Administración de Proyectos

01/03/18 Administración de Pr 1
Conceptualización
Definición de Proyecto:
Existen diferentes definiciones de

proyecto, entre ellas tenemos:
“Es un conjunto interrelacionado de

actividades que consumen recursos y cuya
ejecución permite alcanzar un objetivo
estratégico no repetitivo.
Conceptualización
“Es un esfuerzo temporal que se

realiza para crear un producto o servicio
único”.
Características de un Proyecto
 Es temporal, cada proyecto tiene una

fecha de inicio y una de termino. Es finito.
 Es único y no repetitivo, ya que contiene

elementos o rasgos que los distinguen de
los productos o servicios ya existentes.
Esta característica es la que diferencia un
proyecto de una producción en masa.
 Está constituido por un equipo de

trabajo, un conjunto de personas con una
estructura organizativa formal de
carácter temporal (permanece mientras
dure el proyecto), centrada en el
objetivo, que se adapta a la variabilidad
de los recursos en el tiempo, toma
decisiones rápidas, oportunas y controla
la intervención de entidades externas
del proyecto.
 En algunos casos el proyecto se

realiza bajo las especificaciones de un
contrato que describe las condiciones y
acuerdos tanto: financieros, jurídicos y
técnicos que establecen las partes.
 Genera un producto o servicio.
 Involucra la solución de un problema.
 Se ejecuta bajo un presupuesto.
Elementos que conforman un proyecto
Son estos los aspectos que definen el

alcance del proyecto:
 El objetivo, es el resultado que ha

sido previamente establecido, y el cual
se espera cumplir con la culminación del
proyecto.
 Las actividades, representadas

por el trabajo que es necesario
realizar para lograr el objetivo, se
encuentran dispuestas en una
secuencia determinada y en el
transcurso del tiempo consumen
recursos en términos de dinero.
 El tiempo, elemento fundamental en la

planificación y control del proyecto, esta
asociado a las fechas y duración de las
actividades.
 Los recursos, representado por los

insumos y factores que requieren las
actividades para ser ejecutadas.
 Genera un esfuerzo y un costo

Clasificación de Proyectos
Se pueden clasificar de acuerdo a:
Su naturaleza:
 Crecimiento: son inversiones que

buscan hacer crecer en una misma
rama de negocios. También llamado
expansión.
 Diversificación: proyecto de inversión

que busca crecer en distintas ramas
económicas.
 Mantenimiento: proyecto de inversión

destinado a sustituir equipo ya
existente.
 Independiente: no influye la
realización de este en otro proyecto.
 Mutuamente excluyente: no puede ser

realizado al mismo tiempo que otro
proyecto.
 Complementarios: Son los proyectos

de inversión que complementan a
procesos operativos.
Fases para el desarrollo de un proyecto
Durante el desarrollo de un
proyecto se pasa por una serie de
fases, las cuales son denominadas de
manera diferente por los autores; pero
la mayoría coinciden en las
características y alcance que deben
tener estas fases.
La Formulación:
Esta fase inicial del proyecto tiene como

objetivo definir lo que se quiere hacer,
alcances, características y recursos
estimados. Ya sea que se trate de mejorar
una situación actual, resolver un problema
o implementar alguna innovación, se hace
necesario definir que se quiere hacer y su
alcance.
La Planificación:
En esta fase se determina lo que se

necesita hacer, se definen actividades, la
estructura del trabajo y el calendario del
proyecto. Esta etapa debe responder a el
como se va a llevar a cabo el proyecto.
“El resultado de la planificación de un
proyecto, es un conjunto de planes para
cada una de las fases y grupos de trabajo.”
Llorens Fabregas.
Planificación de Proyectos
Pasos para realizar un plan preliminar:
 Dividir el proyecto en fases y subdividir

las fases en actividades.
 Estimar la duración de cada una de las
actividades, se establece la secuencia de
las mismas y se determinan los recursos
necesarios a ser asignados.
 Establecer los puntos de control del
proyecto.
Planificación de Proyectos
Se fundamenta en el hecho de realizar

estimaciones cuantitativas de actividades y
recursos.
Aplicado a los sistemas de información
Roger Pressman señala algunos factores
que inciden en el riesgo de las
estimaciones, ellos son: la complejidad del
proyecto, su tamaño, su estructura y la
disponibilidad de la información histórica
Organización de Proyectos
Consiste en definir la forma en que el

