Gnesis del software Libre

Al comienzo haba nada

UNIVERSIDAD NACIONAL
JOS
MARA
ARGUEDAS
CARRERA
PROFESIONAL:

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

CREACIN Y GESTIN DE
MYPEs
Tema: Manuales
Mg. JOAQUN MACHACA REJAS
Administrativos

GOBIERNO Y DIRECCIN
(PICE ESTRATGICO)

CONSULTIVAS
ASESORA
(TECNO
ESTRUCTURA)

CONTROL
APOYO
(STAFF DE
APOYO)

LNEA MEDIA Y OPERACIONES

(NCLEO DE OPERACIONES)

ESTRUCTURA ORGNICA
Las funciones bsicas
agrupadas entre s, por
razones de afinidad u
operatividad conforman las
unidades orgnicas. Al
establecer las relaciones
que se deben dar entre
stas unidades, entramos
en el campo de las formas
que asumen las funciones,
es decir la Estructura
Orgnica.

LOS CARGOS
Se denomina cargo a la clula
bsica de una organizacin
caracterizada por un conjunto
de tareas dirigidas al logro de
un objetivo. El desempeo del
cargo exige el empleo de una
persona la cual debe tener un
mnimo de calificaciones de
acuerdo con el tipo de
funciones y atribuciones del
Cargo.

PROCEDIMIENTOS
Sobre la base del diseo de las
funciones y estructuras se
establecen procedimientos, que
son los pasos secuenciales y
lgicamente articulados para el
ejercicio de funciones, as como
los procesos que son conjuntos
de actividades que tienen un
inicio y un fin, generando un
producto o servicio identificable.

PERSONAS Y RECURSOS

Se procede a proponer la
asignacin
del
personal,
entendida como una accin de
seleccin y designacin de
personal idneo para cada cargo
respectivo.
Se propondr la asignacin de
los
recursos
materiales,
financieros y de infraestructura.

INSTRUMENTOS DE GESTION

Nombre con el cual se designa a un

conjunto de documentos tcnicos
que
regulan aspectos de
gestin interna,
generalmente respaldados por una norma
administrativa.
Estos instrumentos deben formularse en
armona con los principios modernos de
gestin.

LOS MAS USUALES SON:

Reglamento de Organizacin y Funciones
(ROF)
Cuadro para Asignacin de Personal (CAP)
Presupuesto Analitico de Personal (PAP)
Manual de Organizacin y Funciones
(MOF)
Manual de Procedimientos (MAPRO)
Texto nico de Procedimientos
Administrativos (TUPA)
Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones (PAAC)

Los IG deben formularse en lo posible:

Teniendo a los usuarios como

referente central.
Estableciendo la regulacin
apropiada al nivel.
Como instrumentos flexibles.
Buscando
desconcentrar
la
ejecucin y centralizar el control.
Buscando la mejora de procesos
y la eliminacin de todo aquello
que no genere valor.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
CONCEPTO
Documento que contiene un compendio de normas
o indicaciones que informan al usuario, sobre que
es lo que tiene que hacer, administrativa u
operacionalmente. Son fundamentalmente un
instrumento de comunicacin y coordinacin.
Los manuales administrativos son medios de
comunicacin y coordinacin que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemtica la informacin de una organizacin.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
MEDIO DE COMUNICACIN
informa al personal los deseos y cambios
en las actitudes de la direccin superior, al
delinear la estructura organizacional y
poner las polticas y procedimientos en
forma escrita y permanente.
En esencia, los manuales administrativos
representan un medio de comunicacin de
las
decisiones
administrativas,
su
propsito sealar en forma sistemtica la
informacin administrativa.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
IMPORTANCIA
La imposibilidad prctica de utilizar
procedimientos cara a cara entre
sus miembros, para el manejo de
macrogrupos
como
son
las
organizaciones
actuales,
hace
imprescindible la sistematizacin de
las
relaciones
entre
los
componentes
de
las
mismas
mediante los manuales.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
PROPSITO DEL MA
El propsito fundamental de los
manuales es el de instruir a los
miembros de la organizacin, acerca de
aspectos
tales
como
funciones,
responsabilidades, autoridad, normas,
coordinacin, procedimientos, polticas,
objetivos, etc.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
FINES QUE PERSIGUE
Depende de lo que se pretende llevar a cabo.
Ejemplo: un manual general en el que se incluyen
los aspectos de organizacin y funciones, o
puede haber otros manuales especficos:
administrativo, tcnico, contable, de personal, etc.
Los manuales deben estar siempre presentes en
cualquier organizacin, pero ms apremia su
necesidad en las empresas grandes, por su
administracin
compleja.
Los
trabajadores
sienten la necesidad de tener algo que los gue y
eso es el manual.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
OBJETIVOS
Instruir

