Project Management Topics

Sesiones de Inducción dirigidas a

Project Managers
LAZ PMO
Junio 2015
 Agenda
• Módulo 1 – Conceptos Generales
– Qué es un proyecto
– Ciclo de Vida: Proyectos Shared Services y SISTRAN
– Etapas de proyecto CHUBB y principales entregables
• Módulo 2 – Iniciación/Planificación
– Project Charter: concepto, soporte documental,
secciones del documento
– BRD/Documento de Alcance
 Agenda
• Módulo 3 - Planificación
– Cronograma: identificación de actividades, ruta
crítica, línea de base, hitos, avance de tareas,
dependencias,
• Módulo 4 - Ejecución
– Status Report: Finalidad, estructura, secciones,
lineamientos generales y métricas definidas sobre
su uso.
 Cronograma
• Día 1
• Día 2 ….
Módulo 1
 ¿Qué es un proyecto?
– Emprendimiento único, temporal orientado a
crear productos, resultados o servicios que
benefician al negocio
• Único: Ningún proyecto es igual al otro
• Temporal: Tiene principio y fin
• Como resultado de su realización se crean productos,
resultados o servicios.
• Los objetivos de proyecto están alineados con los
objetivos del negocio
 Ciclo de Vida
• El ciclo de vida del proyecto define:
• Qué trabajo debería hacerse en cada fase y sus
resultados.
• Quién debe estar involucrado en cada fase.

• Los ciclos de vida en general se caracterizan

por:
• Ordenar el proyecto
• Cada etapa tiene uno o más entregables, no todos
tangibles
• Las fases no son compartimentos estancos, sino que se
interrelacionan durante todo el proyecto
 Ciclo de vida – Interacción de los
grupos de procesos
Grupo de Procesos de
Nivel de Interacción entre Procesos

Grupo de Procesos de Feasability/Iniciación Ejecución/Desarrollo

Grupo de Procesos de Diseño/Planificación

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

Inicio
Grupo de Procesos de Cierre Finalización
 Ciclo de vida – Proyectos
Time&Material (Shared Services)
Gate Gate Gate Gate Gate
1 2 3 4 5

Anteproyecto Gestión de Proyecto Mantenimiento

Gestión
LOCAL

Detección y Gestión
Análisis de Monitoreo y corrección preventiva de
Iniciación Planificación Ejecución Cierre
Factibilidad Seguimiento local del error errores

Plan Desarrollo Pruebas Implementación

SDLC

Documentación
Estimaciones

Hand Over
Deployment
Desarrollo
Diseño de

proyecto
solución

Training
Plan de

Unitario
Shared Services
Testing

UAT

SIT
QA

IT
Equipo local

Gate 1: Aprobación del proyecto– Cliente Local / Steering Committee del proyecto (si aplica) SDLC: Software develpment life cycle.
Gate 2:Aprobación del BRD /Project Charter - Cliente Local / Steering Committee del proyecto (si aplica) QA: Quality Assurance
Gate 3: Evaluación el resultado del Desarrollo (Calidad) – Cliente Local - Steering Committee del proyecto IT: IT cycle
Gate 4: Evaluación el resultado del UAT (Calidad) / Steering – Cliente Local - Committee del proyecto UAT: User acceptance test
Gate 5: Cierre del proyecto / Cliente Local - Steering Committee del proyecto SIT: System Integration test
 Ciclo de vida – Proyectos fixed price
(SISTRAN)
Gate Gate Gate Gate
Gate 1
2&3 4 5 6

Anteproyecto Gestión de Proyecto Mantenimiento

Management

Detección y Gestión
Captura y Estimación y Iniciación y
Evaluación Aprobación Planificación
Monitoreo y Seguimiento Cierre corrección preventiva de
local del error errores

Desarrollo Pruebas Implementación

SDLC

Análisis Documentación

Deployment
Test unitario
Desarrollo

Handover
Training
SISTRAN

UAT
QA

SIT
IT Equipo local

Gate 1: Aprobación del BRD – OSD Local / Steering Committee del proyecto SDLC: Software develpment life cycle.
Gate 2: Aprobación de la propuesta del proveedor – IT Local / Steering Committee del proyecto QA: Quality Assurance
Gate 3: Aprobación del proyecto – OSD LAZ / Steering Committee del proyecto IT: IT cycle
Gate 4: Evaluación el resultado del UAT (Calidad) / Steering Committee del proyecto UAT: User acceptance test
Gate 5: Cierre del proyecto / Steering Committee del proyecto SIT: System Integration test
Gate 6: Monitoreo de errores referente al Scope del proyecto / Steering Committee de Sinergia
 Etapas de Proyectos CHUBB
• Feasability/Iniciación – PROYECTOS FIXED
PRICE
• Identificación de Requerimientos (CHUBB)
• Análisis de Requerimientos (SISTRAN)
• Propuesta técnico-económica (SISTRAN)
– Identificación de objetivos y entregables (alcance)
– Plan de trabajo (cronograma)
– Estimación de esfuerzos
– Identificación de riesgos
– Equipo de trabajo
• Refinamiento de propuesta (SISTRAN)
• Aprobación de Propuesta (CHUBB)
• BRD (CHUBB)
 Etapas de Proyectos CHUBB
• Feasability – PROYECTOS TIME&MATERIAL
• Entendimiento de la necesidad (CHUBB local)
• Análisis de viabilidad (CHUBB local)
• Confirmación de viabilidad técnica de la solución (SS)

