ECM – ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

ECM X GED Existe diferença?

ECM e GED não são siglas estabelecidas por entidades oficiais

para designar algum tipo de produto ou serviço. Ambas as
siglas, assim como tantas outras no mercado de TI, foram
criadas e são difundidas principalmente pelas empresas que
desenvolvem soluções

Podemos dizer que é uma combinação dinâmica de estratégias,

métodos e ferramentas usadas para captar, gerenciar,
armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos
relacionados a processos organizacionais, durante todo seu
ciclo de vida.
OBJETIVO

Neste treinamento você aprenderá a gerenciar seus documentos

eletronicamente usando os recursos disponíveis na plataforma fluig,
assegurando que seus arquivos publicados sejam armazenados com uma
taxonomia organizada e com o permissionamento adequado, passando pela
aprovação necessária. Além de aprender a versionar, compartilhar e editar
externamente seus arquivos.
 ECM
Utilização do componente de Gestão de
Documentos
 Navegação de Documentos

Permite acessar a estrutura de pastas e documentos.

 Pasta Meus Documentos

Somente usuário corrente pode visualizar os documentos dentro de “Meus Documentos”.

 Publicação de Pastas

Crie pastas e sub-pastas na estrutura.

 Carregar Arquivos (Publicação de Documentos)

Publique documentos dentro da estrutura de pastas existente.

 Novo Documento (Avançado)

Publique documentos dentro da estrutura de pastas existente.

 Novo Documento (Avançado)

Na aba “Arquivos de publicação” faça o upload do documento.

 Novo Documento (Avançado)

Informe os metadados do documento em “Informações Gerais”.

 Novo Documento (Avançado)

Na aba “Documentos Relacionados” é possível relacionar documentos.

 Novo Documento (Avançado)

Na aba “Aprovação” defina um aprovador ou um grupo de aprovadores para o documento.

 Novo Documento (Avançado)

Na aba “Segurança” defina os direitos de acesso, onde: L - leitura, M - modificação e T - controle total.
 Nova Pasta (Avançado)

Publique pastas e sub-pastas na estrutura.

 Nova Pasta (Avançado) - Aprovação

Defina Níveis e Condições de Aprovação por Pasta.

 Nova Pasta (Avançado) – Segurança - Permissões

É possível definir permissões e restrições de acesso em pastas, onde: L - leitura, G - gravação, M -

modificação e T - controle total.
 Nova Pasta (Avançado) - Segurança - Restrições

A regra para definir Restrições é: maior restrição menos (-) 1

 Nova Pasta (Avançado) – Propriedades Herdadas

É possível selecionar quais propriedades das pastas serão herdadas.

Visualização de Documentos
Visualização das Propriedades dos Documentos
Visualização das Propriedades dos Documentos
Visualização das Propriedades dos Documentos
Visualização das Propriedades dos Documentos
Visualização das Propriedades dos Documentos
Visualização das Propriedades dos Documentos
 Documento Externo

O documento externo permite criar um link para um documento ou página externa ao Fluig.
 Publicação Múltipla de Documentos

É possível publicar diversos documentos e diretório em um click (utilize arquivo .ZIP).

Publicação Múltipla com Arquivo Descritor

Utilize a Publicação Múltipla com

Arquivo Descritor para incluir
informações dos documentos que
serão utilizadas na publicação ao
Fluig, sendo:
• Nome do Arquivo (campo obrigatório)
• Descrição
• Palavra-Chave
• Comentários Adicionais
• Autor
• Descrição da Versão ou Revisão
• e Data de Expiração.
 Publicação de Artigos

Crie conteúdos no Fluig sem necessidade de usar o editor HTML.

 Aprovação de Documentos – Visão Publicador

O publicador pode acessar “Meus Documentos” da Central de Tarefas.

 Aprovação de Documentos – Visão Aprovador

O aprovador pode acessar “Documentos a Aprovar” da Central de Tarefas.

