracteriza processos de Caracteriza a continuidade
pagamento e cada letra de de um determinado
um mesmo número de processo, ou seja, é a
processo, representa um fragmentação de um
fornecedor processo em função da
quantidade de suas peças
processuais anexadas a ele.
 Obrigado!

Cláudia Simone Pinto da Silva

Líder da equipe da Seção de Protocolo da DIRAD
Gestora do Sistema de Processos
Tel. 3836-2153
simoninha@fiocruz.br
Seção de Protocolo – Pavilhão Quinino, sala 107
Equipe SEPROT/DIRAD
Aline Guimarães – 3836-2151
Helber Ferreira – 3836-2004
Nelson dos Santos – 3836-2005