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ASPECTOS PARA ESTABLECER LA

REINGENIERA

ASPECTOS PARA ESTABLECER UNA


REINGENIERA DE PROCESOS.

Para seleccionar un proceso a redisear podemos


considerar los siguientes aspectos:
Disfuncin: Que proceso estn en mayores
dificultades, las formas de identificarlos son al
observar:

Un Extenso intercambio de informacin,


redundancia de datos, tecleo repetido. Inventarios,
reservas y otros activos muy grandes.
La Alta relacin de comprobacin y control de cada
valor agregado.
Excesiva Complejidad, excepcin en el manejo de
casos especiales.

2. Importancia:

Son los que causan un impacto directo a los clientes, y es el segundo


en
importancia al seleccionar procesos de reingeniera.
En este caso es necesario estar en contacto con los clientes de
cada proceso para identificar sus necesidades, aunque este no
conoce el proceso si le da importancia a algunas caractersticas
resultantes de l como son precio, entregas oportunas,
caractersticas del producto, etc. Mismas que nos pueden dar
una idea de que parte del proceso se esta hablando.

3.Factibilidad:

Son los procesos de la compaa son en este momento ms


susceptibles de una feliz reingeniera

PARADIGMAS A REVISAR

P 1. PARADIGMA DE LA
COMUNICACIN DIRECTA

Se debe tender a eliminar toda actividad de


comunicacin que consista en el mero
transporte de contenidos sin producir
ningn valor agregado.

P 2. PARADIGMA DE LA CONCENTRACIN
DE REGISTROS DE PROCESOS

Se debe tender a que los registros


administrativos se concentren y que el
acceso para su actualizacin y consulta sea
directo.

P 3. PARADIGMA DE LA EJECUCIN
DISTRIBUIDA DE PROCESOS

Se debe tender a descentralizar la


ejecucin de los procesos administrativos
mediante la adecuada distribucin de la
capacidad de decisin y el acceso a los
registros centralizados.

P 4. PARADIGMA DE LA AUTOMOCIN
UNIFORME DE PROCESOS

Se debe tender a automatizar en forma


descentralizada pero con criterios uniformes
todas las actividades rutinarias y
repetitivas.

P 5. PARADIGMA DE LA ELIMINACIN DEL


PAPEL

Se debe tender a eliminar el papel como


soporte de la informacin migrndola hacia
vehculos que posibiliten el paradigma de la
centralizacin de los registros.

P6. PARADIGMA DE LOS RECURSOS HUMANOS

Se debe tender a que los procesos cuenten


con suficiente cantidad de personal con las
competencias, motivacin y capacitacin
suficientes a fin de que se asegure el logro de
los objetivos institucionales.

P 7. PARADIGMA RECURSOS
MATERIALES

Se debe tender a lograr que el entorno


laboral se adapte a las necesidades de
quienes gestionan los procesos.

FASE 0: ORGANIZACIN DEL ESTUDIO

El objetivo principal de esta fase es realizar la planificacin del estudio,


partiendo de la planificacin propuesta en esta oferta.

Asimismo, se realizarn las acciones de comunicacin correspondientes


al inicio del proyecto, previa identificacin de los partcipes en el estudio.
Estos objetivos principales se pueden desglosar en:

Delimitar, o confirmar en su caso, el alcance y los objetivos del trabajo.


Confirmar y difundir el compromiso de la direccin con el proyecto.
Identificar los condicionantes de partida: organizativos, tcnicos,
econmicos...
Constituir el mximo rgano de seguimiento y gestin: el Comit de
Direccin.
Elaborar el calendario de actividades.
Definir el papel de los intervinientes en el proyecto.
Dar a conocer a los implicados el objetivo y alcance del proyecto.

