ECONOMA Y

ADMINISTRACIN

PUERTO MONTT, Junio 2016

PROCESOS EN LA DIRECCIN DE
PROYECTO
La

direccin

de

proyectos involucra la
interrelacin
Procesos,
proceso
serie

de

definiendo
como

de

una

acciones

llevadas a cabo para

lograr un resultado.
Tienen que ver con la
descripcin

organizacin de los
trabajos.

PROCESO DE INICIACIN
La metodologa comienza con una etapa conceptual
donde se analiza la factibilidad del proyecto a encarar.
Se

realizan

estudios

econmicos,

de

riesgos,

de

oportunidades y estratgicos. Sus resultados sirven

como elementos importantes para decidir proseguir o no
con el proyecto.
Una decisin positiva en el proceso de seleccin implica
comprometer recursos humanos y materiales para el
planeamiento

del

proyecto.

La

autorizacin

para

construir el plan da lugar al Acta del Proyecto o a la

Declaracin de Trabajo que define:

La necesidad de negocio que dio origen al proyecto

La descripcin del producto

El responsable del proyecto

Su autoridad y responsabilidad para el uso de los

recursos de la organizacin en el proyecto.

Asimismo, se confecciona el "enunciado del

alcance" tambin conocido como Documento de
Requerimientos del Proyecto (DRP) que
presenta informacin tal como nivel de riesgo,
criterio de xito y/o aceptacin, medidas de costo,
tiempo, alcance y calidad, niveles de comunicacin,
etc.

PROCESO DE PANIFICACIN
En este proceso se avanza en la consolidacin de los
requerimientos, inicialmente los funcionales, basado en lo
descrito en el DRP. Estos requerimientos se van afinando para
servir como base de los requerimientos tcnicos que finalmente
se materializan en una Estructura de Trabajo Detallada
(EDT), donde se desagrega el trabajo hasta llegar a elementos
que se puedan asignar a organizaciones o individuos (definiendo
su responsabilidad en la ejecucin de la/s tarea/s), dando
respuesta a preguntas tales como: Qu hay que hacer? Quin
es responsable? Cmo o con que recursos? Cundo hay que
entregarlo? Cunto costar?

Este documento, que veremos ms adelante, contiene el

alcance del proyecto y es la base para obtener el cronograma,
realizar el presupuesto y obtener el flujo de caja. Se comienza
con la identificacin de riesgos dentro de su proceso de
Gerenciamiento.
Tomando las tareas de la EDT y teniendo en cuenta
dependencias, recursos y restricciones surge el cronograma,
de l la duracin total del proyecto medida en su camino
crtico. Para realizar el presupuesto del proyecto se suman
todos los costos de las tareas de la EDT, obteniendo un
presupuesto

definitivo

(por

su

grado

de

detalle).

La

conjuncin de los costos por tarea y el momento de

efectivizarse

la

erogacin

(obtenido

del

cronograma),

permiten conocer el flujo de caja necesario para el proyecto.

Una vez logrado el conocimiento del alcance, del

tiempo y del costo del proyecto, estamos en
condiciones

de

realizar

el

proceso

de

gerenciamiento de riesgos, el cual comienza con la

identificacin,

sigue

con

la

cuantificacin

priorizacin y culmina en esta etapa del proyecto

con la planificacin de las posibles respuestas a
dichos riesgos.
La metodologa propone una serie de documentos
que complementan los ya enunciados y que
conforman el plan total del proyecto:

Plan de calidad: Define cmo se efectuar el control y la

mejora continua, tanto del proyecto como del producto o
servicio creado por el mismo. Se definen una serie de
auditoras y revisiones pautadas a lo largo del ciclo de vida
del proyecto.

Plan de comunicaciones: Fundamentalmente establece

Qu comunicar, a quin, cmo y cundo.

Plan de Recursos Humanos: Presenta una clara

definicin

de

los

roles

responsabilidades

de

los

participantes del proyecto, quienes son los mismos y como

se desarrollar y fortalecer el trabajo en equipo (team
building).

PROCESO DE EJECUCIN
Este proceso comienza con la primera reunin conjunta
del equipo que ejecutar el proyecto, donde se terminan
de definir los roles y responsabilidades de sus miembros
con el nivel de informacin necesario para la ejecucin del
proyecto.
Tambin se comienza a realizar, dentro del Plan de
Recursos
definitiva,

Humanos,
todos

los

el

desarrollo
componentes

del
del

equipo.

