ORGANIZACIN DE UN

EVENTO
CONSIDERACIONES GLOBALES
EVENTO
Es una herramienta de transferencia de
conocimiento muy eficaz
Permite un acercamiento y conocimiento de los
grupos de inters o el cliente: comunicarles,
transmitirles nuestros resultados, nuestra
imagen y los productos y servicios de nuestra
organizacin
CUESTIONARNOS
CUL ES EL OBJETIVO DEL EVENTO?
QUIN ES NUESTRO PBLICO OBJETIVO?
CMO MEDIMOS NUESTROS
RESULTADOS DEL EVENTO (medibles y de
anlisis)
Debemos cumplir con nuestros objetivos
planteados de la mejor manera posible
OBJETIVO

Otorgar al pblico informacin clara y breve

sobre el tema de actualidad.
Mostrar el mejoramiento que involucren al
perfil de nuestro pblico objetivo (Crculos de
calidad, el ingeniero del futuro).
Resaltar la importancia de estos temas en el
desarrollo del pas. Es una actividad
informativa sin fines de lucro.
PUBLICO OBJETIVO

Estudiantes universitarios de ingeniera de

todas las especialidades que intrnsecamente
tengan una actitud proactiva sobre su
desempeo en el desarrollo del pas.
CREANDO NUESTRA REALIDAD EN EL
EVENTO
Reconocer nuestras limitaciones personales
y luego pedir ayuda y colaboracin (a quin?)
Conocer con cunto presupuesto contamos
Plantear el valor diferencial de nuestro
evento:
Temas a tratar
Perfil de los asistentes

Organizadores, auspiciantes y personas VIP

Estos factores aadirn atractivo e inters al evento

CREANDO NUESTRA REALIDAD EN EL
EVENTO
Debilidades y fortalezas del evento. Reducir las
debilidades y evitar perder fortalezas
Conocer nuestras capacidades y conocer a nuestros
compaeros
Aprender de la experiencia de otros e innovar!
Potenciemos lo que nos gust de otros eventos que
hemos participado
Publicitar el evento ayuda a construir marca de nuestro
curso. Publicidad creativa para que llame la atencin.
Organicemos la agenda del evento de una manera
atractiva y clara
CREANDO NUESTRA REALIDAD EN EL
EVENTO
Planificar y determinar la jerarqua del
evento. Debe haber un solo responsable
para el caso de consultas. Deben haber
responsables por reas.
Reconocer que el mismo da tendremos una
gran cantidad de actividades que coordinar.
Debemos estar preparados con el planning a
la mano para las comprobaciones que
tengamos que realizar, coord del equipo, etc.
RESULTADOS DEL XITO DEL
EVENTO
Medibles
Encuestas de satisfaccin

Concurrencia al evento

Control de empoderamiento (entendimiento +

preguntas)
Perceptibles
N de asistentes que se quedaron hasta el
final/ N de asistentes entrantes
DISEANDO EL EVENTO
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
COMISIONES

1. Comisin de Gestin Central

Coordinacin de todas las actividades
especficas del trabajo. Elaboracin de
documentos y gestin de auspiciadores.
Conformado por personas que puedan tomar
decisiones rpidas y oportunas para obtener
el mejor desempeo del evento.
Disponibilidad a tiempo casi completo.
COMISIONES
2. Comisin de publicidad y promocin
Elaboracin de trpticos, volantes y dems
necesarios
Distribucin del material publicitario:
facultad, facultades, universidades, etc.
COMISIONES

3. Comisin de Economa y Finanzas

Elaboracin del presupuesto de todo el
evento con apoyo de todas las otras
comisiones.
Administracin del fondo presupuestado

Elaboracin del Estado de ganancias y

prdidas despus del evento.
Estar muy atento al momento del evento por
algn inconveniente
COMISIONES

4. Comisin de Gestin del local, Coffee Break,

equipos multimedia y materiales
Presupuesto de materiales (en cantidad)

Logstica del evento.

Protoclogo y Presupuesto del coffee break

Vela por la seguridad de los materiales antes,

durante y despus del evento.
COMISIONES

5. Comisin de Recepcin
Atender de la manera ms sencilla y sensata
al pblico
Inspirar un ambiente de confianza y
comodidad
Demostrar la importancia de los temas a
tratar en el evento
EXPOSITORES
Encargados de brindar las charlas durante el evento, pueden
pertenecer a alguna comisin si as lo quisieran.

Requisitos:
Referencias personales (ver curriculum)

Fluidez verbal y saber comunicar sus ideas (prctica)

Sin miedo escnico. Tener confianza (prctica)

Gran conocimiento del tema a exponer (prctica)

Control de tiempos (prctica)

Pueden ir entrenando su exposicin y presentacin recibiendo

retroalimentacin del Ing. Dextre.