SERVICIO DE VIVIENDA Y URBANISMO

PLANIFICACIN
ESTRATGICA
Clase 2
Relator: Carlos Echeverra M.
Ing Comercial y Periodista
Master inBusiness
Administration MBA
Maestra en Control de Gestin

PROCESO DE
DE PLANIFICACIN
PLANIFICACIN
PROCESO
ESTRATGICA

Lo que de verdad distingue a

unas organizaciones de otras
no es
Si producen bienes u ofrecen servicios
Si son de mbito local, regional, de un
solo pas o multinacionales
Si son grandes o pequeas
Si son pblicas o privadas
Si sino
son con nimo de lucro o sin nimo de
lucro
Si son buenas o son malas
...
... y las buenas son aquellas que

Han incorporado Direccin Estratgica

Han asumido el reto de la Calidad Total

PROCESO DE
DE PLANIFICACIN
PLANIFICACIN
PROCESO
ESTRATGICA
ESTRATGICA

Qu es la Direccin Estratg

Organizar y hacer funcionar la

organizacin mirando siempre al
futuro
Cada paso tiene sentido en funcin de l
objetivos prefijados.
Dirigir es POCA cosa:
No hay nada
Planificar

La estrategia es
ms difcil y
la gran tarea de
ms necesario
la organizacin.
que saber
En situaciones de
aprovechar lo
vida o muerte es que tienes cerca
el Tao de la
y lo
supervivencia o de
que tienes
la extincin.
lejos.

con
VISIN
Coordinar de futuro
aprovechar lo
El arte de la
El
arte de lay
que
tienes
cerca
Acompaa
Guerra
. Sun
Tzu.
Guerra. Sun Tzu
500
a.C.
lo que tienes
r
Organizar

P R O C E S O

ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO

Anlisis
histrico

Foto

Anlisis
DAFO

MISIN
Problemas
estratgicos

Factores clave
externos
Decisiones
estratgicas

Estrategia
general
VISIN

compartida
Grupos
implicados

Matriz
FODA

Acciones
estratgicas

PLAN ESTRATGICO

+ cuadros de mando

Soluciones
estratgicas

reas clave
internas

Lneas
estratgicas

MISIN
La razn de ser de la organizacin
Respuesta a las preguntas:
Quines somos?
A qu nos dedicamos?
En qu nos diferenciamos?
Por qu y para qu hacemos lo que hacemos?
Para quin lo hacemos?
Cmo lo hacemos?
Qu valores respetamos?

MISIN
La razn de ser de la organizacin
Debe ser una frmula:
Ambiciosa: Un reto
Clara: De fcil interpretacin
Sencilla: para que todos la comprendan
Corta, para que se pueda recordar fcilmente
Compartida: Consensuada por las personas
de la organizacin

MISIN
Algunas recomendaciones para
una sesin de trabajo de
elaboracin de la MISIN
Deben participar los mximos responsables
de la organizacin
Trabajo individual, en grupos y todos juntos
Aconsejable, un facilitador externo
Importante,
conseguir
que
todos
participen:
Es
ms
importante
la
participacin que el debate

MISIN
Algunas recomendaciones para
una sesin de trabajo de
elaboracin de la MISIN
Lo ms importante es recoger los
elementos
que
el
grupo
considere
indispensables. La redaccin vendr despus
Se trata de encontrar una frmula sinttica
con la que se sientan identificados. Signo de
identidad: es el ADN
Es mejor no agotar la imaginacin:
sesiones
cortas
y
con
resultados

Algunos ejemplos para

comentar

MISIN:

Estamos comprometidos a generar el total entusiasmo del

cliente por la marca X, lo que se traduce en niveles
crecientes de ventas y rentabilidad, actuando con integridad
y entregando productos competitivos de calidad mundial.

