CONCEPTOS,

OBJETIVOS Y
FUNCIONES
BASICAS DEL
ALMACEN

PRESENTADO POR:

IVAN VEGA
MIGUEL MONTENEGRO
CRISTIAN VARGAS

TECNOLOGIA

NOS ASOMBRA LA VELOCIDAD CON QUE

AVANZAN HOY EN DIA LOS NEGOCIOS, EN SUS
TECNICAS
DE
VENTAS,
PRODUCCION
Y
ADIMISTRACION. ESTA ACELERACION HA SIDO
UN PASO OBLIGADO POR LA CRECIENTE
DEMANDA MASIVA DE ARTICULOS PARA UN
CONSUMIDOR CADA VEZ MAS EXIGUENTE EN LA
CALIDAD Y EN EL PRECIO DE LO QUE COMPRA.

EN LA CARRERA Y CON EL MISMO PASO

ACELERADO ESTA EL DESARROLLO INTELECTUAL Y
CULTURAL DEL HOMBRE, ESTA SU CAPACITACION
COMO DIRIGENTES PROFESIONALES Y ESTA SU
PROPIO BIENESTAR ECONOMICO PARA INTEGRASE
AL RITMO QUE SIQUE LA PROSPERIDAD DE LA
COMUNIDAD DE LA CUAL ES Miembro

EL PAPEL DE LOS ALMACENES EN

LA ORGANIZACIN
EN EL ESTUDIO Y LA APLICACIN DE LA
ADMINISTRACION MODERNA, EL ALMACEN ES UN
MEDIO PARA LOGRAR ECONOMIAS POTENCIALES Y
Para AUMENTAR LAS UTILIDADES DE LA EMPRESA.
AHORA SE PIENSA DE UNA MANERA Cientfica AL
INTEGRAR SUS FUNCIONES A LAS VENTAS,
COMPRAS,
CONTROL
DE
INVENTARIOS,
PRODUCCION Y DISTRIBUCION .

TAMBIEN SE LE DA AL ALMACEN LA ALTURA QUE DEBE

TENER DENTRO DE LA ORGANIZACIN EN LA
SELECCIN DE SU PERSONAL: DESDE EL PUESTO
EJECUTIVO DE JEFE DEL ALMACEN O DE CONTROL DE
INVENTARIOS, HASta EL ULTIMO PUESTO DE MOZO O
CARGADOR.
SE ESTUDIA CIENTIFICAMENTE SU LOCALIZACION, LAS
MEDIDAS ADECUADAS DE SU AREA Y LA DIVISION DE
SUS ESPACIOS, LOS MEDIOS DE ALMACENAMIENTO Y
MANEJO DE PRODUCTOS Y MATERIALES, LOS DISEOS
MAS
INDICADOS
DE
ESTANTERIA
Y,
MUY
ESPECIALMENTE, LOS PROCEDIMIENTOS Y PRACTICAS
ADMINISTRATIVAS
QUE
HAN
DE
FORMAR
SU
FUNCIONAMIENTO ECONOMICO Y EFICIENTE. TODO
ESTO
DEBE
PARTIR
DE
LA
DEFINICION
Y
ESTABLECIMIENTO DE OBEJETOS Y POLITICAS.
QUE
DE
FORMAR
SU
EFICIENTEMENTE

FUNCIONAMIENTO

ECONOMICO

DEFINICION DE ALMACEN:
EL ALMACEN ES UNA UNIDAD DE SERVICIOS EN
LA ESTRUCTURA ORGANICA Y FUNCIONAL DE
UNA EMPRESA COMERCIAL O INDUSTRIAL, CON
OBJETIVOS BIEN DEFINIDOS DE RESGUARDO,
CUSTODIO, CONTROL Y ABASTECIMIENTO DE
MATERIAL Y PRODUCTOS

EL ALMACEN EN LOS OBJETIVOS

DE LA ADMINISTRACION

UNA DE LAS HABILIDADES MAS IMPORTANTES

DEL ADMINISTRADOR MODERNO ES LA DE
MANTENER UNA INQUIETUD CONSTANTE, ENTRE
LOS MIENBROS DE SU EMPRESA, PARA MEJORAR
LAS
OPERACIONES
ADMINISTRATIVAS
Y
PRODUCTIVAS, BUSCANDO SIEMPRE LA MANERA
DE OBTENER MAYORES UTILIDADES CON MENOS
INVERSION Y ESFUERZO

