Preparado por: L.

Andrade Junio 2001

 Qu es un KPI ?
Un KPI (Indicador Clave de Desempeo) es,

bsicamente, un mecanismo de control. Su

resultado es una medicin, la cual, al estar

fuera de su tolerancia especificada, debera

indicar a las personas involucradas iniciar

una accin correctiva.

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

 Por qu necesitamos los kpis?
Los KPIs nos entregan informacin til sobre el panorama

real de nuestro rendimiento; sea ste bueno o malo.

Para ello necesitamos Kpis de resultados y Kpis de

procesos (ver grfico 1).

La informacin que nos entregan los kpis de proceso slo es

til si se comprende e interpreta adecuadamente; es decir,

debera guiarnos a la toma de decisiones, la cual nos

ayudar a controlar nuestro rendimiento futuro, kpis de

resultados.
Preparado por: L. Andrade Junio 2001
 GRAFICO 1 Contribuye al
Rendimiento total
del equipo
Las COSAS QUE HACEMOS guan el rendimiento

Herramientas Rutina de
mantenimiento
Planificacin Acceso al
Costo de confiabilidad
equipo por disponibilidad
del equipo

Anlisis Cumplimiento
Mano de obra
de falla estatutario

Medidas de nuestros factores de entrada pueden darnos Las medidas aqu nos dicen
CONTROL QU TAN BIEN
Sobre lo que estamos haciendo Lo hemos hecho
(KPIs de Proceso) (KPIs de Resultados)

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

 Qu kpis medir y controlar?

Antes de definir nuestros KPIs, primero debemos establecer

qu entradas queremos controlar, y por qu. Tambin

necesitamos revisar si se dispone de datos adecuados para

apoyar esta medicin y este control. (ver grfico 2)

Obviamente, si la informacin no est disponible, entonces

debemos ya sea comenzar a capturarla y registrarla, o bien,

buscar una medicin alternativa.

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

 GRAFICO 2
Entradas que nosotros podramos querer medir y controlar

Herram. Rutina
Planific. Acceso
de
al eq. Resultados del
mantto.
Rendimiento
de mantenimiento

Anlisis Cumplim.
M. obra
de falla estatutario

Identificar las Podemos usar Si Si Desarrollar e

entradas que las mediciones Podemos confiar en Implementar
queremos controlar para controlar la los datos disponibles? KPI
entrada?

No No

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

 Qu kpis medir y controlar? (Cont)
Sin embargo, definir que medir y controlar no es siempre

fcil. Podran haber muchas cosas que quisiramos

controlar, pero intentar medirlas y controlarlas a todas sera

una carga de trabajo imposible .

Cmo seleccionamos qu medidas usar?...

No hay una respuesta definitiva; deberamos usar la que sea

apropiada para darnos a nosotros y a nuestro equipo la

confianza de que realmente entendemos y de que est

bajo nuestro control.

Preparado por: L. Andrade Junio 2001
 Cmo establecer Kpis de
proceso ?

La clave para especificar kpis de proceso efectivos, es usar

un diseo de lazo cerrado; segn grfico 3.

En lugar de slo definir cmo calcularemos el valor del kpi,

este enfoque nos fuerza a considerar otros temas asociados

con el significado del resultado y cmo lo interpretaremos y

usaremos.

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

 GRAFICO 3
Lmite de diseo normal de KPI Diseo de KPI de Lazo Cerrado

ACTIVIDAD
Sabemos
COMO Sabemos
DATOS DATOS DATOS
nos est yendo QUIEN Responsabilidad
Va a hacerlo

CALCULO KPI Resultado

Variacin Interpretacin Accin

PLAN DE KPI de Meta

Conocemos Sabemos Sabemos
NEGOCIO VACIO
Sabemos Lo que QUE
QUE SIGNIFICA Hacer al
respecto
queremos

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

 Cmo establecer Kpis de
proceso ? (cont.)
Adems de especificar cmo calcularemos el valor del kpi, el diseo de lazo
cerrado requiere un pensamiento adicional para:

Especificar el valor de meta basado en un plan de negocios o comparacin de

rendimiento (benchmark).

Determinar que factores pueden influir en el valor de kpi, y las relaciones de

causa/efecto entre ellos.