VALORES COMPARTIDOS:
Entusiasmo del Cliente, Mejora Continua, Integridad, Trabajo
en Equipo, Innovacin, Respeto y Responsabilidad individual

VALORES CULTURALES:
Actuar con sentido de urgencia, actuar como una sola
compaa, resaltar nuestro producto y enfocarlo hacia el
cliente, objetivos agresivos

P R O C E S O

ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO

Anlisis
histrico

Foto

Anlisis
DAFO

MISIN
Problemas
estratgicos

Factores clave
externos
Decisiones
estratgicas

Estrategia
general
VISIN

compartida
Grupos
implicados

Matriz
FODA

Acciones
estratgicas

PLAN ESTRATGICO

+ cuadros de mando

Soluciones
estratgicas

reas clave
internas

Lneas
estratgicas

VISIN
Compartida
La mejor manera de predecir el futuro
es inventarlo (Alan Kay, pionero de la informtica)
Planificar no significa saber qu decisin
voy a tomar maana, sino qu decisin
debo tomar hoy para conseguir lo que
quiero
maana
(Peter
Drucker) de
Una
accin
sin visin
...carece
sentido.
Una visin sin accin...es un sueo.
Una visin con accin... puede cambiar al
mundo.
Sin VISIN no hay
futuro. Planificar mirando
(Joel Arthur Barker)
hacia atrs es resignarse
a mejorar el pasado.

VISIN
Compartida
Es el futuro de la organizacin dentro
de X aos (concretos)
Respuesta a las preguntas:
Qu y cmo queremos ser dentro de x
aos?
En qu nos queremos convertir?
Para quin trabajaremos?
En qu nos diferenciaremos?
Qu valores respetaremos?

VISIN
Compartida
Es el futuro de la organizacin dentro
de X aos (concretos)
Debe ser una frmula:
Con visin de futuro, no de mejorar el pasado
Coherente con la MISIN
Ambiciosa: Un reto, pero realista, viable
Clara: De fcil interpretacin
Sencilla: para que todos la comprendan
Atractiva: para provocar ilusin
Compartida: Consensuada por las personas
de la organizacin

VISIN
Compartida
Algunas recomendaciones para una
sesin de trabajo de elaboracin de la
VISIN
Grupo de personas implicadas: mximo 20
Trabajo individual, en grupos y todos juntos
Aconsejable, un facilitador externo
Importante, conseguir que todos participen:
Es ms importante la participacin que el
debate

VISIN
Compartida
Algunas recomendaciones para una
sesin de trabajo de elaboracin de la
VISIN
Es necesario no distraerse en el pasado, sino
mirar al futuro
Si
se
detectan
barreras
(dudas,
indefiniciones,
problemas...)
hay
que
identificarlas, dibujar los escenarios posibles
y decidir.
La transformacin de la VISIN en realidad
implica revisar la forma de hacer las cosas, la

P R O C E S O

ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO

Anlisis
histrico

Foto

Anlisis
DAFO

MISIN
Problemas
estratgicos

Factores clave
externos
Decisiones
estratgicas

Estrategia
general
VISIN

compartida
Grupos
implicados

Matriz
FODA

Acciones
estratgicas

PLAN ESTRATGICO

+ cuadros de mando

Soluciones
estratgicas

reas clave
internas

Lneas
estratgicas

FODA
Si conoces el entorno y te conoces a
ti mismo no has de temer el resultado
de cien batallas.
Si no conoces el entorno pero te
conoces a ti mismo, tienes las mismas
posibilidades de ganar que de perder.
Si no conoces el entorno ni te conoces
a ti mismo, todos tus combates se
convertirn en derrotas.

FODA
anlisis de los puntos

Es un
FUERTES y
DBILES de la organizacin, en relacin a las
OPORTUNIDADES y AMENAZAS del entorno
Recoge:
los puntos Fuertes en que nos debemos apoyar
los puntos Dbiles que debemos superar
las Oportunidades que tenemos que aprovechar
las Amenazas de las que nos tenemos que defender

Debe ser:
Ms que una simple identificacin: los puntos
ms Fuertes y ms Dbiles, en relacin a las
Oportunidades y Amenazas

FODA
Algunas recomendaciones para una
sesin de trabajo de un ejercicio
FODA
Grupo de personas implicadas: mximo
20
Trabajo individual indispensable y puesta
en comn
Alternativas: Directivos/puestos-base. O
directivos
de
alto
nivel/directivos
medios/puestos-base.
O
sesin
de

FODA
Algunas recomendaciones para una
sesin de trabajo de un ejercicio
FODA
Una buena herramienta los cuestionarios
de los modelos de calidad
Importante, conseguir que todos aporten
su perspectiva
Entretenerse en debatir slo
las
discordancias interesantes, si es
posible

P R O C E S O

ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO

Anlisis
histrico

Foto

Anlisis
DAFO

MISIN
Problemas
estratgicos

Factores clave
externos
Decisiones
estratgicas

Estrategia
general
VISIN

compartida
Grupos
implicados

Matriz
FODA

Acciones
estratgicas

PLAN ESTRATGICO

+ cuadros de mando

Soluciones
estratgicas

reas clave
internas

Lneas
estratgicas

CUATRO TIPOS DE ESTRATEGIAS

Fortalezas

Oportunidade
s

Debilidades
Amenazas
(FODA)

