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DEFINICIN DE GESTIN
Se denomina gestin al correcto manejo de los recursos
de los que dispone una determinada organizacin, como por
ejemplo, empresas, organismos pblicos, organismos no
gubernamentales, etc.
El trmino gestin puede abarcar una larga lista de actividades,
pero siempre se enfoca en la utilizacin eficiente de estos
recursos, en la medida en que debe maximizarse sus rendimientos.
QU ES ADMINISTRACIN?
Desde hace cunto tiempo existe la administracin?
Desde cundo existe la necesidad de administrar?
Desde cundo se estudia sistemticamente la administracin?
EN OTRAS PALABRAS...
EN RESUMEN.
El proceso administrativo
Planeacin: Incluye la seleccin
de misiones y objetivos y las
acciones para lograrlos; requiere
tomar decisiones constantemente.
Organizacin: Implica establecer
una estructura organizacional de
los papeles que deben
desempear las personas en una
organizacin
El proceso administrativo
Direccin: Consiste en influir sobre
las personas que contribuyan a la
obtencin de las metas de la
organizacin y el grupo.
Control: implica medir, corregir el
desempeo individual y
organizacional para asegurar que los
hechos se ajusten a los planes
(planes y metas).
UNIDAD I: PLANEACION
HERRAMIENTAS O ELEMENTOS
LA FUNCION DE LA PLANEACIN
La planeacin es la funcin administrativa bsica
que implica:
El establecimiento de objetivos y el planteamiento de las
acciones necesarias para cumplirlos, apoyando la
eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado
de los recursos organizacionales.
La administracin sin planeacin no tiene razn de
ser:
Sin objetivos especficos que lograr y estrategias para
alcanzarlos, la organizacin, la direccin y el control se
vuelven innecesarios o carentes de un sentido prctico.
LA FUNCION DE LA PLANEACIN
Es un proceso de decidir de antemano qu se har y
de qu manera. Incluye determinar:
- las misiones globales,
- identificar los resultados claves y
- fijar objetivos especficos,
- as como polticas para el desarrollo, programas y
procedimientos para alcanzarlos.
Es un proceso que comienza por los objetivos, define
estrategias, polticas y planes detallados para alcanzarlos.
Establece una organizacin para la instrumentacin de las
decisiones e incluye una revisin del desempeo y
mecanismos de retroalimentacin para el inicio de un
nuevo ciclo de planeacin.
PLANEACIN
En conclusin, la planeacin es:
El proceso de establecer lo que la organizacin quiere
lograr en el futuro, por medio de la misin y los objetivos
organizacionales, definiendo resultados claves y las
estrategias, polticas, programas y procedimientos para
alcanzarlos.
SE OCUPA DE LOS FINES: QUE DEBE HACERSE?
SE OCUPA DE LOS MEDIOS:COMO DEBE
HACERSE?
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS
CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA
EMPRESA.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN
SUPREMACIA DE LA PLANEACIN
La planeacin y el control son inseparables.
Los planes establecen los estndares de control.
Cualquier control sin planes carece de sentido.
ESTRECHA RELACIN
Planeacin y Control
PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA
PLANEACIN
Facilitar el control:
Al planear se desarrollan objetivos y por su
parte, en la funcin de control se comparar
el desempeo real contra los objetivos.
Sin la planeacin no puede haber control.
Reducir la incertidumbre:
Obliga a los administradores a ver hacia el
futuro, anticipar los cambios, considerar su
impacto y desarrollar las respuestas
adecuadas.
PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA
PLANEACIN
TIPOS DE PLANES
Planes por su mbito de influencia
Planes por su horizonte temporal
Planes por su especifidad.
TIPOS DE PLANES
PLANES POR SU HORIZONTE TEMPORAL
Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un
ao.
Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y
tres aos.
Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de
tres aos.
Los planes estratgicos se establecen a largo plazo y los
operacionales a mediano y corto plazo.
PLANES POR SU ESPECIFIDAD
Planes especficos. Son aquellos que estn
claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.
Planes direccionales. Son flexibles y se establecen
como patrones generales. Proporcionan un enfoque,
pero dan libertad de accin.
