Unidad 5 “Administración de

Almacenes”
AOI-I-31-E-14 Armando García González
AOI-I-32-E-14 Jenny Stephanie Hinojos Nava
AOI-I-33-E-14 Carlos Alfredo Larrea Nieto
AOI-I-34-E-14 Elvia Odethe Guzmán Velderrain
AOI-I-35-E-14 Brian Alberto Landeros Figueroa
AOI-I-36-E-14 Jocelin Hernández Ruiz
 Administración de almacenes

 5.1 Funciones del Almacén

 5.1.1.1 Manejo Físico de Inventarios
 5.1.1.2 Recepción Inventarios
 5.1.1.3 Organización Inventarios
 5.1.1.4 Despacho Inventarios
 5.1.2 Mantenimiento Registros Inventarios
 5.2 Localización Distribución de Almacenes
 5.3 Selección de Mobiliario y Equipo de Almacén
AOI-I-31-E-14
 5.4 Sistemas Informaticos de Administración de
Inventarios
¿Qué ES UN ALMACEN? AOI-I-32-E-14

Actividad cuya función es custodiar y preservar la calidad de los productos , con las condiciones
óptimas de protección , siguiendo los siguientes principios :
Primeras Entradas - Primeras Salidas ( FIFO )
Primeros que Expiran- Primeros que Salen
( FEFO )
El Almacén es una de las áreas que
actúa en las dos etapas del flujo de
materiales, el abastecimiento y la
distribución física, constituyendo
actividades importantes para la
operatividad de la empresa.

Siendo necesario implementar métodos , sistemas

y procedimientos de Gestión que nos permitan alcanzar
economías potenciales e incremento de las3
utilidades .
 5.1 Funciones en el Almacén
 Si bien es fácil considerar
que un almacén es
controlado por el
almacenamiento de
productos, existen
muchas actividades que
ocurren como parte del
proceso de introducir y
sacar material del mismo.
La lista siguiente incluye
las actividades que se
levan a cabo en casi
todos los almacenes. AOI-I-32-E-14
Para facilitar su
 Las funciones del almacén a grandes
rasgos y en el orden que se realizan:

1. La Recepción es un conjunto de medidas relacionadas con:

a)La recepción ordenada de todos los materiales que entran al
almacén.

b) La comprobación de que la cantidad y la calidad de que los

materiales coincida con lo solicitado

c) La descarga de los materiales hacia el almacenamiento y otras

funciones organizacionales que los requieran.
AOI-I-32-E-14
2. La inspección y el control de calidad son una extensión del
procesos de recepción y se efectúan cuando es imprevisible la
calidad de los proveedores o se imponen muchas regulaciones al
producto adquirido y deben revisarse todos los pasos del
proceso. Las inspecciones pueden ser tan sencillas como una
comprobación visual, o tan complejas como una prueba de
laboratorio.

AOI-I-32-E-14
3. El reempaque se efectúa en un almacén cuando se reciben a granel
los productos de un proveedor y luego se empacan en cantidades
comercializables únicas o en combinaciones con otras piezas para
formar equipos o surtidos. Una recepción completa de mercancía
puede procesarse a la vez, o una parte puede conservarse a granel
para procesarla después. Este ultimo se realiza cuando el empaque
aumenta mucho los requerimientos de espacio cubico o cuando una
pieza es común en varios juegos o surtidos. Asimismo, se efectúa un
reetiquetado cuando el producto se recibe sin marcas que puedan
leer los sistemas o las personas a fines de identificación.
AOI-I-32-E-14
4. El despacho al almacén es el acto de colocar la mercancía en el
almacenamiento. Incluye el manejo y la colocación de los
materiales.

5. El almacenamiento es el control físico de la mercancía

mientras espera la demanda. La forma de almacenamiento
depende del tamaño y la cantidad de los artículos en inventario y
las características de manejo de producto o su recipiente.

