Gesin de Compras:

Procurement

Ing Edgar Tapia

 GESTION DE COMPRAS

Las empresas dedican un elevado porcentaje de

sus ingresos a proveerse de bienes y servicios de
terceros, lo que supone una actividad relevante en
s misma y lo que es ms importante, un factor
determinante sobre la calidad de los productos y
servicios.
La Gestin de Compras en una empresa es un
factor decisivo para un buen funcionamiento de la
Logstica Empresarial.
 Ciclo de aprovisionamiento

Involucramiento
Three Way
Matching Temprano
Gestin Determinacin
de pagos de
necesidades

Entrada de mercancas
y gestin de stock
Determinacin
Aprovisionamiento de la fuente de
Control de adquisicin
facturas

Supervisin y Seleccin de
Administracin proveedor
del pedido
Gestin de
pedidos
 Modelo Bsico de Compras

El Modelo Bsico de Compras se inicia

con una buena comunicacin y gestion
de la necesidad clara del usuario (Bien
o Servicio).
Como se apreci en la Figura anterior el
modelo se inicia formalmente con la
necesidad del usuario e internamente
se genera un requisicin o solicitud de
compra que debe ser liberada o
aprobada por una o mas instancias.
Grfica
 La necesidad del usuario
El usuario o requisitante tiene la necesidad de adquirir
bienes o servios.
En la mayora de los casos conoce dicha necesidad,
pero lamentablemente la trasladan hacia Compras con
poca anticipacin.
En las Compras de Produccin o denominadas
directas se utilizan la estrategia MRP (Planificacin de
Necesidades de Material), donde los materiales son
explotados en funcin a las necesidades de la
produccion que a su vez responden a las estimaciones
de la demanda (ABC), impacto financiero y riesgo del
suministro (Modelo de Krajlic).
 La necesidad del usuario

En estos casos se realiza una

planificacin anticipada de los
requerimientos y se pide la cantidad de
materiales y servicios para tener frente a
la produccin.
En las compras indirectas no ligadas a la
produccin, los requerimientos se
realizan uno por uno en funcin a como
van apareciendo las necesidades
Este es un documento
formal, a travs del
cual los usuarios
plantean sus
requerimientos.
 Aprobacin o Liberacin de la
Solicitud de Compra
Los requerimientos o solicitudes de compra son
ingresados al sistema de gestin por el usuario o
el asistente del rea.
De acuerdo al monto de la solicitud de compra se
requerir un mayor nmero de liberaciones o
aprobaciones.
Normalmente las requisiciones de compras son
liberadas por un mnimo de 2 liberadores
-Liberacin del dueo del Centro de Costo
-Liberacin del responsable de Presupuestos o
Finanzas
La liberacin transaccional del responsable de
Presupuestos o Finanzas depender del mayor o
menor nivel de autonoma en las empresas
 Generacin de la Orden
de Compra
El rea de compras debe generar la Orden de Compra si y
solo si la solicitud de compra o requisicin han sido
totalmente liberadas previamente.

El comprador seleccionar al proveedor y luego de una

etapa de negociacin podr generar la orden de compra.

El comprador debe tener en cuenta, entre otros, los

siguientes conceptos:

-Razn Social -Fecha

-Descripcin -Penalidades
-Monto -Confidencialidad
-Forma de pago -Responsabilidades
 Aprobacin o Liberacin de Orden
de Compra
En funcin al monto de la orden de compra se
requerirn 1 o ms aprobaciones de la misma
En algunos casos la liberacin formal de la
orden de compra es generada por el Gerente
General de la empresa
Para liberar la orden de compra, el liberador
debe contar con el respectivo sustento
documentario que demuestre que se ha
comprado a los proveedores estratgicos.
 Entrega de los bienes o ejecucin
del servicio
Luego de generar la orden de compra, el
proveedor entregar los bienes descritos en la
misma y/o ejecutar los servicios contratados.

Los bienes deben ser entregados en forma

centralizada en el almacn de la empresa. No
deben ser entregados directamente al usuario

Los servicios son ejecutados por el proveedor

de acuerdo a lo descrito en la orden de compra
o en el contrato de servicios.
 Entrega de los bienes o ejecucin
del servicio
Al entregar los bienes se generar una gua de
revisin, la cual ser aprobada en el Almacn de
la empresa.
Luego de ejecutar los servicios se generar un
Acta de Conformidad y aprobacin del usuario,
el cual ser aprobado por el Usuario
Responsable del Servicio.
Ambas aprobaciones se pueden dar
manualmente o a travs de transacciones
automatizadas en un sistema de gestin.
 Cuentas por Pagar y el Three
Way Matching
El ara de Cuentas por Pagar deber cotejar la
consistencia entre la orden de Compra, la gua de
Remisin (Acta de aprobacin del servicio) y la
factura del proveedor.
Si estas 3 documentos son acordes (no existe
inconsistencia alguna) Cuentas por Pagar podr
aprobar la orden de pago. A esto se conoce como
el Three Way Matching. (combinacin de tres vas)
Si existe alguna inconsistencia el pago no
proceder y se deber revisar la transaccin.
Este es un punto de control crtico que debe
seguirse para pagar correctamente y evitar
fraudes.
 El Pago
Una vez que se ha verificado que los documentos son
los correctos Cuentas Por Pagar (Contabilidad) solicita
a Tesorera que proceda el pago.

El pago se puede realizar va transferencia bancaria o a

travs de giro de un cheque bancario.

El proveedor cancelar su factura para que el pago

proceda
 Clasificacin de Materiales (ABC Modelo de KRALJIC)

A
Lista de Materiales
Materiales Materiales
B Apalancados Estratgicos Cod Mat Qt Ud Stg Fecha

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Impacto xxx xxx xx xx xxx xxxxx
Financiero xxx xxx xx xx xxx xxxxx
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C xxx xxx xx xx xxx xxxxx
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Materiales Productos Cuellos xxx xxx xx xx xxx xxxxx
Rutinarios de Botella xxx xxx xx xx xxx xxxxx
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Riesgo de la operacin
por falta de Suministro
 Estrategias del Modelo

La estrategia de una Empresa hacia un

proveedor est determinada por la posicin
que ocupa el suministro en la Matriz de Kraljic.
Recprocamente determina que puede esperar
un proveedor de su Cliente
 MRP (Material Requirement Planning) Plan de Compras

Plan de Compras Materiales y Servicios

Version 1.0
Semana
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
Fecha de
Unidad de Fecha de Stock
Cdigo Material Qtd Estrategia Proveedor Entrega 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Medida Solicitud Actual
Deseada

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Fecha de Planeacin : XX / XX / XXXX

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