En

Plan

de

Gerenciamiento del proyecto son llevados a cabo en forma

simultnea (Calidad, Comunicaciones, Riesgos, etc.).

PROCESO DE CONTROL
Se realiza el gerenciamiento de los cambios
documentando las solicitudes, anlisis y decisiones.
Se realizan las revisiones programadas y las
auditoras de ejecucin, las cuales tienen como
objetivo verificar la marcha real del proyecto contra el
plan y en el caso de desvos tomar las acciones
correctivas correspondientes.
Se ejecuta tambin el proceso de Control de Calidad,
el cual verifica el cumplimiento de los estndares de
calidad previamente definidos e identifica formas de
eliminar las causas de resultados insatisfactorios.
Se lleva a cabo el gerenciamiento de riesgos
implementando las estrategias establecidas para
hacer frente a los riesgos que se materializan,
identificando
nuevos
riesgos
y
revaluando
continuamente los riesgos vigentes.

PROCESO DE CIERRE

En este proceso existen dos reas claramente marcadas:

La que atiende a la aceptacin del producto o servicio por parte del
cliente (y su grado de satisfaccin con lo realizado) que posibilita la
facturacin del trabajo y el cierre administrativo del proyecto.
La que atiende a la organizacin ejecutora del proyecto en lo que
hace a la evaluacin del proyecto realizado, a los beneficios que le
dej la ejecucin del mismo:
Equipo
Gente

experimentado

con nuevas aptitudes adquiridas durante la ejecucin del

mismo
Lecciones

aprendidas basadas en el anlisis de la documentacin

actualizada del proyecto

EL TRINGULO DE LA GESTIN DE
PROYECTOS
Para elaborar un Plan de Trabajo lo fundamental
es anticiparse a las situaciones, asignar bien los
recursos y definir de manera muy precisa los tres
aspectos indispensables del proceso:
a)Los

Objetivos: Es decir, definir lo que se quiere.

b)El Cronograma: Cuando se quiere.
c)El presupuesto: Cuanto cuesta.
Cada una de estas tres variables se encuentra
ntimamente unida las otras dos. De este modo, si
algo se modifica en una de ellas, habr siempre un
efecto en las otras.

Un plan que exprese de manera sencilla y clara los

tres aspectos mencionados, facilita la toma de
decisiones permitiendo el cumplimiento de las
metas.
Al planificar ponemos el pensamiento antes que la
accin. La falta de planificacin o la planificacin
deficiente equivale a poner la carreta antes que los
bueyes. Este hecho de la causa hace que todo el
tiempo invertido en elaborar un buen plan de
proyecto representa un ahorro significativo en
tiempo y recursos.

DIFERENCIA ENTRE OBJETIVO Y

ACTIVIDADES

En un proyecto los objetivos determinan la meta a

alcanzar, mientras que las actividades representan las
acciones que es necesario emprender para llegar en
buen pie a dicha meta.
Siempre es recomendable descomponer el trabajo en
tareas, Es lo que en el mbito de la gestin de
proyectos se ha dado en llamar Estructura de
Descomposicin del Trabajo (EDT). Se trata de una
descomposicin jerrquica de tareas orientadas al
entregable. Su propsito es organizar las actividades
de manera racional y eficiente permitiendo una
identificacin precisa de los elementos finales o
paquetes de trabajo.

INDICADORES

Una funcin clave de cualquier proyecto es medir el

logro de los objetivos propuestos, siendo capaz al
mismo tiempo de identificar la relacin causa/efecto
de resultado. El plan debe contener las actividades y
los objetivos y hacer patente la relacin entre estos
ltimos
y
las
acciones
emprendidas
para
conseguirlos. Esta relacin entre unos y otras ha de
obedecer a una lgica precisa, clara, manifiesta si
hacemos A obtenemos B, etc.
Un indicador es un dato duro que permitir, por una
parte, medir el impacto de una actividad y, por otra,
medir el logro de un objetivo concreto. Es vital para el
proyecto concebir indicadores adecuados y muy
precisos que reflejen realmente el xito de las
actividades y objetivos.