Comprender lo que significa una variacin de la meta u objetivo; es decir, es

bueno o malo & cual es su efecto potencial en el negocio;

Comprender qu puede ocasionar la variacin y especificar acciones

apropiadas que sean factibles de aplicar para corregir los valores fuera de la
meta

Identificar quin ser el responsable para realizar el seguimiento de las

acciones.
Preparado por: L. Andrade Junio 2001
 Cmo establecer una meta
apropiada para cada kpi?
El principal propsito de un KPI es entregar una medida del

rendimiento. Para que esta medida tenga un significado til,

debemos compararlo con una meta.

Una manera sencilla de establecer una meta para un KPI de

proceso de mantencin, es observar una meta o estndar sobre la

cual enfocarse. Alternativamente, debemos usar nuestro primer

resultado como nuestra marca actual (lnea base) y fijar un

mejoramiento porcentual a alcanzar durante un perodo de tiempo.

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

 Cmo establecer una meta
apropiada para cada kpi? (Cont)

Nuestra meta final

Mejor meta mundial Potencial de
Mejoramiento

Nuestra mejor meta actual Mejoramiento

porcentual
deseado

Uno de los aspectos claves al establecer metas de KPI es escoger valores

alcanzables. Es mucho mejor establecer una meta factible de alcanzar y
luego establecer una meta mayor para estimular el mejoramiento posterior.
Preparado por: L. Andrade Junio 2001
Otras formas de establecer Metas

PERFORMANCE BENCHMARKING
HISTRICA (INDICADORES)
ANLISIS DE DE INDUSTRIA
TENDENCIAS

BENCHMARKING REPENSAR METAS DIRECCIONAMIENTO

(INDICADORES) BASADO EN ESTRATGICO
INTERNO RESULTADO DE CORPORATIVO
KPIs ACTUALES

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

 Cmo interpretamos el
resultado?
Meta de Valor de KPI Establecido el KPI, cualquier medida

contraria a la meta arrojar una

Baja Alta variacin de la meta. Esta es la

Muy Tolerancia Tolerancia Muy
Bajo Alto variacin que necesitamos

cuantificar e interpretar.
Rango de Meta de KPI

Sin embargo, debemos establecer si la

FUEGO
variacin es lo suficientemente
AGUA
significativa y que dentro del HELADA
mecanismo de control de kpi no estn

compensndose unos con otros. EN PROMEDIO, ME SIENTO

Preparado por: L. Andrade Junio 2001 BASTANTE CMODO
Grfico de Representacin de KPI

Acompaar
PERFORMANCE ACTUAL DE INDICADOR performance
actual vs. metas.
100.00%
95.00%
Gerenciar
90.00%
85.00% proactivamente
KPI

80.00% una performance

75.00%
ACTUAL
futura.
70.00%
M ETA CORTO PLAZO
65.00%
M ETA LARGO PLAZO
60.00% Planear
SE
P V
EN
E
A
R Y
JU
L acciones
NO M M
A
correctivas de
MES
acuerdo con
tendencia de
performance

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

 Cmo generar acciones
correctivas adecuadas?

Inicio
Investigar las causas de
un resultado fuera de
Decidir si la variacin es objetivo
significativa

No Iniciar acciones
Enfocarse en Es correctivas adecuadas
variaciones mayores significativa?

Si
Fin
Validar el resultado

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

 Documentar el diseo de un KPI
EJEMPLO : TRABAJO ADMINISTRADO en RDENES DE TRABAJO DISEO LAZO CERRADO

ACTIVIDAD Tenemos x%
Trabajo Sabemos
Total horas Total horas
Planificado QUIEN
planificadas en M.Obra disponible Responsabilidad
Ordenes de Trabajo (pagadas x)
Va a hacerlo

CALCULO KPI Resultado

Variacin Interpretacin Accin
PLAN DE NEGOCIO KPI de Meta
Conocemos Sabemos Sabemos
La meta es VACIO Lo que
80% +/- 10% QUE
SIGNIFICA Hacer al respecto
Si la M.Obra es inferior al 70%; entonces:
Una cantidad de tiempo laboral considerable no
est siendo administrada a travs de los sistemas
de control de trabajo y productividad de M.Obra el Revisar otros valores de KPI para identificar la causa:
control de costos y de configuracin de equipo - Si el compromiso administrado es muy bajo, habr
podran estar en riesgo. que reevaluar el rol de los turnos y aplicar cargas de
Si la M.Obra administrada es superior al 90%: trabajo planificadas; revisar el uso de OT abiertas.
El sistema podra estar sobre-utilizado con rdenes de - Si el compromiso administrado es muy alto, puede
trabajo usadas para administrar gastos generales y que no estemos haciendo el mejor uso de las
administrativos, generando detalles y costos de facilidades para administrar la Mano de Obra y
administracin de sistemas innecesarios. pagos salariales.