AOI-I-32-E-14
7. La preparación para uso posterior se pueden hacer como un
paso opcional después del proceso de recolección. Igual que en
la función de reempaque, los artículos o variedades individuales
se empacan en cajas para una utilización mas conveniente. La
realización de estas funciones después que se efectúa la
recolección tiene la ventaja de ofrecer mas flexibilidad en el uso
de inventario disponible.

AOI-I-32-E-14
8. La clasificación de los lotes recolectados en pedidos individuales
y la acumulación de las recolecciones distribuidas dentro de los
pedidos debe hacerse cuando u pedido tiene mas de un articulo y
la acumulación no se hace a mismo tiempo que las recolecciones.

AOI-I-32-E-14
9. El empaque y el embarque pueden incluir las tareas siguientes:
• Revisar que los pedidos estén completos.
• Empacar la mercancía en un recipiente de embarque
adecuado.
• Preparar los documentos de embarque, incluyendo la lista de
empaque, etiquetas con la dirección y póliza de embarque.
• Pesar los pedidos para determinar los costos de embarque.
• Acumular los pedidos por trasporte por salir.
AOI-I-32-E-14
10. Traslado de material que llega a una plataforma de recepción y
se trasfiere directamente a la plataforma de embarque.

11. Reabastecimiento a los principales lugares de recolección del

almacenamiento de reserva.

AOI-I-32-E-14
Manejo físico de los inventarios

 actividades involucradas en la recepción de materiales

 Los requerimientos de la planta para efectuar estas
actividades de recepción
 Las actividades requeridas para embarcar los artículos
 Los requerimientos de la planta para llevar a cabo
estas actividades de embarque
 Algunos atributos deseables en los planes de las
plantas para embarque y recepción
AOI-I-31-E-14
 actividades involucradas en la
recepción de materiales

 • El transportista que llega telefonea al almacén para

obtener una cita de entrega y proporciona
información de la carga.

AOI-I-31-E-14
 • Un recepcionista en el almacén verifica el aviso
previo de embarque (ASN) y lo confirma con la
información recibida por teléfono del transportista
que llega.

AOI-I-31-E-14
 • El transporte llega y se asigna a una puerta de
recepción específica (se elige una ubicación de
plataforma similar para el material que llega en
vagones cerrados).

AOI-I-31-E-14
 El vehículo se fija en la plataforma.

AOI-I-31-E-14
 Se revisan y se rompen los sellos en presencia de un
representante del transportista.

AOI-I-31-E-14
 Se inspecciona la carga y se
acepta o rechaza.
 De descarga la mercancía separada en cargas
unitarias.
 Se descarga la mercancía suelta o que está en el piso.
 Todo el material descargado se organiza para conteo
e inspección final.

AOI-I-31-E-14
 Se hace una disposición adecuada del material
dañado por el transporte.
 La carga se guarda en un lugar asignado.

AOI-I-31-E-14
requerimientos de la planta para efectuar
estas actividades de recepción

 Área suficiente para organizar y ubicar los

transportes.

AOI-I-31-E-14
 Niveladores de plataformas y retenes para facilitar la
descarga del transporte.

AOI-I-31-E-14
 Área de organización adecuada para formar tarimas o
llenar recipientes con los artículos
 Área conveniente para colocar los artículos antes de
despacharlos.
 Sistema de información central para ASN/EDI sobre
los pedidos de compra para facilitar la preparación de
informes.

AOI-I-31-E-14
actividades requeridas para embarcar
los artículos

 Acumular y empacar el pedido.

 Organizar y revisar el pedido.
 Conciliar la liberación del embarque y el pedido del cliente.
 Ubicar y fijar el transporte en la plataforma.
 Colocar y fijar los niveladores de las plataformas y los
retenes.
 Cargar el transporte. AOI-I-31-E-14

 Despachar el transporte.
AOI-I-31-E-14
Los requerimientos de la planta para
llevar a cabo estas actividades de
embarque

 Área suficiente para organizar los pedidos.

