CONSERVACIN DOCUMENTAL

A LARGO PLAZO

Claudia
Caicedo
Andrea Parra
 Qu es la Conservacin a largo
plazo?

Es la parte de la Gestin
Documental que se encarga de
tomar acciones preventivas y/o
correctivas para evitar el deterioro
de un archivo, siendo su objetivo
mantener integro el documento
tanto su parte fsica como
intelectual.
 Ubicacin
Aspectos estructurales
Capacidad de
almacenamiento Asp e
c to s
Distribucin
tene a
Estantera
cu e n r en
ta p a
Condiciones ambientales co n s ra l a
Ventilacin e rva
Iluminacin ci n
Mantenimiento
Temperatura (20 aprox)
Humedad (40 aprox)
 Tipos de conservacin
La preservacin de los documentos est ligada con la
tecnologa y se debe analizar y atender de manera
constante las practicas internacionales y adaptar sus
recomendaciones a las necesidades y estndares del pas y
de las organizaciones, as como la valoracin documental.

Las opciones que se tienen para la conservacin son:

Copias de seguridad.
Actualizacin / Migracin (Ej: Diskette a CD).
Emulacin (Imitar un Software a una generacin ms
actual.
Microfilmacin (Cinta de 30,5 mts de material plstico
flexible).
Digitalizacin (Captura del documento fsico con un
 Estrategias de conservacin de
documentos electrnicos
Algunos de los formatos recomendados para la
conservacin son:
Tipos de Criterios de Formatos
archivo eleccin

Archivos de texto Formatos estndar. XML, HTML, TXT

Estndar o propietarios
abiertos, sistema de
Archivos de compresin que evite la TIFF, PNG, JPEG
imagen prdida de calidad.

Archivos mixtos Estndar o propietarios POSTCRIPT, PDF

abiertos.
 Preservar los documentos
Problemtic inactivos autnticos.

as de la Legibilidad; absolencia de la
tecnologa tanto de Hardware

conservaci como de Software.

n Es difcil establecer el periodo de

tiempo en el que se tenga la
absoluta certeza de que el
documentos pueda ser ledo o
recuperado para leerse.

El tiempo que se debe utilizar

para el proceso de conservacin.

Mantenimiento de los archivos

(nombrados, traslado a nuevas
instalaciones, copiado,
codificacin, control.