A SU VEZ, LA
ADMINISTRACION DE LOS
ALMACENES ES UNA DE LAS OPERACIONES DE
MAYOR IMPORTANCIA PARA UNA COMPAA , YA
QUE SU RESULTADOS SE REFLEJA DIRECTAMENTE
EN LOS ESTADOS FINANCIEROS, ADEMAS ES
UNA FUNCION PRIMORDIAL EN EL PLAN GENERA
L DE LA OPERACIN DE LA EMPRESA, DONDE
CADA ACTIVIDAD EMBONA EN UN PATRON
CALACULADO PAR PRODUCIR UNA ACCION
CONJUNTA Y DIRIGIDA A UNA META .

UNA ADMINISTRACION ASI INTEGRADA TIENE

COMO FIN LA UNIFICACION Y COOORDINACION
DE TODOS LOS ES FUERSOS HUMANOS PARA
CONSEQUIR LOS OBJETIVOS CON MAYOR
EFECTIVIDAD
Y
MENOR
COSTO
ES INPERIOSO CONOCER LOS OBJETIVOS DE LA
EMPRESA PAR PLANEAR LOS ALMACENES Y
DIRIGIR SUS ACTIVIDADES

EL REPRESENTANTE DE LOS ALMACENES DEBE RECIBIR DE ALTA GERENCIA

LA INFORMACION PRECISA Y COMPRENCIBLE DE TALES OBJETIVOS PARA
QUELE Y SU PERSONAL ORIENTEN SUSU ESFUERZOS HACIA ELLLOS, Y
PARA QUE PUEDA DELINEAR LAS FUNCIONES DEL ALAMACEN.

EJEMPLO DE FUNCIONES DEL ALMACEN:

1- RECIBIR PARA SU CUIDADO Y PROTECCION
TODOS LOS MATERIALES Y SUMINISTROS .
2- PROPORCIONAR MATERIALES Y SUMINISTROS,
MEDIANTE
SOLICITUDES
AUTORIZADAS.
3-CONTROLAR LOS PRODUCTOS TERMINADOS
PARA
SU
POSTERIOR
DESTINO.
4-HACERCE
CARGO DE LOS MATERIALES EN
CURSO DE FABRICACION O DE LAS MATERIAS
PRIMAS
.
5-MANTENER EL ALMACEN LIMPIO Y ORDENADO
TENIENDOO UN LUGAR PARA CADA MATERIAL.

FUNCIONES DEL ALMACEN

LA MANERA DE ORGANIZARY ADMINISTRAR EL

DEPARTAMENTO DE ALMACENES DEPENDE DE
VARIOS FACTRORES; TALES COMO EL TAMAO Y
PLAN DE ORAGNIZACION DE LA COMPAA, EL
GRADO DE ELECTRONOZACION DESEADO, LA
VARIEDAD DE PRODUCTOS FABRICADOS, LA
FLEXIBILIDAD RELATIVA DE LOS EQUIPOS Y
FACILIDAD
DE
MANUFACTURAY
DE
LA
PROGRAMACION
DE
LOS
PRODUCTOS.

FUNCIONES COMUNES DEL

ALMACEN
1. RECEPCION DE MATERIALES EN EL ALMACEN.
2. REGISTRO DE ENTRADA Y SALIADS DEL ALMECEN.
3. ALMACENMIENTO DE MATERIALES.
4. MANTENIMIENTO DE MATERIALES Y DEL ALMACEN.
5. DESPACHO DE MATERIALES.
6. COORDINACION DEL ALMACEN CON LOS
DEPARTAMENTOS DE CONTROL DE INEVNTARIOS Y
DE CONTABILIDAD.

PRINCIPIOS
BASICOS
DEL
ALMACEN

El almacn es un lugar especialmente

estructurado
y
planificado
para
custodiar, proteger y controlar los bienes
de activo fijo o variable de la empresa.