 Un sistema de información interno para las
liberaciones de embarques y los pedidos de los
clientes.
 Área suficiente para organizar y ubicar los
transportes.
 Niveladores de plataforma para facilitar la carga del
transporte.
AOI-I-31-E-14
 Trayectorias de flujo dirigido entre los transportes, zonas
intermedias o de organización y áreas de almacenamiento.
 Un flujo continuo sin congestión o inactividad excesivas.
 Un área de operaciones concentrada que minimice el
manejo de materiales y aumente la eficacia de la
supervisión.
 Manejo de materiales eficiente.
 Operación segura.
 Minimización de los daños.
 Buena limpieza

AOI-I-31-E-14
 RECEPCION

1- RECIBIR EL PREALERTA
 Es recibir la notificación de la fecha arribo o llegada de la
carga a la bodega.

2- LLEGADA DE LA MERCANCIA A LA BODEGA

 La mercancía puede llegar a la bodega como carga suelta, en
camión, contenedor etc.

AOI-I-34-E-14
3- DESCARGAR Y VERIFICAR ESTADO DEL EMBALAJE
 Revisar el embalaje inicial con en el cual llega la
mercancía a la bodega sin verificar su contenido, este
puede ser en cajas, estivas, pallet, cajones.

AOI-I-34-E-14
4- DESCONSOLIDAR Y CONTAR UNIDADES
 Es abrir la mercancía y contar que este completa las
unidades que han llegado.

5- REEMPACAR LAS MERCANCIAS AVERIADAS BAJO UN

MISMO EMPAQUE A FIN DE TENER UN MAYOR CONTROL
 Separar la mercancía que a llegado en mal estado y
unificarla a un solo embalaje

AOI-I-34-E-14
6- REPORTAR LAS INCONSISTENCIAS
 Pasar reporte de las inconsistencias de la mercancía que
falta o esta averiada al encargado en la bodega.

7- UBICAR LAS MERCANCIAS FISICAMENTE EN LOS PASILLOS

 Ya teniendo la mercancía seleccionada pasamos a ubicarla
en su respectiva estantería.

AOI-I-34-E-14
8- REGISTRAR EN EL SISTEMA DE INFORMACION
 Ingresar la información de la mercancía llegada a la bodega
en el sistema de inventarios o base de datos que se maneje.

9- COLOCAR ETIQUETA (CODIGO DE BARRAS)

 Es el proceso de pegado de etiquetas para identificar los
productos por referencias, color, etc.

AOI-I-34-E-14
 INVENTARIO

1- TENER LA DOCUMENTACION ADECUADA PARA EL

PROCESO (TARJETAS DE INVENTARIO)
 Tener documentación completa para el inicio del
inventario
2- ORGANIZAR GRUPOS DE CONTEO
 Se arman grupos y se asignan los pasillos par el
conteo

AOI-I-34-E-14
3- ALISTAMIENTO DE LA CARGA
 Bajar la mercancía de la estantería y dejarla a disposición de
los funcionarios para un fácil conteo
4- INICIO PRIMER CONTEO
 Contar las mercancías existentes en el pasillo asignado por
el primer grupo
AOI-I-34-E-14
5- ENTREGA DE REPORTES DEL PRIMER CONTEO Y AVERIAS
ENCONTRADAS AL COORDINADOR ENCARGAD0

6- INICIO SEGUNDO CONTEO

 En el segundo conteo los grupos intercambias los pasillos
AOI-I-34-E-14
7- ENTREGA DE REPORTES DEL SEGUNDO CONTEO Y AVERIAS
ENCONTRADAS AL COORDINADOR ENCARGADO
 Pasar reporte al coordinador para su receptiva verificación
8- COMPARAR RESULTADOS DE LOS DOS CONTEOS A FIN DE
VERIFICAR EL INVENTARIO FISICO.
 Se comparan los dos conteos si están bien se dejan así si
hay diferencia se hace un tercer conteo
AOI-I-34-E-14
 AOI-I-34-E-14

CADA VEZ QUE SE REALICE ALGUNO DE LOS

PROCESOS ANTERIORES Y SE ENCUENTREN
MERCANCÍAS AVERIADAS SE DEBE PROCEDER A:

 SEPARAR EL PRODUCTO AVERIADO DEL QUE SE

ENCUENTRA EN BUEN ESTADO
 UBICAR EL PRODUCTO AVERIADO EN POSICIONES
DIFERENTES MIENTRAS SE DEFINE EL PROCESO
FISICO A SEGUIR CON ESTOS
 Reportar el total de los daños a los departamentos
involucrados a fin de que realicen los respectivos
movimientos contables y reclamaciones.

