BAB 6 PENGURUSAN

6.3 Perancangan
(8 w)

6.3.1 Jenis-jenis Perancangan

6.3.2 Proses Perancangan
6.3.3 Alat-alat Perancangan
6.3.4 Perancangan Strategik
 Maksud perancangan
• Proses menetapkan matlamat
yang ingin dicapai dan
menentukan/memilih langkah/
tindakan/ strategi yang paling
sesuai perlu diambil untuk
mencapai matlamat tersebut
 Kepentingan perancangan
1. Menyediakan hala tuju: sebagai panduan
2. Panduan pengurus membuat keputusan : kerja tidak
bertindan – membuat keputusan yang tepat
3. Mengukur prestasi organisasi : secara kualitatif -
membuat perbandingan
4. Melaksanakan kawalan : membezakan perancangan
dengan apa yang telah dicapai – tindakan pembetulan
5. Menyelaras dan memperuntukkan sumber : digunakan
secara cekap dan berkesan – elak pembaziran
6. Mencapai matlamat dengan cekap dan berkesan –
tindakan pengurus lebih berfokus / tidak terpesong
 Jenis Perancangan
(mengikut jangka masa)

Rancangan
panjang
strategik
Jangka Rancangan
sederhana
masa taktikal
Rancangan
pendek
operasi
 Jenis Perancangan
(mengikut kegunaan)

Ranc. Satu Contoh:

kegunaan -
Tunggal Belanjawan
Kekerapan
Penggunaan Contoh:
Sedia ada i) Dasar
- Berulang kali ii) Tatacara
iii) Peraturan
 Jenis Perancangan
(mengikut peringkat)

Dirancang oleh
strategik pengurusan
atasan

Dirancang oleh
peringkat taktikal pengurusan
pertengahan

Dirancang oleh
operasi pengurusan
bawahan
 Jenis Perancangan
(perbezaan)
JENIS PERANCANGAN PERANCANGAN PERANCANGAN
ASPEK STRATEGIK TAKTIKAL OPERASI

Sederhana atau Pendek

Panjang Pertengahan Harian,
JANGKA MASA (5 tahun ke atas) (1 hingga 5 mingguan,
tahun) bulanan

Pengurusan Pengurusan Pengurusan

PENYEDIAAN
Atasan Pertengahan Bawahan

Keseluruhan Jabatan, Unit, bahagian

SKOP LIPUTAN
organisasi bahagian tertentu

KANDUNGAN Khusus untuk

Umum Terperinci
MAKLUMAT jabatan
Proses Perancangan
Menentukan matlamat dan
objektif

Menganalisis persekitaran
perniagaan

Membentuk alternatif
tindakan

Menilai alternatif tindakan

Memilih alternatif tindakan

 PROSES PERANCANGAN
L1) Menentukan matlmat dan
objektif
• Merangkumi matlamat
jangka masa panjang dan
jangka masa pendek
• Liputannya boleh jadi
menyeluruh atau khusus
• Kandungannya samada
umum atau terperinci
• Matlamat perlu spesifik,
boleh diukur, boleh dicapai,
realistik dan ada tempoh
masa (SMART)
L2) Menganalisis persekitaran
perniagaan
• Analisis terhadap
persekitaran dalaman dan
luaran
• Persekitaran dalaman –
untuk kenalpasti kekuatan
dan kelemahan
• Persekitaran luaran- untuk
kenalpasti peluang dan
ancaman
 PROSES PERANCANGAN
L3) Membentuk alternatif
tindakan L4) Menilai alternatif tindakan
• Melibatkan aktiviti atau • Setiap alternatif yang
tugas yang perlu dilakukan dibentuk perlu dinilai
secara bersungguh-sungguh • Penilaian dibuat dari aspek
• Perlu jana seberapa banyak kelebihan dan kelemahan
alternatif
• Contoh kaedah untuk jana
seberapa banyak alternatif:
– Sumbang saran
 PROSES PERANCANGAN
L5) Memilih alternatif tindakan
• Pilih alternatif terbaik
• Alternatif terbaik adalah
alternatif yang mempunyai
paling banyak kelebihan
berbanding kelemahan
• Perlu juga ambilkira faktor
kos, faedah dan masa
 Alat-alat perancangan
ANALISIS
PULANG MODAL

