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LOGISTICIEN, CEST QUOI ?

Cest un acteur incontournable dans la


mise en uvre des programmes.

Pas de log = Pas de projet Pas de projet = Pas de log

Il ny a pas dchelle de valeurs. Les quipes support et


projet sont interdpendantes, et seule runies sont
capables de mener bien le programme.

1 seule et mme quipe


Log Possibilit de mise en
+ Projet
+ Admin = uvre efficace des
programmes.
LOGISTICIEN, CEST
QUOI ?
Les Objectifs :

SUPPORT AUX PROGRAMMES

GARANTIR LE RESPECT DES PROCEDURES BAILLEURS & ONG.

SASSURER DE LA BONNE GESTION DES VALEURS DE


LASSOCIATION.

SECURITE DES EQUIPES & DES BIENS

MANAGER
SUPPORT AU PROGRAMME

Les Objectifs :

1) Garantir lachat du matriel et des services ncessaire la mise en


uvre des programmes, en adquation avec le cahier des charges
techniques et dans le respect des dlais de livraison.

2) Garantir le dplacement des quipes et du matriel sur les lieux de


mise en uvre des activits, dans le respect du planning tabli et
dans des conditions de scurit maximums.

3) Fournir aux quipes les quipements fonctionnels indispensables


la prparation et la mise en uvre des activits du programme
(ordinateur, tlphone, etc ).
SUPPORT AU PROGRAMME
OBJECTIF 1 : Garantir lachat du matriel et des services ncessaire
la mise en uvre des programmes, en adquation avec le cahier des
charges techniques et dans le respect des dlais de livraison
RISQUES 1 : Les achats de fournitures ou de service ne correspondent pas ou que partiellement aux attentes
du programme et les dlais de livraison ne sont pas respects.

POURQUOI :

1) Manque de prcision des quipes projets dans le descriptif de la demande.


2) Mauvaise communication, une plage horaire nest pas spcifiquement alloue un change formel entre la logistique et les
projets afin de garantir la bonne comprhension entre le demandeur et le responsable des achats.
3) Mauvaise comprhension, mconnaissance ou non-respect des procdures dachat par le demandeur, entranant ainsi des
perturbations dans la chane de traitement des achats et potentiellement des dlais de livraison d supplmentaires.

SOLUTIONS :

1) Systmatiser la COMMUNICATION avec les quipes (Planification de plages horaires dchange avec les projets)
2) PLANIFIER des plages horaires pour des changes formels avec les projets.
3) SENSIBILISER les quipes aux procdures dachat.
SUPPORT AU PROGRAMME
OBJECTIF 2 : Garantir le dplacement des quipes et du matriel
sur les lieux de mise en uvre des activits, dans le respect du
planning tabli et dans des conditions de scurit maximums.

RISQUES 2 : Les quipes ne disposent pas dun vhicule au moment o elles en auraient besoin

POURQUOI :

1) Mauvaise planification des mouvements, manque danticipation, pas de planning des mouvements.
2) Le planning nest pas respect par les projets (Mconnaissance, mauvaise comprhension ou non-respect des
procdures).

SOLUTIONS :

1) Mettre en place un planning des mouvements pour rationaliser les dplacements des vhicules.
2) Communiquer les procdures aux quipes.
3) En cas de non-respect des procdures, trouver des moyens de dissuasion (Ex : mouvement pas planifi sur le tableau =
pas de vhicules), rester ferme afin de garantir le respect des procdures.
SUPPORT AU PROGRAMME
OBJECTIF 3 : Fournir aux quipes les quipements fonctionnels
indispensables la prparation et la mise en uvre des activits du
programme (ordinateur, tlphone, etc ).

RISQUES 3 : Les quipements ne sont pas fonctionnels et ne permettent pas aux quipes de prparer leur
projet efficacement.

POURQUOI :

1) Mauvaise utilisation par les programmes (utilisateur pas sensibilis ni responsabilis, non respect des procdures.
2) Mauvais suivi des quipements (maintenances, services non effectu).

SOLUTIONS :

1) Communiquer les procdures dutilisation aux utilisateurs chaque prt.


2) Responsabiliser lutilisateur en lui faisant signer un certificat de prt.
SUPPORT AU PROGRAMME

AUTRE RISQUE POSSIBLE

Tensions entre la logistique et les quipes projets dues linadquation de la


rponse la demande, la mconnaissance ou au manque de sensibilisation des
quipes projets aux procdures (donc au manque de communication), voir au non
respect des rgles et procdures tablies.

POURQUOI :

1) Inadquation de la rponse la demande


2) Mconnaissance des procdures ou manque de sensibilisation des quipes projets ces dernires (du directement au
manque de communication).

SOLUTIONS :
POUR RESUMER :
Pour apporter un bon support aux quipes
projets il faut :

COMMUNIQUER
SENSIBILISER
ANTICIPER Et sils ne nous
laissent pas le
choix
PLANIFIER
QUESTIONS ?
GESTION DES VALEURS
Maintenances rcurrentes
OBJECTIF GENERAL : Remboursement bailleur !!
Limiter le risque financier induit par
dventuelles pertes, dtournements ou
dtriorations prmatures des biens de
lassociation.