CRONOGRAMA
El cronograma incorpora al plan de proyecto la
variable tiempo organizando el trabajo en una
secuencia orientada de actividades con fecha de inicio y
plazo de trmino establecidos orgnicamente en
funcin de las necesidades del proyecto. Se trata de
una herramienta fundamental en la toma de
decisiones, pues facilita conocer la implicancia del
retraso de alguna actividad especfica en relacin a los
plazos globales.
Cundo terminar el proyecto? (plazo de ejecucin del
proyecto).
Cundo se llevar a cabo una actividad determinada?
(inicio fecha de trmino duracin).
Qu avance de proyecto tendr a la vista en tal fecha?
(hitos del proyectos)

En lo sustancial el diagrama se compone de dos ejes:

el primero, uno vertical sobre el cual se dispone el
conjunto de actividades en que se divide el trabajo
que se va a ejecutar; el segundo, uno horizontal que
determina el tiempo y duracin de cada una de ellas.
El objetivo central de la Carta Gantt es mostrar
claramente el origen y el final de las diferentes
unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas
que componen el proyecto.

RUTA CRTICA O CPM (CRITICAL

PATH METHOD)
Este mtodo busca el control y optimizacin de los costos
mediante la planeacin y programacin adecuadas de las
actividades componentes del proyecto. Se trata bsicamente
de establecer una secuencia de los elementos terminales de la
red de proyectos considerando la mayor duracin entre ellos y
determinando el tiempo ms corto en el que es posible
completar el proceso. La duracin de la ruta crtica determina
la duracin del proyecto en su totalidad. As, cualquier retraso
en un elemento de la ruta crtica afecta la fecha de trmino
anticipada de acuerdo a la planeacin del proyecto. Un mismo
proyecto puede tener varias rutas crticas paralelas.

Una red PERT consiste fundamentalmente en el uso de

diagramas de lneas de tiempo interconectadas entre s.
En un diagrama de red PERT cada actividad se
representa mediante una flecha llamada arco o rama,
asociada al trmino evento, que da cuenta de la
conclusin de las actividades que se enumeran en la
grfica. El principio y el fin de cada actividad se
representa a su vez mediante un crculo llamado nodo.
Tanto para la ruta crtica como para la red PERT la
idea central es identificar todas las actividades que
involucra el proyecto determinando relaciones de
precedencia o jerarqua entre ellas.

La

ruta

crtica

se

diferencia

de

la

red

PERT

fundamentalmente por los detalles respecto de cmo se

manejan las variables tiempo y costo. Sin embargo, en
la realidad las diferencias entre una y otra herramienta
se han ido borrando debido a que las empresas han
integrados
sistemas.

las

mejores

caractersticas

de

ambos

PRESUPUESTO
Un presupuesto es el clculo que se hace por anticipado
programando los gastos y los ingresos de una actividad
econmica

especfica,

Idealmente

un

sea

en

presupuesto

el

nivel
se

que sea.

descompone

identificando el costo de cada una de las actividades

involucradas.

Esto

permite,

entre

otras

cosas,

establecer prioridades. En este sentido, constituye un

efectivo plan de accin orientado al cumplimiento de
las metas previstas.

INFORME

Los informes son registros en toda la regla de la

informacin crtica que circula entre los miembros del
equipo y el entorno del proyecto. Proporcionan datos
clave respecto de los hechos y eventos que forman
parte del mismo. Es imprescindible que recojan los
indicadores objetivos que se hayan escogido para
evaluar el xito de las actividades y el logro de las
metas. Por lo tanto, son un elemento comunicacional
importantsimo y resultan fundamentales para la
toma de decisiones.

Dependiendo de las necesidades, existen informes

que se encuadran en las distintas etapas del
proyecto (inicio, estados de avance, informe final,
etc.) y deben reflejar elementos de anlisis objetivo
(datos duros), aunque tambin conllevar propsitos
de

persuasin

especfica

respecto

recogiendo

de

alguna

materia

recomendaciones

sugerencias explcitas que indican acciones a

tomar.

El objetivo de planificar es convertir los contenidos

de la definicin del proyecto en un plan programado
de accin que todos los involucrados entiendan. A
travs de la panificacin del proyecto se podr:
Identificar todo lo que es necesario hacer
Reducir al mnimo los riesgos y la incertidumbre
Establecer estndares de rendimiento
Facilitar una base estructurada para ejecutar el
trabajo
Establecer procedimientos para el control efectivo
del trabajo
Obtener los resultados requeridos en el mnimo
tiempo posible

Para confeccionar el presupuesto y cronograma del

proyecto es necesario hacerlo con el equipo del
proyecto constituido en, al menos, un 75 por ciento.
Asimismo, para determinar cunto durar el
proyecto se debe, previamente, desarrollar su
Matriz de Responsabilidad.