• Iniciación – PROYECTOS TIME&MATERIAL

• Identificación de roles y responsabilidades (CHUBB
local/SS)
• Compromiso de recursos asignados (CHUBB local/SS)
• Project Charter
• Kick Off
 Etapas de Proyectos CHUBB
• Feasability/Iniciación - Artefactos
– Kick Off
• Hito formal de inicio de proyecto
• Requiere la participación del sponsor, key users, IT,
LAZ PMO, proveedores, SS
– BRD
• Para la metodología Chubb, este documento detalla el
alcance del proyecto
• Dependiendo si es proyecto es fixed price o T&M,
debe elaborarse antes o después del kick off
– Project Charter
• Para la metodología PMI, este documento refleja el
 Etapas de Proyectos CHUBB
• Feasability/Iniciación
– Project Charter (cont.)
• Principales Secciones
– Alcance
– Costos
– Registro de interesados
– Plan de comunicaciones
– Supuestos y restricciones
– Plan de trabajo (cronograma)
– Riesgos
– Información de volumetría
• Requiere aprobación de la PMO antes de la difusión a los
stakeholders
• Requiere aprobación de los interesados
 Etapas de Proyectos CHUBB
• Planificación – PROYECTOS SISTRAN
– Durante esta etapa el PM local consolida sus
planes con los planes provistos por SISTRAN
(obtenidos en la etapa anterior)
– Se confirma la asignación de los recursos locales
a las actividades identificadas
– Se refina el análisis de riesgos local junto con el
que proveyó SISTRAN en etapa anterior
 Etapas de Proyectos CHUBB
• Planificación – PROYECTOS SHARED SERVICES
– Durante esta etapa el PM local afianza el alcance
definido, consolida los planes de trabajo en base
a las estimaciones que el equipo de trabajo
proporciona, efectúa acuerdos con los
stakeholders
– Shared Services debe proveer toda la
documentación e información necesaria para que
el PM pueda planificar las tareas del plan
– Shared Services es un stakeholder más dentro del
equipo de trabajo
 Etapas de Proyectos CHUBB
• Planificación - Artefactos
– Project Charter
• Se actualiza el contenido de la información en base a
cómo avanza el proyecto
– BRD / Documento de Alcance
• Contiene la información de detalle del alcance
– Descripción general
– Listado de entregables
– Representación de entregables en WBS
– Requerimientos funcionales
– Requerimientos no funcionales
• Requiere aprobación de los interesados
 Etapas de Proyectos CHUBB
• Planificación/Diseño - Artefactos
– Cronograma
• Se genera un cronograma único de proyecto en MS
Project
– Documento de Arquitectura/Diseño de solución
• Documento provisto por los proveedores internos.
Provee la arquitectura afectada a la solución o el
diseño de la misma
– Planes Adicionales (de pruebas, de
implementación, de integración)
• Planes adicionales que se hacen parte del cronograma
general de proyecto
 Etapas de Proyectos CHUBB
• Ejecución/Desarrollo
– Desarrollo de la solución (SISRAN/SS)
– Testeo unitario (SISTRAN/SS)
– QA (SISTRAN/SS)
– Set up de ambientes ( IT, MODEL)
– Set up de infraestructura/aplicaciones
(instalaciones, permisos, habilitaciones,
configuraciones ad-hoc)
– Documentación técnica de la solución
 Etapas de Proyectos CHUBB
• Ejecución/Desarrollo - Artefactos
– Status Report
• Refleja el avance del proyecto en el período
informado, principales issues y riesgos, logros
alcanzados y próximos pasos
• Tiene como destinatarios a sponsor, usuarios del
negocio, equipo de proyecto, LAZ PMO
– Reuniones de Seguimiento/Avance
• Se efectúan con la periodicidad definida en el plan de
comunicaciones
• Cada grupo de interés es convocada a reuniones de
seguimiento (negocio, IT, SS, SISTRAN)
 Etapas de Proyectos CHUBB
• Testing
– Testing IT
• Pruebas efectuadas desde el sector de IT a la solución
pronta a implementar, basadas en los casos de
pruebas definidos en etapa de planificación
• Puede tener más de un ciclo, dependiendo
de los resultados obtenidos
– Testing UAT
• Pruebas efectuadas junto con los usuarios, basadas en
los casos de pruebas definidos en etapa de
planificación
• Puede tener más de un ciclo, dependiendo de los
resultados obtenidos
 Etapas de Proyectos CHUBB
• Testing - Artefactos
– Casos de prueba homologados con el negocio
– Bitácora de seguimiento de resultados de
ejecución
– Issue log
– Evidencias de pruebas exitosas
 Etapas de Proyectos CHUBB
• Cierre
– Implementación finalizada
– Entrenamientos técnicos y funcionales
efectuados
– Documentación de proyecto actualizada y
almacenada
– Pasaje a Mantenimiento
– Estabilización
 Etapas de Proyectos CHUBB
• Cierre - Artefactos
– Lecciones Aprendidas
• Proceso corrido al final de los proyectos en los cuales
se busca identificar las fortalezas y puntos a trabajar
en próximos proyectos.
– Post Implementation Review
• Proceso de revisión de gestión de proyectos
promovido por la PMO. No es aplicable a todos los
proyectos. Se aplica de manera discrecional y aleatoria
¿Preguntas?