GESTIN DE LA CALIDAD

2017 - NRC 3447

 UNIDAD 2. ADMINISTRACIN POR PROCESOS
Y MEJORA CONTINUA

2. DISEO DE PROCESOS
2.2 DOCUMENTACIN DE ACTIVIDADES Y DIAGRAMACIN
A.S.M.E.

DOCUMENTACIN DE ACTIVIDADES DE UN PROCESO

UNA VEZ QUE EL EQUIPO DE TRABAJO HA TERMINADO EL MAPEO DE

PROCESOS (MACRO PROCESOS / PROCESOS / SUB PROCESOS) SE
PLANIFICAN LOS TALLERES NECESARIOS PARA DESARROLLAR UNA DE
LAS TAREAS MAS EXTENSAS Y A VECES CONTROVERSIALES: LA
DOCUMENTACIN (LEVANTAMIENTO) DE ACTIVIDADES DE LOS
PROCESOS Y SUB PROCESOS.
PARA LA DOCUMENTACIN DE ACTIVIDADES INICIAMOS POR LOS
PROCESOS Y LUEGO LOS SUB PROCESOS. SE VISITA EL LUGAR O LUGARES
EN LOS CUALES SE REALIZAN ESTOS SUB SISTEMAS DE TRABAJO,
ENTREVISTAMOS A LAS PERSONAS QUE PARTICIPAN Y TRABAJAN EN LOS
PROCESOS Y SOLICITAMOS INFORMACIN DOCUMENTADA DISPONIBLE.
EN ESTA TAREA SE IDENTIFICAN LOS SIGUIENTES COMPONENTES:
ACTIVIDADES O ACCIONES QUE REALIZAN LOS PARTICIPANTES
RESPONSABLES O PARTICIPANTES de las ACTIVIDADES
DECISIONES QUE SE TOMAN LUEGO DE UNA INTERROGANTE
DOCUMENTOS, REGISTROS O EVIDENCIAS GENERADOS Y LOS
FORMATOS UTILIZADOS PARA CADA UNO
INSTRUCCIONES ACLARATORIAS QUE SEAN NECESARIAS PARA LAS
ACTIVIDADES CONSIDERADAS CRTICAS O COMPLEJAS

LAS ACTIVIDADES DEBEN SER MUY CLARAS Y EXPLCITAS, COMO PARA

ENTENDER LOS REQUERIMIENTOS O ENTRADAS AL PROCESO, LA
SECUENCIA DE ACCIONES Y DECISIONES, LAS EVIDENCIAS O REGISTROS
GENERADOS Y LOS RESULTADOS O PRODUCTOS DEL PROCESO.
 Formato para la documentacin de actividades

HOJA DE DOCUMENTACIN DE CDIGO:

VERSIN:
SGCDI135
INFORMACIN DE PROCESO FECHA DE LTIMA REVISIN:

MACROPROCESO: _____________________________________________________________

PROCESO: ____________________________________________________________________

SUBPROCESO: ________________________________________________________________ CDIGO:

NO. ACTIVIDADES / DECISIONES RESPONSABLE INSTRUCCIN ACLARATORIA FORMATO REGISTRO

Sondocumentos
Describaenformadetallada,sies queregistran
necesarioenordensecuencial, evidencias
Constituyenlasexplicacioneso
lasaccionesydecisionesque Sonlosformularios objetivasde
ResponsableoActor detallesnecesariosparafacilitarel
debenrealizarseparala quepermiten ejecuciny
partcipedela entendimientodeactividades
transformacinyentregadelos
ejecucindela crticasocomplejas.Serealizarn
estandarizarlos terminacinde
productosqueseesperaobtener Registrosdel actividadesdel
actividad nicamentedeaquellasactividades
comoresultadodelproceso. proceso proceso.
quelorequieran.
Laredaccindebeempezarcon
unverboeninfinitivo. Puedenonotener
unFormato
 PUNTO DE PARTIDA: MAPA DE PROCESOS
EJEMPLO: EMPRESA QUE GESTIONA SISTEMAS DE CALIDAD

