PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE
EFECTIVO
CONTROL INTERNO DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES

Es el plan de organización entre el sistema

de contabilidad, funciones de empleos y
procedimientos coordinados que tiene por
objeto obtener información segura,
salvaguardar el efectivo en caja y bancos
así como fomentar la eficiencia de
operaciones y adición de la política
administrativa de cualquier empresa.
Principios de control interno de Efectivo y equivalentes

 Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y

bancos.

 En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.

 Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los
registros contables que controle su actividad.

 El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento no de revisión.

 La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del

departamento de contabilidad.
Objetivos del control interno de caja:

 Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos.

 Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.

 Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.

 Descubrir malversaciones.

 Localizar errores de caja y bancos.

 Detectar desperdicios y filtraciones de caja.

 Obtener información administrativa contable oportuna de caja y

bancos.
CUESTIONARIO DE AUDITORÍA A LAS CUENTAS DEL ACTIVO:

Evaluación del Control Interno de Efectivo

1. Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes

de los de preparación y manejo de libros?
2. Los directivos tienen controles adecuados para las operaciones de caja y
bancos?
3. Existen manuales de procedimientos para el área de efectivo que regulan el
mando de: Autorización?, Custodia?, Registro y Control?, Responsabilidad?
4. Los Manuales de procedimientos son evaluados y actualizados periódicamente?
5. La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que giran
sobre ellas son debidamente autorizados?
6. Los egresos son previamente aprobados por personas autorizadas?
7. Las transacciones entre bancos y sucursales son debidamente autorizadas y
existe una conciliación periódica y adecuada?
8. Los encargados del manejo de la caja menor son independientes del cajero
general u otro empleado que maneje otra clase de dinero?
9. Todas las cuentas bancarias están registradas en cuentas de control?
10. Los procedimientos existentes para desembolsos garantizan un adecuado
control y registro de las correspondientes transacciones? La existencia de
chequeras en blanco, están salvaguardadas en forma tal, que se evite que
personas no autorizadas para girar cheques puedan hacer uso indebido de
ellas?
11. Los fondos recaudados a través de la caja general, se consignan
oportunamente en sus respectivas cuentas corrientes
12. Los cheques consignados y devueltos por el banco son recibidos e
investigados por personas que no intervengan en ingresos o desembolsos?
13. Las cuentas bancarias son conciliadas oportunamente por funcionarios
diferentes al responsable del manejo?
14. Al solicitar el reembolso para caja menor se presentan los comprobantes de
los gastos a fin de que sean inspeccionados por el ordenador del gasto?
15.Los comprobantes que soportan los desembolsos son perforados o
anulados con la leyenda pagado?
16.Los recibos oficiales de caja están debidamente enumerados deforma
consecutiva y pre impresos?
17.Existen restricciones para el acceso a los registros y libros de
contabilidad?
18.Está restringido el acceso de personas distintas a quienes tienen la
responsabilidad de la custodia y manejo del efectivo?
19.Son adecuados y conducen a un buen control los equipos y las
instalaciones empleadas en la recepción y recaudo del efectivo?
20.Se practica arqueos sorpresivos?
21.Las personas autorizadas para firmar cheques tienen funciones
relacionadas con la elaboración de los documentos y comprobantes de
ingresos o registro contable?
22.Al finalizar el mes se hace una relación de cheques no reclamados con el
nombre del beneficiario, el número del cheque, el valor y la fecha
de emisión?
EL ARQUEO DE CAJA

CONCEPTO:

Se define al Arqueo de Caja como la operación de recuento y l a

verificación del saldo de los caudales de Caja.

Dicho de otra manera Arqueo de Caja es una operación por

medio de la cual se comprueba si el saldo que arroja el libro, es
conforme o no.
Al comparar el saldo del arqueo contra el saldo que muestra el libro mayor
pueden presentarse dos situaciones:

1) Que el importe del arqueo sea igual al importe registrado en el mayor, en

cuyo caso no será necesario efectuar ningún ajuste, puesto que el saldo
contabilizado coincide con la realidad.