 Notificações de Aprovação

O Fluig possui as seguintes notificações:

situação quem notifica?

documento é publicado e exige aprovação • todos os aprovadores envolvidos
• autor
documento é aprovado • se a condição de aprovar for OU, para os
demais aprovadores
• autor
documento é reprovado
• demais aprovadores
documento é excluído • aprovadores do documento
documento é aprovado com versões anteriores
• aprovadores da versão anterior
ao documento
 Ações de Gestão de Documentos - Copiar

Ao copiar o documento a data de publicação é igual a data atual.

 Ações de Gestão de Documentos - Colar

Ao copiar e colar um documento a data de publicação é igual a data atual. Não copia a data original.
 Ações de Gestão de Documentos - Recortar

Transfira arquivos de um local para outro utilizando a opção “Recortar”.

 Ações de Gestão de Documentos - Espelhar

Criar link para um documento em outra pasta.

Ações de Gestão de Documentos - Eliminar

Exclua documentos quando necessário.

 Ações de Gestão de Documentos - Imprimir

É permitido a impressão de documentos que possuem emissão controlada.

 Ações de Gestão de Documentos – Alteração em Bloco

É possível alterar metadados de diversos documentos simultaneamente.

 Ações de Gestão de Documentos - Filtrar

Permite listar itens publicados dentro de uma determinada pasta.

 Ações de Gestão de Documentos – Lista Mestra

É possível extrair lista com a relação de documentos presentes em uma determinada pasta do ECM.
 Funções de Gestão de Documentos - Renomear

A função “Renomear” permite alterar o nome do arquivo publicado.

 Funções de Gestão de Documentos – Atualizar Arquivo

A função “Atualizar Arquivo” permite atualizar novo documento.

 Funções de Gestão de Documentos – Editar Conteúdo

A função “Editar Conteúdo” está disponível somente em documentos que permite edição por meio do WebDav.
Essa função está disponível para documentos .doc, .xls e .ppt.
 Funções de Gestão de Documentos – Download

A função “Download” permite efetuar o download do documento.

 Funções de Gestão de Documentos – Propriedades

A função “Propriedades” permite a alteração das informações de itens publicados.

 Gestão de Documentos – Adicionar a Favoritos

Adicione itens publicados no ECM aos favoritos do usuário através da opção “Adicionar Favoritos”.
 Funções Sociais – Apoiar

Apoiar documentos publicados no ECM.

 Funções Sociais – Comentar

Faça comentários em documentos publicados.

 Funções Sociais – Compartilhar

É possível compartilhar documentos com outros usuários ou em comunidades.

 Funções Sociais – Notificar

Permiti que o usuário corrente acompanhe todas as alterações que são feitas em um documento.
 Check-in e Check-out de Documentos

Bloqueia documentos para que dois usuários não realizem alterações simultaneamente.
O check-in pode ser feito pela Central de Tarefas ou pela pasta Meus Documentos.
 Versionamento de Documentos

Gerencie versões e revisões de documentos.

Fluig Meetings
 Fluig Meetings

É possível selecionar e gerenciar os participantes da reunião.

Fluig Meetings
 Fluig Meetings

Os registros da reunião são armazenados como anexo do documento, sendo documento

alterado + áudio da reunião.
 Mecanismo de Busca

A Permite localizar documentos, conteúdo, usuários e comunidades.

Utilize filtros para facilitar na localização!
 Lixeira

A opção “Restaurar Documento” permite recuperar o documento e devolver a pasta origem.

 Lixeira

A opção “Restaurar Todos Documentos” permite recuperar os documentos e devolver as pastas origem.
 Lixeira

A opção “Excluir Documento” permite excluir definitivamente todas as versões ou revisões dos itens selecionados.
 Lixeira

A opção “Esvaziar Lixeira” permite excluir definitivamente todas as versões ou revisões de toda a lixeira.
Contatos
skype: luvanio
msn: luvaniolopes@hotmail.com
institucional: contato@lulos.com.br

(62) 99266-7472
(64) 98116-0106