PRINCIPIOS DE PLANEACIN
a) Factibilidad. Lo que se planea debe ser realizable.
b) Objetividad y cuantificacin (precisin). Cuando se planea es necesario
basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos y nunca en
opiniones subjetiva. La planeacin es ms exacta mientras puede ser
cuantificada, o sea expresada en tiempo, dinero, cantidades y
especificaciones.
c) Flexibilidad. Al elaborar planes es necesario establecer mrgenes de
holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y proporcionar
cursos de accin que se ajusten a estas condiciones.
d) Unidad. Todos los planes especficos deben estar integrados a un plan
general y dirigirse a logro de los propsitos generales.
e) Cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en cuanto al tiempo es
necesario rehacerse completamente.
ALCANCE DE LA PLANEACIN
1). MISIN
2) VISIN
3). PROPOSITOS
Son aspiraciones cualitativas bsicas en el orden moral que
mueve a emprender acciones de tipo socioeconmico y
que se establecen en forma permanente o semipermanente
en un grupo social.
As como la visin y misin ayudan aguiar a la
organizacin internamente, el propsito sirve para crear un
vnculo profundo entre la empresa y sus seguidores.
El propsito de tu empresa es fundamental, ya que si los
clientes conectan con el por qu de suexistencia
conseguirs un mayor nivel de compromiso y lealtad desu
parte. Es aquello que transforma lo sencilloen
trascendental, las iniciativas en movimientos. El propsito
debe darle significado a lo que hace la empresa y apelar
directamente al corazn.
CARACTERSTICAS:
o
o
o
o
Bsicos o trascendentales.
Genrico o cualitativo.
Permanente.
Semipermanente.
EJEMPLOS:
Walt Disney y del fundador deCirque du Soleil, Guy
Lalibert,: Hacer el mundo ms divertido y traer felicidad a
los seres humanos.
Larry Ellison, Bill Gates, Sergey Brin, and Larry Page,
Hacer el mundo ms inteligente, eficiente y relevante.
YougurtChobani, Hamdi Ulukaya, que tiene como propsito
Hacer un mundo ms saludable.
4). PREMISAS
CARACTERISTICAS:
Metas:
Clasificacin:
o Estratgicos
o Tcticos
o Operativos
6). ESTRATEGIAS
TIPOS DE ESTRATEGIAS
7). POLTICAS
EJEMPLO:
8). REGLAS:
9). PROGRAMAS:
CLASIFICACIN:
o Tcticos
o Operativos
10). PRESUPUESTO:
11). PROCEDIMIENTO
TCNICAS DE PLANEACIN
a) Mtodos Cuantitativos. Investigacin de operaciones (M. Simplex, M.
Transporte, asignacin, redes, simulacin, Johnson, teora de juegos, etc.)
b) Ingeniera econmica. VPN, PRI, PE y TIR.
c) Mtodos Cualitativos. Tormenta de ideas, Grupos T, Debilidades
Fortalezas, Amenazas Oportunidades, etc.
Su importancia radica:
En su papel como promotora
de la eficiencia administrativa
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
LA EMPRESA
La empresa es un negocio, un conjunto de actividades cuya finalidad es
mltiple. Desde el punto de vista econmico, ha de ganar dinero para poder
asegurar su subsistencia, pero el fin de ganar dinero no tiene lmites y los
fines han de tenerlos. De esta manera, el beneficio que se obtiene revierte en
los propietarios, y, a veces, tambin en los directivos y empleados, en la
medida en que stos consiguen los objetivos (direccin por objetivos).
Existen, adems, otras finalidades, aparte del lucro, que mueven a la
creacin de empresas, como, por ejemplo: el autoempleo, fines sociales
(creacin y mantenimiento del empleo y la riqueza para determinadas capas
de la poblacin o regiones), prestacin de servicios a los ciudadanos
(empresas municipales de servicios, como el transporte o la limpieza viaria),
etctera.
Las empresas obtienen productos (bienes y servicios) a partir de los factores
productivos (trabajo, capital y materias primas) que intercambian en el
mercado, bien por otros productos o bien por dinero.
LA DIRECCIN DE LA EMPRESA
Si examinamos las distintas tareas que se realizan en una empresa y las
diferenciamos segn la responsabilidad que conllevan, se ver que estn
estructuradas en tres grados o niveles: el directivo, el ejecutivo y el
operativo.