De quelles valeurs parle-t-on ?

Le matriel achet
Les quipements
Le stock
Les structures (bureaux, maisons, )
GESTION DES VALEURS

Les Objectifs :

1) GARANTIR A TOUT INSTANT LA TRACABILITE DES BIENS DES


BAILLEURS & DE LASSOCIATION.

2) OPTIMISER LA DUREE DE VIE DES BIENS DE LASSOCIATION EN


GARANTISSANT LEUR BONNE UTILISATION PAR LES USAGERS, EN
FORMANT ET EN RESPONSABILISANT CES DERNIERS.

3) EFFECTUER DES CONTROLES REGULIERS & UN SUIVI RIGOUREUX


DES MAINTENANCES AFIN DE GARANTIR UNE DUREE DE VIE
MAXIMUM.
GESTION DES VALEURS
OBJECTIF 1 : Garantir tout instant la traabilit des biens des
bailleurs & de lassociation.

RISQUES 1 : Le matriel de lassociation est difficilement localisable, le propritaire est difficilement


identifiable, ou encore, pertes dquipement.

POURQUOI :

1) Les biens ont t mal enregistrs lachat voire pas du tout enregistrs.
2) Mauvaise identification des biens des bailleurs et de lassociation, voir absence totale de codification et de visibilit.
3) Mauvais suivi des mouvements dquipements, tous les mouvements ne sont pas immdiatement et systmatiquement
consigns, pas immdiat, (utilisateurs, lieu daffectation, statut, etc ).
4) Mauvaise planification des oprations de suivi, absence de plage horaire spcifiquement alloue la mise jour du suivi
des quipements le suivi nest pas effectu rgulirement.

SOLUTIONS :

1) IDENTIFIER tous les quipements et le matriel ds leur achat.


2) Munir les quipements dune VISIBILITE permettant de rapidement identifier le matriel de lorganisation (visibilit HI,
tiquetage des codification quipements).
3) ENREGISTRER IMMEDIATEMENT TOUS les mouvements dquipements, ne pas attendre (risque doubli).
4) DETERMINER UNE PLAGE HORAIRE ddie aux oprations de suivi, planifier les oprations de suivi.
5) FORMALISER le prt de lquipement pour tre capable de le localiser tout moment .
GESTION DES VALEURS
OBJECTIF 2 : Optimiser la dure de vie des biens de lassociation
en garantissant leur bonne utilisation par les usagers, en formant et en
responsabilisant ces derniers.
Risque financier !
RISQUES 2 : Les quipements ne sont pas fonctionnels et ont une faible dure de vie.

POURQUOI :

1) Mauvaise utilisation par les programmes (utilisateur pas sensibilis ni responsabilis, non respect des procdures).
2) Mauvais suivi des quipements mal planifi (maintenances, services non effectu ou mal suivis).

SOLUTIONS :

1) COMMUNIQUER les procdures dutilisation aux utilisateurs chaque prt.


2) RESPONSABILISER lutilisateur en lui faisant signer un certificat de prt.
GESTION DES VALEURS
OBJECTIF 3 : Effectuer des contrles rguliers & un suivi rigoureux
des maintenances afin de garantir une dure de vie maximum.

RISQUES 3 : Rduction de la dure de vie des quipements & dpenses injustifies en grosses maintenances
et en pices dtaches.

POURQUOI :

1) Les frquences tablies pour les contrles, les services et les maintenances ne sont pas respectes.
2) Mauvais suivi des maintenances.

SOLUTIONS :

1) Effectuer les diffrents contrles, services et maintenances dans le RESPECT DES FREQUENCES ETABLIES.
2) Dune manire gnrale, PRIVILEGIER LE PREVENTIF au curatif (conomies videntes sur le long terme).
POUR RESUMER :
Une bonne gestion de biens de lassociation
a passe par :

IDENTIFIER
SENSIBILISER
RESPONSABILISER
SUIVI RIGOUREUX, REGULIER
& PLANIFIE
QUESTIONS ?
GARANTIR LE RESPECT
DES PROCEDURES
OBJECTIF GENERAL :
Limiter le risque financier & maintenir la confiance du
bailleur de fonds.

RISQUE MAJEUR :

Remboursement du bailleur.
Le bailleur ne veut plus financer le projet les procdures ne
sont pas respectes.

POURQUOI :

Les procdures ne sont pas respectes.


RESPECT DES
PROCEDURES
OBJECTIF 1 : Garantir tout instant la mise en application des
procdures par lensemble des employs de lorganisation.

RISQUES : Les procdures ne sont pas respectes.

POURQUOI :

1) Mauvaise comprhension, mconnaissance ou non-respect des procdures.

SOLUTIONS :

1) FORMER les quipes projets aux procdures.