Todo manejo y almacenamiento de

materiales y productos el algo que eleva
el costo del producto final sin agregarle
valor, razn por la cual se debe
conservar el mnimo de existencias con
el mnimo de riesgo faltantes y al menor
costos posible de operacin

Los costos del almacn pueden desmenuzarse

como sigue:
Inters
sobre
el
capital
inmovilizado
representado por el valor de las existencias
Los gastos de seguro
El espacio ocupado al precio de la localidad
por metro cuadrado
La amortizacin del edificio y el equipo de
almacenamiento y manejo
La devaluacin de la mercanca
El dinero y la merma
Los costos del personal del almacn incluido lo
nominal, las prestaciones, las vacaciones, etc.

Algunos principios bsicos para todo tipo de

almacn
Los
materiales
o
productos
deben
encontrarse siempre bajo la responsabilidad
de una sola persona en cada almacn
El personal de cada almacn debe ser
asignado a funciones especializadas, hasta
donde
sea
posible,
de
recepcin,
almacenamiento,
registro,
revisin,
despacho y de ayuda en el control de
inventarios
Debe existir una sola puerta, o bien una de
entrada y otra de salida, y ambas bajo
control

Hay que llevar un registro al dia y control

interno de entradas y salidas
Es necesario informal a control de
inventarios y a contabilidad de los
movimientos diarios de entradas y
salidas del almacen y a programacion y
control de produccion de las existencias.
Se debe asignar una identificacion a
cada producto y unificarla por el nombre
coun y conocido de compras, control de
inventarios y produccion

La identificacin debe estar codificada

cuando sea posible
Cada material o producto se debe ubicar
segn su clasificacin, en pasillos y
estantes marcados con nomenclatura que
facilite su ubicacin
Los inventarios fsicos deben hacerse por
personal ajeno al almacn
Toda operacin de entrada o de salida del
almacn
requiere
la
documentacin
autorizada segn un sistema establecido
La entrada al almacn debe estar prohibida
a toda persona que no este asignada a el

Los
materiales
almacenaos
debern
obtenerse fcilmente cuando se necesiten
La disposicin del almacn debe ser lo mas
flexible posible, es decir deber disponerse
de
manera
que
se
puedan
hacer
modificaciones o ampliaciones con una
inversin mnima adicional
La disposicin del almacn deber facilitar el
control de los materiales
El rea ocupada por los pasillos respecto de
la del total del almacenamiento propiamente
dicho, debe ser tan pequea como lo
permitan las condiciones de operacin.

DEFINICION DE
LOS CONCEPTOS
ADMINSITRACIO
N Y CONTROL

Administrar es dirigir de los recursos fsicos,

materiales y humanos, con una orientacin
definida, hacia las metas y objetivos de la
negociacin, la administracin moderna se
ordena en los siguientes pasos dados en
una secuencia lgica:
planeacin
Organizacin
Aplicacin
Direccin
Control
evaluacin

COORDINACION DEL CONTROL DE

INVENTARIOS CON LA FUNCION DE
PRODUCCION

En lo referente a la organizacin se dice

que las funciones bsicas de la empresa
deben estar integradas en sistemas
interrelacionados.
La funcin de control de los inventarios,
por
lo
tanto,
no
puede tratarse
aisladamente
como
una
unidad
independiente
de
la
de
ventas,
produccin, abastecimiento y distribucin.

Controlar
los
inventarios
consiste
precisamente en llevar una direccin continua
de las operaciones que mantengan en un nivel
optimo las existencias de los almacenes,
habran de analizarse las necesidades de
ventas, los programas de produccin y las
oportunidades econmicas de abastecimiento,
para determinar el nivel optimo de cada
articulo. El nivel optimo puede definirse como
la cantidad de existencia que resulta del
equilibrio de un mnimo de inversin, un
mnimo costo de operacin y un mnimo de
riesgo de tener faltantes que entorpezcan la
produccin, la eficiencia administrativa de las
ventas

Un departamento o seccin de la empresa

debe orientar sus actividades al calculo
de los siguientes parmetros:

Los pronsticos de ventas y los

programas de produccin.
El tamao optimo de lote de compra.
El tamao optimo de lote de produccin.
El aprovechamiento de descuentos de
proveedores.

La determinacin de puntos de reordena.