PLAN PLAN DE DIRECTRICES DE LA

MANUAL DE
E ESTRATGICO DE
CALIDAD
EVALUACIN DE
LA CALIDAD
LA CALIDAD
POLTICA DE LA
CALIDAD

INFORMACIN DE LA ASESORAMIENTO
CAPTURA, PROCESAMIENTO Y
CALIDAD DE LA TCNICO A LOS GRUPOS
ANALISIS DE INFORMACIN
DOCENCIA DE MEJORA

COLABORACIN EN EL APOYO TCNICO AL

GESTIN DE
F DISEO DE NUEVOS
PRODUCTOS
SISTEMA DE
AUTOEVALUACIN SUGERENCIAS

MONITOREO DE LOS AUDITORAS DE PROPUESTAS DE

INDICADORES DEL S.G.C. SERVICIOS MEJORAMIENTO CONTINUO

SISTEMAS DE CAPACITACIN Y
ADQUISICIONES
INFORMACIN FORMACIN

S CONTRATACIN Y
CONTROL DE
PROMOCIN DE MANTENIMIENTO DEL S.G.C.
GESTIN
PERSONAL
 HOJA DE DOCUMENTACIN DE CDIGO:
VERSIN:
SGCDI135
INFORMACIN DE PROCESO FECHA DE LTIMA REVISIN:

MACROPROCESO: PROCESOS FUNDAMENTALES

PROCESO: GESTIN DE SUGERENCIAS

SUBPROCESO: N.A. CDIGO: GS-005

No. ACTIVIDADES / DECISIONES RESPONSABLE INSTRUCCIN ACLARATORIA FORMATO REGISTRO

Visitalos25buzonesdesugerencias
Recoger,clasificaryregistrar instaladosportodalaInstitucin,
1 diariamentelassugerencias ASISTENTEDEL luegorevisaelcorreoelectrnicoy ReporteBasede Reportede
enviadasporcadadependencia, EQUIPO lapginaWEBpararecoger Datos sugerencias
endiferentesmedios. informacindecadaUnidad,reao
equipodetrabajo.

Realizarelseguimientosemanal
2 delestadodelassugerenciasy
prepararelrespectivoinforme.
Lainformacinparaelseguimiento
estenlabasededatosde Informedeestado
LIDERDELEQUIPO sugerencias,severificasisedieron InformeenWord actualde
soluciones,siestpendienteonose sugerencias
puedeproceder,etc.

Analizarestadsticamentelas
3 sugerenciasportemasyenbase TCNICODELEQUIPO Seutilizalainformacindelabasede
N.A. N.A.
datosyelprogramaSPSS
alainformacinconsolidada.

Seleccionarlassugerencias
crticaseidentificar Laseleccinserealizaenequipoyse Informede
4 oportunidadesdemejora, LIDERDELEQUIPO identificanademsaccionesyreas InformeenWord propuestasde
presentarlapropuestaenun demejora mejora
informe.
 TALLER No. 13

DE LOS TALLERES ANTERIORES, SELECCIONE UN

PROCESO o SUB PROCESO QUE EST DIMENSIONADO
CON AL MENOS 14 ACTIVIDADES Y 2 DECISIONES,
INCLUYA EN LA DOCUMENTACIN LOS RESPONSABLES,
INSTRUCCIONES ACLARATORIAS Y REGISTROS
GENERADOS (EVIDENCIAS) QUE SEAN NECESARIOS.
 DIAGRAMACIN A.S.M.E.