Estrategi
as
FO

Estrategi
as
DO

Estrategi
as
FA

Estrategi
as
DA

Estrategias FO
Use las
fortalezas
Fortalezas
internas de
Oportunidad
la
Estrategi
Organizacin
es
as
para tomar
Debilidades
FO
ventaja de
Amenazas
las
oportunidad
(FODA)
es externas

ESTRATEGIAS DO
Mejorar las
Fortalezas
debilidades
Oportunidad
internas para
Estrategia tomar ventaja
es
s
de las
Debilidades
DO
oportunidade
Amenazas
s externas
(FODA)

ESTRATEGIAS FA
Usar las
fortalezas
de
la
Fortalezas
Organizaci
Oportunidad
n para
es
Estrategia
evitar o
s
Debilidades
reducir el
FA
Amenazas
impacto de
las
(FODA)
amenazas
externas.

ESTRATEGIAS DA
Tcticas
Fortalezas
defensivas con
el fin de
Oportunidad
reducir las
Estrategia
es
debilidades
s
Debilidades
DA
internas
Amenazas
evitando las
amenazas del
(FODA)
entorno

MATRIZ FODA
Deje en
blanco

Fortalezas-F

Debilidades-D

Liste las fortalezas

Liste las
debilidades
Estrategias DO

Oportunidades-O Estrategias FO

Liste las
oportunidades
Amenazas-A
Liste las
amenazas

Supere las
Use las fortalezas
debilidades
para tomar ventaja
tomando ventaja de
de las
las oportunidades
oportunidades
Estrategias FA Estrategias DA

Use fortalezas
para
evadir amenazas

Minimice
debilidades y evite
amenazas

MATRIZ FODA
Lista de Fortalezas
Ambiente F1.
interno
F2.

Lista de Debilidades

F2.
F3.

D1.
D2.
D3.

Lista de Oportunidades

FO (Maxi-Maxi)

DO (Mini-Maxi)

O1.
O2.
O3.

Estrategia para maximizar

tanto las F como las O.
1.

Estrategia para minimizar

las D y maximizar las O.
1.

Lista de Amenazas

FA (Maxi-Mini)

DA (Mini-Mini)

A1.
A2.
A3.

Estrategia para fortalecer el

Instituto y minimizar las
amenazas.
1.

Estrategia para minimizar

tanto las A como las D.
1.

Ambiente
externo

P R O C E S O

ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO

Anlisis
histrico

Foto

Anlisis
DAFO

MISIN
Problemas
estratgicos

Factores clave
externos
Decisiones
estratgicas

Estrategia
general
VISIN

compartida
Grupos
implicados

Matriz
FODA

Acciones
estratgicas

PLAN ESTRATGICO

+ cuadros de mando

Soluciones
estratgicas

reas clave
internas

Lneas
estratgicas

MISION
Transparente
Participativa
Democrtica
Articuladora
Eficiencia
Capacidad
Idoneidad
Sostenibilidad

Fortalezas

1.
Infraestructura
adecuada
y
equipamiento (Dist. 5 y 10)
2. Buena relacin y coordinacin fluida
con vecinos e instituciones
3. Recursos humanos con voluntad y
empeo.
4.
Conformacin
del
Concejo
Consultivo (CC) y de Seguridad
Ciudadana (CSC)
5. Conocimiento de la jurisdiccin y
problemtica del Distrito.

Oportunidades

F O: POTENCIALIDADES

Amenazas

F A: RIESGOS

Debilidades

1. Transferencia limitada de
competencias
2. Escasos recursos econmicos de
funcionamiento
3. Deficiente infraestructura y
equipamiento (7,8 y12)
4. Escasez de personal idneo y
adecuado.
5. Ausencia de planificacin
estratgica distrital.

