GESTION DEL ALCANCE

GESTION DEL ALCANCE DEL

PROYECTO
La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos
necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar
el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto
se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se
incluye y qué no se incluye en el proyecto.
Los procesos comprendidos en la Gestión del Alcance del
Proyecto son los siguientes:
 GESTION DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
Planificar la Gestión del Alcance: es el proceso de crear
un plan de gestión del alcance que documente cómo se va
a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.
Recopilar Requisitos: es el proceso de determinar,
documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de
los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.
Definir el Alcance: es el proceso de desarrollar una
descripción detallada del proyecto y del producto.
 GESTION DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
Crear la EDT/WBS: es el proceso de subdividir los
entregables y el trabajo del proyecto en componentes más
pequeños y más fáciles de manejar.
Validar el Alcance: es el proceso de formalizar la
aceptación de los entregables del proyecto que se hayan
completado.
Controlar el Alcance: es el proceso de monitorear el
estado del proyecto y y de la línea base del alcance del
producto, y de gestionar cambios a la línea base del
alcance.
 PLANIFICACION DEL ALCANCE
El plan de gestión del alcance es un componente del plan para la
dirección del proyecto o programa que describe cómo será
definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado el
alcance. El desarrollo del plan de gestión del alcance y de los
detalles del alcance del proyecto comienzan con el análisis de la
información contenida en el acta de constitución del proyecto, en
los últimos planes secundarios aprobados del plan para la
dirección del proyecto, en la información histórica contenida en los
activos de los procesos de la organización y en cualquier otro
factor ambiental relevante de la empresa.
Este plan ayuda a reducir el riesgo de deformación del alcance del
proyecto.
 PLANIFICACION DEL ALCANCE
Los componentes de un plan de gestión del alcance
incluyen:
• El proceso para elaborar un enunciado detallado del
alcance del proyecto;
• El proceso que permite la creación de la EDT/WBS a
partir del enunciado detallado del alcance del proyecto;
• El proceso que establece cómo se mantendrá y
aprobará la EDT/WBS;
• El proceso que especifica cómo se obtendrá la
aceptación formal de los entregables del proyecto que
se hayan completado; y
 PLANIFICACION DEL ALCANCE
• El proceso para controlar cómo se procesarán las
solicitudes de cambio relativas al enunciado del alcance
detallado del proyecto. Este proceso está directamente
vinculado con el proceso Realizar el Control Integrado
de Cambios.
 RECOPILAR REQUISITOS
El beneficio clave de este proceso es que proporciona la base para
definir y gestionar el alcance del proyecto, incluyendo el alcance
del producto.
El éxito del proyecto depende directamente de la participación
activa de los interesados en el descubrimiento y la descomposición
de las necesidades en requisitos, y del cuidado que se tenga al
determinar, documentar y gestionar los requisitos del producto,
servicio o resultado del proyecto. Los requisitos incluyen
condiciones o capacidades que el proyecto debe cumplir o que
deben estar presentes en el producto, servicio o resultado para
satisfacer un acuerdo u otra especificación formalmente impuesta.
 RECOPILAR REQUISITOS
Los requisitos incluyen las necesidades y expectativas
cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de
otros interesados. Estos requisitos deben recopilarse,
analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente que
permita incluirlos en la línea base del alcance y medirlos una
vez que se inicie el proyecto. Los requisitos constituyen la
base de la EDT/WBS. La planificación del costo, del
cronograma, de la calidad y en ocasiones las adquisiciones, se
basa en estos requisitos. El desarrollo de los requisitos
comienza con un análisis de la información contenida en el
acta de constitución del proyecto, el registro de interesados y
el plan de gestión de los interesados.
 RECOPILAR REQUISITOS
Matriz de Trazabilidad de Requisitos
La matriz de trazabilidad de requisitos es un cuadro que vincula los
requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que
los satisfacen. La implementación de una matriz de trazabilidad de
requisitos ayuda a asegurar que cada requisito agrega valor al
negocio, al vincularlo con los objetivos del negocio y del proyecto.
Proporciona un medio para realizar el seguimiento de los requisitos
a lo largo del ciclo de vida del proyecto, lo cual contribuye a
asegurar que al final del proyecto se entreguen efectivamente los
requisitos aprobados en la documentación de requisitos. Por
último, proporciona una estructura para gestionar los cambios
relacionados con el alcance del producto.
RECOPILAR REQUISITOS
 DEFINIR EL ALCANCE
El beneficio clave de este proceso es que describe los
límites del producto, servicio o resultado mediante la
especificación de cuáles de los requisitos recopilados serán
incluidos y cuáles excluidos del alcance del proyecto.
Dado que es posible que no todos los requisitos
identificados en el proceso Recopilar Requisitos se puedan
incluir en el proyecto, el proceso Definir el Alcance
selecciona los requisitos definitivos del proyecto a partir de
la documentación de requisitos entregada durante el
proceso Recopilar Requisitos.