AOI-I-34-E-14
Organización y control de inventarios
en almacenes

AOI-I-35-E-14
AOI-I-35-E-14
AOI-I-35-E-14
AOI-I-35-E-14
AOI-I-35-E-14
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AOI-I-35-E-14
AOI-I-35-E-14
AOI-I-35-E-14
 Despacho de inventario


Este es el proceso de separación , clasificación y
embalaje de los productos para que tenga éxito la
realización de este es necesario que los productos
estos hallan sido almacenados correctamente

AOI-I-33-E-14
 En el instante en que se despachan las mercancías es
donde el sistema edita el pedido de despacho, el jefe de
bodega se contacta con un trasporte disponible
(trasportador)que se presenta en la hora y sitio acordado o
pactado por acuerdos bilaterales donde se llevara a cabo la
carga de los productos que estén en buen estado
verificando su calidad y para productos defectuosos se
llevara un conducto regular distinto el contemplado el
código del consumidor emitido, además el jefe de bodega
se encarga de el buen manejo de las estivas de que el
vehículo sea el adecuado para el trasporte de le mercancía.

AOI-I-33-E-14
las mercancías deben ir acompañadas delos siguientes
requerimientos o documentos:
Orden de despacho
Orden de venta
Remesa
Remisión
AOI-I-33-E-14
Mantenimiento de registros exactos
de inventario

 “Los registros de inventario son documentos

impresos en papel o en formato electrónico que
reflejan cuánto y qué tipos de inventario posee una
compañía, ya sea disponible, comprometido, en
proceso y ordenado”

AOI-I-33-E-14
 La exactitud de los inventarios se refiere al nivel de
concordancia entre los registros de inventario y el
conteo físico real. Su importancia reside en el hecho
que únicamente cuando una empresa sabe
exactamente de lo que dispone, puede tomar
decisiones acertadas en el corto, mediano y largo
plazo.
AOI-I-33-E-14
 existen múltiples factores que afectan la exactitud de
inventarios
 a) Falta de conocimiento del personal
 b) Falta de atención del personal
 c) Proveedores
 d) Empresa y otros departamentos

AOI-I-33-E-14
 Afortunadamente, existen diferentes políticas que
garantizan la exactitud de los registros de inventarios:

· Asignar a personal específico las responsabilidades de

recepción, despacho y registro de los materiales.
· Mantener el almacén bajo control.
· Concientizar al personal sobre la importancia de su
participación en la exactitud de los registros.
· Aplicar un sistema de control y seguimiento de inventario.

AOI-I-33-E-14
 la medición de la exactitud de registros de
inventarios se utiliza el indicador ERI (exactitud de
registro de inventario)como medida de la
confiabilidad del almacén. se puede calcular en
unidades monetarias o cantidades.
 a) Cálculo en unidades monetarias
 b) Cálculo en cantidades
AOI-I-33-E-14
 Para finalizar, la importancia de la exactitud de
inventarios tiene múltiples razones, entre las que
destacan:
a) Razones financieras
Los impuestos dependen a menudo del valor del
inventario, por tanto, se podrían dar pagos en
exceso o en defecto.
b) Razones operativas
Entre las principales tenemos:
· Puede originar desabastecimiento, lo cual
incrementa los costos, interrumpe la producción y
retrasa las entregas.
· Reduce la necesidad de realizar inventarios
físicos anuales AOI-I-33-E-14
Localización y distribución de
almacenes