La determinacin de mximos y
mnimos.
El tamao de las reservas o cantidades
de seguridad.
Para obtener el nivel optimo calculado, y
para mantenerlo en la existencias, se
requiere la coordinacin de las
actividades de los departamentos de
control de inventarios, produccin y
abastecimiento, ventas y almacn.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Cada empresa tiene sus normas y
procedimientos definidos de acuerdo con
sus necesidades de operacin.
Podemos preguntarnos por ejemplo:

como se requiere el reabastecimiento

proveniente del departamento de
compra?

Cmo se surten las requisiciones de

materiales de los diferentes
departamentos?

Cmo se llenan los registros de las

existencias?

como se clasifican los materiales?

Cmo se localizan los materiales en el

almacn?

TIPOS DE ALMACEN
La mercanca que resguarda, custodia,
controla y abastecen un almacn puede
ser la siguiente:

Materias primas y partes componentes.

Materiales auxiliares.
Productos en proceso.
Productos terminados.
Herramientas.

Refracciones.
Material de desperdicio.
Materiales obsoletos.

El negocio puede ser una empresa

manufacturera, distribuidora,
almacenadora o una tienda de productos
de consumo.

ALMACN DE MATERIAS PRIMAS

Tiene como funcin principal el
abastecimiento oportuno de materias
primas o partes componentes, a los
departamentos de produccin. Normal
mente requiere tener tres secciones:
1) Recepcin.
2) Almacenamiento.
3) Entrega.

ALMACN DE MATERIALES AUXILIARES:

Tambin llamados indirectos, son todos
aquellos que no son componentes de un
producto pero que se requieren para
fabricarlo, envasarlo o empacarlo, por
ejemplo para la fabricacin de una
mercanca se emplean:

Lubricantes.
Grasas
Combustibles.
Estopas, etc

Y para envasarlo y empacarlo:

Etiquetas.
Frascos.
Embaces de cartn.
Papel.
Material de empaque.

La funcin del almacn de materiales

auxiliares es la de dar servicio oportuno
e informacin a:
o

los departamentos de produccin.

A la seccin de empaque.

Al departamento administrativo para el

control contable y de reabastecimiento.

ALMACN DE MATERIALES EN PROCESO:

Si los materiales en proceso o artculos son

guardados bajo custodia y control,
intencionalmente previstos por la
programacin, se pueden decir que estn
en un almacn de materiales de proceso.

ALMACN DE PRODUCTOS TERMINADOS:

El almacn de productos terminados

presta servicio al departamento de
ventas guardando y controlando las
existencias asta el momento de
despachar los pedidos de los clientes.

ALMACN DE HERRAMIENTAS Y EQUIPOS:

Ofrece siempre grandes ventajas, muy

especialmente para el control de sus
herramientas y del equipo y tiles que se
prestan a los distintos departamentos y
operarios de produccin o de
mantenimiento. Este cuarto de
herramientas guarda y controla tambin
las herramientas no durables tales como
brocas, machuelos, piezas de esmeril,
etc.

ALMACN DE REFRACCIONES:

Cuando el departamento de
mantenimiento se encuentra afuera del
rea de manufactura, se ha encontrado
conveniente el que tenga su propio
almacn de refracciones y herramientas
con un contra tan estricto como el de los
dems almacenes.

ALMACN DE MATERIAL DE DESPERDICIO:

los productos, partes o materiales
rechazados por el departamento de
control de calidad y que no tiene
salvamento o reparacin, deben tener un
control por separado, este queda por lo
general bajo el cuidado del departamento
de control de calidad. Siendo el rengln de
rechazos y material de desperdicio un
elemento que afecta directamente el
costo de fabricacin, debe destinarse un
almacn de control.

ALMACN DE MATERIALES OBSOLETOS:

Los materiales obsoletos son los que han
sido descontinuados en la programacin
de la produccin por falta de ventas, por
deterioro, por descomposicin o por
haberse vencido el plazo de caducidad.

Los materiales obsoletos no deben ocupar

los espacios disponibles para lo que si es
de consumo actual.

ALMACN DEVOLUCIONES:

Aqu llegan devoluciones de cliente. En el

se separan y clasifican los productos
para reproceso, desperdicio y entrada al
almacn.