D O: DESAFIOS
Ampliar y precisar las competencias
A travs de la coordinacin y del CC
1. Potencial de contribuyentes
acelerando el proceso de
implementar el catastro distrital
2. Proceso de desconcentracin.
desconcentracin
Aprovechar la infraestructura e
3. Presencia de ONGs, fundaciones y
Ampliar los fondos de
instalar sistema de recaudacin
otras instituciones
funcionamiento
precisando las
4. Disponibilidad de recursos de ONGs distrital.
competencias delegadas.
Fortalecer el CC y el CSC
5. Ofertas de capacitacin.
aprovechando los recursos y presencia Mejorar el equipamiento,
6. Apoyo institucional (PAP).
infraestructura y RR.HH. presionando
de las ONGs, fundaciones y otras

con las competencias asumidas.

instituciones.
Capacitar los RR.HH. accediendo a las Mejorar RR.HH. aprovechando
ofertas de capacitacin.
ofertas disponibles
Desarrollar la planificacin distrital

con el apoyo de las instituciones.

1. Masiva ingerencia poltica de
dirigentes vecinales
2. Dualidad de juntas vecinales
3. Escasa coordinacin de la
Administracin Central Municipal
4. Extremada burocracia de la
Administracin Central Municipal
5. Perdida de credibilidad por

Fortalecer el CC y el CSC para

amortiguar la politizacin y las
disputas de liderazgo vecinal
Fortalecer el CC y el CSC para que
ayuden a la coordinacin y
desburocratizacin de las gestiones
con el nivel Central Municipal.
Fortalecer el CC para agilizar la

D A: LIMITACIONES

Popularizar la desconcentracin como

un proceso de mediano plazo sin
generar grandes expectativas
inmediatas.
Fortalecer un rea de resolucin de
conflictos dependiente del CC.

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

El PLAN ESTRATGICO puede tener los siguientes

elementos:
Una INTRODUCCIN, con la presentacin de la
institucin, el objetivo del Plan, los antecedentes, la
metodologa utilizada, los participantes, los principales
pasos del proceso, el tiempo de vigencia y el sistema
de seguimiento y de evaluacin
La MISIN
La VISIN
Los principales elementos del FODA
Los EJES ESTRATGICOS
Los CUADROS DE MANDO

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
EJES ESTRATGICOS

Lneas bsicas de desarrollo de la institucin

Agrupan un objetivo o varios que tienen un
mbito comn
Coherentes con la Misin, la Visin y el FODA
No tienen por qu abarcar todos los aspectos
importantes de la institucin. Es necesario
priorizar
Homogneos
Muy pocos (5-10?)
Son como un armario con su distribucin

Esquema de un CUADRO DE MANDO

Objetivos Estratgicos
Objetivos Operativos
Acciones
Responsables
Indicadores
Estndar-Objetivo
Calendario
Recursos
Valoracin

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

OBJETIVOS

Objetivos Estratgicos

Finalidades a conseguir para poder alcanzar la visin de futuro

de la institucin.
Declaraciones amplias, no especficas, sin fecha
mbitos distintos, aunque todos relacionados con el EJE
correspondiente
Mejorar la calidad de la Gestin,
Homogneos
para conseguir resultados adecuados
Pocos (1-3 por cada EJE)
a los requerimientos del entorno
Viables, de acuerdo con el FODA

Objetivos Operativos

Actuaciones generales orientadas a conseguir cada uno de los

objetivos estratgicos
. Planificacin de la Gestin
. Implantacin de metodologas activas
Diferenciables, distinguibles
Pocos (4-5 por cada Objetivo
Estratgico)

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
ACCIONES

Pasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a conseguir

los objetivos operativos
Permiten distribuir tareas y responsabilidades, calendario,
recursos, indicadores, seguimiento y evaluacin
Realistas (consultar DAFO)
Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados de
la anterior (formar-proyectar-implementar...)
Muy pocas (1-3). Las estrictamente necesarias

Responsables

Tiene que sentirse propietario del proceso y participar en l

desde el punto 0. Deber rendir cuentas
Con nombres y apellidos
No es necesario que sean siempre los jefes

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

Indicadores

Instrumentos de medida

Pocos, pero significativos (especialmente pensando

en los clientes)
Pueden ser de tiempo, de costo, de actividad, pero
mejor, de resultados.
Cuantitativos o cualitativos
Preferible un pequeo sistema de indicadores que
no uno solo
Fciles de obtener
Permiten introducir medidas correctoras

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
Estndar-Objetivo

Resultados deseados o previstos o nivel que se pretende

alcanzar. Lo ms concreto posible

Calendario

Una fecha concreta (no un perodo).