Equipo de desarrollo interactuará con el
medio ambiente.
Organizar no sólo es definir
organigramas, es también, establecer un
ambiente de trabajo altamente productivo
en el cual cada persona pueda dar su mejor
contribución, conozca exactamente lo que
deba hacer, cuándo hacerlo y cómo hacerlo.
¿Cómo Hacerlo?
Se conforma el Equipo de Trabajo.
Se definen Roles ( Estructura
Organizativa)
Se asignan actividades.
Se establecen fechas.
Se entrega un plan de trabajo a cada
persona
Se asignan recursos específicos
Para organizar cada proyecto debemos

definir tres fases:
Consultoria.
Desarrollo.
Implantación.
Dirección de Proyectos
Tiene como función englobar el

manejo de todas las relaciones
interpersonales del equipo de trabajo,
con el fin de obtener el mejor desempeño
posible de cada uno de sus miembros y
dar a cada uno de ellos la oportunidad de
desarrollarse profesionalmente, a través
de nuevas y enriquecedoras experiencias
durante todo el proyecto.
El gerente debe delegar trabajo.
Los principales factores que afectan en

la tarea de dirección son los factores
humanos, motivación, espíritu de equipo,
liderazgo y delegación.
El más importante es el estilo de

liderazgo del gerente, ya que sus
cualidades de líder permitirán que cumpla
con la función de Dirigir, haciendo que los
cambios mejoren el desempeño del equipo
y asegurando la calidad del sistema que se
desarrolla. Un buen líder controla
efectivamente un proyecto y mantiene
buena comunicación entre el personal que
esta a su cargo.
Control de Proyectos
Es una función que se realiza

mediante parámetros que han sido
establecidos anteriormente al
acaecimiento del fenómeno controlado, es
decir, el mecanismo de control es fruto
de una planificación y, por lo tanto,
apunta al futuro.
Control de Proyectos
El sistema de control se proyecta

sobre la base de previsiones del futuro y
debe ser suficientemente flexible para
permitir adaptaciones y ajustes que se
originen en discrepancias entre el
resultado previsto y el ocurrido.
Ej. Sistema de Ventas . IVA

Tipos de Control
Aunque obedeciendo siempre al

esquema conceptual general, los
mecanismos de control pueden
clasificarse, dependiendo del momento
en que se realice la acción de control, en
la forma que se indica a continuación:
Tipos de Control
Control direccional:
El mecanismo de control actúa antes
de que la actividad este totalmente
concluida. En este caso el control se realiza
de modo continuo y no en puntos
determinados, de modo que cada elemento
de la acción sea el resultado de la
rectificación casi instantánea de la acción
anterior.
Ej. Se tiene estructurado un Sistema.
Tipos de Control
Control aprobado - reprobado
En este caso, el receptor del control se

somete a un examen después de concluidas
determinadas actividades. En caso de
aprobación se permite la realización de la
actividad siguiente.
Aprobado
Ej. Control de Calidad Producto Oper. Sig.
Tipos de Control
Control aprobado - reprobado
Si hubiera una rectificación, el proceso se

interrumpe definitivamente o hasta que se
subsanen las irregularidades.
Ej. Control de Calidad Recuperado

Reprobado
Producto
Desechado
Tipos de Control
Control post-operacional
El mecanismo de control sólo se pone

en funcionamiento después de concluida
toda la operación. La información para la
acción correctiva en este tipo de control,
sólo se utilizará en un periodo futuro
cuando se inicie la planificación para un
nuevo ciclo de actividades.
Ej. Equipo de Fútbol
Mecanismos de Control
Permite el seguimiento de la ejecución

del Proyecto Integral y la introducción de
las correcciones que resultarán de la
experiencia adquirida a lo largo del mismo.
Para la implementación, de un sistema
perfecto de control, existen limitaciones.
 Personal:
Dificultad en disponer del personal
entrenado
Mecanismos de Control
 Instalaciones: No siempre se dispone de

instalaciones adecuadas.
 Tiempo: Un sistema de control perfecto
exige tiempo para su implementación, lo cual no
siempre se consigue. Se dispone, en general, de
muy poco tiempo para programar las diferentes
fases de un proyecto.
 Costo: es un factor limitante en lo que
refiere al sistema que se va a diseñar. El costo
tiende a bajar en los proyectos grandes y con el
uso de programas cada vez más eficientes.
Procesos de Control
El control y sus resultados pueden

analizarse desde diversos puntos de vista.
El control consiste en el conjunto de
actividades efectuadas, con el propósito de
que las actividades se realicen lo más cerca
posible al plan inicial. Esas acciones
obedecen a una secuencia determinada
constituyendo el proceso de control.
Procesos de Control
Definición de los parámetros de

