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MANAGER
SUPPORT AU PROGRAMME
Les Objectifs :
POURQUOI :
SOLUTIONS :
1) Systmatiser la COMMUNICATION avec les quipes (Planification de plages horaires dchange avec les projets)
2) PLANIFIER des plages horaires pour des changes formels avec les projets.
3) SENSIBILISER les quipes aux procdures dachat.
SUPPORT AU PROGRAMME
OBJECTIF 2 : Garantir le dplacement des quipes et du matriel
sur les lieux de mise en uvre des activits, dans le respect du
planning tabli et dans des conditions de scurit maximums.
RISQUES 2 : Les quipes ne disposent pas dun vhicule au moment o elles en auraient besoin
POURQUOI :
1) Mauvaise planification des mouvements, manque danticipation, pas de planning des mouvements.
2) Le planning nest pas respect par les projets (Mconnaissance, mauvaise comprhension ou non-respect des
procdures).
SOLUTIONS :
1) Mettre en place un planning des mouvements pour rationaliser les dplacements des vhicules.
2) Communiquer les procdures aux quipes.
3) En cas de non-respect des procdures, trouver des moyens de dissuasion (Ex : mouvement pas planifi sur le tableau =
pas de vhicules), rester ferme afin de garantir le respect des procdures.
SUPPORT AU PROGRAMME
OBJECTIF 3 : Fournir aux quipes les quipements fonctionnels
indispensables la prparation et la mise en uvre des activits du
programme (ordinateur, tlphone, etc ).
RISQUES 3 : Les quipements ne sont pas fonctionnels et ne permettent pas aux quipes de prparer leur
projet efficacement.
POURQUOI :
1) Mauvaise utilisation par les programmes (utilisateur pas sensibilis ni responsabilis, non respect des procdures.
2) Mauvais suivi des quipements (maintenances, services non effectu).
SOLUTIONS :
COMMUNICATION
respect des rgles et procdures tablies.
POURQUOI :
SOLUTIONS :
POUR RESUMER :
Pour apporter un bon support aux quipes
projets il faut :
FERMETE
COMMUNIQUER
SENSIBILISER
ANTICIPER Et sils ne nous
laissent pas le
choix
PLANIFIER
QUESTIONS ?
GESTION DES VALEURS
Maintenances rcurrentes
OBJECTIF GENERAL : Remboursement bailleur !!
Limiter le risque financier induit par
dventuelles pertes, dtournements ou
dtriorations prmatures des biens de
lassociation.
Le matriel achet
Les quipements
Le stock
Les structures (bureaux, maisons, )
GESTION DES VALEURS
Les Objectifs :
Vous tes
RISQUES 1 : Le matriel de lassociation est difficilement localisable, le propritaire est difficilement
identifiable, ou encore, pertes dquipement.
POURQUOI :
responsable
1) Les biens ont t mal enregistrs lachat voire pas du tout enregistrs.
2) Mauvaise identification des biens des bailleurs et de lassociation, voir absence totale de codification et de visibilit.
3) Mauvais suivi des mouvements dquipements, tous les mouvements ne sont pas immdiatement et systmatiquement
consigns, pas immdiat, (utilisateurs, lieu daffectation, statut, etc ).
4) Mauvaise planification des oprations de suivi, absence de plage horaire spcifiquement alloue la mise jour du suivi
des quipements le suivi nest pas effectu rgulirement.
du risque financier
SOLUTIONS :
1)
2)
IDENTIFIER tous les quipements et le matriel ds leur achat.
Munir les quipements dune VISIBILITE permettant de rapidement identifier le matriel de lorganisation (visibilit HI,
encouru par HI
tiquetage des codification quipements).
3) ENREGISTRER IMMEDIATEMENT TOUS les mouvements dquipements, ne pas attendre (risque doubli).
4) DETERMINER UNE PLAGE HORAIRE ddie aux oprations de suivi, planifier les oprations de suivi.
5) FORMALISER le prt de lquipement pour tre capable de le localiser tout moment .
GESTION DES VALEURS
Ne pas oublier:
OBJECTIF 2 : Optimiser la dure de vie des biens de lassociation
en garantissant leur bonne utilisation par les usagers, en formant et en
responsabilisant ces derniers.
Vous tes
Risque financier !
RISQUES 2 : Les quipements ne sont pas fonctionnels et ont une faible dure de vie.
responsable
POURQUOI :
1) Mauvaise utilisation par les programmes (utilisateur pas sensibilis ni responsabilis, non respect des procdures).
2) Mauvais suivi des quipements mal planifi (maintenances, services non effectu ou mal suivis).
SOLUTIONS :
du risque financier
1)
2)
COMMUNIQUER les procdures dutilisation aux utilisateurs chaque prt.
RESPONSABILISER lutilisateur en lui faisant signer un certificat de prt.
encouru par HI
GESTION DES VALEURS
Vous tes
OBJECTIF 3 : Effectuer des contrles rguliers & un suivi rigoureux
des maintenances afin de garantir une dure de vie maximum.
responsable
RISQUES 3 : Rduction de la dure de vie des quipements & dpenses injustifies en grosses maintenances
et en pices dtaches.
POURQUOI :
1) Les frquences tablies pour les contrles, les services et les maintenances ne sont pas respectes.
2) Mauvais suivi des maintenances.
SOLUTIONS :
1) Effectuer les diffrents contrles, services et maintenances dans le RESPECT DES FREQUENCES ETABLIES.
2) Dune manire gnrale, PRIVILEGIER LE PREVENTIF au curatif (conomies videntes sur le long terme).
POUR RESUMER :
RIGUEUR
Une bonne gestion de biens de lassociation
a passe par :
VousRIGUEUR
tes
IDENTIFIER
responsable
SENSIBILISER
RESPONSABILISER
RIGUEUR
SUIVI RIGOUREUX, REGULIER
& PLANIFIE
QUESTIONS ?
GARANTIR LE RESPECT
DES PROCEDURES
OBJECTIF GENERAL :
RISQUE
Limiter le risque financier & maintenir la confiance du
bailleur de fonds.
FINANCIER
RISQUE MAJEUR :
Remboursement du bailleur.
Le bailleur ne veut plus financer le projet les procdures ne
sont pas respectes.
POURQUOI :
FERMETE
RISQUES : Les procdures ne sont pas respectes.
POURQUOI :
SOLUTIONS :
Et si aprs tout a
cela ne suffit pas
TOUT FAIRE, CEST
POSSIBLE !!!
COMMENT ?
BONNE GESTION DE SON TEMPS > RATIONALISATION DE
SES ACTIVITES
COMMUNIQUER
PLANIFIER
ANTICIPER
QUESTIONS ?
Rationnaliser, cest
quoi ?