AOI-I-31-E-14
¿QUIEN LO UTILIZA ?
Importadores

Fabricantes Exportadores

ALMACEN

Clientes Comerciantes

Transportistas
AOI-I-31-E-14
 Localización de un almacén
El estudio de localización: Debe
evaluar opciones de localización,
teniendo en cuenta los criterios La facilidad en la
y objetivos que busque la Los costos de
obtención de
empresa. transporte
materias primas

Debe contemplar los asuntos Mejoras en la

relacionados con la expansión y eficiencia
diversificación del negocio y de la localización
además la adaptabilidad de la
posición. La utilización
La cercanía al
eficiente de
cliente y a sus
canales de
Debe tener en cuenta las necesidades.
distribución
posibles variaciones de
mercado, infraestructura y
logística para tratar de predecir
AOI-I-31-E-14
el valor del sitio en el futuro.
 FACTORES A TENEREliminación
EN deCUENTA
•De acuerdo a criterios ambientales.

desperdicios
CUANDO SE TOMA UNA DECISION
DE LOCALIZACION
•Tributación, facilidad administrativa, costos de
•Costo de transferencia de las legalización etc..
Aspectos
materias primas y productos legales
Transporte terminados.
Medio y costo

•En todos los niveles posibles seguridad industrial,

•Analizar si la materia es seguridad física, evitar posibles robos etc..
Seguridad
fácilmente transportable o no,
Insumos o
teniendo en cuenta la durabilidad
servicios y el tipo de bien producido.
•Es importante tener la capacidad de llegar primero
y en mejores condiciones al mercado que se ataca.
Cercanía al
mercado
•Existencia de carreteras, servicios
adecuados, comunicaciones para
Estructura física fines industriales •Es importante que la localización de la empresa o
negocio no perturbe o genere conflictos con
personas, entidades o grupos sociales que obliguen
Aceptación
a la empresa a asumir costos adicionales.
social
•Mano de obra calificada, lo que
obliga a las empresas a obtener
Disponibilidad de
recursos de zonas distantes
•Otro punto que a menudo no se tiene en cuenta,
la mano de obra aumentando los costos. es la necesidad de información empresarial.
Acceso a
información
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
AOI-I-31-E-14
Mala localización y distribución de almacenes

AOI-I-31-E-14
Buena localización y distribución de almacenes

AOI-I-31-E-14
Selección de Mobiliario y Equipo de
Almacén
se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento,
origen.
• Por su Naturaleza:
Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados
como los que que tienen una vida útil prolongada
ejemplo: Escritorios, microscopios, computadoras, etc.

AOI-I-36-E-14
 AOI-I-36-E-14

 Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su

utilización en el desarrollo de las actividades ejemplo:
Mouses, licuadoras, calculadoras de bolsillo, cafeteras,
engrapadoras simples, desengrapadoras, papeleras,
perforadoras simples, accesorios,refacciones, etc.
 Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el
desarrollo de las actividades (escritorios, sillas papeleras,
anaqueles, etc.) y que no requieren dealgún dispositivo para
su operación.
 AOI-I-36-E-14

 Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el

desarrollo de las actividades y que requieren de dispositivos
para su operación (computadoras,cámaras fotográficas y de
vídeo, máquinas de escribir, calculadoras, etc.)• Por su
Origen:
Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman
parte del patrimonio y que fueron incorporados a travésde
su adquisición con recursos federales o con recursos de
proyectos externos, donados al Instituto por terceros o
producidos por la misma institución
 Sistemas Informaticosde
Administracion de Inventarios

 Es un programa, utilizado por medio de una

computadora, que te permite llevar el control y la
administración de los productos que se encuentran
dentro de un almacén.

AOI-I-36-E-14
 AOI-I-36-E-14

 Normalmente registra las entradas y salidas de

productos,llevando también el control de los costos por
cada movimientode inventario.También puede administrar
los productos que se transfierenentre almacenes y los más
sofisticados pueden manejaralmacenes virtuales y
almacenes móviles para entregas JUSTO A TIEMPO
 AOI-I-36-E-14

 De estos sistemas se pueden generar pólizascontables e

información estadística delcomportamiento de los productos
que se almacenan,para lograr ver la rotación de inventarios, y
evitarobsolescencias