LA ORGANIZACIN DE LA EMPRESA
LOS ORGANIGRAMAS
DIVISIN MIXTA
Al estructurar los distintos departamentos mediante algunos de los criterios
anteriormente citados, y aplicndolos a la vez (funcionalmente, por productos
y por mercados), se est fijando una divisin mixta. Determinadas situaciones
pueden requerir este tipo de planteamiento. Un ejemplo sera la llamada
estructura matricial, cuya denominacin se debe a la forma de matriz (filas y
columnas) que toma en esa ocasin el organigrama (vase la Figura 1.7). En
este caso, el jefe de producto A de la zona norte tiene que responder ante
dos lneas de responsabilidad: el jefe del producto A y el director de la zona
norte. La estructura mixta aparece cuando confluyen productos
y mercados muy diferentes entre s, que han de gestionarse por separado.
Aqu las posibles combinaciones se multiplican y el control se hace
ms complicado.
Ventajas:
Los superiores se ven obligados a delegar.
Se debe establecer polticas claras.
Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados.
Desventajas:
Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de botella en las
decisiones.
Riesgo de prdida de control para el superior.
TRAMOS ESTRECHOS
Ventajas:
Estrecha supervisin.
Estricto control.
Desventajas:
. c) ASIGNACIN DE FUNCIONES.
Comprende la especificacin de tareas, actividades y funciones para cada uno de los cargos de la
organizacin.
COORDINACIN
Es la sincronizacin de los recursos y esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad,
unidad, armona y rapidez, en el desarrollo y consecucin de los objetivos.
TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACION:
CONCEPTO DE AUTORIDAD
Es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones
que afectan a otra persona(38).
CONCEPTO DE PODER
Es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de
otras personas o grupos(39).
Max Weber, lo define como la posibilidad de imponer la voluntad de uno sobre la
conducta de otras personas.
Poder condigno. Se gana la sumisin mediante la habilidad para imponer una
alternativa a las preferencias del individuo o grupo que sea lo suficientemente
desagradable o doloroso, de modo que sean abandonadas (castigo o amenaza).
Poder compensatorio. Logra la sumisin a travs de la recompensa afirmativa,
concediendo algo que tiene valor para el individuo que se somete.
Poder condicionado. Se ejerce cambiando la creencia, la educacin o el compromiso
social a lo que parece natural, apropiado o correcto, hace que el individuo se someta a
la voluntad de otro o de otros.
legitimo. Es aquel inherente al poder dentro de la estructura organizacional (posicin
especfica en la empresa).
Experto. Experiencia del gerente (habilidades, conocimiento, capacidad, etc.)
Carisma. Poder que tiene un individuo para influir en otro a travs de la fuerza del
carcter.
Referente. Poder por asociacin, se deriva no de su personalidad sino de la personalidad de con
quien est asociado o con quien sostiene relacin.
____________________
38 Op. Cit. Koontz y Weihrich. P. 302
39 dem
P. 302.
CENTRALIZACIN
Es la tendencia a restringir la delegacin de la toma de decisiones40.
DESCENTRALIZACIN
Es la tendencia de distribuir la autoridad de toma de decisiones y el giro
de instrucciones41.
DELEGACIN
Proceso de transferir autoridad y responsabilidad a posiciones inferiores
de la jerarqua42.
TCNICAS DE ORGANIZACIN
Organigrama
Es la representacin de la estructura de una organizacin formal, que
muestra niveles jerrquicos, autoridad, responsabilidad, relaciones entre
niveles existentes dentro de ella.
Proceso:
a) Elaboracin de una lista de funciones y subfunciones.
b) Compararla con una lista de comprobacin para responde las siguientes
preguntas: Es necesaria la funcin para la organizacin, describe el organigrama
las funciones y subfunciones principales, en qu nivel debe colocarse la funcin,
a qu funcin deber informar y qu funciones dependen del puesto.
c) Preparar los cuadros o plantillas.
Clasificacin:
) Por su contenido: Estructurales, funcionales e integracin de puestos.
) Por su mbito de aplicacin: Generales y especficos.
) Por su presentacin: Vertical, horizontal, circular, escalar y mixto.
Manuales
Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las
polticas implantadas para lograrlo, seala la secuencia lgica y cronolgica de una
serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quin los
realizar, qu actividades han de desempearse y la justificacin de todas y cada
una de ellas, en forma tal, que constituyen una gua para el personal que ha
de realizarlas(43). Medio de comunicacin de las decisiones de la administracin,
concernientes a objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, etc.,
coadyuvan a normalizar y controlar los trmites y procedimientos y a resolver
conflictos jerrquicos, as como otros problemas administrativos que surgen cuando
el sistema de comunicacin es rgido.
