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PROYECTOS
OBJETIVO DE LA UNIDAD
Comunicacin formal
Tipos de reuniones
-Reunin de comienzo
Es la primera que se organiza tras la adjudicacin del
contrato y en la cual se pueden reunir el cliente y los
integrantes del equipo que esta a cargo del proyecto.
Reunin Interna:
En esta se renen el director del proyecto con el equipo de
trabajo y en ella:
Se hace participe al equipo de trabajo de los objetivos del
proyecto.
Se presenta un calendario de fechas e hitos, y se repasa la
planificacin inicialmente propuesta.
Se asignan responsabilidades
-Se recopilan comentarios o propuestas para mejorar la
organizacin del proyecto.
Se prepara la reunin con el cliente.
Organigrama
Matriz de responsabilidades
CONVOCATORIA DE REUNION
LO QUE NO SE DEBE DE
HACER
DESARROLLO DE LA REUNION
ACTAS DE REUNION
ACTAS DE REUNION
LO QUE NO SE DEBE DE
HACER
1.-Introducir opiniones
personales o valoraciones
al redactarlas.
2.-Enfatizar o tomar
partido por la postura de
alguna de las partes
asistentes.
3.-No reflejar la postura de
alguna de las partes.
RESUMEN DE LA REUNION
1.-Conseguir
todas
las
acciones comprometidas, por
evidentes que parezcan.
2.-Identificar claramente el
responsable, y la fecha de
cumplimiento acordada.
3.-mantener al da el estado
real,
anotando
los
cumplimientos
segn
se
vayan produciendo.
4.-Distribuir el estado de las
acciones, junto con la agenda,
antes de cada reunin.
FECHA
COM Completado
PEN Pendiente
CUR En curso
MINUTAS
ACCION
REV
?
__
DESCRIPCI
ON
A revisar
Desconocido
Otros
RESPONSA
BLE
ESTADO
FECHA
EJEMPLO
FEBRER
O
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
HORA
S
PREVI
STAS
320
480
400
352
480
480
AVAN
CE
PREVI
STO
7%
17%
26%
33%
43%
HORA
S
REAL
ES
340
420
410
360
AVAN
CE DE
GAST
OS
7%
16%
25%
AVAN
CE
REAL
5%
20%
24%
JULIO
DICIEM
BRE
TOTA
L
480
320
467
2
93%
100
%
100
%
AGOST
O
SEPTIE
MBRE
OCTUB
RE
NOVIE
MBRE
320
160
400
480
54%
61%
64%
73%
83%
476
480
300
80
320
318
6
33%
43%
53%
60%
61%
68%
68%
31%
39%
44%
51%
53%
61%
61%
Dentro de las entradas para este proceso se encuentra la asignacin del personal, el
plan para la direccin, la evaluacin del desempeo, los informes de desempeo y
los procesos de la organizacin. En las herramientas y tcnicas esta la observacin y
conversacin la para estar en contacto con los miembros del proyecto, la evaluacin
del desempeo del proyecto para evaluar los objetivos de cada miembro, la gestin
de conflictos la cual ayuda a la resolucin de dichos conflictos entre los miembros del
proyecto, el registro de asuntos, las habilidades interpersonales (liderazgo,
influencia, y toma de decisiones eficaz). Las salidas de dirigir al equipo son las
actualizaciones a los factores ambientales, las actualizaciones a los activos de los
procesos, las solicitudes de cambio y las actualizaciones al plan para la direccin del
proyecto.
PRINCIPALES CONFLICTOS
Planeacin
Ejecucin
Entrega
La calendarizacin, las
presiones por cumplir con los
objetivos, la ansiedad por
2.-Arbitrar el conflicto_
El administrador impone una solucin al conflicto despus de escuchar
a cada parte. La meta es no decidir quien gana, sino hacer que el
proyecto gane salvando la integridad de las partes en desacuerdo.
3.-Controlar el conflicto:
Reducir la intensidad del conflicto al suavizar las diferencias o
intercalar el humor son estrategias eficaces. Si los sentimientos suben
de nivel, el administrador puede suspender la interaccin para el
siguiente da.
4.-Aceptarlo:
En algunos casos el conflicto seguir mas all del proyecto y, aunque
sea una distraccin, el administrador debe de aprender a vivir con eso.
5.-Eliminar el conflicto:
A veces el conflicto ha escalado al punto de que ya no es tolerable. En
este caso el administrador retira del proyecto a los involucrados.