 DEFINIR EL ALCANCE
Enunciado del Alcance del Proyecto
El enunciado del alcance del proyecto es la descripción del alcance,
de los entregables principales, de los supuestos y de las
restricciones del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto
documenta el alcance en su totalidad, incluyendo el alcance del
proyecto y del producto. Describe de manera detallada los
entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear esos
entregables. También proporciona un conocimiento común del
alcance del proyecto entre los interesados en el proyecto. Puede
contener exclusiones explícitas del alcance, que pueden ayudar a
gestionar las expectativas de los interesados.
 DEFINIR EL ALCANCE
Permite al equipo del proyecto realizar una planificación más
detallada, sirve como guía del trabajo del equipo durante la
ejecución y proporciona la línea base para evaluar si las solicitudes
de cambio o de trabajo adicional se encuentran dentro o fuera de
los límites del proyecto.
El grado y nivel de detalle con que el enunciado del alcance del
proyecto define el trabajo a realizar y el que queda excluido, pueden
ayudar a determinar el grado de control que el equipo de dirección
del proyecto podrá ejercer sobre el alcance global del proyecto. El
enunciado detallado del alcance del proyecto, ya sea directamente
o por referencia a otros documentos, incluye los siguientes:
 DEFINIR EL ALCANCE
Descripción del alcance del producto. Esta descripción elabora
gradualmente las características del producto, servicio o resultado
descrito en el acta de constitución del proyecto y en la
documentación de requisitos.
Criterios de aceptación. Es un conjunto de condiciones que debe
cumplirse antes de que se acepten los entregables.
Entregable. Es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar
un servicio, único y verificable, que debe producirse para terminar un
proceso, una fase o un proyecto. Los entregables también incluyen
resultados complementarios, tales como los informes y la
documentación de dirección del proyecto. Estos entregables se
pueden describir de manera resumida o muy detallada.
 DEFINIR EL ALCANCE
Exclusiones del proyecto. Por lo general, identifican lo que está
excluido del proyecto. Establecer explícitamente lo que está fuera
del alcance del proyecto ayuda a gestionar las expectativas de los
interesados.
Restricciones. Son factores limitantes que afectan la ejecución de
un proyecto o proceso. Las restricciones identificadas en el
enunciado del alcance del proyecto enumeran y describen las
restricciones o limitaciones específicas, ya sean internas o externas,
asociadas con el alcance del proyecto que afectan la ejecución del
mismo, como por ejemplo, un presupuesto predeterminado, o
cualquier fecha o hito del cronograma impuesto por el cliente o por la
organización ejecutora.
 DEFINIR EL ALCANCE
Cuando un proyecto se realiza bajo un acuerdo, por lo general las
disposiciones contractuales constituyen restricciones. La información
relativa a las restricciones puede incluirse en el enunciado del
alcance del proyecto o en un registro independiente.
Supuestos. Son factores del proceso de planificación que se
consideran verdaderos, reales o seguros sin pruebas ni
demostraciones. También describen el impacto potencial de dichos
factores en el caso de que fueran falsos. Como parte del proceso de
planificación, los equipos del proyecto a menudo identifican,
documentan y validan los supuestos. La información relativa a los
supuestos puede incluirse en el enunciado del alcance del proyecto
o en un registro independiente.
 DEFINIR EL ALCANCE
El alcance queda formalmente documentado en un
contrato que vincula al contratista con el cliente o su
agente o representante. A esta función se le conoce
comúnmente como administración de contratos.
En la construcción, si bien el contrato formaliza el
entendimiento entre el cliente y el contratista, hay otros
documentos contractuales que, en conjunto, definen el
alcance del proyecto. Estos son:
 DEFINICION DEL ALCANCE
• Planos de diseño (Arquitectura, estructuras y demás
especialidades)
• Especificaciones técnicas
• Términos de referencia
• Presupuestos oferta del contratista
• Documentos de absolución de consultas
• Contrato propiamente dicho
 CREACIÓN DE LA E.D.T.
La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total
del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir con
los objetivos del mismo y crear los entregables requeridos. La
EDT/WBS organiza y define el alcance total del proyecto y
representa el trabajo especificado en el enunciado del alcance del
proyecto aprobado y vigente.
El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los
componentes de la EDT/WBS, denominados paquetes de trabajo.
Un paquete de trabajo se puede utilizar para agrupar las
actividades donde el trabajo es programado y estimado, seguido y
controlado. En el contexto de la EDT/WBS, la palabra trabajo se
refiere a los productos o entregables del trabajo que son el
resultado de la actividad realizada, y no a la actividad en sí misma.
 CREACIÓN DE LA E.D.T.
De esta manera, la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) es
una descomposición jerárquica del trabajo a ser ejecutado por el
equipo del proyecto, para lograr los objetivos del mismo y crear los
productos entregables requeridos.
La EDT organiza y define el alcance completo del proyecto. El
trabajo no incluido en la EDT queda fuera del alcance del proyecto.
La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo
más pequeñas y fáciles de controlar, donde cada nivel
descendente de la EDT representa una definición cada vez más
detallada del trabajo del proyecto.
