METODOLOGIA DE ANALISIS Y

EVALUACION DE FACTIBILIDAD DE
PROYECTOS
(Business Case)

eProject
Propsito y Alcance
Definir todos los subprocesos y actividades
que soportan al proceso de evaluacin de
proyectos (Business Case), as como sus
actores y responsables.
Esto a travs de :
la utilizacin de factores cualitativos y
cuantitativos, y
la aplicacin de un flujo de trabajo que
comprometa la participacin de la alta gerencia,
permitir la introduccin posterior de
herramientas de control sobre el proyecto.
Propsito y Alcance
El alcance de la herramienta de Business
Case en Eproject es permitir:
El registro de proyectos en una base de datos
Agrupamiento y Organizacin de los mismos
segn las especificaciones del cliente.
Procesamiento de la informacin financiera.
Exposicin de los resultados de la evaluacin
financiera
El envo de los mismos al comit evaluador de
inversiones.
Control de los resultados del comit
 ETAPAS DEL PROCESO
Evaluacin
Seleccin Sustento Registro y Seguimiento
Comit Cierre
y alineamiento Business Case Publicacin y control
Inversiones

eProjects Herramienta Documentos Repositorio Procesos -- Tablero

Registra Documenta Aprueba Publica Actualiza Documenta

Q Valida Calcula Verifica Rutea Registra Cierra
U
Selecciona Registra Documenta Actualiza Informa
E
Enlaza Escala Monitorea
Consulta

Q
U Lider Lider Comit de Lider Lider Lider
IE Inversiones
PMO PMO PMO PMO PMO
N
Consultores IT
 Evaluacin
Seleccin Sustento
Comit
y alineamiento Business Case
Inversiones

Subproceso descripcin Subproceso descripcin Subproceso descripci

n

Plan y objetivos Definicin de los Determinacin de Identificar las partidas Envo de Luego de todo
Estratgicos Objetivos los costos, financieras para resultados al el proceso se
envan
Principales a los inversiones, y evaluar su viabilidad comit resultados a la
que cada beneficios evaluador de alta gerencia.
proyecto podr relevantes inversiones
ser orientado

Identificacin y Definicin del Definicin de los Definir que factores se Eleccin de Mediante la
Formulacin del Proyecto a criterios de consideraran para la los procesos plantilla de
Proyecto evaluar evaluacin del toma de decisiones a ejecutarse evaluacin
proyecto de
proyectos
Objetivo Definir a que Diseo del libro de Se conceptan los
Especifico deficiencia(s) Trabajo formatos de las hojas
est atacando de trabajo en donde
el proyecto o organizar la
que mejora informacin relativa al
proyecto
propone a un
proceso o
actividad
Anlisis Financiero Elaboracin de las
y herramientas hojas de trabajo y
Business Case utilizacin de las
plataformas de
Planes y Objetivos Estratgicos
Todos los proyectos que se propongan
deben apuntar a alguno(s) de los planes
y objetivos Estratgicos de la compaa.
El lder de proyecto debe identificar a
qu objetivo estratgico esta apuntando
su iniciativa.
Esto tambin deber tenerse en cuenta a
la hora de decidir la iniciacin o no de un
proyecto.
Objetivos Estratgicos

Incremento de Productividad en 25%

Aumento de Actividades que no agreguen
Valor en 30%
Incremento de ingresos de el 15%
Reduccin de Gastos del 30%
Aumento de Participacin de Mercado del
10%
 Identificacin y Formulacin del
Proyecto

Locacin Destino
Medicin

Anlisis

jo
ne
Ma

Plan
Simulacin

Validacin
Implement
acin
Oper
ar
Roles y Responsabilidades
Identificar quienes son los actores y
gestores del proyecto, con el objetivo de
poder realizar un mejor seguimiento al
desempeo del proyecto.
Lder de proyecto.
Equipo Ejecutor
Dueos del Proceso.
Sponsor
Facilitadores
Roles y Responsabilidades
Lder de Proyecto.- Es aquel que toma decisiones y se hace
responsable por la conduccin del proyecto.

