REUNIONES EFECTIVAS DE

TRABAJO
Parcial 2

CONCEPTO DE REUNIONES DE
TRABAJO

Las reuniones de trabajo son una herramienta

utilizada para elaborar planes, disear
estrategias, evaluar desempeos, fomentar la
participacin de los empleados.
Otra definicin de los autores Vanderhaar, Riggs
(2001), es Juntarse unos con otros, y afirman
que "se realiza para cumplir una meta de un
grupo de personas, tomar decisiones, y tomar
acciones, compartir informacin, identificar,
desarrollar o juntar ideas, para buscar el apoyo
del grupo u organizacin en el logro de una
meta".

CARACTERSTICAS DE LAS REUNIONES DE

TRABAJO:
1) HORARIO

Las reuniones slo deben realizarse si realmente

son necesarias. Debemos tratar los temas que son
del inters de todos primero y luego los que son
ms particulares, esto es para que las personas
que no se les requiere estar en la reunin
completa puedan retornar a sus puestos de
trabajo.
Expertos en el tema afirman que las mejores
horas para realizar reuniones son las 9:00a.m.
(antes de comenzar el da) y 3:00 p.m. (despus
del almuerzo).

2)OBJETIVO
El objetivo de las reuniones vara dependiendo del tipo de
reunin convocada.
Objetivo de las reuniones para informar:
Enterar de algo a un grupo de personas

Objetivo de las reuniones para informarse:

Obtener informacin o ideas de un grupo

Objetivo de las reuniones para debate pblico:

Someter a discusin ante una masa relativamente grande
de personas, uno o varios asuntos para que se
pronuncien con respecto a ellos y adoptar acuerdos.

Objetivo de las reuniones para desarrollo

del personal:
Que el grupo perfeccione sus conocimientos y
habilidades y desarrolle nuevas formas de pensar
y trabajar, empleando su propia capacidad
individual y colectiva de anlisis y sntesis.

Objetivo de las reuniones para solucionar

un problema:
Analizar un problema en grupo hasta encontrar de
conjunto su solucin

3)PARTICIPANTES

Las estadsticas demuestran que a mayor cantidad de participantes

aumenta la duracin de las reuniones y se reduce su efectividad.
Mantener el nmero en lmites razonables: no ms de diez en
reuniones que demanden alta interaccin como es el caso de las
destinadas a solucionar problemas. Puede llegar hasta 15 20 en
las de formacin de personal y desbordar esos lmites en las
meramente informativas.
El principio es mantener el tope al mnimo posible. Las cifras
pequeas potencian la interaccin y permiten llegar con ms
rapidez a un clima de trabajo en grupo (adems son ms baratas).
Las 29 cifras grandes (ms de 20) obligan a seguir mtodos
parlamentarios con lo que la participacin se reduce y tambin la
posibilidad de evitar ganadores y perdedores.

ROLES QUE DEBEN PARTICIPAR:

Los que saben (conocimiento, habilidades,
experiencia)
Los que estn interesados (lder, cliente, gerente
de proyecto, interesados en general)
Los que pueden (dedicar tiempo para ejecutar,
autoridad para implementar)

4)AGENDA
Una agenda debe contener: Lugar de reunin,
qu debern llevar los asistentes, se debe leer
previo a la misma, los puntos que sern
cubiertos, fecha y hora en que ser realizada,
lista de participantes y duracin de la misma.
Si la agenda no pudo entregarse con anticipacin
se puede distribuir al comienzo de la reunin y
tambin se les puede preguntar a los
participantes si desean incluir algn tema
adicional.

Practica de Planeacin de Reunin de Trabajo