Propsito
) Instruir al personal acerca de los aspectos como funciones, relaciones,
procedimientos, polticas, normas, etc., para lograr eficiencia en el trabajo.
) Objetivos
Clasificacin
- Por su contenido: Historia, organizacin, polticas, procedimientos, contenido mltiple,
adiestramiento, tcnico, etc.
- Por funcin especfica: Contabilidad, personal, produccin, etc.
Diagramas de flujo
Representan la secuencia de los procedimientos.
CONTENIDO GENERAL
Identificacin
ndice o contenido
Prlogo y/o introduccin
Antecedentes histricos
Legislacin o base legal
Atribuciones
Estructura orgnica
Organigrama u Organograma
Funciones
Descripcin de puestos
Anlisis de Puestos
Define los puestos de trabajo que existen en la organizacin y el
comportamiento que se requiere para el correcto funcionamiento de
cada puesto.
ELEMENTOS DE DIRECCIN
1. INTEGRACIN
Consiste en ocupar y mantener as los puestos de la estructura organizacional. Esto se
realiza mediante los requerimientos de fuerza de trabajo, inventario de personas
disponibles y el reclutamiento, seleccin, contratacin ascensos, evaluacin,
planeacin de carreras, compensacin y capacitacin o desarrollo tanto de candidatos
como de los empleados e funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y
eficientemente sus tareas.
Proceso de Integracin
2. Reclutamiento. Hacer de una persona extraa un candidato a ocupar un puesto.
(Reclutamiento Interno y Externo)
3. Seleccin. Elegir entre los candidatos, al mejor para ocupar un puesto. Es el
proceso mediante el cual las caractersticas y cualidades personales y laborales de
un candidato de empleo se comparan con otras a efecto de elegir de entre ellas la
mejor para cubrir una plaza vacante. (Entrevista de seleccin, exmenes de
conocimientos, psicolgicos, de desempeo y mdicos).
4. Contratacin. Un contrato consiste en la prestacin de un trabajo personal
subordinado mediante el pago de un salario, los contratos pueden ser individuales y
colectivos.
5. Induccin. Implica dotar a los nuevos empleados de informacin preliminar sobre la
empresa, sus funciones, tareas y su personal. (Manual de bienvenida o un
programa formal de induccin).
6. Capacitacin. En trminos generales, est deriva del entrenamiento, el cual
consiste en prepararse para un esfuerzo fsico y mental, para poder desempear
una labor. ste entrenamiento comprende:
Elementos de proceso:
Emisor
Mensaje (codificado y decodificado)
Receptor
Canal
Ruido
Tipos.
Formal. Sigue la cadena de mando de la organizacin formal. A su vez la sta,
puede ser: Vertical (ascendente descendente), Horizontal y Diagonal.
Informal. Comnmente llamada rumor, la utilizan los gerentes astutos para
complementar la comunicacin formal.
Verbal Escrita
Tipos de comunicacin organizacional
4. MOTIVACIN
Es un trmino que se aplica a una serie de impulsos, deseos, necesidades,
anhelos y fuerzas similares. Los motivadores son cosas que inducen a un
individuo a alcanzar un alto desempeo, stos pueden ser recompensas o
incentivos ya identificados que intensifican el impulso a satisfacer esos
deseos.
TEORAS DE MOTIVACIN:
Abraham Maslow (Pirmide de necesidades)
Fisiolgicas (hambre y sed, sueo, salud, corporales, descanso y ejercicio
y sexo)
Seguridad (defensa, proteccin, confort y tranquilidad, ausencia de
amenazas y riesgos y ambiente difano y ordenado)
Amor o pertenencia - Sociales (aceptacin, pertenencia, membresa grupal,
amor y afecto y participacin en grupo)
Estima Autoestima (prestigio y reconocimiento, confianza y liderazgo,
logros y destreza, competencia y xito y fuerza e inteligencia)
Autorrealizacin (autodesarrollo potencial, hacer las cosas solo por el
deseo de enfrentarlas, satisfaccin de la curiosidad intelectual, creacin y
apreciacin estticas y aceptacin de la realidad).