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

Clave del xito para kpis efectivos
1. CREAR COMPROMISO RESPECTO A LA INFORMACIN DE LOS KPIs

Ellos Sus
Otros Nosotros:
- Mejorar el negocio
gracias a NUESTRA informacin
Quienes
Yo No
Cambio Cultural
Los dems

DESAPEGO COMPROMISO
Si nuestros kpis de proceso se han diseado e implementado bien, la informacin que se
obtenga de ellos debera ser la fuente principal de las iniciativas de mejoramiento. Sin
embargo esto no sera as si las personas no se preocupan lo suficiente para que esta
informacin sea la correcta y no la usan adecuadamente para el beneficio del negocio.

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

Clave del xito para kpis efectivos
2. GENERAR UN SENTIDO DE PROPSITO AL REGISTRO DE DATOS DE KPI

Cmo fomentamos la preocupacin de las

personas por la calidad que deseamos?.

Nosotros Quizs lo ms importante sea crear un sentido
somos la
de propsito en la accin de registrar datos: las
empresa!
personas necesitan saber por qu.

Podemos ayudar a generar este sentido de

propsito asegurndonos de publicar y discutir

abiertamente los resultados de los kpis en un

ambiente de mejoramiento del rendimiento del

equipo, de no culpabilidad, donde cada

persona est involucrada y puede contribuir.

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

 Ejemplos de Kpis
SELECCIONAR Y EVALUAR PROVEEDORES

Indicadores de Cantidad / Costo

Productos por Proveedor = Nmero de productos comprados por
proveedor / mes
Valor de transaccin por
Proveedor = Compras ($)
Total compras ($) prove.-mes

Indicadores de Calidad
Reclamos = Nmero de reclamos Taza de defectos= Item no conf.
Nmero de entregas Total Items
Preparado por: L. Andrade Junio 2001
 Ejemplos de Kpis
SELECCIONAR Y EVALUAR PROVEEDORES

Indicadores de Tiempo
Productos por Proveedor = Nmero de productos comprados por
proveedor / mes
Entregas en no plazo = Entregas fuera de plazo
Total entregas -mes

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

 Ejemplos de Kpis
PROCESO DE FABRICACION

Indicadores de Cantidad / Costo

Unidades producidas = Nmero de unidades de producto - mes

Indicadores de Calidad
Indices medio de paradas = Nmero horas mquinas paradas
Nmero de horas disponibles

Indicadores de Tempo
Tiempo medio de mantto.
correctivo = Volumen medio mensual de horas
debido a mantto. correctivo
Preparado por: L. Andrade Junio 2001
 Ejemplos de Kpipor reas
Mina:
Costo unitario de perforacin
y voladura
Rendimiento de Palas
Rendimiento de camiones
Produccin Mina
Medio Ambiente:
Emisin de polvo
Entrenamiento ambiental
Prdida de agua recuperada
Stock valorizado del material
reciclable
Preparado por: L. Andrade Junio 2001
Logstica:
Nmero de ordenes de compra
procesadas
Rotacin de inventario
Nmero de cotizaciones recibidas
Nivel de compra en $
Ingreso por venta de reciclables
Contabilidad:
Das hbiles utilizados en el cierre
Nmero de facturas procesadas
Variacin del presupuesto
Precio por accin
 Ejemplos de Kpipor reas
Capacitacin: Personal:
Nmero de horas de Tasa de ausentismo
capacitacin por trabajador Tasa de sobretiempo
Costo del entrenamiento Rotacin de personal
% de inasistencia

Informtica:
Laboratorio:
Cadas del sistema Cantidad de muestras procesadas
Costo de asesoramiento Costo de reactivos utilizados
Disponibilidad del sistema
% de utilizacin del sistema

Preparado por: L. Andrade Junio 2001

 Resumen
Indicadores de Performance deben:

Ser simples, objetivos y fciles de ser medidos.

Estar compuestos por medidas de desempeo de proceso o de

output.

Sustentar una mejora continua.

Anticipar o prevenir problemas.

Ser flexibles .

Estar basado en la Organizacin como un todo.

Contemplar costo, calidad y tiempo.

Preparado por: L. Andrade Junio 2001