Equipo Ejecutor.- Es el grupo humano encargado de ejecutar las

actividades planificadas bajo la direccin del Lder del proyecto.

Dueos del proceso.- son los lideres de las reas que se vern
impactadas por la implementacin del proyecto. Es recomendable
que estos tengan una participacin activa dentro del desarrollo del
mismo. manejo

Sponsor.- Miembro de la alta gerencia que debe revisar

regularmente que el proyecto este yendo por el camino correcto, y
prestar apoyo y soporte a los miembros del equipo, en caso este
ltimo tuviese algn contratiempo.

Facilitadores.- Son personas exgenas al proyecto pero que

facilitan recursos o informacin para el desarrollo del proyecto.
Determinacin de Costos,
inversiones y beneficios del Proyecto
Costos Beneficios
Determinacin de Costos
Costos

INVERSIONES COSTOS

Hardware Operaciones
Servidores Servicio tcnico
Estaciones de trabajo Planeamiento y Manejo del Proceso
Perifricos Manejo de base de datos
Infraestructura de Redes Mesa de Ayuda

Software Administracin
Sistemas Operativos Administracin y finanzas
Aplicaciones Entrenamiento del staff
Utilidades Entrenamiento del usuario final
Manejadores
Actualizaciones
Suministros
Repuestos
Determinacin de Beneficios
Beneficios Econmicos
Incremento de Productividad
Eficiencia Organizacional
Incremento de ingresos/utilidad o reduccin de prdidas
Reduccin de Costos
Beneficios del Negocio
Capacidad
Ventajas competitivas
Flexibilidad
Performance
Reduccin de Riesgo
Incremento de Servicios
Fase 1: Anlisis (recomendaciones)

Elaborar un listado de Herramientas con los que se

cuenta
Identificar y Registrar costos actuales de operacin
Compare sus costos actuales vs los de su competencia, u
otro proceso con caractericas similares que se encuentre
optimizado
Identifique problemas y/o oportunidades de mejora, y
proponga soluciones/mejoras para los mismos
Cuantifique las
Herramientas
Analice los costos
Identificar problemas y
oportunidades de mejora
Fase 2: Aterrizar la solucin
Realizar una estimacin y simulacin de costos y/o de
ahorros relacionables a la implementacin del proyecto.
Evale Beneficios Tangibles e Intangibles
Elaborar un Reporte sobre el anlisis de la
Solucin(Business Case)
Seleccione la mejor alternativa de solucin.

Justifique el Proyecto
Estime Costos y Beneficios
Objetivo: Reduccin del tiempo
de aprobacin del Proyecto
Fase 2 Aterrizar la Solucin
Conceptos Clave:
Uniformidad de medicin: La moneda
Llevar a trminos monetarios los costos y
beneficios identificados
Periodicidad y Valor del Dinero en el
Tiempo
Es importante identificar y determinar los
tiempos en los que se incurrir en los costos y
se darn los beneficios.
Un dlar ahora no vale lo mismo que un dlar
maana
Fase 2: Ejm: Costos
Fase 2: Ejm: Inversiones
Ejemplo
Anlisis ROI
ROI = Beneficios Econmicos Costos de
Implementacin
Costs Implementacin : Datos de la Fase 2
Beneficios Econmicos
Incremento de Productividad
Eficiencia Organizacional Se miden con:
Valor Presente
Incremento de ingresos Neto
Tasa Interna de
Reduccin de Gastos Retorno
Repaso de Herramientas
Financieras

VPN
TIR
Payback
Para el siguiente flujo de fondos
Clculo del Valor Presente Neto
VPN
El indicador llamado Valor Presente Neto (VPN) es simplemente la suma
actualizada al presente de todos los beneficios, costos e inversiones del
proyecto, descontando a una tasa de descuento apropiada los flujos de
caja percibidos en el futuro. Su formulacin general es la siguiente:

Donde,
Fn: Flujo de beneficios (o costos) netos para el
perodo t
i: La tasa de descuento pertinente
t: El horizonte del proyecto
I0: La inversin inicial (las inversiones que se
realizan en un perodo t estn incluidasen Ft).
Este es un trmino que resta, pues representa
una salida de recursos.
Qu criterio de
aceptacin/rechazo de proyectos
propone el VAN? Sencillamente, que
debemos aceptar todos los proyectos
cuyo VAN es mayor a cero:cero
- Si
un proyecto tiene VAN>0, entonces
podremos aceptarlo, en cambio, si el
VAN<0 deberemos rechazarlo, y
- Si el VAN = 0 somos indiferentes
frente al proyecto.
Clculo del Valor Presente Neto
VPN
El valor Presente Neto se calcular de la siguiente manera, a una
tasa de descuento del 10%.
1454 1454 1454 1454 1454
VPN 5400
(1 0.10) (1 0.10) 2 (1 0.10) 3 (1 0.10) 4 (1 0.10) 5

VPN 111 .80

Como el criterio del VAN indica que todo proyecto o inversin que
de un VPN mayor que cero debe ser aceptado. Este clculo dar
Luz verde a este proyecto.
Clculo del Valor Presente Neto
VPN
Toma en cuenta el valor tiempo del dinero

Expresa todos los flujos en valores homogneos

Incluye todos los beneficios, costos e inversiones en el

clculo, incluso el costo de oportunidad del capital
invertido
Clculo de la tasa Interna de
Retorno
La TIR se define, de manera operativa, como la tasa de
descuento que hace que el VAN del proyecto sea igual a
cero.

La TIR se compara con la tasa de inters relevante (es

decir, con la rentabilidad de la mejor alternativa de uso de
los recursos que se emplean en el proyecto) y se aceptan
todos aquellos en los que la TIR es igual o superior: As:
Si un proyecto tiene TIR > Tasa, entonces podremos
aceptarlo,
Si la TIR < Tasa deberemos rechazarlo, y
Si la TIR = Tasa, somos indiferentes frente al proyecto.
Clculo de la tasa Interna de
Retorno
Del Ejemplo
1454 1454 1454 1454 1454
0 5400
(1 r ) (1 r ) 2
(1 r ) 3
(1 r ) 4
(1 r ) 5

r 11% TIR

Dado que en este caso la TIR es mayor a la

tasa de descuento definida para el proyecto
(10%) entonces se debe aceptar el
proyecto.
Clculo del Payback
El Payback selecciona un proyecto en
funcin del tiempo que tarda en recuperar
la inversin.
Para aplicar el Payback se hace la suma
simple de todos los flujos de caja del
proyecto a medida que se van produciendo,
hasta que se cubra la inversin inicial.
Esa suma se hace ponderando a todos los
flujos de la misma manera,
independientemente del perodo en el que
se producirn.
Clculo del Payback
El criterio de elegibilidad de un
proyecto aplicando el Payback puede
hacerse de dos maneras:
Se elige aquel proyecto que recupere su
inversin en el menor perodo posible o
Se eligen todos aquellos proyectos que
tengan un perodo de recupero menor a
x cantidad de tiempo.
Clculo del Payback

Del cuadro observamos que la inversin

inicial se recuperar durante el curso del
periodo 4.
Visualizacin de Resultados

VPN 111 .80

r 11% TIR

PAYBACK = 3.71 meses

Comit de Evaluacin de
Inversiones
Comit de Evaluacin de
Inversiones
Gua Prctica
I. Diagnstico de la Situacin
Actual Pregunta Clave