2) Que el importe del arqueo sea diferente al registrado en el mayor, en

cuyo caso las diferencias pueden ser de dos tipos:
a) Que el importe del arqueo sea mayor al saldo según libros.
b) Que el importe del arqueo sea menor al saldo según libros.

Respecto a la denominación de faltante o sobrante, es conveniente señalar

que en todos los casos se tomará como punto de referencia el libro mayor, es
decir, el saldo según libros se ajustará para que su importe coincida con el
importe arrojado por el arqueo, y no a la inversa.
a) Cuando el importe del arqueo sea mayor que el saldo
según libros

En este caso, este faltante (según mayor) o sobrante (según

arqueo) puede originarse por:

Causas fácilmente identificables

Dentro de los faltantes debidos a causas fácilmente
identificables, pueden mencionarse las operaciones no
reportadas por el cajero o cantidades cobradas de más.

Cuando se trate de operaciones no reportadas por el cajero, el

asiento de ajuste será el de la operación realizada y no reportada
por el cajero; es decir, se cargará a la cuenta Caja y se abonará a
la cuenta que corresponda.
Causas difícilmente identificables
En el caso de faltantes por causas difícilmente identificables, es decir, que no
se cuenta con todos los elementos necesarios para determinar el origen del
faltante en libros, se procederá de la siguiente manera:

Si el importe del faltante es considerable, con base en la característica de la

importancia relativa, ya sea en relación con el monto de la partida o su
naturaleza, y apoyados en el juicio profesional, el cual se basa en el criterio
prudencial, se debe optar por la alternativa que refleje menor optimismo, lo
que implica “no adelantar utilidades”, porque no se afectarán cuentas de
resultados, ya que se estarían registrando utilidades que aún no se han
devengado; por tanto, se afectan cuentas de balance, en este caso la de
acreedores, para reflejar la obligación de entregar el efectivo a quien
demuestre ser su propietario legítimo, anotando como subcuenta la de
Faltantes en caja, según libros.
b) Cuando el importe del arqueo sea menor que el saldo según
libros

En este caso, este sobrante (según mayor) o faltante (según arqueo)

puede ser originado por:

Causas fácilmente identificables

Dentro de los sobrantes debidos a causas fácilmente

identificables, se pueden mencionar las operaciones no reportadas
por el cajero, o cantidades pagadas de más.
Cuando se trate de operaciones no reportadas por el cajero, el
asiento de ajuste será el de la operación realizada y no reportada
por el cajero, es decir, se cargará a la cuenta de la operación no
reportada, con abono a la cuenta Caja.
Causas difícilmente identificables

Cuando no se cuenta con todos los datos necesarios para

determinar el origen del sobrante en libros, se procederá de la
siguiente manera:
Si el importe del sobrante es considerable, de acuerdo con la
importancia relativa, y nuevamente guiados por el juicio
profesional basado en el criterio prudencial, afectaremos
cuentas de balance, quedando el ajuste con cargo a la cuenta
Deudores, subcuenta Nombre del cajero, en virtud de que él,
como responsable de la custodia del efectivo, es también
responsable de las diferencias que se presenten, con abono a
la cuenta Caja.
De esta manera se registra el derecho de exigir el pago de tales
diferencias al cajero.
EJEMPLO

El 08/11/2016 a las 17:00pm se realiza el arqueo de caja el Sr: Juan Pérez Custodio,
obteniendo los siguientes resultado :

5 Billetes de S/.1
8 Billetes de S/.5
10 Billetes de S/.10
10 Billetes de S/.50
40 Billetes de S/.100

14 Monedas de S/.0.50 60 Monedas de S/.0,25

Además encontramos:
Un Ch/. del Banco X de S/. 935
y otro Ch/. del Banco Y de S/. 515
Un comprobante de energía eléctrica de S/. 345 .

