 PROSES

PENYUSUNAN DAN PENYELARASAN

YANG MELIBATKAN PENGAGIHAN SUMBER
DALAM ORGANISASI UNTUK MENCAPAI
MATLAMAT ORGANISASI
 MEMBOLEHKAN
MENGAGIHKAN
PENYELARASAN
SUMBER
ANTARA
DENGAN CEKAP
BAHAGIAN

MEWUJUDKAN
MENETAPKAN
RANTAIAN
BIDANG TUGAS
ARAHAN

MEMBENTUK
STRUKTUR
ORGANISASI
 Struktur organisasi yang dipamerkan dalam bentuk rajah.
 Menunjukkan pembahagian kerja, hubungan antara ketua
dengan pekerja, jenis tugas, pengumpulan kerja dan tahap
pengurusan
Ketua
Eksekutif

Pengurus Pengurus Pengurus

Pemasaran Pengeluaran Kewangan

Penyelia
Kilang
 Pembahagian kerja
 Hubungan ketua dengan pekerja
 Jenis tugas
 Mengambarkan kerja
 Tahap pengurusan
 Mengumpulkan manusia yang bekerja dalam
organisasi mengikut bidang pengkhususan
dan pembahagian kerja
 4 bentuk jabatan:
1. mengikut fungsi
2. mengikut divisyen (produk/geografi)
3. mengikut matriks
4. bentuk-bentuk lain
 Pengelompokan aktiviti/tugas mengikut fungsi perniagaan iaitu
pemasaran, pengeluaran, sumber manusia dan kewangan

Ketua Eksekutif

Pengurus
Pengurus Pengurus Pengurus
Sumber
Pemasaran Pengeluaran Kewangan
Manusia
 Kebaikan
1. mudah selia
2. gembleng kepakaran
 Keburukan

1. sukar tentukan akauntabiliti & menilai prestasi

2. proses buat keputusan lambat
3. masalah dari segi penyelarasan
4. sukar bekerjasama antara jabatan
 Jabatan dibentuk mengikut jenis produk yang dikeluarkan

Ketua Eksekutif

Pengurus Produk Pengurus Produk Pengurus Produk

Beras Tepung Jagung

Eksekutif Eksekutif Eksekutif

Pemasaran Pengeluaran Kewangan

 Kebaikan
1. proses buat keputusan cepat kerana setiap bahagian boleh
buat keputusan berdasarkan produk masing-masing
2. senang ukur prestasi
3. sesuai utk organisasi yang besar
4. R & D setiap produk mudah dijalankan
Keburukan ???
 Jabatan dibentuk mengikut sasaran pasaran pelanggan mengikut
produk
Ketua Eksekutif

Pengurus Pasaran Pengurus Pasaran Pengurus Pasaran

Perdagangan Pengguna Akhir Pengguna Industri

Eksekutif Eksekutif Eksekutif

Pemasaran Pengeluaran Kewangan
 Kebaikan
1. dapat beri tumpuan memenuhi keperluan pasaran tertentu
2. keyakinan pelanggan meningkat kerana dapat layanan istimewa
3. mewujudkan kepakaran dalam bidang khidmat pelanggan
4. khidmat lepas jualan mudah diberikan kerana pasaran yang berbeza
Keburukan
1. Sukar selaraskan antara jabatan kerana pelanggan yang berbeza
2. Pengurus & pekerja perlu mahir selesaikan masalah pelanggan
3. Kos pengurusan tinggi dan tidak sesuai kepada organisasi yang kecil
 Sesuai kepada syarikat yang mempunyai pelanggan seluruh
dunia seperti MNC

Pengarah

Penolong Penolong Penolong Penolong

Pengarah Pengarah Pengarah Pengarah
Kawasan Selatan Kawasan Tengah Kawasan Utara Kawasan Timur
 Kebaikan
1. Tanggungjawab lebih rendah kerana mengurus kawasan masing-masing
2. Pihak pengurusan lebih memahami masalah di kawasan masing-masing
3. Senang kenal pasti cita rasa pelanggan setempat
4. Menikmati faedah ekonomi tempatan,kos operasi lebih rendah kerana
bahan mentah berdekatan
 Keburukan
1. perlu lebih ramai pekerja
2. sukar pengawalan pihak atasan
3. perhubungan pekerja antara kawasan tidak rapat & mesra
 Pengarah