al personal, acerca de aspectos tales

como: objetivos, funciones, relaciones, polticas,
procedimientos , normas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad
administrativa para deslindar responsabilidades,
evitar duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores
asignadas al personal, y propiciar la uniformidad
en el trabajo.
Aumenta
la eficiencia de los empleados,
indicndoles lo que deben hacer y como deben
hacerlo.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
VENTAJAS
Son una fuente permanente de informacin.
Ayudan a institucionalizar y a hacer

ms

efectivos los procedimientos.

Aducen la fijacin de estndares.
Evitan discusiones y malentendidos en la
organizacin.
Son herramientas utilsimas en el entrenamiento
y capacitacin de nuevos empleados.
Aumentan la eficacia en la realizacin de
actividades.
Son un gua de trabajo efectiva y un valioso
elemento de consulta.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
DESVENTAJAS
Constituyen

una herramienta, pero no la

solucin de problemas administrativos.
El costo de su confeccin y de revisin puede
ser alto.
Si no se actualiza permanentemente, pierden
vigencia con rapidez.
Incluyen slo aspectos formales de la
organizacin, dejando de lado los aspectos
informales.
Quitan discrecionalidad al personal, al poner
freno a la iniciativa empresarial.
Una redaccin mala o deficiente, puede hacer
muy engorroso su uso ...

MANUALES ADMINISTRATIVOS
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES
1. POR SU CONTENIDO
Se refiere al contenido del manual para cubrir una
variedad de materias:
Manual de Historia: Su propsito es proporcionar
informacin histrica sobre el organismo.
Manual de organizacin: Su propsito es exponer en
forma detallada la estructura organizacional, describe
los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Manual de polticas: Descripcin detallada de los
lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones
para el logro de los objetivos.
Manual de procedimientos: Es la expresin analtica
de los procedimientos administrativos a travs de los
cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de
actividades, de personal o simplicidad de la estructura
organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin
de distintos manuales. Ej. "polticas y procedimientos",
el de "historia y organizacin"

MANUALES ADMINISTRATIVOS
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES
2. POR SU FUNCIN ESPECFICA
Se refiere a una funcin operacional especfica a tratar:
Manual de produccin: Consiste en abarcar la
necesidad de interpretar las instrucciones en base a los
problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y
pronta solucin.
Manual de compras: El proceso de compra debe estar
por escrito; consiste en definir el proceso de compras.
Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos
esenciales del trabajo y las rutinas de informacin
comprendidas en el trabajo de ventas.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito
las responsabilidades financieras en todos los niveles de
la administracin.
Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios
y tcnicas de la contabilidad.
Manual de crdito y cobranzas: Determinacin por
escrito de procedimientos y normas de esta actividad.
Manual de personal: Comunica las actividades y
polticas de la direccin superior en lo que se refiere a
los procesos tcnicos de personal.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Manual tcnico: Trata acerca de los
tcnicas de una funcin operacional
Ejemplos de este tipo: "Manual tcnico
administrativa", "Manual tcnico de
procedimientos".