47 Idem P.381.
48 Idem P. 388.
5 LIDERAZGO
Es la relacin en la cual una persona (el lder) influye en otras personas
para trabajar voluntariamente en tareas relacionadas para alcanzar los
objetivos deseados por el lder y/o el grupo.(49)
Arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen
voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales.
5.1 TEORAS DE LIDERAZGO
A) TEORAS DE RASGOS
Las primeras teoras que surgieron se basaron en los rasgos personales
de los lderes.
Factores de rasgos de Ralph Stogdill
Derivado de sus estudios consider cinco rasgos, que caracterizan a los
lderes:
1. Inteligencia y erudicin, mientras ms inteligentes las personas
desempean mejor sus actividades, son capaces de tomar
mejores decisiones, por lo que el lder debe tener mayores
conocimientos que sus seguidores, pero adems tener la habilidad
de transmitir su inteligencia a sus simpatizantes.
2. Rasgos fsicos, los rasgos fsicos definen a un lder?, no se ha
demostrado que la apariencia fsica sea un factor determinante de
el lder, por lo cual, la altura, peso, color de tez, fuerza, belleza,
etc., influyan.
B) TEORAS DE COMPORTAMIENTO
Grid Gerencial, malla administrativa o modelo de red de Blake y Mouton
Los psiclogos Robert R. Blake y Jane S. Mouton establecieron una
propuesta de estilo de liderazgo basada en los estudios de Ohio, en el cual se
establecen dos variables, el inters por las personas y el inters por la
produccin. A continuacin se presenta el gris gerencial.
UNIDAD IV CONTROL
UNIDAD IV CONTROL
1. CONCEPTO
La funcin administrativa de control es la medicin y correccin del
desempeo a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la
empresa y los planeas ideados para alcanzarlos. Planeacin y control
estn estrechamente relacionados, sin planes y objetivos, el control es
Imposible (51).
En el control se determina qu se est realizando, esto es, evala el
desempeo y, si es necesario, aplicar medidas correctivas de manera que el
desempeo tenga lugar de acuerdo con los planes (52).
2. PRINCIPIOS DE CONTROL
a. Equilibrio. A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionrsele el
control correspondiente.
b. De los objetivos. El control existe en funcin de los objetivos, el control no
es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
c. De la oportunidad. Para que el control sea eficaz, necesita ser oportuno,
debe aplicarse antes de que se ejecute el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas con anticipacin.
__________________
51 Op.
52 Op.
3. ETAPAS DE CONTROL
El proceso bsico de control se efecta en los siguientes de pasos.
4. TIPOS DE ESTNDARES
a) En cuanto al mtodo
Estadsticos o histricos. Se elaboran con base a un anlisis de experiencias
pasadas ya sea de la misma empresa o empresas competidoras.
Fijados por apreciacin. Son juicios de valor resultado de experiencias
pasadas del administrador, tales como moral de la empresa, actitud del
personal, etc.
Tcnicamente elaborados. Se fundamentan en un estudio objetivo y
cuantitativo de una situacin especfica, por ejemplo:
productividad, maquinaria, tiempos y movimientos, etc.
b) Cuantitativos
Fsicos: unidades de produccin, unidades defectuosas, etc.
Costo: costo de ventas, de produccin, de operacin, etc.
Capital: rendimiento, razones financieras, utilizacin de activos.
Ingreso: Ventas, cuentas por cobrar, etc.
De programas: investigacin de mercados, de ventas, publicidad, etc.
c) Cualitativos
Evaluacin de la actuacin
Curvas de comportamiento
Perfiles.
8. TCNICAS DE CONTROL
a) SISTEMAS DE INFORMACIN
Informes
Auditorias (contables, administrativas, financieras, de recursos humanos, etc.).
Contabilidad
Control presupuestal
Reportes (escritos y verbales)
Formas
Archivos
Computarizados o mecanizados
Observacin personal y por recorrido
Tecnologas de informacin
b) GRFICAS
Program Evaluation and Review Technique (PERT), procedimientos, proceso,
etc.
c) ESTUDIO DE MTODOS
Tiempos y movimientos, estndares, etc.
d) MTODOS CUANTITATIVOS
Modelos matemticos
Investigacin de operaciones
Probabilidad y estadstica
Programacin dinmica
e) CONTROL INTERNO
BIBLIOGRAFA
PROCESO ADMINISTRATIVO