Pengurus Pengurus Pengurus

Pemasaran Kewangan Pengeluaran

Pengurus Eksekutif Eksekutif Eksekutif

Projek A A1 A2 A2

Pengurus Eksekutif Eksekutif Eksekutif

Projek B B1 B2 B3

Pengurus Eksekutif Eksekutif Eksekutif

Projek C C1 C2 C3
 Kebaikan
1. Kepakaran pekerja mahir boleh dikongsi antara jabatan fungsian dan
jabatan projek
2. Fleksibel pengurusan projek/produk boleh digunakan dalam projek baru
3. dapat tingkatkan kemahiran pekerja kerana merentas antara fungsian
melalui aktiviti beberapa projek yang dijalankan
4. kerjasama antara jabatan bertambah erat
 Keburukan
1. Timbul konflik autoriti kerana setiap projek memerlukan kepakaran dari
bahagian lain
2. Setiap pekerja mempunyai 2 orang atau lebih ketua maka timbul konflik
3. Pengurus perlu kemahiran perhubungan manusia (PR)
1. Struktur Berdasarkan Pasukan
2. Struktur Berdasarkan projek
3. Unit Perniagaan Strategik (SBU)
4. Organisasi Tanpa Sempadan
PENENTUAN OBJEKTIF

PENGENALPASTIAN
AKTIVITI

PENGENALPASTIAN
AKTIVITI

PENGELOMPOKAN
AKTIVITI

PENGAGIHAN TUGAS
 Satu dokumen formal mengandungi maklumat penting sesebuah organisasi
meliputi fail meja, manual prosedur kerja dan prosedur kualiti.

 FAIL MEJA
 Satu garis panduan membuat keputusan dan tindakan kepada pemegang
jawatan supaya dapat meningkatkan tahap kecekapan dan produktiviti
Kandungan fail Meja
1. Senarai tugas dan tanggungjawab individu dalam organisasi
2. Prosedur kerja dan senarai semak etiap tindakan
3. Peruntukan kuasa dan undang-undang dalam membuat keputusan
4. Objektif jabatan, bahagian dan unit
5. Carta organisasi menunjukkan kedudukan indidvidu dalam organisasi
6. Prosedur kerja dan aliran kerja
 Manual Prosedur kerja
 Satu dokumen rasmi yang menjadi rujukan di peringkat jabatan
Kandungan manual prosedur Kerja
1. Kenyataan harapan jabatan
2. Arah hala tuju jabatan
3. Menyatakan fungsi jabatan
4. Pembahagian tugas bahagian dan unit
5. Rangkaian prosedur tanggungjawan

Perbezaan Manual Prosedur Kerja dengan Fail meja

Dimensi Manual Prosedur Kerja Fail meja

Rujukan Rujukan peringkat jabatan Peringkat

individu/penjawat
Kandungan Maklumat keseluruhan Maklumat kerja
jabatan seseorang
Bilangan Setiap jabatan 1 MPK Setiap pekerja 1 FM
Asas Fungsi jabatan Tugas & jawatan
pekerja
 Prosedur Kualiti
 Dokumen berkaitan prosedur yang perlu
dipatuhi bagi menepati standard dalam
sistem kualiti
 Tujuan diwujudkan : untuk mengawal,
mengenal, menyimpan, menjaga, mendapat
semula dan melupuskan rekod kualiti.
 Terdapat carta aliran tentang proses kerja
sesuatu aktiviti
 Carta aliran kerja perlu dipatuhi untuk
mengawal kualiti dan memenuhi standard
 AUTORITI TANGGUNGJAWAB AKAUNTABILITI

• MERUJUK • TUGAS YANG • WUJUD APABILA

KEPADA HAK DIAGIHKAN SESEORANG
SESEORANG KEPADA INDIVIDU
INDIVIDU DALAM SESEORANG DIPERTANGGUNG
MEMBUAT INDIVIDU DAN JAWABKAN
KEPUTUSAN DAN TUGAS TERSEBUT UNTUK
MENGARAHKAN WAJIB MELAKSANAKAN
INDIVIDU LAIN DILAKSANAKAN SESUATU TUGAS
DALAM SEBAIK MUNGKIN DAN MENERIMA
ORGANISASI OLEH INDIVIDU KESAN DARIPADA
PELAKSANAAN
TANGGUNGJAWAB
TERSEBUT.
 KONSEP
PENGORGANISASIAN
PEMENCARAN
AUTORITI
PEMUSATAN AUTORITI Berlaku apabila hak PENUGASAN AUTORITI
membuat keputusan
Berlaku apabila segala Melibatkan
diagihkan kepada
hak membuat pengagihan
individu yang berada
keputusan ditumpukan tanggungjawab
dalam lingkungan
kepada seorang daripada seorang
struktur organisasi
individu sahaja dalam ketua kepada pekerja
tetapi autoriti
organisasi. bawahannya.
tertinggi masih
dipegang oleh
pengurusan atasan
Kebaikan Keburukan