Permite realizar un seguimiento lo ms preciso posible y
reaccionar a tiempo
Viable
Si se planifica por 4 aos, distribuir las acciones

Recursos

Los costes totales de cada accin, o por lo menos los costes

aadidos, si los hay
Si la suma de los recursos necesarios no es viable, es
necesario rehacer el cuadro: Calendario, Estndar, Acciones e
incluso objetivos

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
Algunas recomendaciones para la elaboracin de un
Cuadro de Mando
La elaboracin tiene que hacerla un grupo muy reducido
personas (3-4) y despus consensuarlo individualmente o
pequeos grupos. No es efectivo un ejercicio asambleario

de
en

Es un instrumento: modificable y mejorable. Es preferible tener

un cuadro provisional, que no tenerlo
No todo tiene por qu tener el mismo peso especfico: se pueden
ponderar los objetivos, las acciones e incluso los indicadores,
pero no olvidar que lo mejor es enemigo de lo bueno
En alguna parte debe haber el compromiso de seguimiento y
evaluacin: cundo, quin, cmo, consecuencias, etc.
No es cuestin de suerte, sino de voluntad... Merece la PENA,
pero hay pena!

PROCESO DE
DE PLANIFICACIN
PLANIFICACIN
PROCESO
ESTRATGICA
ESTRATGICA

EJES ESTRATGICOS Y RESULTADOS

3.1
La Institucin
reconocida como
lder de opinin
y con amplia
capacidad de
convocatoria

3.3
Investigacin
3.2
Intensa proyeccin
y Desarrollo
social orientada
orientadas a la
a los sectores
innovacin y la
competitividad de
ms necesitados
las organizaciones

III
Promover
el cambio
en la
sociedad

1.1
La calidad
Del RRHH
corresponde
a los estndares
internacionales

I
Formar
personas
para una
gestin
socialmente
responsable

1.2
RRHH
proactivos
y profesionales
Con alto compromiso
Publico Y Desarrollo
Tcnico constante
1.3
Estructura
Programas y
Proyectos
innovadores que
corresponden al
perfil profesional
que el medio
necesita

Lograr Programs y
propuestas de
excelencia, creando y
difundiendo
conocimiento,
comprometidos con el
desarrollo de la
sociedad

4.1
Gestin
estratgica
eficiente basada
4.2
en el PEI y con
reas de gestin Estructura
orgnica por
alineadas con
procesos,
los ejes
flexible y
orientada
al cliente

IV
Lograr una
gestin de
excelencia

3.4
Redes y alianzas
en investigacin
econmica y social
para el desarrollo
sostenible
del pas

II
Ampliar el
mbito de accin
para dar
respuesta a
las demandas
de la
sociedad

2.1
Necesidades y
demandas del
mercado atendidas
con nuevos
programas
acadmicos

2.2
Internacionalizacin
de las
actividades
De mejoramiento
constante

4.5
Cultura
institucional
4.4
basada en
Recursos
la cohesin y
4.3
financieros el compromiso
Infraestructura, captados y
de las
equipamiento
asignados
personas
y tecnologa
adecuadamente
adecuados a los
en funcin
requerimientos
De la Subtel
De la Subtel

PROCESO DE
DE PLANIFICACIN
PLANIFICACIN
PROCESO
ESTRATGICA
ESTRATGICA

PLAN

LIDERES

PERSONAS RECURSOS

ACCION

LIDERES

PERSONAS

ACCION

PERSONAS

PLAN

PLAN

PLAN

PLAN

LIDERES

RECURSOS

RECURSOS

RECURSOS

LIDERES

PERSONAS

LIDERES

PERSONAS

ACCION

ACCION

ACCION

RECURSOS

PROCESO DE
DE PLANIFICACIN
PLANIFICACIN
PROCESO
ESTRATGICA
ESTRATGICA

... y despus qu?

1. Seguimiento
y
evaluacin
del el Plan
o
Institucional
d
- controlando su correcta periodificacinto
- evaluando para tomar decisiones rer
2.

3.

r
p
r
o
or
c
Despliegue a grandes
sectores
re y reas
fa
- planes sectoriales
con el plan
a
vo coherentes
institucional
r t
os ,
sDPPno
- base para una buena
e
i ydrevisin
u
- seguimiento, evaluacin
p
m je
s
a
i
c
nl
d
o
n
Despliegue
a
las
unidades
!

t
- planes estratgicos
de cada unidad coherentes con
s
e
el
plan institucional y con los planes
o
n
sectoriales
i
s
- seguimiento, evaluacin y revisin

4. Revisin, renovacin y siguientes vueltas de