 CREACIÓN DE LA E.D.T.
Aunque existen diferentes tipos de EDT, una estructura a 4 niveles
es generalmente suficiente para la mayoría de proyectos. Una
EDT muy desagregada requerirá un seguimiento muy detallado, no
lográndose a veces el control de todas las actividades.
 CREACIÓN DE LA E.D.T.
A la EDT se le denomina también:
• Estructura de Descomposición del Trabajo
• Estructura de Desagregación del Trabajo
• Estructura de División del Trabajo
• Estructura Detallada del Trabajo ó
• Work Breakdown Structure (WBS).
 CREACIÓN DE LA E.D.T.
Beneficios:
• La EDT proporciona una visión estructurada de lo que se debe
entregar.
• La EDT asegura que el proyecto incluya todo el trabajo
necesario y excluya el trabajo innecesario
• La EDT provee una línea base para controlar los cambios en el
proyecto.
• La EDT facilita la asignación de responsabilidades
• La EDT es una entrada fundamental para otros procesos de
gestión de proyectos, como son: definir actividades, estimar
costos, planificar riesgos, etc.
• La EDT facilita la comunicación entre stakeholders.
 CREACIÓN DE LA E.D.T.
La EDT puede ser estructurada de varias maneras. Las más
comunes son:
• Orientada a los Productos Entregables:
 Productos
 Area Física
• Orientada a la Programación:
 Tarea o actividad
 Secuencias (Fases)
• Orientada a los Recursos:
 Disciplinas
 Unidades administrativas
CREACIÓN DE LA E.D.T.
CREACIÓN DE LA E.D.T.
CREACIÓN DE LA E.D.T.
CREACIÓN DE LA E.D.T.
CREACIÓN DE LA E.D.T.
CREACIÓN DE LA E.D.T.
CREACIÓN DE LA E.D.T.
 VALIDAR EL ALCANCE
El beneficio clave de este proceso es que aporta objetividad al
proceso de aceptación y aumenta las posibilidades de que el
producto, servicio o resultado final sea aceptado mediante la
validación de cada entregable individual.
El proceso Validar el Alcance difiere del proceso Controlar la
Calidad en que el primero se ocupa principalmente de la
aceptación de los entregables, mientras que el control de calidad
se ocupa fundamentalmente de corroborar la corrección de los
entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad
especificados para los mismos. Por lo general, el proceso
Controlar la Calidad se lleva a cabo antes del proceso Validar el
Alcance, aunque ambos procesos pueden efectuarse en paralelo.
 CONTROLAR EL ALCANCE
Como se ha señalado, Controlar el Alcance es el proceso
en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto
y del producto y se gestionan cambios a la línea base del
alcance. El beneficio clave de este proceso es que permite
mantener la línea base del alcance a lo largo del proyecto.
El control del alcance del proyecto asegura que todos los
cambios solicitados o las acciones preventivas o
correctivas recomendadas se procesen a través del
proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. El
proceso Controlar el Alcance también se utiliza para
gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra
con los otros procesos de control.
 CONTROLAR EL ALCANCE
La expansión incontrolada del alcance del producto o del
proyecto sin ajustes de tiempo, costo y recursos se
denomina corrupción o deformación del alcance.
Los cambios son inevitables; por lo tanto, es obligatorio
para todo proyecto contar con algún tipo de proceso de
control de cambios.
Para controlar el alcance se utiliza la siguiente información
del plan para la dirección del proyecto:
 CONTROLAR EL ALCANCE
Línea base del alcance. La línea base del alcance se
compara con los resultados reales para determinar si es
necesario implementar un cambio, una acción preventiva o
una acción correctiva.
Plan de gestión del alcance del proyecto. Las secciones
del plan de gestión del alcance del proyecto describen la
manera en que se realizará el monitoreo y el control del
alcance del proyecto.
Plan de gestión de cambios. El plan de gestión de los
cambios define el proceso para gestionar los cambios en el
proyecto.
 CONTROLAR EL ALCANCE
Plan de gestión de la configuración. El plan de gestión
de la configuración define los elementos que son
configurables, los que requieren un control formal de
cambios, y el proceso para controlar los cambios de estos
elementos.
Plan de gestión de los requisitos. Este plan es un
componente del plan para la dirección del proyecto y
describe cómo se analizarán, documentarán y gestionarán
los requisitos del proyecto.
 CONTROLAR EL ALCANCE
El control del alcance asegura que todos los cambios solicitados y
las acciones correctivas recomendadas se procesen a través del
proceso de Control Integrado de Cambios del Proyecto.
En la industria de la construcción, los cambios de alcance deben
ser informados por el Contratista a través de un documento
denominado “Request for Information”, más conocido como RFI.
Cuando la solicitud de información deviene en un cambio de
alcance, el Contratista debe conseguir que el Cliente apruebe un
documento ordenando la ejecución del cambio. Esto normalmente
se hace a través del llamado Change Order (Orden de Cambio).