Una etapa relevante de la Gestin de Procesos, es el

Anlisis y Mejora. Una metodologa sugerida es el
clculo del Porcentaje de Valor Agregado en tiempo
de un Proceso, utilizando los tiempos promedio de
ejecucin de cada actividad.
Para esto podemos utilizar una herramienta llamada
DIAGRAMACIN A.S.M.E. que hace uso de los
estndares grficos de la Asociacin americana de
ingenieros mecnicos y contiene bsicamente la
siguiente informacin:
 DIAGRAMA A.S.M.E. DEL PROCESO
Entrada: CLIENTECONSUREQUERIMIENTO Nombre del proceso: VENTAS
Frecuencia: DIARIA Tiempo de Ciclo: 41MIN.PROMEDIO
Responsable: LDERPROCESODEVENTAS Salida: CLIENTESATISFECHO
TIEMPO
N ACTIVIDADES / DECIS. ASISTENT GERENTE VENTAS BODEGA OBSERVACIONES:
VA NVA
ATENDERALCLIENTEY
1 RECEPTARSU 3
REQUERIMIENTO
ES CREDITO O PAGO DE
CONTADO? N.A. N.A.
2 CRDITO:ACT3
CONTADO:ACT10
LLEVARDOCUMENTOS 5
3 ALGERENTE
INSPECCIONARLOS
4 DOCUMENTOSY 7
ENTREGARENVENTAS
PREPARARLA 10
5 COTIZACIN
GENERARLA
6 DOCUMENTACINDEL 5
CLIENTEYENTREGAR
ARCHIVAR
7 DOCUMENTACINDEL 4
CLIENTE
ENTREGAREL

8 PRODUCTOALCLIENTE 7
ASATISFACCIN

TOTALES: 15 26
41

% VA Tiempo = 36,6 %
 CATEGORAS DE VALOR

VAC: VALOR AGREGADO AL CLIENTE (VA)

Son las actividades que convierten insumos en productos
o servicios, cumpliendo con los requerimientos. Son
actividades por las cuales el cliente externo est
dispuesto a pagar porque est satisfecho, tienen relacin
directa con el cliente.

VAE: VALOR AGREGADO EMPRESARIAL (VA)

Son actividades que contribuyen a captar progresivamente
nuevos clientes, a la creacin de valor interno en la
empresa (Informacin vital, desarrollo, mejora continua,
menores riesgos y disminucin de costos)
ACTIVIDADES QUE NO AGREGAN VALOR (NVA)
Son actividades que no representan atencin directa y
satisfaccin del cliente, tampoco valor interno a la empresa,
pero deben realizarse como parte de la secuencia normal de
un Proceso. Algunas son muy necesarias o complementarias,
pero tambin pueden reducirse sus tiempos, sustituirse,
automatizarse o eliminarse, sin alterar o modificar la
respuesta o el desempeo del Proceso y sus resultados:
Preparar
Mover o transportar
Esperar o demorar
Inspeccionar o supervisar
Archivar o almacenar
 SIMBOLOGA A.S.M.E. VALOR AGREGADO

OPERACIN /
ACCIN AV

DECISIN N.A.

INSPECCIN / SUPERV. NAV

TRANSPORTE NAV

DEMORA NAV

ALMACENAMIENTO NAV

PREPARACIN NAV
 TALLER No. 14

PRIMERA PARTE
DIAGRAMACIN A.S.M.E. DE UN PROCESO
DESARROLLE EL DIAGRAMA ASME DEL PROCESO DEL TALLER
ANTERIOR Y CALCULE EL % DE VALOR AGREGADO EN TIEMPO
 ANLISIS Y MEJORA DE PROCESOS CON A.S.M.E.

Para realizar un anlisis y presentar una propuesta de

MEJORA de un Proceso, podemos realizar lo siguiente:
* Identificar qu actividades pueden automatizarse
* Verificar qu actividades que NO agregan valor
pueden reducir sus tiempos de ciclo
* Analizar qu actividades pueden suprimirse,
agruparse o complementarse
* Realizar una mejora de la secuencia en general
* Revisar los responsables de las actividades
Calculamos nuevamente el % de Valor Agregado V.A. en
tiempo y comparamos con los clculos anteriores.
 TALLER No. 14

SEGUNDA PARTE
DIAGRAMACIN A.S.M.E. DE UN PROCESO
MEJORADO
REALICE UN ANLISIS CON LOS FACTORES ANTES DESCRITOS,
MEJORE EL PROCESO DEL TALLER ANTERIOR, GENERE EL NUEVO
DIAGRAMA A.S.M.E., CALCULE EL PORCENTAJE DE VALOR
AGREGADO EN TIEMPO Y COMPARE CON EL ANTERIOR.