Control
Los parámetros: metas y objetivos son los
elementos que permiten al sistema de control
determinar si las acciones están o no
conduciendo al receptor en dirección a la
situación deseada. Ocurre durante el proceso
de planificación, en la etapa en que se definen
determinados componentes del sistema de
control. En este momento se consolida la
planificación y el control
Procesos de Control
Medición de los Resultados

Todo sistema de control debe poseer
medios para verificar el resultado de cada
actividad. Esta verificación puede
presentarse bajo una forma cuantitativa
Procesos de Control
Evaluación de los Errores

La evaluación consiste en la comparación
entre los resultados que se pretendía
obtener y aquellos que efectivamente se
obtuvieron.
Por la propia incertidumbre inherente a la
planificación y a lo difícil que es trabajar en
proyectos, rara vez se cumple lo realizado
con lo programado.
Procesos de Control
Definición de las Correcciones
Una vez verificado un error y evaluada su
gravedad, se hace necesario analizar las posibles
soluciones existentes y seleccionar aquella que
parezca mas adecuada.
Ejecución de las Correcciones

Las soluciones encontradas deben traducirse en
lenguaje apropiado para quien se encargue de
ejecutarlas y con un grado de detalle mas elevado
tomando en cuenta el nivel jerárquico del agente
ejecutor.
Control
El hecho de realizar un buen control

en los proyectos, conduce a una mejor
utilización y a un mayor aprovechamiento
tanto de los recursos físicos, como
financieros, pasando por los humanos. De
allí, la importancia de cualquier tipo de
proyecto, por lo cual se debe procurar la
implementación de una estructura
orientada a mejorar el seguimiento y
control, con miras a optimizar recursos y
minimizar pérdidas.
Software de Administración
Primavera Project Planner
Es un software utilizado por proyectos
profesionales en el área de ingeniería,
construcción, arquitectura, y la industria de
telecomunicaciones. El P3 es el estándar
reconocido entre los software de administración
de proyectos.
Características:
Desarrolla
eficientemente
proyectos con un gran
control y complejidad.
Software de Administración – P3
Está diseñado para manejar proyectos a

gran escala, altamente sofisticados y
multifacéticos.
Organiza más de 100.000 actividades,
maneja un número ilimitado de recursos y
planes estratégicos.
Es bastante flexible y se adapta a las
necesidades de la organización.
Maneja múltiples proyectos en entornos
multiusuarios.
Software de Administración – P3
Es capaz de manejar proyectos con grandes

equipos y multidiplinarios, proyectos con alta
intensidad y corta duración, proyectos críticos
que comparten recursos límitados.
Proporciona acceso simultáneo a los archivos
de proyecto de los múltiples usuarios a través
del proyecto; siempre que sea requerido.
Por sus características Web, permite
mantener bien informado a todo el equipo de
trabajo.
Project KickStart
Es una herramienta poderosa y fácil de
usar que le ayudará a diseñar, organizar y
programar cualquier proyecto.
Con solo 8 pasos, puede
definir la estructura del
proyecto, los objetivos, los
recursos, los riesgos y las
cuestiones estratégicas que
son vitales para el éxito de
su proyecto.
Project KickStart - Características
Se puede utilizar en proyectos de cualquier

tamaño - hasta 1000 tareas y 100 recursos.
Se puede iniciar con Ejemplos de Proyectos que
ya contienen información y están listos para
utilizarse.
Se puede programar la Gráfica de Gantt
completa.
Posee siete tipos de informes preestablecidos.
Project KickStart - Características
Pose un enlace dinámico con Word y Excel para