CARTA GANTT
Alat
perancangan
BAJET

KAEDAH LALUAN
GENTING (CPM)
 Analisis Pulang Modal
• Teknik yang membantu pembuat keputusan
memahami hubung kait antara volum jualan, kos
dan keuntungan
• Alat ini digunakan untuk mencari jumlah jualan
yang perlu dicapai untuk mendaptkan semula
modal yang dilaburkan (nilai titik pulang modal).
• Pada titik pulang modal, perniagaan tidak untung
atau rugi.
• Analisis ini juga boleh digunakan untuk meramal
untung sasaran
 Analisis Pulang Modal
• 2 kaedah untuk menentukan TPM:
i. Kaedah pengiraan
ii. Kaedah graf

• Formula pengiraan:

Kos Tetap
Titik Pulang Modal =
Harga Jualan - Kos Berubah
(seunit) (seunit)
 Graf Titik Pulang Modal
Harga/
Kos
JUMLAH HASIL
TITIK PULANG MODAL

JUMLAH KOS

KOS TETAP

Unit
 Carta Gantt
Kegunaan:
1. Merancang masa yang perlu diambil bagi
menyempurnakan aktiviti-aktiviti bagi sesuatu
projek
2. Menunjukkan turutan aktiviti
3. Membolehkan perbandingan dibuat ke atas jumlah
masa dirancang dengan masa sebenar
4. Membolehkan pengurus mengenalpasti aktiviti
yang berjaya disiapkan mengikut tempoh atau
disiapkan lewat
5. Memastikan tindakan pembetulan dapat diambil
agar projek disiapkan mengikut jadual
CARTA GANTT (contoh):
WAKTU MINGGU 1 MINGGU 2 MINGGU 3 MINGGU 4

AKTIVITI 1

AKTIVITI 2

AKTIVITI 3

AKTIVITI 4

PETUNJUK
Masa dirancang
Masa sebenar
 Bajet
Merujuk kepada rancangan terperinci yang
dinyatakan dalam bentuk nilai kewangan.Ia
merupakan ramalan/jangkaan hasil, belanja
dan perbelanjaan modal.
Belanjawan terhadap sumber organisasi adalah
spt gaji,upah,kos bahan, pengangkutan
dsbnya.
Bajet dibentuk mengikut tempoh masa tertentu
seperti bulanan dan tahunan
 Bajet tunai
Satu penyata terperinci yang menunjukkan
kedudukan tunai firma. Ia menunjukkan
jumlah dan masa penerimaan dan
pembayaran tunai firma
Terdapat tiga komponen penting dalam satu
belanjawan tunai iaitu penerimaan
tunai,pembayaran tunai dan baki tunai.
 Bajet modal
Merujuk kepada satu proses menganalisis projek
bagi menentukan sama ada sesuatu projek /
perbelanjaan modal tersebut boleh dijalankan
atau sebaliknya/ memberi keuntungan atau
tidak
Ini merangkumi rancangan pembelian aset
jangka panjang yg akan digunakan dalam
projek, penetapan kos dan ramalan pulangan
daripada aset atau projek.
 Kaedah laluan genting (CPM)
• CPM merujuk kepada laluan yang melibatkan
aktiviti yang tidak boleh dilewatkan. Jika ada
aktiviti yang mengambil masa melebihi masa
genting, ini akan menyebabkan keselurhan
projek menjadi lewat
• CPM diperolehi daripada Analisis Teknik
Menilai dan Menyemak Program (PERT)
• Biasanya digunakan dalam industri
pembuatan dan pembinaan bagi mengetahui
masa aktiviti sesuatu projek dilaksanakan
dengan tepat.
CPM digunakan untuk memperoleh
maklumat berikut:

• Jenis aktiviti yang akan dijalankan

• Masa yang diperlukan untuk
menyiapkan setiap aktiviti
• Aktiviti pendahulu bagi setiap aktiviti
• Masa yang diperlukan bagi
menyiapkan sesuatu projek
• Aktiviti yang boleh dijalankan
serentak
 Perancangan strategik

maksud
Proses organisasi menetapkan strategi
dan hala tuju, dan membuat keputusan
tentang cara mengagihkan sumber-
sumber untuk melaksanakan strategi
dengan mengambilkira persekitaran
dalaman dan luaran organisasi
3 tahap strategi
• Dilaksana jika organisasi
Strategi mempunyai lebih daripada 1
perniagaan
korporat • Rancangan induk bagi
perniagaan berbeza