principios y
determinada.
de auditoria
sistemas y

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos

manuales explican, las labores, los procesos y las
rutinas de un puesto en particular, son comnmente
mas detallados que un manual de procedimientos.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES
3. GENERAL
Se refiere a todo el organismo en su
conjunto:
Manuales generales de organizacin:
Este es producto de la planeacin
organizacional y abarca todo el
organismo, indicando la organizacin
formal y
definiendo su estructura
funcional.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Manual general de procedimientos: Este es
tambin resultado de la planeacin, contiene
los procedimientos de todas las unidades
orgnicas que conforman en un organismo
social, a fin de uniformar la forma de operar.
Manual general de polticas: Se refiere a
presentar por escrito los deseos y actitud de
la direccin superior; para toda la empresa,
estas polticas generales establecen lneas de
gua, un marco dentro del cual todo el
personal puede actuar de acuerdo a
condiciones generales.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES
4. ESPECFICO
Manual especifico de reclutamiento y
seleccin: Se refiere a una parte de una
rea especifica (personal).
Manual especifico de auditoria interna:
Consiste
en
agrupar
lineamientos,
instrucciones de aplicacin especifica
referido a la auditoria interna.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Manual especifico de polticas de personal:
Este se enfoca ha definir "polticas", pero de
una rea especifica de la organizacin, son
guas u orientacin tales como contratacin,
permisos, promociones, prestaciones, etc.
Manual especifico de procedimientos de
tesorera:
Consiste
en
elaborar
los
procedimientos de los procesos que se realiza
en el sistema de tesorera, ejemplo: ingresos a
caja, pago a proveedores, etc.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS MANUALES
Su estructura y contenido que se puede dar a un
manual, depende del tamao de la empresa, del
tipo de manual y de las circunstancias del
momento.
Un modelo del contenido es el siguiente:

MANUALES ADMINISTRATIVOS
ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS MANUALES

ndice general (numrico)

Introduccin
Instrucciones para su empleo
Cuerpo principal
Anexos o apndices
Glosario
ndice temtico

MANUALES ADMINISTRATIVOS
CONFECCIN DE MANUALES
Su elaboracin es el cumplimiento de un
proceso integrado de una serie de tareas
relacionadas en secuencia, para facilitar la
programacin del trabajo.
No
existen
reglas
universales,
ni
metodologas pre-establecidas, solamente
existen lineamientos lgicos para su
conformacin.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
CONFECCIN DE MANUALES
Propuesta de etapas para su elaboracin:

Definicin del objetivo a cumplir

Eleccin de el o los responsables de la preparacin
Estudio preliminar de la organizacin
Planeamiento
Relevamiento de la informacin

MANUALES ADMINISTRATIVOS
CONFECCIN DE MANUALES
Propuesta de etapas para su elaboracin:
Elaboracin propiamente dicha:

Redaccin, diagramacin, formato, codificacin, impresin, encuadernacin y

prueba piloto.

Aprobacin
Distribucin
Instruccin de usuarios, y
Seguimiento

MANUALES ADMINISTRATIVOS
USO, ACTUALIZACIN Y EVALUACIN
UTILIZACIN. Cuando se elabora o se
pone en vigencia un nuevo manual, es
conveniente realizar reuniones con el
personal interesado, para hacerles
conocer su contenido y asegurarse que
ha sido correctamente interpretado y
comprendido.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
USO, ACTUALIZACIN Y EVALUACIN
ACTUALIZACIN. En una organizacin
dinmica, siempre surgen ideas nuevas
destinadas a una mejora permanente,
que conlleva a la actualizacin
permanente del manual.
EVALUACIN. Su evaluacin se hace
mediante una lista de verificacin
respecto al uso del manual, para ver si
est cumpliendo con su uso los
objetivos propuestos.

CONCLUSIONES
La elaboracin de un manual no es trabajo fcil,
requiere de conocimiento especializado.
La existencia de manuales en una organizacin,
significa una gran ventaja.
El uso de manuales se realiza en todas las
organizaciones sobre todo los de gran magnitud.
Los manuales ms usados en una INSTITUCIN Y/O
EMPRESA son: Reglamento de Organizacin y
Funciones, Manual de Organizacin y Funciones y el
Manual de Procedimientos.