DIAGRAMA DE FLUJOS

QUE ES UN DIAGRAMA DE FLUJOS

Representacin grfica del proceso.
Cada paso del proceso es representado por un smbolo diferente que contiene una
breve descripcin de la etapa de proceso.

Los smbolos grficos del flujo del proceso estn unidos entre s con flechas que
indican la direccin de flujo del proceso.

Ofrece una descripcin visual de las actividades implicadas en un proceso

mostrando la relacin secuencial ente ellas.
Facilita la rpida comprensin de cada actividad y su relacin con las dems.

Contiene: Flujo de la informacin y los materiales, las ramas en el proceso, la

existencia de bucles repetitivos, el nmero de pasos del proceso, las operaciones de
interdepartamentales.

Facilita tambin la seleccin de indicadores de proceso

VENTAJAS DE LOS DIAGRAMA DE FLUJOS

facilita la obtencin de una visin transparente del proceso, mejorando su
comprensin.
Permiten definir los lmites de un proceso. A veces estos lmites no son tan
evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y
externos) involucrados.
El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es
fcilmente discernible a priori. La diagramacin hace posible aprehender ese
conjunto e ir ms all, centrndose en aspectos especficos del mismo, apreciando
las interrelaciones que forman parte del proceso as como las que se dan con otros
procesos y subprocesos.
El diagrama de flujo facilita la identificacin de los clientes, es ms sencillo determinar
sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfaccin de sus necesidades y
expectativas.
Estimula el pensamiento analtico en el momento de estudiar un proceso, haciendo
ms factible generar alternativas tiles.

VENTAJAS DE LOS DIAGRAMA DE FLUJOS

Proporciona un mtodo de comunicacinms eficaz, al introducir un
lenguaje comn, si bien es cierto que para ello se hace preciso la
capacitacin de aquellas personas que e
Un diagrama de flujoayuda a establecer el valor agregadode cada una
de las actividades que componen el proceso.
Facilita el estudio y aplicacin de acciones que redunden en la mejora de las
variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la
eficacia y la eficiencia.
Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de
control y medicin de los procesos, as como de los objetivos concretos para las
distintas operaciones llevadas a cabo.

Punto de comienzo indispensable para acciones de

mejora, rediseo o reingeniera.

PARA QUE NOS AYUDARA?

Las actividades de anlisis y diagramacin de procesos ayudan a la organizacin a
comprender cmo se estn desarrollando sus procesos y actividades, al tiempo que
constituyen el primer paso para mejorar las prcticas organizacionales.
Diagramar es establecer una representacin visual de los procesos y subprocesos, lo
que permite obtener una informacin preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus
tiempos y los de sus actividades.
La representacin grfica facilita el anlisis, uno de cuyos objetivos es la
descomposicin de los procesos de trabajo en actividades discretas.
Tambin hace posible la distincin entre aquellas que aportan valor aadido de las
que no lo hacen, es decir que no proveen directamente nada al cliente del proceso o
al resultado deseado. En este ltimo sentido cabe hacer una precisin, ya que no
todas las actividades que no proveen valor aadido han de ser innecesarias; stas
pueden ser actividades de apoyo y ser requeridas para hacer ms eficaces las
funciones de direccin y control, por razones de seguridad o por motivos normativos y
de legislacin.

PARA QUE NOS AYUDARA?

Todas estas razones apuntan hacia el diagrama de flujo de procesos como un
instrumento primordial para la correcta gestin de los procesos.
La realizacin de un diagrama de flujo es una actividad ntimamente ligada al hecho
de modelar un proceso, que es por s mismo un componente esencial en la gestin
de procesos.
Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en
una organizacin) son difciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con
mltiples puntos de contacto entre s y con un buen nmero de reas funcionales,
departamentos y personas implicadas. Un modelo una representacin de una realidad
compleja) puede dar la oportunidad de organizar y documentar la informacin sobre
un sistema.
El diagrama de flujo de proceso constituye la primera actividad para modelar un
proceso.
La distribucin del trabajo equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin
sobre cargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

 QU ES UN MODELO?
Un modelo es una representacin de una realidad compleja.
Modelar es desarrollar una descripcin lo ms exacta posible de un sistema y de las
actividades llevadas a cabo en l.
Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representacin grfica (diagrama
de flujo de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes
entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con
otros procesos, as como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo,
los problemas pueden ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio
de acciones de mejora.

ELABORACIN DEL DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo

de trabajo en el que las distintas personas aporten, en
conjunto, una perspectiva completa del proceso, por
lo que con frecuencia este equipo ser multifuncional
y multijerrquico.

ELABORACIN DEL DIAGRAMA DE FLUJO

1. Se nominan los miembros del grupo de trabajo que debern elaborar

el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio.

Se elegirn dichas personas entre aquellas que estn participando en las tareas del
proceso, junto a sus proveedores y clientes internos

adems de una persona ajena del proceso que, por tanto, sea independiente del
proceso.