FASE 0.- Organizacin del estudio


En esta fase de arranque del proyecto se obtendrn los
siguientes resultados:

Plan

general del estudio. Documento con el siguiente contenido:

Objetivos del estudio


Alcance
Metodologa
Organizacin y gestin del proyecto
Plan detallado de trabajo
Anexos:

Plan de entrevistas
Relacin detallada de participantes en el estudio

Comunicacin

del inicio del estudio

Objetivos de la comunicacin
Segmentacin pblico objetivo
Acciones a realizar
Plan de realizacin
Contenido de las acciones

FASE 1: DIAGNSTICO ORGANIZATIVO


Esta

fase inicial tiene como objetivo conocer mediante entrevistas y analizar la organizacin del
Cliente partiendo de su estructura organizativa y las funciones que desempea, estudiando los
servicios que presta as como los procesos de servicio y de soporte, para realizar finalmente un
diagnstico de la situacin.
Los objetivos se concretan en:
Analizar

la estructura organizativa y funciones del Cliente, as como el marco normativo que le es de


aplicacin.
Catalogar los servicios que proporciona, relacionando los sistemas y herramientas de soporte.
Identificar los procesos de servicio, realizando una primera seleccin para su anlisis en la Fase 2 del estudio.
Elaborar un primer diagnstico de la situacin del Cliente.

FASE

1.- Diagnstico organizativo


En esta fase se obtendrn los siguientes resultados:
Diagnstico

preliminar situacin actual. Documento con el siguiente contenido:

Misin
Objetivos estratgicos
Estructura organizativa
Descripcin puestos / funciones
Anlisis D.A.F.O.
Primer diagnstico

Mapa

de procesos de servicio

Identificacin de los procesos


Relacin de subprocesos que componen cada proceso
Primer esquema de los procesos
Clasificacin de los procesos
Los procesos crticos

FASE 2: ANLISIS DE PROCESOS Y MEJORA

Esta fase es la fase nuclear del estudio en la que se


centran las actividades, segn el esquema planteado.
Anlisis de los procesos.
Definicin criterios de mejora.
Acciones de mejora.
Constituye un factor fundamental en todo el proyecto y
en especial en esta fase la participacin activa de las
personas directamente involucradas en los procesos,
propiciando su motivacin e implicacin, para
garantizar la calidad de los resultados y el xito en la
posterior implantacin del plan de acciones.

LOS OBJETIVOS PRINCIPALES A ALCANZAR


SON:

Incorporar el diagnstico organizativo realizado.


Constituir los grupos de mejora y motivar e implicar a los
participantes mediante sesiones de formacin.
Analizar y documentar los procesos actuales a nivel de cada
territorio.
Identificar acciones de mejora y priorizar su realizacin.
Obtener unos procesos unificados y de futuro que
incorporen las acciones de mejora identificadas.
Elaborar una propuesta de plan de acciones de mejora.
Configurar una propuesta de organizacin y
dimensionamiento de los servicios en el escenario de futuro
definido.

FASE 2.- ANLISIS PROCESOS Y


MEJORA
En esta fase se obtendrn los siguientes resultados:
Curso de formacin. Se establecer la formacin a impartir. Se establecen como
posibles temas de formacin los siguientes:
Anlisis de procesos
Certificacin de calidad
Calidad total
Gestin de la calidad de los servicios
Evaluacin de programas. Oportunidades de medida en la ejecucin de los
procesos de servicios
Marketing social en los programas pblicos
Documentacin y flujograma de los procesos actuales
Catlogo acciones de mejora
Documentacin y flujograma de los procesos de futuro
Plan de acciones de mejora
Organizacin y dimensionamiento de los servicios

FASE 3: PLAN DE ACCIONES

La Fase 3 del estudio constituye la ltima etapa del mismo. En


ella se sintetizan todos los resultados obtenidos en las fases
anteriores, para disear los instrumentos que soporten el proceso
de cambio diseado. Estos instrumentos se concretan en
programas de implantacin de las acciones de mejora definidas en
la Fase 2, as como un sistema de seguimiento y evaluacin de
dichos programas.

Los objetivos principales de esta fase se concretan en:


Elaborar programas para la implantacin de las acciones de
mejora resultantes de la fase anterior.
Disear un sistema de seguimiento y evaluacin del grado de
implantacin del plan.
Establecer una propuesta de bases para una dinmica de mejora
continua.
Comunicar los resultados del estudio.

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