Pemencaran Autoriti

Kebaikan Keburukan
 Aspek/Dimensi Pemusatan Pemencaran
Autoriti & kawalan Peringkat atasan, Peringkat pengurusan
bilangan kecil bawahan, bilangan lebih
ramai
Penugasan Kurang penyertaan Ramai pekerja bawahan
dalam proses membuat terlibat buat keputusan
keputusan
Inovasi & kreativiti kurang Tinggi kerana pihak
bawahan terlibat secara
langsung buat keputusan
keputusan Lebih seragam Pelbagai
Tempoh buat Cepat keran tidak Lambat kerana ramai
keputusan libatkan ramai terlibat
contoh Pengurus pemasaran Jabatan pemasaran:
buat keputusan sendiri ramai pihak terlibat
jumlah jualan yang buat keputusan cara
perlu dicapai strategi pemasaran yang
sesuai
 Pengagihan tanggungjawan dari ketua kepada
pekerja bawahannya
 Dilakukan bagi mengelakan memikul
tanggungjawab terlalu berat.
Langkah-langkah Penugasan Autoriti
1. Pilih pekerja yang berkebolehan
2. Beri penjelasan terperinci mengenai tugas dan
tanggungjawab yang perlu dilaksanakan
3. Sediakan kemudahan secukupnya
4. Beri sokongan dan tunjuk ajar
5. Lakukan pemantauan dan ambil tindakan
pembetulan
6. Beri ganjaran dan penghargaan
 Proses pengurus menyerahkan kuasa dan
autoriti kepada pekerja bawahan buat
keputusan
 Dilakukan bila organisasi perlu membuat
keputusan segera.
 Rasional Empowermen Dilakukan
1. Beri peluang kepada pekerja tingkatkan
kemahiran & bakat membuat keputusan
2. Mwujudkan kerjasama antara pengurus
dengan pekerja
3. Urusan buat keputusan dapat disegerakan
• Lini ialah tugas dan • Staf ialah tugas yang
aktiviti penting yang menyokong aktiviti
perlu dilaksanakan lini dengan memberi
secara langsung unuk nasihat dan cadangan
mencapai matlamat tetapi tidak boleh
organisasi. memberi arahan
kepada pengurus lini

LINI STAF

• Merujuk kepada
bilangan staf dan
pekerja bawahan
yang berada di
bawah kawalan
seorang ketua.

JANGKAUAN
KAWALAN
 Fungsi lini dan fungsi staf
Lini ialah tugas dan aktiviti secara langsung untuk mencapai
matlamat organisasi.
Staf ialah tugas yang menyokong aktiviti lini dengan memberi nasihat
dan cadangan dan tidak secara langsung untuk mencapai matlamat
organisasi

Pengarah Urusan

Bahagian Kajian dan

Penyelidikan (R&D)

Pengarah Pengarah Pengarah

Pemasaran Pengeluaran Kewangan

Pengarah Sumber
Manusia
Jangkauan Kawalan: merujuk bilangan staf bawahannya

Jangkauan kawalan Luas

Ramai pekerja diletakkan dibawah
kawalan seorang pengurus
Jangkauan Kawalan Sempit

Bilanganpekerja sedikit diletakkan

di bawah kawalan seorang pengurus
Jangkauan Kawalan Sederhana

Bilangan pekerja yang diletakkan

dibawah seorang pengurus tidak
terlalu banyak atau tidak terlalau
sedikit
 Dimensi Jangkauan Jangkauan Kawalan Jangkauan
Kawalan Luas Sederhana Kawalan Sempit
Bil. 1 ketua kawal 1 ketua kawal sedikit 1 ketua kawal
subordinat ramai pekerja pekerja tetapi lebih sedikit pekerja dari
ramai dari kawalan jangkauan
sempit sederhana dan luas
Bil. penyelia 1 penyelia kawal Ramai penyelia Ramai penyelia
semua pekerja kawal pekerja tapi kawal pekerja tapi
dalam organisasi kurang berbanding kurang berbanding
jangkauan kawalan jangkauan
sempit sederhana dan luas
Kedudukan Hierarki rendah Hierarki tinggi Hierarki tinggi
Hierarki kerana ada 2 kerana ada tiga kerana ada tiga
pengurusan peringkat peringkat peringkat
pengurusan iaitu pengurusan iaitu pengurusan iaitu
pengurusan atas, tengah dan atas, tengah dan
atasan dan bawah bawah
bawahan
Rantaian Arahan
Ketua
Eksekutif

Pengurus Pengurus Pengurus

Pemasaran Pengeluaran Kewangan

Penyelia
Kilang

 Hubungan langsung antara pengurus dengan pekerja

 Satu sistem pelaporan “ siapa melapor kepada siapa”
 Mengikut Prinsip skalar: pekerja perlu jelas siapa yang boleh
mengarahkannya dari pihak terdekat sehingga pihak tertinggi
 Mengikut Prinsip Satu Arahan : pekerja boleh diarah kan oleh seorang
ketua sahaja. Ini bagi mengelakkan pertindihan arahan.

 TUGASAN: Huraikan rantaian arahan berdasarkan carta

organisasi di atas.