El objeto de incluir esta persona independiente se debe a la necesidad de las

siguientes premisas:

Que haga desaparecer la influencia decisiva de algn

miembro del grupo en el resultado.
Que obtenga la participacin de todos los miembros del
grupo de trabajo y resuelva los conflictos que pudiera
haber, actuando como moderador.
Que ayude al grupo a discriminar la informacin
imprescindible de la que no lo es, con objeto de
aprovechar mejor el tiempo

ELABORACIN DEL DIAGRAMA DE FLUJO

2. Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboracin
de una representacin grfica del proceso en cuestin.

Es importante realizar varias sesiones de trabajo, ya

que as los participantes tendrn ms tiempo para
obtener ms informacin acerca del proceso.

ELABORACIN DEL DIAGRAMA DE FLUJO

3. Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a travs de un continuo
planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se irn repitiendo a lo
largo de todo el proceso construccin del diagrama de flujo, como son:

Qu paso es el primero?
Qu paso es el siguiente?

ELABORACIN DEL DIAGRAMA DE FLUJO

Adems se debern utilizar otra serie de preguntas que pueden ayudar a construir el
diagrama en determinadas fases del proceso, a saber:
De dnde viene el servicio o el material?
Cmo entra el servicio o material al proceso
Quin toma la decisin
Qu pasa si la decisin es afirmativa SI?
Qu pasa si la decisin es negativa NO?
Hay algo ms que se deba hacer en este momento del proceso?
Dnde va el producto o servicio de esta operacin?
Qu pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso?
Qu pruebas se realizan al proceso?
Qu pasa si el producto/servicio no cumple con lo especificado?

ELABORACIN DEL DIAGRAMA DE FLUJO

4. Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas
debern siendo representadas en hojas del tipo post-it, que se dejaran bien visibles
para todo el grupo de trabajo durante la realizacin de la confeccin del
diagrama, componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar

decisiones.
5. Se deber confeccionar una tabla de smbolos estndar que vayan a
ser utilizados normalmente en el diagrama de flujo a construir.
6.Se recomienda empezar dibujando el diagrama de flujo ms general
del proceso para posteriormente ir detallando ms cada uno de los
diferentes pasos con aquellas caractersticas que nos interesen ms
resaltar , como: responsabilidades, archivos, tiempos, documentacin
asociada, avisos, etc.. A veces se suelen incorporar imgenes que
ayuden a visualizar con ms claridad lo que se propone representar. En
definitiva, en el diagrama de flujo se deber poner todos aquellos elementos
que nos den una mayor informacin vlida para realizar un proceso.

FASES
Definir el proceso y concretar su alcance ( su inicio y final )
Representar las etapas intermedias y su relacin ( proceso actual)
Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente
Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.
Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones
Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual.

REGLAS
Utilizar una simbologa simple y conocida por los implicados en el proceso.
Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo.
Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.

DETERMINAR EL PROCESO A DIAGRAMAR.

Definir el grado de detalle:

El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a

grandes rasgos la informacin sobre el flujo general de
actividades principales, o ser desarrollado de modo que
se incluyan todas las actividades y los puntos de
decisin. Un diagrama de flujo detallado dar la
oportunidad de llevar realizar un anlisis ms
exhaustivo del proceso.

DETERMINAR EL PROCESO A DIAGRAMAR.

Identificar la secuencia de pasos del proceso.

Situndolos en el orden en que son llevados a cabo.

Construir el diagrama de flujo.

Para ello se utilizan determinados smbolos. Cada

organizacin puede definir su propio grupo de
smbolos.
Para la elaboracin de un diagrama de flujo, los
smbolos estndar han sido normalizados, entro otros,
el American National Standars Institute (ANSI).

SIMBOLOS PARA ELABORAR DIAGRAMA DE FLUJOS.

DIAGRAMAS DE FLUJO : SUS SIMBOLOS

ENTRADA DE
MATERIALES

ALMACENAJE

OPERACION

TRANSPORTE

INSPECCION

DOCUMENTO

PUNTO DE
DECISION

SERIE DE
DOCUMENTOS

DEMORA

ARCHIVO DE
DATOS

ORIGEN DEL
PROCESO

FIN DEL
PROCESO

ESQUEMA DE DIAGRAMA DE FLUJOS

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ORGANIZACION DE UNA BODA (1/2)

ORGANIZAR
UNA BODA

PETICION
DE MANO
SI
NO

SE MANTIENE
RELACION?

ACEPTA?
SI
ELEGIR
FECHA
ORIENTATIVA

HAY
ACUERDO?

NO

FIN DE
RELACION
NO

SI

BODA
RELIGIOSA?

SOLICITAR
FECHA EN
JUZGADO O
AYUNTAMIENTO

NO

SI
ELEGIR
IGLESIA
NO
SI

CAMBIAR
FECHA?