2) Systmatiser la COMMUNICATION & la SENSIBILISATION des quipes projets.
3) Etablir une VEILLE PERMANENTE afin de sassurer de la bonne comprhension et de la mise en application relle des
procdures par le staff. rafraichissement suivant les besoins identifis.
4) Mise jour et RAPPELS REGULIERS des procdures aux projets ( Rafrachissement s adapts au besoin).
TOUT FAIRE, CEST
POSSIBLE !!!
COMMENT ?
BONNE GESTION DE SON TEMPS > RATIONALISATION DE
SES ACTIVITES

LE FAIRE BIEN, comment ?

COMMUNIQUER
PLANIFIER
ANTICIPER
Rationnaliser, cest
quoi ?

Cest regrouper des activits de


mme nature afin den viter les
rptitions, avec pour objectif
dconomiser du temps, de
largent & de lnergie.
Fonction Approvisionnement
Analyser le march local et tenir jour une base de donnes des
fournisseurs locaux
Mettre en uvre les procdures dapprovisionnement sur le
programme et organiser les diffrentes tapes des achats locaux et
rgionaux de biens et services : consultation de march, commande,
suivi, rception, contrle de conformit
Rceptionner les marchandises achetes par le sige : ddouanement,
contrle de conformit
Grer les transports locaux et rgionaux de marchandises : choix du
mode de transport et de conditionnement, planification et suivi des
expditions, formalits administratives et douanires
Choisir le(s) lieu(x) de stockage des marchandises et dfinir leur plan
damnagement
Assurer la gestion physique des stocks :
- mettre en place un outil de gestion des stocks
- organiser les inventaires priodiques
- grer les flux de marchandises
Organiser les distributions de marchandises ventuelles dans le cadre
des projets
Diffusion : Interne / Le Rle du Logisticien HI 21
Externe
Vhicules et Dplacements
Proposer des moyens de locomotion
adapts au contexte du programme
Dfinir les rgles dutilisation des
vhicules
Organiser laffectation et la mise
disposition des vhicules
Elaborer et mettre en place des outils
de suivi des vhicules
Assurer la maintenance prventive et
curative du parc
Diffusion : Interne /
de vhicules
Le Rle du Logisticien HI 22
Externe
Gestion des parcs dquipements

parc informatique, tlcommunications,


nergie
Identifier les besoins et choisir les matriels
durables adapts
Assurer linstallation et la maintenance des
matriels
Pour les moyens de tlcommunication, former le
personnel du programme leur manipulation et
laborer des procdures dutilisation

Diffusion : Interne / Le Rle du Logisticien HI 23


Externe
Fonction de Services Gnraux
Grer les locaux du programme (logements du
personnel expatri, bureaux, locaux de stockage)
Rechercher et identifier les possibilits de locations des
locaux
Grer lamnagement des locaux (installation des matriels
et quipements)
Mettre en place la scurisation des locaux (fermeture,
gardiennage)
Sassurer de lentretien et de la maintenance des locaux

Diffusion : Interne / Le Rle du Logisticien HI 24


Externe
Rfrent Scurit
Garantir la mise en uvre des rgles de scurit
sur le programme
Raliser lanalyse du contexte et des conditions de scurit
A partir des directives du Directeur de Programme,
formaliser les rgles de scurit pour les personnels
nationaux et expatris et les diffuser aux personnes
concernes
Dployer les moyens matriels ncessaires (communication,
transport) la mise en uvre des rgles tablies
Coordonner les actions lies la scurit du programme en
lien avec les autres ONG/OIG
Mettre jour les procdures et contribuer leur amlioration
en fonction de lvolution du contexte

Diffusion : Interne / Le Rle du Logisticien HI 25


Externe
Encadrement, Gestion dEquipe
Dans le Domaine Logistique

Assurer la formation des personnels nationaux et expatris dans son


domaine : briefing scurit, fonctionnement logistique du programme

Encadrer lquipe logistique du programme :


Organiser et animer son quipe : participer au recrutement, dfinir
des profils de poste, laborer les objectifs individuels, participer
llaboration puis valider les PAI[1] et raliser les valuations.

Garantir la concertation, la participation de chacun la gestion


logistique du programme, rguler les relations au sein de lquipe et
avec les quipes projets et grer, un premier niveau de hirarchie,
les situations conflictuelles.

Sassurer des transferts dinformations et de responsabilits entre les


personnes de son quipe dans les meilleures conditions possibles

Diffusion : Interne / Le Rle du Logisticien HI 26


Externe
[1] PAI : Plan dAction Individuel
Suivi Administratif
Assurer la gestion administrative et
financire dans son domaine dactivit
Etablir le budget prvisionnel relatif la logistique
et effectuer le suivi budgtaire
Crer et mettre en place des procdures de
conservation des documents (guidelines,
attestations, originaux, contrats, modes demploi)
dans un souci de capitalisation et de prservation
Assurer le classement et larchivage des
documents logistiques courants

Diffusion : Interne / Le Rle du Logisticien HI 27


Externe
Conclusion

Le Logisticien est une personne cl, facilitatrice


des activits sur le Programme et garante du
respect des procdures internes et des bailleurs
dans son domaine dactivit.

Diffusion : Interne / Le Rle du Logisticien HI 28


Externe