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Documentos fsicos como (oficios enviados, recibidos, memorndum, otros), y textuales como (Notas, borradores, apuntes rpidos).
Los magnticos y documentos especiales como (cintas magnticas, videos, disco duro, pendrive, y otros).
Para finalizar guardarlos por orden y secuencia y con etiquetas visibles de acuerdo al contenido
Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor.
Clasificacion
Documentos fisicos
y textuales
Fisicos como
Oficios enviados y
recibidos,
memorandum, otros
Textuales como
(Notas,
borradores,
apuntes rpidos).
Documentos
magneticos y
especiales
Magneticos
como videos,
cinta
magneticas,
disco duro,
pendrive
Especiales no
textuales
(mapas,
dibujos,
cuadros y
fotografias)
Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administracin documental.
Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos como los oficios, cartas comerciales, circulares, informes ejecutivos y presupuestales, (Son muy
importantes ya que segn estos documentos se ve el proceso operativo de una empresa u otra).
Documentos contables: Son aquellos registros que soportan las operaciones comerciales que se producen en la empresa, tales como los presupuestos, facturas, recibos de caja,
comprobantes, entre otros, (Son sumamente importante para darle legalidad y credibilidad a los documentos que deben usar soportes de compras o ventas).
Documentos legales: Son aquellos que tienen un valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso o hecho, tales como los registros civiles, cedula de identidad, partidas
de nacimientos, hojas de vida, e incluso registros de pagos y cobros. (Estos documentos son importantes debido a que mayormente no caducan por el valor que tienen, su
resguardo mayormente es original y perdura durante los aos).
Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos cobran caracteres diferentes en forma y expresin, y constituyen ciertas expresiones, por ejemplo los soportes
electrnicos. Imgenes o audiovisuales, la sujecin a ciertos formatos especficos como las actas, las certificaciones, las escrituras, (Tienen su importancia ya que se lleva
registro y continuidad de los documentos, certificados de los mismos de acuerdo a los originales, y tambin ya que la tecnologa ha invadido los espacios, y muchas
transacciones virtuales y deben guardarse soporte de tramites de las mismas).
Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este contenido y explique el porqu de sus aportes.
a.
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia el buen manejo para la supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello es preciso que
todos estn involucrados en la labor para que el archivo sea fcil de manejar.
b.
Para unificar buenos criterios de archivo es importante establecer normas o manuales de archivo, para llevar y mejorar la gestin de un documento, permitiendo aplicar la
organizacin de documentos u obtener un mayor control de las actividades.
Dato
Ca
r
Pequea unidad
Puede ser representado a
travs de un smbolo, letra o
nmero
Identificar una cualidad o una
cantidad.
Se clasifican por funcionalidad
Se da por etapas y fases
El dato se diferencia
de la informacin
porque hace referencia
a una pequea parte
de la informacin
Los datos se convierten
en informacin cuando
su creador les aade
significado
Di
fe
Informacin
La informacin es el
volumen de datos que
corresponden a un
documento con ciertas
caractersticas
A diferencia de los
datos, la informacin
tiene significado
(propsito). No slo
puede formar
potencialmente al que
la recibe, sino que esta
organizada para algn
propsito.
re
nc
ia
ac
te
r s
Documento
El documento es la
presentacin de la
informacin de manera
formal creada a base
de datos.
tic
a