Strategi • Strategi untuk jenis produk /

perkhidmatan berbeza
• Untuk meningkatkan daya
perniagaan saing

• Dilaksana dalam jabatan /

Strategi unit berbeza
• Setiap jabatan / unit perlu
fungsian strategi sesuai / menyokong
strategi perniagaan
 VISI
STAN
DARD MISI

Unsur-unsur
PROSE OBJE
DUR perancangan KTIF
strategik

DASAR STRA
/
POLISI TEGI
TAKTIK
VISI
• Pernyataan yang menyatakan Wawasan
• Harapan organisasi berkaitan masa hadapan
• Garis panduan awal kepada perangkaan perancangan strategik
• Cth:“ menjadi pembekal utama bahan pendidikan inovasi untuk
memperkasakan masyarakat”

MISI
• Pernyataan umum tentang tujuan utama penubuhan sesebuah organisasi
• Disediakan diperingkat awal penubuhan oleh pengasas atau lembaga
pengarah
• Cth misi perniagaan ayam goreng ialah “ Utk mengeluarkan ayam goreng
yang enak dan dapat diterima oleh semua penduduk Asia Tenggara”

OBJEKTIF
• Matlamat atau sasaran akhir yang hendak dicapai yang dinyatakan secara
khusus
• Cth: “Mencapai keuntungan bersih tahunan sebanyak RM100 juta”
STRATEGI
• Pelan tindakan yang dibentuk oleh pengurus atasan
utk membolehkan matlamat organisasi tercapai
• Rancangan umum yang komprehensif atau
menyeluruh menerangkan bagaimana organisasi
dapat mencapai misi dan matlamat

TAKTIK
• Langkah-langkah yang dibentuk oleh pengurus
pertengahan utk memastikan matlamat jabatan
tercapai
• Pelan operasi yang spesifik yang memperincikan
bagaimana, bila dan di mana sesuatu strategi itu
akan dilaksanakan
DASAR/POLISI
• Pernyataan umum yang menjadi garis panduan utk membantu
pengurus membuat keputusan atau mengambil tindakan
• Merupakan garis panduan kpd pekerja utk mempamerkan
perlakuan yg sewajarnya
• Cth, Dasar Tidak Mengamalkan Diskriminasi, Dasar Pandang ke
Timur, Dasar Memilih Hanya Pekerja Yang Terbaik

PROSEDUR
• Tatacara yang ditetapkan dalam melaksanakan tugas mengikut
langkah-langkah yang spesifik dan seragam
• Biasanya melibatkan aktiviti kerja yang berturutan
• Perlu dinyatakan secara formal dan diperincikan
• Cth, prosedur memohon cuti
STANDARD
• Merupakan proses penentuan
spesifikasi atau garis panduan
yang dipersetujui oleh semua
pihak dalam melakukan
sesuatu perkara
• Cthnya : Apabila menghasilkan
sesuatu produk dalam bidang
perindustrian yang perlu
mengikut standard yang
ditetapkan oleh SIRIM.
Analisis kekuatan, kelemahan,
ancaman dan peluang (SWOT)

Analisis persekitaran
Kaedah perancangan strategik untuk menilai kekuatan, kelemahan,
ancaman dan peluang dalam sesebuah organisassi

Melibatkan faktor persekitaran dalaman dan luaran organisasi yang

membantu atau menghalang pencapaian objektif organisasi

Membekalkan maklumat yang boleh membantu organisasi

menyesuaikan sumber dan keupayaan dengan persaingan luaran di
mana ia beroperasi
 Aplikasi SWOT
Kekuatan
Faktor dalaman organisasi
yang membantu pencapaian
objektif
Cth : Imej baik organisasi
Peluang
Faktor luaran yang membantu
dan memberikan kesan positif
kepada pencapaian objektif
Cth : Pasaran yang luas
Kelemahan
Faktor dalaman organisasi
yang memberikan halangan
kepada pencapaian objektif
Cth : kekurangan wang
syarikat
Ancaman
Faktor luaran yang memberikan
tekanan dan kesan negatif
kepada pencapaian objektif
Cth : Pesaing yang agresif
 Tujuan:
Mengekal dan menambahbaik segala faktor
kekuatan organisasi

Mulanengenalpasti kelemahan dan mengambil

langkah pembetulan

Meneroka segala peluang bagi melaksanakan

strategi bersesuaian

Mengenal pasti ancaman perniagaan serta

langkah-langkah sesuai menghadapinya