NO

SITIO
EN FECHA
ELEGIDA?
SI
ELEGIR
RESTAURANTE

NO

ACUERDO
RESTAURANTE?

SI

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ORGANIZACION DE UNA BODA (2/2)

FECHA
FACTIBLE?

NO

SI

LISTA DE
BODA

ALIANZAS

SI
DINERO?

RESERVAR
PELUQUERIA

LUNA
DE
MIEL

LISTA DE
INVITADOS

VESTIDOS

DECORAR
IGLESIA

ELEGIR
ORQUESTA

ELEGIR TIENDA

ELEGIR
TIENDA

ELEGIR
INVITACIONES

FOTOS
Y/O
VIDEO

COMUNICARSELO
A LOS INVITADOS
ELEGIR
ALBUM
ELEGIR
MODELOS

ENVIAR
INVITACIONES

NO
ELEGIR
TIENDA

ELEGIR
REGALOS

LLAMARLES
PARA
CONFIRMAR

PROBAR
MODELOS

NO
CONFIRMACION?

QUEDA
BIEN?

SI
ENTREGAR
LISTA DE
INVITADOS
PARA QUE
ENVIEN
CARTA

ELABORAR
LISTA
DEFINITIVA

NO

SI
COMPRAR
MODELOS

CEREMONIA

SI
QUIERO?
SI

BAILE

BANQUETE

FOTOS

REGISTRO

MARIDO
Y MUJER

NO

FIN DE
RELACION

EJEMPLOS DE DIAGRAMA DE FLUJOS

PROCESO DE OFERTAS

LOGO

BUSQUEDA DE
CLIENTES

VENTAS

CONSULTA
EXTERNA
SOLICITUD
OFERTA

SOLICITUD DE OFERTAS

HOJA DE
TOMA DE
DATOS

TOMA DE DATOS DE CLIENTES

PLANIFICAR

FICHA
NUEVO
CLIENTE

FICHAS
DE
CLIENTES

CLIENTE

ES CLIENTE
HABITUAL?

NO

APERTURA DE FICHA

SI

D.COMERCIAL

TIENE TARIFA
DE PRECIOS?

TARIFAS

SERVICIO
CLIENTES

NO

CALCULO DEL PRECIO

SI
MODELO DE
OFERTA

EMISION DE OFERTA
COMUNICACIN AL CLIENTE

HACER

VERIFICAR
ACEPTADO
CONFIRMACION
DE PEDIDO

FICHA DE
SEGUIMIENTO

SEGUIMIENTO DEL PEDIDO

RECHAZADO

D.COMERCIAL

COMUNICACIN A CLIENTE
COMUNICACIN A ALMACEN

D.COMERCIAL

POSIBLE
REVISION?

PEDIDO

NO

RECHAZADO

SI
COMUNICACIN A PLANIFICACION

ACTUAR

INDICADORES:

CALCULO NUEVO PRECIO

NUMERO DE OFERTAS / MES

% OFERTAS ACEPTADAS
NUMERO DE DIAS DE ENVIO OFERTA

OBJETIVOS:

75 OFERTAS / MES
30 % ACEPTACION
MAXIMO 4 DIAS

PROCESO DE COMPRAS

LOGO

CONTROL DE
EXISTENCIAS

ALMACEN

HOMOLOGACION
HOMOLOGACION
DE
DE
PROVEEDORES
PROVEEDORES

PEDIDO
DEMANDA

CLIENTE

SOLICITUD
MATERIALES

SOLICITUD A COMPRAS

HOJA DE
TOMA DE
DATOS

TOMA DE DATOS MATERIALES

COMPRAS

BUSQUEDA DE PROVEEDORES

PLANIFICAR

PETICION DE OFERTAS

FICHAS
DE
PROVEEDORES

ESTUDIO DE OFERTAS
NO

COMPRAS

PROVEEDOR
HOMOLOGADO?
SI

PEDIDO DE
COMPRA

EMISION PEDIDO DE COMPRA

HACER

FICHA DE
SEGUIMIENTO

SEGUIMIENTO DEL PEDIDO

ALBARAN DEL
PROVEEDOR

INSPECCION DEL MATERIAL

VERIFICAR

COMPRAS
ALMACEN
ALMACEN

HOJA DE
DEVOLUCION

MATERIAL
ACEPTADO?
SI

INDICE DE
CALIDAD

ACTUAR

ALMACENAMIENTO

INDICADORES:
% COMPRAS / FACTURACION
% DEVOLUCIONES / COMPRAS
% DEVOLUCIONES / PROVEEDOR
PLAZO ENTREGA / PROVEEDOR

NO

DEVOLUCION

INDICEDE
DE
INDICE
CALIDAD
DEL
CALIDAD
DEL
PROVEEDOR
PROVEEDOR
OBJETIVOS:

60 %
1%
MAXIMO 5 %
10 DIAS

TRABAJO GRUPAL