NOTA: 3 billete de S/.100 es falso la empresa asume la perdida cualquier otro tipo de
faltante se descontara al empleado. El saldo del libro de caja es de S/. 6 462
 EMPRESA "XYZ"
ACTA DE ARQUEO
ACTA DE ARQUEO DE CAJA
FECHA: …./…/…….
HORA: …………
CUSTODIO: ……………………………
AUDITOR (DELEGADO):………………………………………..

EFECTIVO:

CANTIDAD DENOMINACION VALOR

37 Billetes de S/.100 3700
10 Billetes de S/.50 500
10 Billetes de S/.100 100
8 Billetes de S/.5 40
5 Billetes de S/.1 5
14 Monedas de S/.0,50 7
60 Monedas de S/.1.00 15
TOTAL 4367

CHEQUES

FECHA CONCEPTO VALOR

08/11/2011 Banco X cta. N° 2645 515
08/11/2011 Banco Y cta. N° 2332 935
TOTAL 1450

COMPROBANTE

FECHA CONCEPTO VALOR

08/11/2011 Pago energía eléctrica 345
TOTAL 345

TOTAL ARQUEO: 6162

SALDO CONTABLE: 6462
DIFERENCIA: 300
Fondo Fijo de caja
Es un fondo especial en efectivo, una cuenta que crea la empresa a través de un
cheque, emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero, cuyo objeto
es cancelar pagos menores, estableciendo previamente su monto, es decir que
dependiendo del tamaño de la empresa y del número de operaciones que este realice, se
establece el monto con el cual se crea la caja chica y el límite en base al cual se va a
realizar los pagos

Creación del fondo Fijo

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la
necesidad y magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo a
cada departamento donde sea creado.
El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a su utilización.

La empresa puede crear los fondos que sean requeridos, lo mejor podría ser uno por
cada departamento, si es que realmente son necesarios.

Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y
hacemos que el responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el
mismo valor del fondo, con lo cual aseguramos cualquier inconveniente que pueda
surgir en el futuro.
Procedimiento del uso caja chica efectivo.
1. Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato de egreso de caja
chica. Se indicara claramente el código que corresponda al departamento a que debe
cargarse dicha erogación. Este formato lo firmara el jefe del departamento solicitante
2. El destino de los fondos entregados, nunca debe ser diferente del gasto efectuado.
Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no
especificadas en el adelantado.
3. Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el
formato. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el
responsable del manejo de la caja chica.
4. Se hace imprescindible que todo desembolso de caja chica esté debidamente respaldado
con la presentación de un justificante; y/o sustentados mediante documentos
debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios
profesionales, importes y fechas de cancelación.
5. La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja
Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa
autorización de la Gerencia General.
6. Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la
autorización del Gerente General.
7. La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la oficina de auditoria
interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.
Reembolso de la Caja Chica.
1. La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa
documentación sustentatoria debidamente autorizada. La reposición oportuna
implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados. La recepción se
efectuara las veces necesarias y/o de acuerdo al requerimientos de lo que se
necesite.
2. Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados
correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y
registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el
encargado del fondo.
3. El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de
los documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la
reposición del Fondo. Copia de esta solicitud se mantendrá en archivo en forma
cronológica
4. El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos
sustentaríos y codificación contable, a tramitar el giro del cheque de reposición por
el departamento de tesorería a nombre de encargado del manejo del fondo fijo.
5. Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la
fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables
oportunos y no podrán ser mayores al asignado.
6. El Boucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como
justificación del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.
Arqueo de Fondo Fijo

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica

a fin de comprobar si el monto asignado está de acuerdo con
la existencia de documentos y el efectivo.
Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las
circunstancias así lo requieran y estará a cargo de la Oficina
de Auditoria Interna y/o Contabilidad.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de

la Gerencia del Área y de la Gerencia General, para que se
tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.