incluir sus proyectos en la planeación de sus
propuestas y planes de negocio.
Posee un enlace dinámico con Microsoft
Project, SureTrak, P3, FastTrack Schedule,
Project Scheduler7, and Milestones, WBS Chart-
ideal para los nuevos usuarios.
Microsoft Proyect 2002
Es una herramienta de administración de
software, bastante fácil de utilizar y que puede
ayudarle a crear y realizar el seguimiento de
planes de proyectos, administrar programaciones
y recursos, y analizar la información del proyecto
más eficazmente.
Microsoft Proyect 2002 - Características
Posee planeación intuitiva, con instrucciones
interactivas que paso a paso le guían al usuario
en la creación de proyectos nuevos, en la
administración de tareas y recursos, en el
seguimiento de los proyectos y en la generación
de informes sobre información de los proyectos.
Integración fluida, por ejemplo, se pueden
importar listas de tareas creadas en Microsoft
Excel y Microsoft Outlook directamente a
Microsoft Project.
Aprender y utilizar Microsoft Project es fácil ya
que posee una interfaz muy parecida a Office, con
menús desplegables y adaptables, paneles de tareas
informativos y barras de comandos.
Posee líneas de base múltiples, puede realizar
mejor el seguimiento del progreso de los proyectos,
la supervisión de las desviaciones entre las
estimaciones y los resultados reales, y el
mantenimiento de registros históricos. Se pueden
guardar y almacenar más de 10 líneas de base
completas en el transcurso de cualquier proyecto.
Asignar los recursos más adecuados para las
tareas es muy fácil. Se puede utilizar las
funciones de búsqueda y filtrado, y los gráficos
para identificar los recursos correctos para
cada proyecto.
Posee vistas informativas del Diagrama de red
Muestra tres escalas de tiempo en la vista del
Diagrama de Gantt e imprimime los totales de
columna en las vistas de uso.
Administración de Proyectos
Diagramas
Diagrama de Red: realiza el estudio de
los procesos, las estructuras y sistemas
mediante gráficos.
Diagrama de Gantt: cubre las

funciones de asignación de recursos y
determinación de la secuencia y
cronología. Constituye uno de los
diagramas más usados.
Diagrama de Gantt. Componentes
 Tareas
Al identificar las tareas hay que

organizarlas jerárquicamente, en la llamada
“Estructura de descomposición del
trabajo”. Algunas tareas se tienen que
llevar a cabo de forma secuencial, ya que
hasta que no se hagan unas no se pueden
realizar otras superiores, pero otras se
pueden realizar simultáneamente.
 Duración
El tiempo necesario para realizar una
tarea.
 Recursos
Cada tarea de un proyecto necesita
tener asignados todos los recursos
necesarios para llevarla a cabo. Los
nombres de recursos pueden ser genéricos
o específicos en sus descripciones.
 Hitos
Representan la finalización de un grupo de

tareas o de una fase del proyecto. En
Project, los hitos suelen tener como
duración cero ya que marcan la finalización
de un plan.
En el diagrama de Gantt, el hito adoptará

la forma de un rombo de color negro.
Diagrama de Gantt.
Diagrama de Gantt.
Diagrama de Red
Beneficios en el Uso de Software
 Permiten registrar y presentar

información sobre el progreso del
proyecto.
 Permiten realizar de manera sencilla
la reprogramación de las actividades.
 Ofrecen variados reportes de
programación de actividades, costos,
avances, recursos entre otros.

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01/03/18 Administración de Pr 1

Existen diferentes definiciones de

“Es un conjunto interrelacionado de

“Es un esfuerzo temporal que se

 Es temporal, cada proyecto tiene una

 Es único y no repetitivo, ya que contiene

 Está constituido por un equipo de

 En algunos casos el proyecto se

Son estos los aspectos que definen el

 El objetivo, es el resultado que ha

 Las actividades, representadas

 El tiempo, elemento fundamental en la

 Los recursos, representado por los

 Genera un esfuerzo y un costo

Se pueden clasificar de acuerdo a:

 Crecimiento: son inversiones que

 Diversificación: proyecto de inversión

 Mantenimiento: proyecto de inversión

 Mutuamente excluyente: no puede ser

 Complementarios: Son los proyectos

Esta fase inicial del proyecto tiene como

En esta fase se determina lo que se

Pasos para realizar un plan preliminar:

 Dividir el proyecto en fases y subdividir

Se fundamenta en el hecho de realizar

Consiste en definir la forma en que el

Para organizar cada proyecto debemos

Tiene como función englobar el

El gerente debe delegar trabajo.

Los principales factores que afectan en

El más importante es el estilo de

Es una función que se realiza

El sistema de control se proyecta

Ej. Sistema de Ventas . IVA

Aunque obedeciendo siempre al

Control aprobado - reprobado

En este caso, el receptor del control se

Control aprobado - reprobado

Si hubiera una rectificación, el proceso se

Ej. Control de Calidad Recuperado

El mecanismo de control sólo se pone

Permite el seguimiento de la ejecución

 Instalaciones: No siempre se dispone de

El control y sus resultados pueden

Definición de los parámetros de

Medición de los Resultados

Evaluación de los Errores

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