Para identificar problemas, necesidades

y oportunidades debemos realizar un
diagnstico de la situacin actual.
Esto significa que debemos intentar
comprender qu procesos se estn
desarrollando en los distintos campos Qu est pasando?
de la organizacin y tomando en Cundo?
consideracin 3 conceptos clave: Dnde?
1.Tiempo A Quines?
2. Espacio (lugar) Cunto nos esta costando?
3. Grupo Humano
4. Costo
Gua Prctica
II. Medicin, Comparacin e
Identificacin de Problemas Pregunta Clave
o oportunidades de mejora
Luego de realizar el diagnstico
debemos encontrar algo contra que
comparar y medir nuestra posicin
actual frente a lo que pide el
cliente/usuario del proceso. Es
posible Compararnos con:
Cunto es lo que debo mejorar?
- La Competencia cunto esfuerzo debemos realizar?
- Un proceso de similares Qu me pide mi cliente o usuario?
caractersticas que si est
optimizado.
- Mejores Prcticas
- Estndares de un mismo proceso
en otra operacin de la misma
organizacin (trasnacionales)
Gua Prctica
III. Simulacin Estimacin de
Pregunta Clave
Costos
En esta parte debemos realizar
un esfuerzo para llevar a
trminos monetarios el Cmo impacta financieramente el
beneficio de nuestra mejora, o proyecto a mi organizacin?
de la solucin a una Qu gastos que voy ahorrarle a mi
organizacin?
problemtica. Qu nuevos ingresos fluirn hacia la
organizacin?
A su vez, para lograr el Qu recursos demanda consumir el
objetivo, necesitamos recursos proyecto?
los cuales podemos
ASESORESE, COORDINE CON LOS
identificarlas como:
FACILITADORES QUE CONSIDERE
NECESARIOS
a.Inversiones
b.Gastos
Gua Prctica
IV. Elaboracin del Libro de
Trabajo Concepto Clave

Una vez identificados todos

Beneficios que traer el
proyecto, asi como los recursos
(costos) completaremos la
plantilla propuesta para la
presentacin del business case Ubicar a los ingresos y costos que hemos
encontrado dentro de la plantilla
propuesta
Plantilla de Formulacin de
Proyectos
Seccin I
Datos Generales
Nm. De Proyecto
Nombre de Proyecto, etc.
Tipo de Proyecto
TIR
Seccin II
Breve Descripcin del Proyecto
Plantilla de Formulacin de
Proyectos
Seccin III
Puntos de Control del Proyecto
Seccin IV
Hardware
Detalle de Costos Software
Inversiones Servicios
Facilidades/locales/oficinas
Gastos Otros
Plantilla de Formulacin de
Proyectos
Seccin V
Ingreso de Informacin financiera
Beneficios Econmicos
Reduccin de Gastos/prdidas
Incremento de Ingresos
Costos
Inversiones
Gastos Operacionales
Plantilla de Formulacin de
Proyectos
Seccin VI
Resultados de la evaluacin Financiera
Son datos automticamente generados por la plantilla luego
de concluir con la secciones anteriores.
Total de Inversin
ROE
Tasa de descuento
VAN
TIR
Payback
Plantilla de Formulacin de
Proyectos
Seccin VII
Comentarios Adicionales
Considerndoos no Cuantitativos
Ejemplo Aplicativo (corto plazo)
La Cia Safehome est pensando
implementar un piloto de 5 meses
para la venta en lnea de su servicio
de seguridad en hogares. El proyecto
permitir la venta de sus 3
productos. Asimismo, el primero de
ellos permite brindar un servicio de
mantenimiento sobre el mismo.
Plantilla de Flujo de Fondos
Ejemplo Aplicativo (Largo plazo)
La empresa ABC est pensando expandirse
a provincias. El flujo estimado de ingresos y
egresos para 5 aos que se estima durar
la linea de negocio. El proyecto permitir la
venta de sus 3 productos. Asimismo, el
primero de ellos permite brindar un
servicio de mantenimiento sobre el
mismo.
El CEO ha pedido al Lder del Proyecto que
considere que la rentabilidad mnima que
pide es 10% anual.
Plantilla de Flujo de Fondos
Performance Solutions SAC
www.psblitz.com
Lima, Per